Почему Тайм-менеджмент не работает, или эффективное взаимодействие со временем.
“Время – самый ограниченный капитал, и если не можешь им распоряжаться, не сможешь распоряжаться ничем другим ”
П. Друкер
Что такое Тайм-менеджмент?
Тут надо дать определение, что под этим термином понимают большинство. ТМ - это процесс… Под ТМ большинство людей понимают процесс максимально рационального использования личного времени, с целью решения максимального количества задач. Что для этого используют? Той или иной степени удобства программное обеспечение или девайс, который фиксирует цели и задачи. И заданные временные интервалы, в которые их необходимо решить.
Органайзер играет роль надсмотрщика работников. Насколько это эффективно? Эффективно, ровно настолько, насколько был эффективен труд рабов из под палки. Высокой продуктивности люди достигают только при условии внутренней мотивации. Используя внешние ресурсы для контроля расходования времени, мы просто принимаем, что кто-то со стороны постоянно подгоняет нас.
Мы привыкли говорить «ТАЙМ МЕНЕДЖМЕНТ». Данное понятие подразумевает функцию управления. Управления ВРЕМЕНЕМ. Термин «управление» (от англ. management — управление, руководство, умение владеть) подразумевает наличие власти над объектом управления. Может быть, я чего-то не знаю, и кто-то изобрел машину времени? Когда вы входите в море, вы управляете им? Скорее всего вы стараетесь получить максимальное удовольствие от пребывания в воде и взаимодействия с ним. Время, куда как более мощная система, чем море.
Давайте будем честны с сами с собой и будем говорить не об управлении временем, а о разумном и эффективном взаимодействии с ним. В этой статье я хочу поговорить о составляющих этого взаимодействия.
Взаимодействие со временем.
Для начала представьте, что все необходимые ресурсы для эффективного взаимодействия со временем находятся ВНУТРИ нас, а не ВО ВНЕ. Органайзер нам нужен, чтобы мы не забыли, что нам делать. Что это значит с точки зрения психологии? Мы практически всегда забываем то, что нам не интересно. Это является следствием того, что у нас отсутствует внутренняя мотивация на реализацию этих целей.
Из этого можно сделать следующие выводы:
- Цели должны быть.
- Цели, которые мы достигаем должны быть ИНТЕРЕСНЫ.
- Цели должны работать на перспективу.
- И если нет целей, то тайм-менеджмент вам просто не нужен.
Скорее всего, пункт № 4 нужно было бы обозначить как №1))))
Если у человека нет целей, значит ему не нужно время…
На основании вышесказанного можно легко определить критерии того, что такое эффективное взаимодействие со временем:
- В нашей жизни присутствуют только те дела, которые нам интересны.
- Наша жизнь свободна от спешки.
Примечание*:
Спешка является показателем того, что мы чего-то не успеваем, а значит, наш тайм-менеджмент далек от идеала.
С чего начинается рациональное использование рабочего времени сотрудников в организации? Ответ очевиден. С мотивации. Если работник будет воспринимать поставленные перед ним задачи как свои собственные, то будет работать с гораздо большим интересом. И будет помнить все. Подчеркиваю, ВСЕ, чем он занимается.
Как сделать так, чтобы сотрудник был мотивирован выполнять задачу? Напиши несколько советов и рекомендаций руководителю.
Планирование.
Взгляните на записи в вашем ежедневнике. Как вы формулируете задачи в своем ежедневнике? Сколько дел вы планируете сделать в течении дня? А сколько успеваете? Давайте разберемся несколько подробнее.
Как вы формулируете задачи. Человеческая психика устроена таким образом, что каждая строчка, содержащая глагол, описывающий некоторое действие, занимает у нас 10% наших временных ресурсов.
