Техники планирования – как составить работоспособную программу действий

продуктивностьпродуктивность решение бизнес-задачрешение бизнес-задач

Планирование – критический элемент успеха бизнеса, что делает эту задачу обязательной для руководства и топ-менеджмента компании. Однако для подготовки программы действий, ведущей к результату, потребуется использование различных техник планирования – методов, которые помогут оценить жизнеспособность поставленных целей и разумность действий, которые предполагается совершить для их достижения. О таких техниках планирования и пойдет речь в новой статье Академии социальных технологий.

Зачем компаниям планирование

Статистика упряма, но компании с проработанными бизнес-планами, содержащими долгосрочные цели и приоритеты организации, растут быстрее и реже терпят неудачи. Разделяют также понятия стратегического и тактического планирования: первое рассматривает долгосрочные цели, второе – ориентировано на краткосрочную перспективу.

И вот в чем заключается беда: редкая стратегия исполняется на 100%, еще большее количество стратегий отправляются прямиком в стол, так и не выходя на этап уверенных действий. Проблема в том, что планированию на фоне выполнения текущих задач и ответа на вызовы агрессивной среды, уделяется катастрофически мало времени. Ситуацию осложняет и то, что написать стратегию, даже воспользовавшись услугами опытных консультантов и применив прогрессивные техники планирования – недостаточно. Львиная доля усилий уйдет на доведение плана до сотрудников! И здесь бизнес также часто терпит неудачи: коллектив, не понимающий целей бизнеса и не осознающий взаимосвязи результатов собственного труда с результатами компании, не приближает компанию к исполнению планов.

И, наконец, события последних трех лет подорвали авторитет планирования как такового. Максимум, что делают компании сегодня – это изучают как расставить приоритеты, чтобы сохранить текущую позицию и не допустить краха бизнеса. Однако недостаточно расставлять маленькие ежедневные цели, стоит думать и о критических глобальных задачах, способных вывести компанию на новую высоту. Что, кстати, доказывает громкий опыт предпринимателей нового времени.

Предлагаем разобраться с тем, как сделать планирование неотъемлемым бизнес-процессом, а сами планы – реализуемыми инструкциями к действию.

Методы стратегического планирования в менеджменте

Стоит понимать, что нет одного универсального метода планирования, который бы подошел для каждого сценария без исключения – планирование требует применения комбинации методов. Поэтому программу действий стоит прорабатывать под разными углами, что поможет выработать окончательное решение. Как правило, работоспособные планы учитывают колебания рынка, внутренние и внешние угрозы, тенденции, а также конкурентное поле. С учетом вырисовывающейся картины компания способна прогнозировать бизнес-операции, необходимый персонал, бюджет и то, как будут реализовываться другие управленческие операции. Использование техник планирования также предполагает прогнозирование политических, социальных и экономических условий. Кроме того, при составлении плана учитываются ресурсы, которые компания способна направить на их достижение.

Далее речь пойдет о распространенных методах планирования, которыми стоит вооружиться и взять в регулярную практику.

Прогнозирование

Систематический процесс расчета вероятности событий, который основывается на интерпретации событий прошлого и сегодняшнего дня. Невозможно говорить о будущем, не зная прошлого – вечная истина, однако, такие прогнозы на проверку не показывают 100% достоверности и допускают отклонения и в этой связи требуют регулярной оценки и пересмотра.

Стоит понимать, что эта техника планирования дает общую оценку прогнозов объемов производства, продаж, расходов и доходов, прибыли относительно прошлого опыта и текущей ситуации.

SWOT-анализ

Эта техника планирования оценивает сильные и слабые стороны, возможности и угрозы, конкурентные преимущества компании. Анализу подлежат внутренние и внешние факторы, текущий и будущий потенциал.

SWOT – акроним из англоязычной терминологии: Strengths – сильные стороны, Weaknesses – слабые стороны, Opportunities – возможности, Threats – угрозы.

Расскажем подробнее о каждой из областей SWOT-анализа.

Сильные стороны описывают, чем хороша компания и чем отличается от других: качество продукции, ценообразование, клиентоориентированность.

Слабые стороны показывают слабости компании, мешающие раскрыть потенциал: текучесть кадров, закредитованность бизнеса, устаревшая материально-техническая база.

Возможности – внешние факторы, которая компания может использовать в собственных интересах.

Угрозы – ущерб, который может быть нанесен производительности компании, ведущий к разрушению бизнеса. Оценка каждой из перечисленных четырех сфер помогает руководству подробнее изучить и саму компанию, и рынок, на котором она работает.

