Стратегические сессии – как коучи помогают разрабатывать стратегии, которые не отправятся в стол

Стратегические сессии часто рождают ощущение подъема и эйфории у команды, но вот на этапе внедрения часто возникают непредвиденные обстоятельства, что влечет за собой сопротивления и откаты к привычным процессам и поведению. О том, почему это происходит, а также о секретах стратегических сессий, которые принесут ожидаемые результаты, рассказала эксперт кафедры «Коучинг» Екатерина Лашкевич.

Для чего проводятся стратегические сессии 

Проведение стратегических сессий – необходимое условие для сохранения работоспособности бизнеса. Дело в том, что в рутине, да еще отягощенной постоянными форс-мажорными ситуациями и ответами на всевозможные вызовы окружающей среды, легко забыть о главном – стратегических целях бизнеса. Сессия в этом случае позволяет сделать паузу, оценить, какие результаты уже достигнуты и составить стратегический план на предстоящий краткосрочный или долгосрочный период. Часто сессии посвящаются корректировке уже принятой стратегии с учетом изменений обстоятельств как внешней среды, так и внутренних обстоятельств.

Стратегические сессии также помогают синхронизировать команду, услышать мнения и идеи сотрудников. И здесь иногда открываются парадоксы: каждое подразделение компании руководствуется собственным видением и путями его достижения, хотя все и работают на одну и ту же компанию, одну и ту же цель.

Такие встречи помогают команде обсудить назревшие проблемы, например, процессы, находящиеся в стадии пробуксовки. И тогда результатом совместной работы становится план действий, четко обозначающий, что и для чего требуется сделать, с указанием сроков исполнения и ответственных, а также желаемым результатом.

Добавлю, что есть и еще одна задача, с которой отлично справляются стратегические сессии – это налаживание диалога между представителями подразделений и направлений бизнеса, способность к которому часто утрачивается в процессе повседневного взаимодействия. Таким образом, сессии работают как инструмент налаживания кросс-функциональности, формируя единый понятийный аппарат и укрепляя атмосферу сотрудничества в компании. Как это ни странно, но этот эффект иногда приносит большие плоды для компании, чем сама стратегия, разработанная в ходе обсуждения.

Проводятся стратегические сессии как для топ-менеджмента компании – тогда речь идет о выработке глобального видения, так и на уровне отдельных крупных подразделений бизнеса.

С какими запросами на проведение стратегических сессий обращается бизнес 

Регулярно поступают запросы на проведение сессий, посвященных подведению итогов года и определению стратегии на предстоящий год или период (три месяца, полугодие). Случается, что планирование осуществляется исходя из реперных точек, а не календарных сроков.

Когда подведение итогов года осложнено большим количеством форс-мажорных ситуаций и развивающимися ситуациями высокой неопределенности, рекомендую заказчикам посвятить сессию обобщению опыта, с которым компания выходит из периода, а также определению моментов, которые стоит учитывать в дальнейшем.

Последние три года поступает много запросов, связанных с логистикой и выстраиванием новых логистических потоков. Для HR-отделов актуальны вопросы выгорания персонала и кадровой политики, обостренные условиями дефицита профессионалов. Таким образом, сегодня на повестке – выработка видения, поиск новых инструментов, которые помогли бы бизнесу решать стоящие задачи. Для этого используются, например, мозговые штурмы, помогающие собрать разные подходы и идеи, а также проработать их жизнеспособность. В результате проведения стратегических сессий компания получает конкретный план действий, направленный на разрешение сложившейся ситуации.

Добавлю также, что новое время обозначило необходимость переключения языка и мышления из области проблемы и ограничений в модальность возможностей и изобилия. Дело в том, что часто участники, подводя итоги, говорят только о сложностях и проблемах. Но такая установка не дает увидеть перспектив! Да, трудности происходят, но стоит также подумать и о том, чему научилась команда за это время, какие новые горизонты открылись. Способность видеть ресурс в трудностях открывает доступ к конкурентному преимуществу. Например, когда в отношении России ввели первые санкции, с рынка ушли многие зарубежные поставщики. Сегодня же наша страна может похвастаться качественными, конкурентоспособными продуктами. А ведь импульс к импортозамещению за счет внутреннего производства дала критическая ситуация.

В чем заключается задача ведущего сессии 

В качестве ведущего сессии, наравне с фасилитаторами, часто приглашаются и коучи, которые модерируют и организуют процесс группового обсуждения. Коуч дает объективный взгляд со стороны, обращает внимание участников на скрытые детали коммуникации, обсуждаемой задачи и процесса, а также сопровождает процесс командной рефлексии.

