«Ничего не успеваю» – что делать, когда надоело винить себя за неумение управлять временем

Равновесие и ментальное благополучие человека XXI века постепенно разрушают вездесущие горящие сроки, спешка и переполненные просроченными задачами ежедневники. «Ничего не успеваю» – горькая фраза, которая открывает путь к эмоциональному и профессиональному выгоранию, тревожным состояниям и нервному истощению. В этой статье Академия социальных технологий рассказывает о том, как сделать привычку успевать нормой образа жизни, как находить время, чтобы заботиться о себе, и почему цейтнот опасен для здоровья.

Почему может не хватать времени

В сутках действительно достаточно часов, но иногда слабая дисциплина или неумение расставлять приоритеты приводят к состоянию, когда кажется, что не хватает времени, вы ничего не успеваете. Проверьте себя на предмет следующих ошибок в обращении со временем и, если положительных ответов больше, чем отрицательных, стоит начать осваивать навыки управления временем.

Поздние подъемы. Старайтесь просыпаться раньше – с утра человек продуктивнее, а, значит, появляется возможность сделать больше. Например, если рабочий день начинается в 9:00, то пробуждение в 6 утра добавит пару дополнительных часов на уборку, занятия хобби или спортом. Правилу ранних подъемов стоит следовать и в выходные дни, на которые, как правило, приходится решение хозяйственных дел. Встав пораньше в субботу, воскресенье и даже праздничные дни, вы оставите себе больше времени на встречи с друзьями, совместный досуг с детьми и близкими, отдых и занятия любимыми делами.
Стремление сделать слишком много. Давайте будем реалистами, чем насыщеннее график, тем более загруженным чувствует себя человек и, как ни парадоксально, тем меньше получается сделать. Поэтому перестаньте быть слишком требовательным к себе: да, некоторые задачи требуют больше времени, поэтому проведите ревизию дел и трезво оцените их объем. Лучше перенести менее срочные дела на пару дней вперед – так удастся избежать угрызений совести за невыполнение плана.
Многозадачность и переключение с дела на дело. Вопреки заблуждениям, попытка сделать несколько дел одновременно снижает производительность и увеличивает время, которое требуется на выполнение каждой из задач. Такой подход не экономит время, а, напротив, расходует его, как и силы, которые сгорают быстрее. Практика многозадачности заставляет человека чувствовать себя выжатым как лимон и не испытывать ни малейшего желания возвращаться к другим запланированным делам.
Отсутствие навыков управления временем. Люди, которые практикуют тайм-менеджмент, приобретают привычку разумнее распоряжаться временем. Выберите подходящую стратегию управления временем, начните следовать правилам и оцените, на чем теряете время, что стоит оптимизировать, а что – делегировать другим.
Игнорирование потребности организма в отдыхе. Невыспавшийся человек менее активен и бодр, поэтому после бессонной ночи сконцентрироваться на делах будет сложнее, отсюда появляются прокрастинация, лень и болезненная самокритика. Время на отдых – приоритет, поэтому даже не пробуйте вместо дополнительных часов сна, похода в кино или встречи с близкими людьми, пытаться поработать – скорее в выполнении задач вы сильно не продвинетесь. Не откладывайте на потом уход за собой, физическим и ментальным здоровьем – это то, во что время стоит щедро инвестировать!
Излишняя фиксация на циферблате часов, беспокойство и озабоченность тем, что дела требуют большего количества времени, чем ожидалось. Перестаньте регулярно смотреть на стрелки часов, пытаясь оценить прогресс в выполнении задач относительно пройденного времени, и думать о следующем деле, которое предстоит выполнить – это только усиливает тревожное состояние. Сфокусируйтесь на конечном результате, пробуя наслаждаться процессом, а не жалеть об уже ушедшем времени. Такая привычка торопиться приводит к тому, что человек не погружается на 100% в то, что делает в настоящий момент, а рассматривает текущее дело только, как занятие, предшествующее следующему в списке. Помните, что главное – сделать не быстро, а – качественно.

К сожалению, время – это не то, что люди способны контролировать, а тщетные попытки сделать это только приводят к хроническому стрессу. Время воспринимается, как злейший враг, которому люди неизбежно проигрывают, поэтому стоит изменить отношение к течению часов и минут и перестать с ними бороться. Этому помогают изменение образа мышления, привычек и убеждений, которые делают человека продуктивнее и сосредоточеннее.

Другая крайность, которая характерна для людей, стремящихся к высокой производительности – расстраиваться и винить себя за потраченное впустую время. Да, накладки случаются у каждого: внезапно позвонивший друг, затянувшийся обед или пробка на дороге – такие вещи вносят коррективы в график, но не давайте им разрушить продуктивность всего дня.

