Управление организационными изменениями: модели и подходы

Организационные изменения — этап развития компании. Перемены вызывают различные факторы, такие как события на рынке, внедрение технологий, реорганизация структуры фирмы. Действенное управление переменами — залог прогресса.

Рассмотрим главные аспекты и методы, которые помогут менеджерам внедрять нововведения в организации.

Что такое управление изменениями

Процесс включает планирование, внедрение и контроль перемен в организации для повышения ее результативности и достижения целей.

Эта работа требует подготовки и руководителя серьезного уровня квалификации. Статистика развитых стран показывает, что 70% усилий по улучшению процессов в организации не приводят и к 30% поставленных целей.

Регулирование нововведений аналогично руководству малым предприятием. Оно охватывает и топ-менеджеров, и сотрудников, а также внешних экспертов, партнеров, клиентов.

Внедрение нововведений, как правило, связано с требованиями рынка. К таким факторам относят трансформацию запросов клиентов, появление новых технологий и законодательных актов, регулирующих бизнес, экономические факторы и т.д. Все это требует гибкости и способности оперативно адаптироваться к измененным условиям, что невозможно без перестройки. Грамотные действия помогают быстрее освоиться и повысить уровень работы.

Изменения приносят ощутимые результаты, например:

• Повышение результатов работы. Это оптимизация рабочих моментов, улучшение координации между подразделениями компании, сокращение времени на воплощение планов и задач, повышение качества работы и общих результатов фирмы.
• Улучшение продукции или услуг. Нововведения помогают грамотно использовать ресурсы и сокращать число ошибок, что приводит к повышению качества выпускаемой продукции или предоставляемых услуг.
• Укрепление корпоративной культуры и лояльности сотрудников. Трансформация помогает созданию гармоничной рабочей атмосферы, развитию командного духа.
• Рост конкурентоспособности. Благодаря перестройке предприятие легче адаптируется на рынке, что дает шанс результативнее конкурировать с другими игроками.

Руководство трансформациями — инвестиция в будущее фирмы, которая поможет сохранять конкурентоспособность, развиваться и достигать целей.

Как выстроить процесс управления изменениями: основные этапы

Процесс управления переменами включает в себя следующие этапы:

• Планирование. В такой период определяют, какие конкретно перемены нужны, как они повлияют на работу и какие ресурсы потребуются.
• Внедрение. Эта ступень предполагает воплощение запланированных мероприятий. Это включает реорганизацию структуры, внедрение инноваций, перестройку процессов работы и т.д.
• Мониторинг. После трансформации рекомендуется контролировать ее результативность. Для этого анализируют результаты работы, оценивают уровень удовлетворенности сотрудников и определяют возможные проблемы.
• Корректировка. Если результаты мониторинга показывают, что нововведения не приносят ожидаемых показателей, то стоит провести корректировку. Процесс подразумевает смену целей, стратегий или методов перестройки.

Как внедрять изменения

Руководство переменами — регулирование трансформации, которая происходит в фирме. Это и реорганизация бизнес-процессов, применение инноваций, оптимизация структуры и выход на другие рынки.

Вот семь шагов, которые помогут пройти все фазы:

Шаг 1: Конкретизируйте цели

Первый шаг — определение целей. Важно понять, почему настало время для перемен и каких конкретно, какие проблемы стоит решить. Это поможет сформулировать цели, которых планируете достичь.

Шаг 2: Анализ ситуации

Далее рекомендуют проанализировать сложившуюся ситуацию и выявить факторы, способные повлиять на ход трансформации. Для этого собирают информацию о текущей ситуации в бизнес-среде, конкурентах и потребителях. Также анализируют финансовые показатели фирмы, ее структуру. После определяют проблемы, которые мешают достигнуть желаемого результата, оценивают возможные риски и минимизируют их.

Шаг 3: Подготовка плана

С учетом целей и на основе анализа разрабатывают план. Он включает описание предлагаемых нововведений, схему их внедрения, последовательность действий и сроки воплощения. Также в плане указывают ресурсы, которые задействуют на всех ступенях.

Шаг 4: Создание трансформационной команды

Для грамотного внедрения изменений необходима команда, которая будет работать над проектом. В ее состав советуют включить сотрудников с необходимыми знаниями и опытом. Важно, чтобы они были готовы работать вместе и сотрудничать для достижения общих целей.

Шаг 5: Реализация концепции

После того как подготовка завершена, пора приступать к трансформации. Важно следить за ходом процесса и регулярно оценивать результаты. Если требуется, корректировать план.

Шаг 6: Общение и обучение

Данные моменты важны в трансформационный период. Реорганизация, как правило, требует от сотрудников освоения новых навыков. Задача руководства — создать условия для того, чтобы люди могли их развивать. Кроме того, стоит организовать открытый диалог с людьми во время перемен.

Шаг 7: Оценка результатов

После завершения рекомендуют оценить результаты. Советуют понять, в полном ли объеме достигнуты цели, какие проблемы возникли. Это поможет сформулировать выводы и выработать рекомендации для последующих нововведений.

Следуйте этим шагам, чтобы результативно перестроить работу в организации.

Модели управления изменениями

Модели управления — инструменты, которые помогают организациям планировать, внедрять и контролировать действия в переходный период. Их разработали для того, чтобы помочь фирмам результативно трансформировать работу.