Для успешного проведения стратегической сессии коучу требуется отказаться от собственного опыта и предпочтений. Дело в том, что каждый человек смотрит на мир, профессиональные и жизненные ситуации через призму собственного опыта, сессиям же этот фильтр только навредит. Я даю участникам встречи обратную связь как наблюдатель: что я вижу в ситуации и происходящем, основываясь на фактах.

Это срабатывает, например, в ситуациях диалога, когда две стороны не способны договориться между собой – говорят об одном и том же, но на разных языках. Объясняя собственную позицию оппоненту, человек не только налаживает мосты взаимодействия с ним, но и для себя проясняет ситуацию, расширяя видение. В момент этого общения, кстати, часто рождаются новые идеи, которые устроят всех.

Коуч, который ведет стратегическую сессию, стремится вывести человека из привычных паттернов и повторяющихся ошибок и заблуждений, а также создает условия для того, чтобы посмотреть на ситуацию со стороны, обнаружить процессы, которые можно было бы делать иначе.

Достигается это за счет коучинговых вопросов и слушания. Коуч, наблюдая за диалогом, происходящим внутри команды, видит скрытые конфликты и недопонимания. Речь идет о несостыковках желаний, интересов, целей и ценностей, разрешить которые не помогут советы третьей стороны. Для того, чтобы участники самостоятельно пришли к осознанию, коуч задает точечные вопросы, направленные в эту скрытую от участников стратегической сессии зону.

Как проходят результативные сессии по планированию 

Случается, что, увлекаясь обсуждением стратегии, участники будто впадают в эйфорию – идеализируют ситуацию и ресурсы компании, предлагают несбыточные идеи. Тогда стратегия больше напоминает иллюзорную картинку, но никак не готовый пошаговый план действий.

Оптимизма хватает ненадолго – после завершения сессии команды возвращаются к старым паттернам мышления и поведения, вновь и вновь наталкиваются на те же подводные камни, либо встречаются с новыми сложностями. И вот разработанная стратегия отправляется в стол!

Поэтому результативные стратегические сессии требуют соблюдения предварительно разработанного сценария. Когда участники уходят в сторону от темы встречи, то коуч с помощью вопросов, командных обсуждений и других техник, возвращает разговор в правильное русло. Да, важно, чтобы на встрече царила атмосфера креатива и творческого мышления, но соблюдение баланса приводит команду к результату, ради которого сессия и проводилась.

Добавлю также, что невозможно предусмотреть 100% нюансов и изменений обстоятельств, а также скрытых проблем. Поэтому рекомендую уделять время и разработке, и корректировке стратегии, а также пост-сессионному сопровождению. Дело в том, что внимания иногда требует не только содержание документа, но и само устройство компании. Вероятно, для того, чтобы бизнес пришел к желаемому будущему, потребуется поработать с топ-менеджментом, обучить персонал новым компетенциям, трансформировать бизнес-процессы, сменить схему позиционирования или логистики и так далее. В противном случае стратегия останется нереализованной.

Почему стратегия может не сработать и зачем оздоравливать компанию 

Часто приступить к внедрению новой стратегии не дает скрытое сопротивление сотрудников, выливающееся в виде саботажа процесса. Открытая коммуникация, которая царит в пространстве сессии, делает это сопротивление очевидным.

Поэтому тем, кто задумывается о разработке новой стратегии, рекомендую руководствоваться холистическим подходом, действуя комплексно, а не ограничиваясь только проведением стратегической сессии. Решения, сулящие большие перемены для бизнеса, обнажат и проблемы, которые способны помешать достигнуть финального результата.

Профилактируйте – болезнь однажды проявится, поэтому заботиться о здоровье стоит начинать уже сегодня, решая проблемы на ранних стадиях. В идеале не только обозначить сроки, цели и показатели, но и оценить, насколько компания способна на текущем этапе развития работать в новых условиях. Вероятно, что руководству и коллективу компании, стремящимся к высотам, требуется оздоровление и нормализация до состояния, которое потребуется для предстоящих свершений.

Кстати, на этом этапе компании часто обращаются к командному коучингу и другим вариантам развития. Эта работа обнажает многие проблемы, например, несовпадение ценностей и целей сотрудников и бизнеса, что в итоге приводит к тому, что те, кто не разделяет новое видение, увольняются. Как правило, отток персонала в таких случаях составляет до 30%. Бояться этого не стоит – высвободившиеся рабочие места займут профессионалы, которые принесут команде большую пользу. Увольнений бы избежать не получилось, а на этом этапе расставания в основном проходят безболезненно: сотрудник и сам понимает, что ему здесь не место, видит это и его руководитель.