Список может выглядеть так:
Пример №1
1. подготовить предложение для фирмы
1.1 собрать информацию о конкурентах
1.2 провести собрание с отделом продаж
2. написать статью
2.1 подобрать материал
2.2 подобрать иллюстрации
Или так: Пример №2
1. подготовка предложения для фирмы
1.1 собрать информацию о конкурентах
1.2 провести собрание с отделом продаж
2. написание статьи
2.1 подобрать материал
2.2 подобрать иллюстрации
На первый взгляд практически одно и тоже. Но только на первый. Человеческая психика устроена таким образом, что каждая строчка, содержащая глагол, описывающий некоторое действие, занимает у нас 10% наших временных ресурсов (10% от чего? Что будет считаться 100%? 8 часовой рабочий день или 5-дневная неделя? ). Таким образом, пример №1 состоит из 6 дел. И отнимает 60% ваших ресурсов. Что происходит, когда мы читаем пример №2? На первый взгляд практически одно и тоже. Но только на первый. В русском языке есть такое понятие отглагольное существительное. Например: бежать – бег, подобрать – подбор, собирать – сбор. В лингвистике процесс образования абстрактного существительного из глагола называется номинализацией. Глагол включает в себя действие или длящийся процесс. Они теряются, если глагол номинализируют и превращают в статическое существительное. По ряду причин использование номинализаций в речи как устной так и письменной приводит к обращению к подсознанию человека. И возникает эффект «остановки времени». Таким образом, непрерывный процесс становится завершенным событием. КАК??? Явное противоречие: как непрерывный процесс может стать законченным, если он непрерывный? Мы «обманываем» свой мозг. Сначала вы формируем задачу как номинализацию. Подготовка, Написание и т.д. В этих словах отсутствует конкретика. Что именно нужно сделать. А дальше происходит «наполнение» этого завершенного события конкретными действиями. И наш мозг воспринимает перечень задач, записанных с помощью глаголов как одну.
Как я уже сказал, каждая задача отнимает 10% ресурсов. Из этого можно сделать вывод, что в вашем расписании на день не может быть больше 10 задач.
Плюс ко всему, жизнь работает согласно законам Мэрфи.- Как только вы принимаетесь делать какую-то работу, находится другая, которую надо сделать ещё раньше. Наверно такое случается достаточно часто…увы. Значит нам нужен некий резерв времени для решения форсмажорных задач. Вообще задач на день не должно быть больше 7, чтобы мы имели 30% резерв времени. Но задач на каждый день, скажите вы, значительно больше 7…И что делать спросите вы? Объединять. Группируйте ваши задачи.
Несколько советов по организации целей:
Во время планирования необходимо создавать завершенность задачи. Т.е. мы должны очень четко обозначить критерии завершения или ( в случае невозможности достижения) перехода к следующей задаче. И тогда, каждое завершенное дело растворяется в пространстве и не надоедает)))).
И будьте внимательны к тому, что вы говорите))). Фраза: "Я займусь вашим делом, после того, как сделаю дело другое" - должна уйти из вашего лексикона. Не смешивайте несколько дел вместе. Дела -- они хороши по отдельности. Вам ведь совершенно неизвестно будет ли доделано когда-нибудь это другое дело и уж точно - эти дела нисколько не связаны.
Кстати, отсюда следствие: Идеальное рабочее место пустое. Идеальный почтовый ящик – пустой.
Небольшое отступление. Во время написания статьи, мой редактор задал мне вопрос. Что понимать 100% временных ресурсов? Уважаемые читатели. Вспомните свои Постоянные доработки дома. Труд любого управляющего относится к тому, что мы привыкли называть «умственным». Поэтому трудно разделить умственные процессы, связанные с этим трудом на осуществляемые в рабочее и свободное время. Это приводит к тому, вы работаете круглые стуки. При этом вы не успеваете отдыхать, что сказывается на вашей работоспособности и здоровье. Это все в свою очередь приводит к другой проблеме – ВЫГОРАНИЮ. Но об этом в следующий раз. И так. 100% временных ресурсов – это все отпущенное вам при рождении время.
ВРЕМЯ….В начале статья я процитировал П. ДРукера. Теперь же я хочу подробно рассмотреть ценность того, что называется временем. Уважаемый читатель, ответьте себе на несколько вопросов:
- Сколько Вам лет?
