Как разработать программу адаптации для новых сотрудников

Первые встречи с кандидатом на трудоустройство кажутся вдохновляющими – и сотрудник, и руководитель полны ожиданий перспектив успешной совместной работы и высот, которые удастся покорить вместе. Однако первые дни в новом коллективе, детальное знакомство с возложенными задачами и погружение в корпоративную культуру вызывают сильнейший стресс. В лучшем случае сотрудник не демонстрирует ожидаемого результата в ближайшие месяцы работы – на этапе прохождения испытательного срока, а в худшем – оказывается неспособен раскрыть свой потенциал в новых условиях. Избежать такой проблемы помогают программы адаптации, речь о которых и пойдет в новой статье Академии социальных технологий.

Что собой представляют программы адаптации сотрудников

Программы адаптации предполагают реализацию мероприятий, благодаря которым сотрудник привыкает к новой среде, роли и организации с целью достижения максимальной продуктивности.

Как правило, компании, понимающие риски, с которыми сталкиваются новички, разрабатывают планы адаптации, включающие в себя выверенную последовательность действий:

1.   Предварительная адаптация – на этапе между подписанием трудового договора и первым рабочем днем новичок испытывает волнение и предвкушение, которые быстро трансформируются в стресс и сомнения при отсутствии контакта с новым руководителем. Поэтому предварительная адаптация заключается в усилиях со стороны руководителя и других членов команды по компенсации напряжения и негативных эмоций только трудоустроенного сотрудника.

Кроме того, в процессе участвуют сотрудники департамента кадров, IT-подразделений и других обеспечивающих функций, на которых возлагается решение задач по подготовке рабочего места, ознакомления сотрудников с действующими локально-нормативными актами и другими правилами и политиками компании.

2.    Начало работы – когда сотрудник приступает к выполнению должностных обязанностей, крайне важно, чтобы другие члены команды оказали ему теплый прием. Как правило, на этом этапе новичок знакомится с коллегами, изучает рабочее место и используемые инструменты.

На этом этапе важно не нагружать сотрудника новыми проектами и задачами, а ограничиться ознакомлением с выполняемой подразделением работой, изучением штатной структуры компании и общению с коллегами. Кроме того, рекомендуется закрепить за новичком наставника – опытного коллеги, который сможет ответить на вопросы относительно работы и снимет другие сомнения в отношении внутреннего распорядка компании.

3.   Знакомство с культурой компании – сотрудник знакомится с процедурами, которые практикуются в коллективе, а также стратегией и ценностями компании. На этом этапе происходит усвоение принципов общения, формальных и неформальных правил взаимодействия, установленных в организации.

Добавим также, что на этапе трудоустройства рекомендуется рассказать кандидату о принципах корпоративной культуры компании и оценить личностные и социальные навыки кандидата на предмет соответствия. Найм сотрудников, которые разделяют ценности компании, облегчит процесс адаптации и укрепит корпоративную культуру.

4.   Адаптация к должности – здесь новичок начинает получать первые задачи и поручения, самостоятельно выполняя должностные обязанности. Поддержка руководителя и активная обратная связь помогают укреплять уверенность в себе и корректировать действия в случае необходимости.

Для структурирования этого этапа составляется план испытательного срока, содержащий конкретные задачи и сроки исполнения. По итогам реализации плана и сотрудник, и работодатель принимают решение о целесообразности продолжения сотрудничества.

Важно заметить, что продолжительность программы адаптации будет зависеть от уровня мотивации новичка и правильности решения о трудоустройстве – соответствия кандидата требованиям к должности и уровню профессионализма.

Ключевые элементы успешной программы адаптации

Успешная программа адаптации содержит ряд элементов, способствующих интеграции новых сотрудников, повышению их производительности и снижению количества случаев срывов испытательного срока и преждевременного расторжения трудовых договоренностей.

