Как проводить совещания без потери времени: секреты успешной организации встреч

Совещания — важная часть рабочего процесса. Они помогают ставить цели команде, обсуждать текущие вопросы, мотивировать сотрудников. Однако неправильный подход может сразу свести на нет эффект от встречи. Согласно исследованию, культура проведения совещаний в большинстве компаний мешает сотрудникам достигать поставленных целей. В 72% случаев такие встречи оказываются бесполезными из-за плохой организации и планирования.

В новой статье Академии социальных технологий рассказываем, что поможет сделать совещания результативными.

Решение ряда задач бизнеса требует участия нескольких сотрудников, поэтому исключить совещания из рабочих процессов невозможно. Когда решение вопроса затрагивает хотя бы двоих работников, вероятно, потребуется встреча. Результативность собраний зависит от числа задач, которые удалось решить по итогу.

Совещания необходимы, когда нужно:

• проинформировать коллектив о нововведениях, изменении правил;
• согласовать взаимодействие по текущим процессам;
• найти решение проблемы или сформулировать планы, направления для развития;
• обсудить конкретную задачу, например, проведение выставки или презентации, составление итогового отчета.

В то же время от траты времени на собрание стоит воздержаться, когда:

• нет четко сформулированной цели для обсуждения. Вначале предстоит обозначить цель, понятно описать ее, а затем собирать коллег.
• есть варианты донести желаемую информацию иными способами. Например, когда коллектив отслеживает этапы реализации задач в CRM, тогда собираться для обсуждения статуса вопроса не требуется.
• Участники не имеют полномочий принимать решения. Например, руководители отделов вместо того, чтобы прийти рассмотреть проблему, направили подчиненных, чтобы те просто послушали. В такой ситуации стоит перенести встречу на ту дату, когда получится присутствовать у всех заинтересованных.
• проще отправить сообщение, чем собираться. Если можно не устраивать собрание, а отправить информацию в письменном виде, лучше так и поступить.

Организуйте рабочие собрания при реальной необходимости, если без собрания команды невозможна дальнейшая проработка тем. Главное, грамотно подготовиться к общему собранию.

Как подготовиться к совещанию: цели, вопросы, участники

В любой работе необходима четкая организация процессов, и планерка не исключение. План и правила помогут провести собрание успешно.

План подготовки к собранию:

• Первым шагом стоит определить конкретную цель встречи. Ответьте на вопрос, для чего организуете планерку: распределить задачи, информировать об изменениях, мотивировать коллектив. Не стоит выбирать для одного совещания больше одной-двух целей, поскольку за один раз охватить все вопросы не получится.
• Определите список участников. Рекомендуемое число — не более десяти человек. Превышение этого показателя усложняет организацию. Более того, проведение собраний с большим количеством участников делает их продолжительнее и менее результативными. Чем меньше сотрудников участвует во встрече, тем меньше времени уходит на достижение целей собрания. Также внимательно подойдите к формированию состава, приглашайте тех, кто непосредственно связан с обсуждаемыми вопросами, уполномочен распределять поставленные задачи среди персонала.
• Установите временные рамки. Оптимально, если уложитесь в 30 минут — один час. Как правило, такого срока хватит, чтобы обсудить стоящие на повестке рабочие вопросы и предоставить слово каждому. Если затянуть собрание больше чем на час, концентрация внимания участников снизится, они начнут зевать и терять нить разговора. Если не получается вписаться в час, разделите встречу на две части с коротким перерывом в течение пяти-семи минут.
• Продумайте структуру и план проведения собрания. Важные и первоочередные задачи выносите на первое место. Второстепенные вопросы, например, тимбилдинг, празднование дней рождения, обсуждайте в конце.
• Перед мероприятием подготовьте отчеты и материалы, что потребуются для обсуждения. Если нужны наглядные презентации, распечатайте их заранее, чтобы не было суеты в последний момент. Сделайте копии для тех, кто будет участвовать в мероприятии и захочет ознакомиться с документацией.