Правила тайм-менеджмента для офиса

Чувствуете, что работаете на износ, план на день постоянно пополняется новыми задачами – срочными к выполнению «прямо сейчас», а к вечеру испытываете неудовлетворенность и бессилие? Значит, пора задуматься об оптимизации временных затрат, которые вы расходуете во время рабочего дня. Вот несколько советов, которые помогут это сделать:

Начните с самодиагностики – записывайте каждое дело, которое выполняете за день, отмечая сколько времени потратили. В список включайте не только профессиональные вопросы, но и личные. Да, придется потратить пару дней на кропотливое изучение собственных привычек, убивающих время, но результат того стоит. Так, одни люди замечают, что по два-три часа тратят на кофе-паузы, перекуры и общение с коллегами, другие – понимают, что увлекаются доведением дела до совершенства, когда этого не требуется: десятки раз проверяют и перепроверяют письма или излишне контролируют или опекают подчиненных, когда речь идет о выполнении простейших поручений.
Говорите «нет» задачам, не требующим вашего участия. Выполняйте только то, что входит в перечень приоритетных вопросов, участвуйте во встречах и совещаниях, где требуется ваша экспертиза. Цените время и усилия, которые готовы потратить. Например, если считаете, что коллега способен справиться с задачей лучше, стоит передать дело ему.
Отключите уведомления на телефоне и перестаньте отвлекаться на внешние факторы. Уделите время созданию комфортной среды на рабочем месте: позаботьтесь, чтобы рядом была питьевая вода, чтобы не приходилось совершать регулярные прогулки до кулера, подготовьте необходимые для работы документы и материалы. Поставьте телефон на беззвучный режим, отключите уведомления – вы удивитесь сколько времени удастся сэкономить. Возьмите за привычку просматривать почтовый ящик пару раз в день, например, в начале рабочего дня и вечером, уделяя отдельное время на подготовку ответов и рассмотрение новых задач, а не делая это, отвлекаясь от приоритетного дела. Помните, что переключение с задачи на задачу затрудняет концентрацию, а, значит, и негативно сказывается на продуктивности.
Будьте пунктуальны. Речь идет как о времени прихода в офис и на встречи, так и о выполнении поручений в установленные сроки. Отложенные дела накапливаются быстро, разрастаясь до огромного клубка, распутывание которого потребует дополнительного времени. Эта рекомендация касается и задач, выполнение которых не доставляет удовольствия. Справиться с такими случаями помогает лайфхак автора книг о саморазвитии Брайана Трейси – «Съешь эту лягушку!», предполагающий немедленное выполнение ненавистных задач. Например, в последние дни месяца, вы начинаете с ужасом думать о том, что через пару дней предстоит сделать отчет о проделанной за период работе. В день, когда документ должен оказаться на столе начальника, не откладывайте эту задачу на потом, а поставьте ее первой в графике. Выполнение неприятного дела будет восприниматься как победа и подарит мотивацию на целый день: «Справился с этим, а, значит, легко справлюсь и с другими делами»!
Упорядочивайте мысли и планируйте время. Составьте список дел, используя блокнот, ежедневник или приложение в смартфоне. Не полагайтесь на память, держа все, что предстоит сделать в уме. Во-первых, постоянное прокручивание в мыслях предстоящих задач расходует энергию и не усиливает концентрацию. А во-вторых, вычеркивание выполненных задач позволяет визуально оценивать количество сделанного и не отвлекаться.
Разбивайте большие проекты на маленькие задачи. Иногда сложный проект, который предстоит реализовать, вызывает сковывающий страх, не дающий приступить к непосредственному действию. Уделите время планированию, изучите, что предстоит сделать и в какие сроки, распишите пошаговый ход исполнения – это станет инструкцией, следование которой не будет вызывать неприятных эмоций.

Ничего не успеваю сделать для себя

Сколько раз вы с огорчением думали о том, что хотели что-то сделать для себя, но не находили на это времени? Мы часто совершаем действия из позиции «должен», а не «хочу». Однако, удовлетворение собственных потребностей – важнейшее условие для поддержания здорового баланса. Занятия, рождающиеся из истинного желания, помогают:

Познакомиться с собой и изучить собственные интересы.
Набраться сил и энергии.
Расслабиться и отдохнуть.
Повысить уровень счастья, сделать жизнь гармоничной и наполненной.

Увы, но в стремлении построить карьеру, дать достаточное количество заботы и внимания детям и членам семьи, людям свойственно забывать о самих себе. Между тем, ваша задача – сделать уход за собой и удовлетворение собственных потребностей приоритетом. Поверьте счастливый и довольный собой человек способен дать близким больше!

В этот плане будет полезно позаниматься с коучем, специализирующемся на work-life balance. Как правило, бывает сложно не уносить офисные проблемы домой, поэтому наработка этой привычки потребует дисциплины и участия опытного наставника. Трудоголикам предстоит установить границы с работодателем – попросить руководителя не беспокоить после завершения рабочего дня иногда становится трудной задачей, а отключение уведомлений в рабочей почте и мессенджерах – вызывает приступы внезапной тревоги. Уходите с работы вовремя, не задерживаясь после 18:00, так останется достаточное количество времени, которое можно будет посвятить себе. Далее начнется работа по поиску собственного ритма и знакомству с собой – вы обнаружите пики производительности – часы наибольшей эффективности, научитесь давать себе время на отдых и осознаете, что мир не рухнет пока вы уделяете время себе.