К этим элементам относят:

• Четкий план адаптации, предполагающий установку ясных и взаимоприемлемых целей и ожиданий.
• Проведение ориентационных тренингов – на вводном этапе сотрудник знакомится с информацией о компании, ее культурой, ценностями, структурой. Руководство сотрудника и другие подразделения предоставляют новичку требующиеся материалы, руководства и политики организации.
• Назначение наставника из числа опытных сотрудников – определение коллеги с достаточным объемом опыта и компетенциями для ответов на вопросы и поддержки в процессе выполнения работы.
• Социальная интеграция – программа адаптации предполагает знакомство новичка с коллегами, которое служит основой для построения благожелательных отношений и эффективной совместной работы.
• Проведение регулярных встреч с руководством – следует регулярно запрашивать обратную связь, как у самого новичка, так и у его коллег, о выполнении программы адаптации. Кроме того, рекомендуется обсуждать прогресс сотрудника, возникающие трудности и снимать поднимающиеся вопросы.
• Обучение – предоставление учебных и других материалов, требующихся для качественного выполнения должностных обязанностей. Также стоит оценивать потребности новичка в дополнительных развивающих активностях.

И, конечно, программу адаптации требуется регулярно пересматривать по итогам отзывов проходящих ее сотрудников. Отслеживайте прогресс и корректируйте программу на основе получаемых данных и результатов.

Как разработать пошаговый план адаптации: от первого дня до полного включения в работу

Разработка плана адаптации требует детальной проработки, которая будет затрагивать и этап трудоустройства, и первые дни в офисе, и завершение испытательного срока.

Для создания подобного плана воспользуйтесь следующими рекомендациями:

1. Подготовьтесь к выходу сотрудника на работу – установите четкие цели и задачи, которые должны быть достигнуты по итогам каждого месяца испытательного срока. Подготовьте рабочее место, убедившись, что и техника, и программное обеспечение настроены, а учетные записи созданы под нового сотрудника. Кроме того, спланируйте первый рабочий день нового сотрудника.
2. Организуйте первый рабочий день – проведите вводную встречу и установочный тренинг, который познакомит новичка с компанией, ее миссией и ценностями. Познакомьте сотрудника с коллегами, предусмотрев, чтобы и новичок, и уже работающие в компании сотрудники представились, а также рассказали о выполняемых задачах, специализации и опыте работы.
3. Запланируйте мероприятия первой недели – позаботьтесь о функциональной интеграции сотрудника, проведя обучение по должностным обязанностям и используемым в работе инструментам и ресурсам. Познакомьте сотрудника с наставником, который будет оказывать ему оперативную поддержку и помощь. Установите график и ритм регулярных встреч с новичком, чтобы предоставлять обратную связь и давать ответы на возникающие вопросы.
4. Содействуйте прохождению испытательного срока – помогите сотруднику глубоко погрузиться в выполняемые задачи, предоставляя возможность подключаться и к более сложным проектам. На этом этапе также поощряйте участие в командных мероприятиях и корпоративной жизни коллектива. При приближении конца испытательного срока оцените результаты работы, при необходимости скорректируйте цели и ожидания, а также установите планы по дальнейшему развитию. Кроме того, не будет лишним обсудить исполнение программы адаптации с наставником, чтобы выявить успешные моменты и области, требующие развития.

Как оценить эффективность программы адаптации и надо ли ее корректировать

Оценка эффективности используемых программ адаптации – важный этап обеспечения их результативности. Для проведения подобной оценки используется ряд инструментов.

Например, сбор обратной связи с недавно трудоустроенных в компанию сотрудников. Включите в анкеты вопросы, касающиеся качества и полноты поддержки, обучения, культуры компании и уровня удовлетворенности выполняемой работой. Лучше предусмотреть проведение подобных опросов в анонимном формате, чтобы избежать получения приемлемых и ожидаемых ответов.

Для получения более глубокого понимания, организуйте очные встречи с сотрудниками.

Кроме того, на действенность программ адаптации указывает соотношение количества успешно прошедших испытательный срок сотрудников к количеству его непрошедших. Впрочем, эти данные также продемонстрируют качество работы отдела кадров и других лиц, принимающих решения по подбору и найму персонала. Дело в том, что часто расторжения договоренностей до прохождения испытательного срока можно было бы избежать, если бы работодатель и сотрудник на первых встречах понимали бесперспективность дальнейшего сотрудничества.

Результаты оценки программ адаптации помогают оценить ее сильные и слабые стороны, а при необходимости – вносить коррективы в ее содержание, например, в части предоставляемых в качестве онбординга материалов.

Однако не торопитесь переносить на практику нововведения, вместо этого тестируйте отдельные подходы на небольших группах сотрудников, а уже по результатам этих пробных периодов принимайте решение о корректировке программы.