Рассмотрим, какие модели рекомендуют использовать, в чем их плюсы и минусы.

Модель Коттера

Это распространенная модель, разработал ее в 1990-х годах профессор Гарвардской школы бизнеса Джон Пол Коттер. На основе личных наблюдений ученый типизировал ошибки, которые совершают при регулировании перемен. Также он описал восемь этапов трансформаций:

1. Создание сильной коалиции;
2. Формулирование видения и стратегии;
3. Проверка и подтверждение;
4. Устранение препятствий;
5. Краткосрочные победы;
6. Консолидация достижений;
7. Закрепление нового порядка;
8. Институционализация новых подходов.

Сильные стороны модели — в четком подходе, который помогает организовать поэтапное воплощение изменений и достигнуть результатов. К минусам относят то, что модель не учитывает персональные особенности организации.

Модель Левина

Она основана на трех фазах: разрушение старых схем, переходный период и создание новой концепции. Ее создатель — американский социальный психолог и философ Курт Левин.

Модель включает три этапа:

Размораживание

Это подготовка сторон к грядущим событиям. Значение на этом этапе имеет прозрачность взаимодействия. В списке необходимых действий: анализ бизнес-процессов, решение организационных моментов, создание стратегии, четко сформированное объяснение причин трансформации.

Движение

Непосредственно период перемен. В этот период полезна гибкость во взаимодействии с сотрудниками. Важно организовать информирование для поддержки членов команды. Также стоит подумать о проведении семинаров для персонала.

Замораживание

Эта фаза помогает сотрудникам и фирме интегрировать нововведения. Для поддержки нововведений рекомендуют наладить получение обратной связи от сотрудников, создать систему вознаграждений, предоставить работникам варианты для получения дополнительных знаний.

В числе плюсов такой модели — гибкость в руководстве трансформациями, что помогает быстро реагировать на нововведения в бизнес-среде. Из недостатков выделяют общий подход, который не учитывает детали.

Модель ADKAR

Ее разработал CEO компании Prosci Change Management Джефф Хиатт. Она основана на пяти факторах:

A — Awareness — в переводе с анг. понимание. Момент осознания необходимости перемен.

D — Desire — желание в переводе в анг. Развитие у сотрудников желания к трансформации.

K — Knowledge — переводится с анг. как знание. Фаза приобретения знаний, внедрение методик.

A — Ability — переводится с анг. как способность. Подразумевает способность применять освоенную теорию на практике.

R — Reinforcement — в переводе с анг. закрепление. Предполагает закрепление новых подходов к делу.

Среди положительных моментов этой модели называют детальный подход к нововведениям, что помогает учитывать персональные особенности сотрудников и организовать достаточную степень контроля. Из минусов — ADKAR сложна и требовательна к ресурсам, фокусируется на сотрудниках и не всегда учитывает другие аспекты.

Каждая модель имеет особенности, плюсы и минусы. Выбор зависит от запросов фирмы и конкретной ситуации.

Когда возможно применить управление изменениями

Если вы чувствуете, что компания не развивается, теряет клиентов или испытывает трудности с эффективностью, возможно, пришло время для внедрения инноваций.

Вот признаки, которые указывают на необходимость меняться:

1. Проблемы с производительностью и результативностью

Если производительность снижается, это признак того, что требуются нововведения. Например, если некоторые этапы занимают слишком много времени или сотрудники не выполняют задачи из-за недостаточной подготовки.

2. Изменения в бизнес-среде

Если организация отстает от конкурентов, это свидетельствует о необходимости перемен. Так, если конкуренты применяют новые технологии или появилась иная потребность у клиентов, стоит задуматься.

3. Низкая мотивация сотрудников

Когда сотрудники не мотивированы или не чувствуют удовлетворения от работы, это сигнализирует о том, что что-то идет не так. Требуются перемены, если у людей нет возможности расти в карьере или они не получают достаточной оплаты труда.

4. Появление новых возможностей

Изменения также нужны, когда у организации появляются иные варианты развития. Например, фирма получила контракт или возник вариант расширить деятельность.

Важно помнить, что регулирование нововведений требует внимательного планирования и координации всех этапов процесса.

Создание дорожной карты изменений

Дорожная карта — инструмент планирования и управления, который помогает сформулировать цели, проанализировать текущую ситуацию, разработать стратегию и контролировать ход ее реализации.

Дорожная карта представляет собой график. На нем отображены этапы изменений, их задачи, сроки выполнения. Также указаны ответственные эксперты и цели, которые фирма собирается достичь. Карту, как правило, представляют в виде таблицы, диаграммы или графика.

При разработке этапов дорожной карты важно учесть следующие аспекты:

• Цель изменений. Стоит четко определить, какие результаты должны быть достигнуты в результате реализации плана.
• Ресурсы. Важно оценить наличие нужных ресурсов, таких как финансовые, человеческие, технологические и т.д.
• Сроки. Рекомендуют установить сроки для каждого этапа. Это поможет контролировать процесс и избегать задержек.
• Риски. Советуют выявить возможные риски и проблемы и разработать меры по их минимизации.
• Обратная связь. Важно организовать сбор и анализ отзывов участников процесса трансформации для корректировки концепции, если это потребуется.

Как видим, управление организационными изменениями требует планирования, взаимодействия и мониторинга. Период трансформации, как правило, непростой, требует усилий и терпения, но результат обеспечит рост и развитие компании.