Команда не может сосредоточиться. Как удержать фокус?
Часто, когда сотрудники жалуются: «Я не успеваю!», «Не могу сосредоточиться!», «Проект разваливается, а я не могу собраться с мыслями!», проблема вовсе не в людях. Дело чаще всего в среде – в том, как живет команда: в потере смысла деятельности, вере в пользу многозадачности, отсутствии результатов, которыми можно вдохновиться здесь и сейчас. И это далеко не все возможные причины… О том, как вернуть фокус внимания команде, читайте в новой статье Академии социальных технологий.
Хаос коммуникаций
Коммуникативный хаос начинается с отсутствия границ: сотни сообщений в чатах, многочисленные непрочитанные сообщения, бесконечные и безрезультатные встречи. Так важное тонет в потоке срочного. О связи фокуса внимания команды и хаоса коммуникаций расскажем в этом разделе.
Мелкие запросы дробят день каждого
Такое случалось с каждым: мелкие запросы, каждый из которых занимает не больше 2-5 минут, занимают чуть ли не половину рабочего дня. Дело в том, что у многих сотрудников таких запросов приходит до 20-30 в день. Опасность в том, что это разрушает состояние потока – обязательного условия для глубокой работы.
Постоянные отвлечения на просьбы вроде: «Пришли номер телефона заказчика!» или «Где лежит последний список участников презентации?» не указывают на слабость или неумение распоряжаться временем. Виной тому система, которая поощряет хаос! В таких культурах любой вопрос можно задать в любой момент, а ответить нужно здесь и сейчас. В результате ресурс и фокус внимания команды уходит не на работу, а на бесконечные переключения между незначительными задачами. Известно, что мозгу требуется время и энергия, чтобы переключаться между задачами. Так, к концу дня вы чувствуете себя выжатым, но с нулевым продвижением к результату.
Поделимся противоядием: перестаньте отвечать на запросы тут же – в момент получения. Исключение – только критические сбои. Вместо этого выделите определенный период времени для решения подобных задач. Кроме того, будет полезно проанализировать запросы – не исключено, что достаточно будет структурировать информацию или ввести дополнительные системы хранения данных, чтобы коллеги и руководство знали, где искать ту или иную информацию.
Культура мгновенных ответов против аналитики
Некоторые управленцы считают, что если сотрудник отвечает быстро – он эффективен, если задумался – положиться на него нельзя. Однако так измеряется только скорость реакции, но не качество мысли. Это же касается и решений, тем более что спешный выбор часто приносит большие убытки, чем вынужденная пауза для проработки.
Вот, чем руководствуются управленцы: мгновенные ответы создают иллюзию эффективности и работоспособности всех процессов. На деле же это перенос ответственности, который работает до первой серьезной ошибки.
Возьмите за правило перестать требовать у коллег и подчиненных мгновенных ответов. Этому способствует, например, правило трех часов, которое предоставляются сотрудники для подготовки обдуманного и качественного ответа. Да, будет тратиться больше времени на проработку, но и меньше времени – на исправление ошибок.
Дефицит общего сфокусированного времени
Важный аспект фокуса внимания команды – совместная сосредоточенная работа. Она полностью исчезает, когда каждый решает собственную локальную задачу и рассказывает о результатах исключительно руководителю, который потом удивляется, почему результаты не складываются в мозаику. Все стараются, а результата нет, ведь у каждого собственное видение, проблемы, предложения. И никто не обсуждает это в едином поле!
Решайте эту проблему с помощью командных встреч, на которых сотрудники не отчитываются, а работают вместе, ищут ответ на вопросы и прорабатывают варианты развития событий. С помощью этого инструмента команда соберет общую картину. Одно только условие: отключенные телефоны, запрет на отвлечения и обсуждения других, не касающихся темы встречи, вопросов.
Многозадачность – миф с ценником
Качество результата, время и энергия – вот чем команды платят за умение делать пару дел одновременно. Мы уже говорили о переключениях между задачами в этой статье. И если вы из тех людей, кто верит только цифрам, заявляем: каждое переключение с последующим вхождением в задачу занимает минимум 15 минут. При этом качество работы страдает катастрофически – ошибок становится больше, а решения – поверхностнее.
