Ретроспектива проектов – как помочь команде стать лучше

Независимо от того, переходит ли команда к следующему этапу проекта или уже завершила работу над ним, важно извлекать уроки из полученного опыта и учитывать его в дальнейшей работе. Проведение ретроспективы проектов помогает сделать это. О том, что подразумевается под термином «ретроспектива проектов» и как проходят такие встречи, читайте в новой статье Академии социальных технологий.

Что такое ретроспектива проектов

Ретроспектива проектов – это инструмент из методологии управления проектами Scrum. Подобный формат группового обсуждения помогает понять, на какой стадии жизненного цикла находится проект, изучить сложности, которые возникали в прошлом и сконструировать планы действий, с помощью которых затруднений удастся избежать в дальнейшей работе.

Встреча проходит согласно структурированного плана и предполагает участие всей команды, задействованной в проекте. С помощью технологии ретроспективы члены команды оглядываются назад, рассказывают собственные наблюдения о неудачах и успехах, а также рассуждают о том, что можно было бы сделать иначе.

Особое внимание на встрече уделяют сбору информации о том, что во время реализации проекта сработало, а что – нет. Кроме того, участники делятся и другой информацией, касающейся проекта, которая будет полезна для работы в будущем.

Также происходит детальный и предметный разбор проблем, возникших в ходе работы, и определяются меры по их предотвращению.

Добавим, что ретроспективы проектов проводятся, когда проект или его отдельный этап уже сдан, а члены команды способны «отключиться» от производственных процессов и объективно оценить результаты или предварительные итоги совместной работы. Рекомендуем обращаться к этому инструменту с определенной периодичностью на протяжении всей совместной работы – это позволит отслеживать изменения в прогрессе и своевременно вносить корректировки.

По завершению встречи команда получает четкий набор целей для следующего проекта или этапа работы, а каждый сотрудник понимает собственную зону ответственности и значение выполняемой роли для общего результата.

Зачем проводить ретроспективу

Выявляя проблемы, возникшие в ходе реализации проекта, команда получает информацию, как избежать повторения ситуации в будущем. А значит повышает собственную эффективность, снижая издержки, вызванные сложными и спорными ситуациями.

Кроме того, в результате ретроспективы проектов становится очевидным вклад сотрудника и, если руководитель способен поощрять заслуги, то это работает в качестве инструмента мотивации. Делясь мнениями о совместной работе, члены команды также получают шанс укрепить деловые отношения, повысить уровень взаимопонимания и групповую продуктивность.

Наконец, для команд, исповедующих гибкие методологии управления проектами, ретроспектива становится источником информации о том, что происходит с проектом и какие задачи требуют повышенного внимания.

Как проводят ретроспективу проектов

Нет единственно верного способа провести ретроспективную встречу – известно множество вариантов применения этого метода анализа проектов. Однако, чтобы встреча увенчалась результатом, рекомендуется руководствоваться рядом правил, регламентирующих порядок проведения ретроспективы:

1. Определите повестку и цель встречи, направив ее заранее приглашенным участникам. Так участники смогут подготовиться к обсуждению и провести саморефлексию, собрать необходимые факты и статистическу, если оно требуются.
2. Составьте список участников – убедитесь, что на мероприятие приглашены все стороны, участвовавшие в проекте.
3. Продумайте план проведения встречи, предусмотрев для каждого участника возможность высказаться. Конечно, работа в многочисленной группе потребует особого внимания к поддержанию правильного вектора обсуждения – разговор не должен уходить в сторону, а придерживаться обозначенной повестки. Если компания впервые обращается к инструменту ретроспективы проектов, стоит воспользоваться услугами профессионального фасилитатора, способного выстроить такое взаимодействие на встрече, которое поможет достигнуть целей.
4. Обсуждайте только одну тему на встрече, не переключаясь на другие подобные проекты или процессы, также требующие улучшения. Не забывайте о тайминге и конечной цели обсуждения – формулировании конкретных практик, которые помогут команде работать успешнее.
5. Используйте средства визуализации, которые позволят наглядно проиллюстрировать обсуждаемую информацию и ход исполнения проекта.
6. Дайте каждому участнику время, чтобы поделиться собственными наблюдениями и размышлениями. Здесь предстоит ввести ограничение по времени – иногда участники начинают излишне критиковать результат совместной работы, а выступления становятся нескончаемым потоком недовольств.  Заранее предупредите участников об общем тайминге и желаемой продолжительности выступлений, чтобы каждый успел поделиться мнением. Кроме того, к групповому обсуждению также будет необходимо подключить тех сотрудников, которые склонны «отмалчиваться» и не стремятся делиться мнениями на публике. Как правило, их мнение, основанное на глубоком анализе происходящих процессов, становится наиболее ценным. В этой связи перед ведущим встречи по ретроспективе проектов встает задача создания безопасной и комфортной атмосферы для командной работы, в которой мысли и идеи будут озвучиваться без риска для карьеры и репутации.
7. Формируйте план действий – в итоге ретроспективы проектов составляется список мероприятий и изменений, которые команда создает на основе полученного опыта.