- И чего Вы смогли достичь за прожитые годы?
- На сколько это соответствует тому, что вы планировали?
Не улыбайтесь те, кому около 30. Вы прожили уже более трети своей жизни.
Американцы с присущим им прагматизмом говорят – Время – деньги. На самом деле, Время - это все, что дано нам в этой жизни. Время и жизнь почти синонимы. Время - можно инвестировать. Ничто другое нельзя инвестировать без времени.
Хочу привести в пример ценность одного часа.
Один час в день: много это или мало? Вы можете отдать (выделить, отобрать у работы ли, семьи, отдыха, сна...) всего один час в день?
Что можно сделать за этот час? Вспомните, сколько времени вы уделяете на общение в аське? А сколько чая или кофе вы пьете? (Неужели вы страдаете от обезвоживания?) Один час ежедневно, отнятый от пустого времяпрепровождения и употреблённый с пользой, дает человеку возможность в течении нескольких лет (или даже меньше) овладеть Знаниями, Умениями и Навыками любого вида бизнеса и инвестирования.
Пример: За один час можно внимательно прочесть двадцать страниц текста, что составит в год свыше 7 000 страниц или 17 больших томов. Один час в день в течение 10 лет больше чем уравновесит время, уделяемое для занятий в течение пятилетнего курса в ВУЗе.
Ну а теперь представьте, чего можно достичь за два, три, четыре часа нашей жизни в день..
И что делать спросите вы? Ведь все люди.. и кофе хочется и поболтать хочется..
Нужно сделать следующее допущение. Наш мозг подобен компьютеру…Или наоборот..А теперь вспомните ситуацию, когда у вас открыто одновременно большое количество окон. И в какой то момент, вы начинаете закрывать лишние программы, чтобы освободить память компьютера для более эффективной работы. Так и наш мозг. В нем одновременно работает большое количество программ, отвечающих за то, что мы идем пить кофе болтаем в аське и т.д. в психологии они называются ???????. Эти части личности живут в нашем подсознании. И их можно «закрыть». Это значит, что с ними можно и нужно договориться о передаче ресурсов, которые они используют в помощь той «программе», функционирование которой наиболее необходимо для нас. Для тех, кому интересно. Существует несколько техник для подобной работы. Самая известная – шестишаговый рефрейминг. Ну вот … и с «ворами времени» разобрались))
Еще одна существенная проблема эффективности использования времени – биоритмы. Некоторые из нас «совы», некоторые «жаворонки», и трудовой распорядок это никак не беспокоит. Хоть пей кофе, хоть не пей кофе…А сил что либо делать в некоторые периоды для нет совершенно. При этом мы генерируем очень большое количество энергии в виде стресса..каждый день..и эта энергия в прямом смысле вылетает в трубу. И эту энергию можно направить в нужное русло. На тренинге мы учим управлять своим состоянием и использовать энергию стресса для восполнения работоспособности в течении рабочего дня.
Однажды, проводя посттренинговое сопровождение, я услышал от участницы тренинга следующую фразу: Я стала все успевать..Когда я встаю утром, я знаю, что у меня есть ЦЕЛЫХ 30 МИНУТ…
Вспомните, когда вы ведете машину по дороге, вам иногда кажется, что это длится целую вечность. А иногда когда вы смотрите фильм, и он «пролетает» за пару минут…а иногда вы стоите в очереди, и кажется, что прошел час, а на самом деле прошла минута..
Наша возможность оперативно решать те или иные задачи и эффективно инвестировать свое Время зависит от нашего подсознания. У нас есть только 30 минут или у нас есть целых 30 минут на решение задачи. Помните, как один из героев передачи «своя игра» говорил: внутри одной минуты есть бесконечное количество времени на решение проблемы.
Для того, чтобы дела пролетали для нас незаметно, нужно довести их до автоматизма. Это позволит мозгу не замечать их.
На этом можно остановить обзор ментальных практик, помогающих взаимодействовать со временем.