Человек не способен посвящать себя двум делам одновременно со стабильным и высоким качеством, поэтому старайтесь следовать правилу: одна задача – один период времени. Чтобы выдерживать это правило, защищайте время в календаре, последовательно выстраивая дела одно за другим.
Корпоративные стандарты фокуса
Как следует из первой части нашей статьи, фокус внимания команды держится на культуре, которая продвигается руководителями и последовательно воспитывается среди сотрудников. О том, как построить сфокусированную корпоративную культуру, читайте в этом разделе.
Часы тишины для глубокой работы
Фокус внимания команды – с одной стороны, постоянные вопросы, звонки и мелкие поручения – с другой стороны – настоящие антагонисты. Чтобы дать команде (и себе!) возможность глубокой работы, попробуйте следующую стратегию:
- Начните с себя – не приходите в понедельник на работу, а затем закрывайтесь в кабинете и запрещайте всем говорить с собой и друг с другом, но поставьте себе статус: «Не беспокоить» на пару часов и посмотрите, сколько запросов пришло за это время и насколько они срочные. Это даст право предложить такой инструмент команде.
- Объясните зачем – поделитесь результатами своего эксперимента, рассказав, сколько времени вы потратили на переключение, сколько звонков легко заменили письма, и были ли какие-то катастрофические последствия. Знакомство с инструментом, подкрепленное опытом, покажет, что часы тишины – это не запрет на разговоры, а средство повышения продуктивности.
- Договоритесь о правилах – определите временные слоты, которые стоит посвящать глубокой работе, а не тратить на встречи, переписку и вопросы.
- Заведите отдельный канал для обмена срочными сообщениями – если произошло что-то критичное и требующее немедленного внимания, предложите коллегам писать об этом в отдельный чат.
Да, сначала будет сложно, но результат будет оправдан и, в первую очередь, им станет удовлетворенность сотрудников своей работой, ведь успевать они будут гораздо больше.
Лаконичные встречи по правилам
Растянутые по времени совещания – главный пожиратель времени. Отпор обсуждениям обсуждаемого и уточнениям уточненного помогут дать правила лаконичных встреч, к которым относят:
- Составление четкой повестки и определение цели встречи.
- Введение жесткого лимита времени и контроль тайминга обсуждения.
- Ограничение круга обсуждаемых тем до трех вопросов.
- Подведение конкретных итогов встречи с распределением задач, закреплением зон ответственности и сроков предоставления результата.
- Запрет на использование телефонов и ноутбуков на время совещания.
Тогда совещания будут полезными и будут удерживать фокус внимания команды.
Меньше каналов – меньше шума
Переключение между чатами, почтой, задачами, документами и системами хранения информации – также уничтожают время. Не говоря уже о вечном поиске информации, которая, несмотря на все возможные каналы, хранится непонятно где.
Чтобы вернуть фокус внимания команде, предложите коллегам оставить, например, только три из имеющихся каналов. Пусть один будет для оперативной коммуникации и быстрых вопросов, второй – для проектной работы, третий – для срочных уведомлений.
Со временем коллеги привыкнут, что и в какой чат писать, информационного шума станет меньше, а важные сведения перестанут теряться.
И самое сложное: передача команде принципов управления вниманием. Кажется, что все знают, что делать, но до сих пор позволяют информационному шуму уничтожать командный фокус.
Простые рекомендации не сработают, ведь сотрудники уже привыкли каждый рабочий день пробираться к результату через хаос, информационный шум и расфокус. Поэтому начните с себя и создания среды, в которой коллегам будет легко фокусироваться – перестаньте писать в чаты в часы тишины, не требуйте мгновенных ответов, назначайте лаконичные совещания.
Затем – предложите смотреть на время, как на ресурс, и на фокус, как на способ наращивания ресурса. Практическое упражнение: установка фокуса на день через формулировку «Моя главная задача сегодня…» направит внимание и поможет не распыляться на отвлекающие факторы.
Через некоторое время сотрудники начнут говорить друг другу: «В этот момент я занят, напишите, пожалуйста, вопрос на почту» – и это будет главным свидетельством того, что они научились защищать время.