Другая стратегия управления личным временем заключается в планировании графика выполнения любимых дел. Подумайте, чем бы вам хотелось заняться, что доставляет удовольствие и восполняет силы. Обожаете кататься на велосипеде, но последний раз доставали двухколесного друга из кладовки пять лет назад? Вам важно заниматься йогой, но последние месяцы не удавалось сосредоточиться на собственных ощущениях и всецело посвятить себя практике? Выпишите список занятий, которые вас радуют, и старайтесь исполнять эти желания. Со временем вы выработаете привычку уделять себе время, и это принесет плоды, создав плодородную почву для высокой продуктивности.

Карьерные устремления, семья, дети – не повод забывать о себе и своих потребностях. Запланируйте время, которое будет принадлежать только вам, именно принадлежать, а не то, что только предстоит заслужить или заработать. Будьте чутким к себе и особенно это относится к интровертам – людям, которым жизненно требуется одиночество, и возможность остаться наедине с мыслями, чтобы проанализировать и обдумать происходящие события.

Цейтнот – что это означает для здоровья

Проблема в том, что вечная занятость сегодня культивируется в обществе – работать больше положенного, вести несколько проектов сразу, до полуночи тренироваться в зале, успевать смотреть кинопремьеры и читать новые книги, да еще и уделять время детям, близким и друзьям – стало чем-то вроде подвига и особого достоинства. Однако, каждый вечер ложиться в постель измотанным, а потом повторять такую гонку изо дня в день укреплению физического и ментального здоровья не способствует. Так, постоянное пребывание в цейтноте приводит к грозным последствиям: постоянным стрессам, бессонницам, депрессиям, эмоциональному и нервному истощению, другим неприятным симптомам. Наконец, вечное недовольство собой: «Я же вечно ничего не успеваю» заставляет человека чувствовать себя менее удовлетворенным жизнью.

Часто у таких людей развивается так называемая «болезнь спешки» – из-за изматывающего ощущения срочности, они начинают быстрее думать, говорить, действовать. При этом, испытывают постоянное давление времени, что в итоге приводит к потере умения получать удовольствие, наслаждаться и отдыхать. Кстати, вынужденные торопиться личности, как правило, безотказны: берут на себя больше задач, чем способны выполнить, поэтому и выгорают быстрее. В итоге, цикл паники, начавшийся с выполнения одной задачи, не заканчивается и человеку начинает еще больше казаться, что не хватает времени.

Как победить проблему «ничего не успеваю»

Покинуть пространство хаоса и вечной спешки трудно, но помогают в этом стратегии, направленные на повышение осознанности по отношению ко времени, фильтрации поступающих задач и дел. Чтобы перестать жаловаться на дефицит времени, попробуйте освоить перечисленные ниже привычки:

Расставьте приоритеты – это снизит уровень хаоса и уменьшит стресс. Спланируйте, что обязательно предстоит выполнить сегодня и сосредоточьтесь на главном, а менее важные дела, не требующие вашего участия, отложите на потом или делегируйте другим.
Делайте перерывы. Периодические паузы, во время которых можно подвести итоги выполнения задач и короткую ретроспективу уже сделанного, помогут собраться с мыслями. Кроме того, в такие перерывы стоит сменить вид деятельности, например, выполнить короткую гимнастику, чтобы взбодрить тело, или дыхательную практику для сброса накопившегося стресса. После выполнения такого переключающего комплекса к следующей задаче вы придете полным сил и энергии. Чтобы регулярные перерывы вошли в привычку, воспользуйтесь техникой «Метод помидора», созданной Франческо Чирилло, и предполагающей 25 минут работы, а затем паузу в 3-5 минут. Далее – после четырех циклов и ростом усталости – сделайте перерыв на 15-30 минут, чтобы восполнить силы. И продолжите снова, пока не завершите задачу или не закончите рабочий день. Согласно автору этого метода, за 25 минут производительность человека достигает пика, а перезагрузить силы помогает такой короткий перерыв и смена вида деятельности.
Подарите себе отпуск. Запланируйте полноценный отпуск, в котором сумеете отключиться от профессиональных задач и офисных тревог. Лучше совершить поездку, а не проводить время дома, посвящая себя решению бытовых вопросов. Восстанавливающим отпуск станет только тогда, когда вы переложите ответственность за свой досуг на других: поварам отеля – тревогу за вкусные и питательные завтраки и обеды, а туристической фирме – развлечения и экскурсионные маршруты. Позвольте другим дать вам расслабиться и восполнить силы.
Обратитесь за поддержкой. Привычка все успевать – навык, который требует отработки, изменения образа мышления и глубинных установок. Доверить это дело стоит профессионалу, который подстрахует на пути освоения умения управлять времени и подскажет действенные стратегии успеха!