Резюмируя вышесказанное, перечислю причины, которые приводят к тому, что стратегия так и остается нереализованной и отправляется в стол:

• Стратегия получилась слишком оптимистичной, потому что на командном «взлете», энтузиазме и эмоциях люди склонны думать оптимистичнее.
• Со временем снижается мотивация команды к изменениям.
• Сотрудники сопротивляются изменениям на нейрофизиологическом уровне – потребуется перестройка нейронных связей.
• В культуре компании не выстроены процессы внедрения изменений.
• Недостаток кросс-взаимодействия.
• Некачественная коммуникация внутри команды.
• Понятийные разногласия (когда в одно и то же понятие/термин участники вкладывают разный смысл).

В результате возникает:

• Внутреннее сопротивление.
• Скрытые конфликты.
• Трудности (когда стратегия начинает буксовать и сталкиваться со сложностями).
• Откаты.

Конечно, вариант, когда команда без особой подготовки разрабатывает новую стратегию и сразу же начинает внедрение – возможен, но срабатывает такой подход для мелких задач. Серьезная трансформация потребует и диагностики, и предварительной работы, и поддержки в ходе реализации стратегии

Проведение стратегической сессии – как достичь поставленных целей

Вопрос проведения стратегической сессии требует подготовки, а иногда и диагностики состояния организации и команды. Порядок и объем необходимых действий определяется после снятия запроса заказчика, как правило, лежащего глубже того результата, который ставится перед сессией. В личном коучинге распространена ситуация, когда клиент-руководитель обращается с запросом, связанным с работой, а на деле – проблема лежит в области личной жизни, которая-то и создает психологический фон. В итоге клиент проецирует личную ситуацию на работу и теряет эффективность. Так и здесь: прежде чем идти на стратегическую сессию компании может потребоваться наладить кросс-взаимодействие или разобрать другую частную проблему.

Чтобы прояснить ситуацию, коуч задает следующие вопросы:

• Что ожидается от проведения стратегической сессии?
• На какой период требуется разработать стратегию?
• На что стратегия будет направлена?
• Что станет результатом достижения стратегии?
• Что укажет на достижение желаемого результата?
• Что будет принято за промежуточные результаты и как они будут использованы?

Чем четче удастся сформулировать запрос, тем продуктивнее пройдет стратегическая сессия. Часто же, к сожалению, половина сессии уходит на прояснение запроса: на установочной встрече озвучено одно, в голове – второе, а требуется – третье.

С учетом этой предварительной диагностики формируется состав участников, в который входят ключевые сотрудники, задействованные в процессе, а также разрабатывается сценарий обсуждения.

Как поддержать внедрение изменений в бизнес 

Задача только в сохранении заряженности на результат, поддержании драйва и мотивации, которые, к сожалению, со временем угасают. Случается, что через месяц встречаешься с теми же людьми, а запал немного угас, что говорит о наличии проблем, тушащих этот огонек.

Часто пост-сессионое сопровождение таких случаев напоминает работу археолога или детектива – причины не всегда лежат на поверхности. Иногда случается, что процесс изменений способны затормозить личные проблемы одного только сотрудника, даже те, которые он и сам не осознает.

Таким образом, поддержка внедрения изменений включает в себя:

1. Поддержку уровня мотивации в команде.
2. Устранение внутреннего сопротивления.
3. Решение внутрикорпоративных конфликтов (медиация).
4. Улучшение коммуникации внутри команды.
5. Корректировку стратегии с учетом возникновения факторов непреодолимой силы, неучтенных на сессии.
6. Работу с лидерами мнений и руководителями, чтобы они транслировали стратегию сотрудникам, и становились частью командного взаимодействия.
7. Коучинг руководителей для преодоления сопротивления тех членов команды, которые тормозят или саботируют реализацию стратегии как осознанно, так и подсознательно.
8. Выстраивание единого понятийного аппарата.

Поэтому, на мой взгляд, стратегия подобна живому организму, в котором нет ничего, что можно было зацементировать и признать за истину в последней инстанции. Этому документу всегда будет требоваться корректировки с учетом ситуации, а также пристальное внимание на каждом из этапов: подготовка, снятие запроса заказчика, непосредственная разработка стратегии на сессии и внедрение изменений.