Кроме того, ведущий встречи следует плану проведения ретроспективы проекта, который, конечно, будет меняться с учетом численности участников и специфики выполняемой работы. Как правило, в подобный план включается обсуждение следующих вопросов:

• Что получилось сделать, а что – нет.
• Чему научилась команда.
• Что стоит сделать иначе в следующий раз.
• Какие процессы требуют улучшения.
• Какие процессы не приносят пользы и стоит остановить.
• Каких проблем и ошибок не удалось избежать и почему.

В результате обсуждения команда сравнивает фактический результат с ожидаемым, а также приводит конкретные наблюдения, указывающие на то, почему достигнуть 100% поставленных целей не удалось.

Следование этому плану и кропотливый сбор мнений участников приведет к тому, что встреча будет действительно полезной.

Конечно, обсуждения не повлияют на рабочие процессы без действий. Чтобы результаты ретроспективы не ушли в стол, составьте план, которым сотрудники будут пользоваться в дальнейшем. Основываясь на выводах, полученных в результате встречи, определите конкретные мероприятия, которые предстоит совершать, а также распределите обязанности между членами команды. Кроме того, выявленные позитивные практики, внесшие вклад в успех проекта, стоит выносить отдельно для пополнения базы знаний компании, из которой новые сотрудники будут черпать информацию во время адаптации и при столкновении со сложными ситуациями.

Кто проводит ретроспективу проекта

Как правило, ведущим такой встречи назначается лидер команды или проекта, который руководил работой. Если у лидера недостаточно опыта для проведения обсуждения в подобном формате, приглашается фасилитатор или коуч, помогающий направить ходы беседы в требующееся русло. Кроме того, приглашение стороннего эксперта также избавит от излишней оценочности и субъективизации результатов работы. Дело в том, что на встрече предстоит непредвзято рассмотреть проект, факты и обстоятельства, которые возникали в процессе работы над ним. Чтобы продвинуться в этом вопросе, рекомендуется использовать вопросы, которые осветят аспекты, которые иногда остаются без внимания в процессе работы. Среди них, например, оценка по следующим категориям:

• Уложился ли проект в бюджет и установленные сроки.
• Достигнуты ли ключевые показатели проекта: цели, показатели эффективности, другие контрольные метрики.

Что разрушит позитивный эффект проведения ретроспективы проектов

Цель таких встреч – поиск и определение путей, которые помогут команде совершенствоваться, поэтому критика действий сотрудников за ошибки скажется губительно на желании продолжать вкладываться в дело. При этом обвинения не допустимы не только со стороны руководителя, но и со стороны коллег, поэтому поддерживайте безопасность пространства группового обсуждения, задавая конструктивный и взаимоуважительный тон работы.

Ретроспективу проектов стоит вести в позитивном ключе. Чтобы создать требующуюся обстановку, планы ретроспективы, как правило, подразумевают, что начало встречи будет посвящено оценке положительных моментов и достигнутых успехов. Не исключено, что обсуждение сложностей вызовет напряжение и дискомфорт команды, действуя демотивирующе, поэтому, открывая встречу, рекомендуем отметить вклад членов команды и поздравить сотрудников с новыми достижениями, даже если они кажутся не слишком выразительными. Таким образом, ретроспектива становится не только мероприятием, на котором будут запротоколированы ошибки и определены планы по их избежанию в будущем, но и средством для подъема морального духа сотрудников.

Встречи по ретроспективе проектов помогают командам анализировать факты, оказавшие существенное влияние на достижение или недостижение успеха. Они укрепляют позитивный настрой в отношении дальнейшей работы, так как каждый участник понимает, что от него будет требоваться в будущем и какие риски могут возникнуть. И, наконец, ретроспективу проектов стоит проводить в независимости от итоговых показателей – любой опыт будет ценным для целей совершенствования. Помните, что тот, кто не извлекает уроков из прошлого, обречен повторять одни и те же ошибки.