Хорошо подготовленное совещание способствует созданию атмосферы для продуктивного взаимодействия и принятия взвешенных решений.

Как избегать затянувшихся дискуссий и удерживать фокус на главном

Плохо организованное совещание — главная проблема корпоративного тайм-менеджмента. Отсутствие структуры и отклонение от темы делают встречу бессмысленной. В результате время истекло, а 80% запланированных к обсуждению тем остались без внимания.

У руководителей совещания, как правило, занимают 60% рабочего времени, и это при условии, что встречи хорошо организованы. Собрания важны, однако они имеют тенденцию затягиваться и вместо запланированных полутора часов продолжаться два-три часа.

Вот правила, что помогут не затягивать рабочие встречи:

• Не пожалейте времени на подготовку повестки – перечислите, какие вопросы будут обсуждаться и сколько времени отведено на каждый из них. Участники сэкономят 5-7 минут на ознакомление с темами, а качество обсуждения возрастет.
• Следите за соблюдением регламента. Если запланировано 15 минут на презентацию, через 15 минут время истекает. Важно контролировать лимит времени на одно высказывания. Двух минут на одного участника достаточно. Вежливо прерывайте увлеченных. Следите за тем, чтобы выступили все присутствующие. Строгое следование регламенту сэкономит более 30 минут.
• Не допускайте, чтобы обсуждение превратилось в эмоциональные и непродуктивные пререкания. Чем больше сотрудники защищают собственное мнение и атакуют друг друга, тем меньше пользы для дела. На эмоциях и бесполезных спорах сэкономите 10-15 минут.
• Оставайтесь в рамках главной темы. Больше всего времени занимает обсуждение. Как только начинается обсуждение темы, не связанной с повесткой, вмешайтесь со словами: «Это другой вопрос, запишем его на будущее».

Уважайте время и коллег: не опаздывайте и не затягивайте

Деловые встречи и совещания важно начинать вовремя и в полном составе. Все участники сразу включаются в тему, не нужно ждать отсутствующих или заново объявлять повестку. Это проявление делового этикета, который, помимо прочего, включает в себя пунктуальность. Однако на практике люди часто опаздывают или не присоединяются к совещанию в режиме онлайн в назначенное время. В результате теряется часть времени, выделенного на дискуссию.

Для того чтобы не пропускать начало совещаний, стоит перед стартом рабочего дня проверить, какие встречи запланированы в календаре, и поставить напоминание о предстоящем событии за 15 минут до его начала.

Если предстоит выступать на собрании, важно заранее подготовиться. Как правило, на доклад выделяют три-семь минут в зависимости от сложности обсуждаемого вопроса. Чтобы уложиться в отведенное время, подготовьте материалы заранее. Не стоит читать объемный доклад, можно просто распечатать его и раздать каждому из участников для ознакомления, а на встрече ограничиться главными тезисами с основной информацией и цифрами. Это поможет сэкономить время. Кроме того, если поступят дополнительные вопросы, можно не тратить время на разъяснения, а уточнить, что всю информацию можно посмотреть в докладе.

Перед выступлением не будет лишним попрактиковаться. Потренируйтесь перед зеркалом или друзьями. Это даст вам возможность увидеть, где требуется сократить или уточнить информацию.

Четко следуйте регламенту, стремитесь уложиться в отведенные минуты. Если чувствуете, что не успеваете, попросите сократить выступление или договоритесь вернуться к вопросу позже.

Важно помнить, чем масштабнее аудитория, тем тщательнее стоит подготовиться. Причем готовиться важно как организаторам, так и докладчикам. Это поможет с максимальным результатом провести время и удерживать внимание слушателей.

Сидят молча: как стимулировать активность всех участников

Низкий уровень вовлеченности участников — в числе проблем, снижающих результаты совещания. Сотрудники часто отвлекаются, пользуются телефонами или занимаются другими делами, не погружаясь в обсуждаемую тему.