Результаты анализа дадут импульс движения вперед, с использованием преимуществ сильных сторон и возможностей и минимизацией слабых стороны и угроз.

Сценарное планирование

Использование этой техники планирования позволяет простраивать сценарии на основе прогнозов, а также определять действия, которые требуется совершить в тех или иных обстоятельствах. Этот вид планирования помогает избежать рисков и создает большее пространство вариантов действий в будущем.

Сравнительный анализ

Этот тип анализа фокусируется на оценке ситуации компании по сравнению с другими аналогичными компаниями, определении разрыва между ними, заключающегося в дефицитах: производительности, меньшего профессионализма коллектива и других проблем. Эта техника планирования показывает, как и по какому пути компании стоит развиваться, а также устанавливать ориентиры для совершенствования – конкретные преуспевающие компании. Однако стоит понимать, что цель, которая будет установлена по результатам такого планирования, должна быть достижима, в противном случае нереалистичные цели только демотивируют сотрудников.

Антикризисное планирование на случай непредвиденных обстоятельств

Антикризисное планирование предполагает составление сценариев действий на случай возникновения кризисов: чрезвычайных ситуаций (пожаров, наводнений, землетрясений), внутренних проблем (возбуждение уголовного дела против сотрудника или руководителя компании, забастовки, причинение вреда людям, обществу, окружающей среде по вине компании). В этой связи компания оценивает внутренние и внешние риски, составляя отдельный план антикризисного реагирования, а также предпринимает меры, которые способны снизить последствия критической ситуации для бизнеса.

Проработанный план антикризисного реагирования убережет бизнес от неожиданных угроз и позволит выиграть дополнительное время при негативном сценарии развития событий.

Для целей планирования используются и другие инструменты: диаграмма Ганта, пять сил Портера, метод безубыточности, дерево решений – выбор определяет специфика и миссия компании, а также уровень организационной культуры.

Крайне полезно понимать как устроены те или иные техники планирования, знать их преимущества, недостатки и ограничения, а также выбирать подходящие инструменты для минимизации рисков и снижения уровня неопределенности.

Секреты планирования для бизнеса

Главный секрет планирования заключается в уделении ему достаточного количества времени. На первый взгляд кажется, что эта задача, да еще если требуется дополнительно изучать и осваивать техники планирования, прибыли не принесет. Но это ошибка: начинать работать над будущим надо уже сегодня. И сделать это трудно, не поняв, как расставить приоритеты, чтобы прийти к тем показателям, которых требуется достигнуть.

Необходимо видеть разницу между результативностью и результатом, поэтому и планы должны учитывать действия, которые приведут компанию к желаемому результату, а не создадут иллюзию кипучей деятельности. Составляя, например, годовой план, оценивайте, насколько те или иные задачи приблизят к успеху, при этом исключая трудозатратные мероприятия с неудовлетворительной отдачей, которые особой пользы не принесут.

План – это не всегда многостраничный труд, достаточно нескольких целей и надёжного плана действий. Кроме того, финальный документ стоить разбить на сегменты, руководствуясь пониманием о том, каким бывает горизонт планирования.

В частности, выделяют три горизонта бизнес-планирования:

Краткосрочное или оперативное планирование – временный горизонт здесь колеблется от 1 до 12 недель.
Среднесрочное планирование – горизонт варьируется от 2 до 12 месяцев.
Долгосрочное или стратегическое планирование – составляет от 1 до 5 лет.

Значение использования техник планирования для успеха организации

Планирование устанавливает цели для бизнеса и в итоге подразделения компании осознанно и системно направляют свою деятельность на достижение этих показателей. Кроме того, взвешенный подход помогает избежать ошибок, а также предусмотреть возможные риски и изменения окружающей среды, которые способны повлиять на конечный результат.

Кстати, использование техник планирования помогает компаниям лучше понять самих себя и настроить дефицитные процессы, изучить конкурентов и других успешных игроков. Планирование также дает более широкое и глубокое представление о рынке, что впоследствии помогает принимать правильные решения, способствующие успеху компании.

Задача планирования – сформировать четкую дорожную карту будущего компании, в которой излагаются видение, цели и стратегии бизнеса. Но и не только: продуманный план поможет привлечь инвесторов и дополнительное финансирование, демонстрируя потенциал прибыльности и роста. Этот документ показывает, что руководство компании серьезно относится к бизнесу и заинтересовано в росте.