Вот способы повышения вовлеченности:

• Чем больше люди участвуют в процессе, тем выше их интерес и уровень удовлетворения. Поэтому, готовясь к совещанию, планируйте больше вовлекающих действий и мероприятий. Предоставьте работникам шанс выразить себя: раздайте стикеры, чтобы они написали там собственное мнение, задавайте открытые вопросы, чтобы побудить к дискуссии, устраивайте голосования.
• Чтобы привлечь молчаливых участников к общению, можно им задать вопрос: «Какие существуют альтернативные предположения и мнения?» Это подтолкнет обозначить собственную позицию тех, кто думает иначе, но стесняется.
• Есть еще вариант предоставить участникам время на размышления, а не просить их делиться мнениями сразу после доклада. Например, в Amazon руководящие команды сначала изучают многостраничный отчет. Обсуждение начинается только через полчаса, когда все участники успеют обдумать информацию и будут готовы выдвигать предложения.
• Дайте слово тому, чье мнение желаете узнать. Предложите выступающему самостоятельно выбрать коллегу, который будет говорить следующим. Также можно специально попросить группу подумать о возможных контраргументах, чтобы понять контекст дискуссии.
• Каждому хочется ощущать собственную значимость и влияние. Обеспечьте условия, при которых участники смогут быть услышанными. Помогайте людям выражать мысли, установите порядок выступлений. Хвалите выступающих и группу, после докладов призывайте людей аплодировать.
• Предоставьте возможность говорить не только руководителям, но и всем участникам. Относитесь нейтрально к каждому работнику и помните: тихоня порой способен предложить лучший выход из проблемной ситуации.
• Позаботьтесь о создании комфортной и открытой среды, где участники будут чувствовать себя безопасно. Установите правила взаимного уважительного отношения: не допускайте агрессивной критики, пресекайте переход на личности. Вместо критики предлагайте высказаться по принципу дополнения к ранее озвученной идее.

Идеальных совещаний не бывает. Устраивайте эксперименты, чтобы вовлекать персонал в действия и обсуждения различными способами. Чем больше людей участвуют в генерации идей и поиске решений, тем выше их ответственность за их воплощение и готовность к реализации задуманного.

Кто записывал: а что делать после совещания?

По итогу собрания формируют протокол, в которому фиксируют достигнутые договоренности, высказанные идеи и найденные решения, иначе есть риски, что дальше разговоров дело не пойдет. Если участников много, стоит пригласить на мероприятие человека, который будет вести записи. Если же совещание проходит с участием 3-5 человек, можно обойтись собственными силами, записывая информацию в блокнот или телефон.

В протоколе важно указать:

• Дату проведения совещания. Это позволит сотрудникам понять, когда проходило собрание, и сориентироваться по срокам.
• Перечень задач. Это главный пункт. Поручения важно формулировать ясно и однозначно.
• Людей, ответственных за исполнение задач. Их фамилии указываются рядом с каждым поручением.
• Срок исполнения. Он указывается напротив фамилии исполнителя. Не стоит вписывать крайний срок. Например, на задачу отводят месяц, в протоколе обозначьте срок в три недели. Это поможет дисциплинировать персонал и оставляет запас времени для маневра, если что-либо пойдет не по плану.

Раздайте копии протокола подчиненным, лучше передать их по электронной почте или отправить в такс-менеджере. Стоит обговорить, как отслеживать ход выполнения задач. Можно, например, создать таблицу, к которой получат доступ все участники, или создать отдельный чат. Сразу решите, как часто предстоит проверять статус и динамику задачи.

Хорошей практикой станет подведение итогов после окончания совещания. Анализируйте, насколько успешно прошло собрание. Оцените, получилось ли обсудить и принять все первоочередные решения, какие недочеты вспыли на встрече, было ли собрание результативным.

По возможности попросите команду об обратной связи. Пусть участники встречи обозначат, к каким выводам пришли, считают ли обсуждение результативным, что предстоит изменить в последующих собраниях. Ответы на эти вопросы помогут улучшить эффект от проведения будущих совместных совещаний.