Совещания, ставшие частью корпоративной культуры, одна часть управленцев сегодня воспринимает как важные рабочие мероприятия, другая как архаизм, доставшийся от индустриального прошлого. В те времена топ-менеджеры отдавали предпочтение директивному стилю управления, а отсутствие инструментов для обмена информацией вынуждало собирать коллективы на регулярные встречи.

Согласно исследованию, проведенному сервисом Atlassian, 80% сотрудников убеждены, что повышение собственной производительности напрямую связано со снижением количества совещаний. Респонденты заявили, что собрания редко приводят к запланированным результатам и далеко не всегда содействуют повышению показателей. Свыше половины опрошенных сказали, что такое общение не добавляет ясности и нередко завершается решением провести очередное собрание.

В новой статье Академии социальных технологий рассмотрим, нужны ли частые совещания и как сделать собрания команды продуктивными.

Точно надо? Различие между продуктивными и избыточными совещаниями

Несмотря на развитие технологий, возможность в режиме онлайн ставить задачи и контролировать их исполнение, совещания не только не утратили актуальности, но и приобрели новые форматы, превратившись в привычный ритуал, который стал занимать все больше времени в рабочем графике.

Исследования показывают, что среднестатистический топ-менеджер затрачивает на групповые обсуждения восемь часов в неделю — эквивалент полного рабочего дня.

Часто приходится участвовать в собраниях, которые тянутся дольше положенного, не приводя к желаемым результатам. В такие моменты складывается впечатление, что время было потрачено впустую.

Несмотря на недостатки, на 100% исключить совещания из корпоративных процессов невозможно, поскольку ряд задач требует участия группы сотрудников.

Что отличает продуктивное совещание от бесполезного:

• Прежде всего, наличие цели. Организация рабочей встречи без предварительного осознания смысла — это путь к потере времени. Только после того, как сформулировали задачу, стоит привлекать коллег. Если цель остается неопределенной, рассчитывать на конкретные результаты не придется.
• Мероприятие избыточно, когда руководитель уже принял окончательное решение и использует собрание исключительно для демонстрации авторитета, это вряд ли принесет практическую пользу. В подобных случаях лучше отказаться от имитации дискуссии и сосредоточиться либо на создании плана реализации принятого решения, либо на традиционном информировании сотрудников о новом курсе.
• Продуктивность сбора ставится под сомнение, если участники не обладают необходимой квалификацией или полномочиями для принятия серьезных решений. В таком случае целесообразнее отложить обсуждение до момента, когда начальники смогут принять участие.
• Продуктивное собрание строится на продуманном плане. Ошибочно считать, что достаточно собрать команду, и люди сами найдут нужные решения. Серьезное значение имеет предварительная подготовка: определение главных тем для обсуждения, распределение времени на каждую из них, а также подбор участников, компетентных в соответствующих вопросах.
• Для того чтобы итоги сбора не сводились лишь к самому факту его проведения, важно документально оформлять все достигнутые договоренности. Это позволит гарантировать выполнение согласованных во время общения обязательств.

Однако стоит разумно подходить к количеству проводимых совещаний, избегая перегрузки сотрудников. Если ситуация допускает короткий разговор с непосредственным руководителем вместо собрания отдела, стоит так и поступить.

Из офиса с видео: роль гибридных собраний и их влияние на команду

Пандемия привела к серьезным изменениям в процессах командного взаимодействия в компаниях, стимулируя развитие гибридных совещаний. Современные технологии, включая высокоскоростной интернет и качественные платформы для видеоконференций, позволили устраивать деловые встречи вне зависимости от физического местоположения участников.

Гибридное совещание представляет собой формат, совмещающий очное и дистанционное участие. Это означает, что часть сотрудников находится в физическом переговорном конференц-зале, тогда как другие подключаются удаленно через интернет, будь то из дома или другого офиса.

Встречи в удаленном формате предполагают высокую степень вовлеченности, интерактивности и взаимодействия. Даже самые крупные и технологически продвинутые компании оценили преимущества таких собраний. Видеоконференции теперь применяются не только для связи сотрудников, работающих удаленно, но и для объединения переговорных комнат внутри одной организации, устраняя необходимость сбора всех участников в одном месте.

Гибридные собрания способны стать оптимальным вариантом обсуждения срочных и текущих вопросов, особенно в условиях внедрения цифровых технологий и инструментов.

Гибридные совещания обладают рядом преимуществ:

• Повышение деловой активности. Сотрудничество между коллегами, работающими в разных странах и временных зонах, становится не только возможным, но и результативным.
• Сохранение командного единения. Гибрид поддерживает баланс между дистанционным и личным общением, помогая сохранять чувство единства и вовлеченности команды без непосредственного физического контакта.
• Экономическая выгода. Гибридные встречи снижают затраты на командировки, аренду помещений, оплату коммунальных услуг и дорогостоящего оборудования, что оптимизирует расходы компании.

Гибридные групповые мероприятия становятся сегодня незаменимым инструментом развития бизнеса.

Необходимый минимум созвонов — это обычно сколько?

Проблема бессмысленных и частых созвонов стала вызовом для бизнес-команд. Зачастую фраза «давайте созвонимся на пять минут» кажется вариантом ускорить решение вопроса. Однако за этой видимой экономией времени скрывается заблуждение.

Короткие сборы помогают оптимизировать процесс работы при условии, что звонок спланирован, имеет четкую структуру и конкретные цели. Но хаотичные созвоны в течение дня приводят к обратному эффекту — увеличивают временные потери и снижают продуктивность команды.

Частые и незапланированные созвоны приводят к тому, что сотрудники перестают справляться с другими задачами. Это влечет за собой дополнительные финансовые издержки для компании.

Как частые созвоны мешают работе:

• Поток задач растет. Непрерывные созвоны не оставляют времени на выполнение других дел, что приводит к накоплению работы и усталости сотрудников.
• Трудно сосредоточиться. Постоянные переключения между общими конференциями рассеивают внимание, снижая качество выполнения задач.
• Бесполезно проведенное время. Иногда решения принимаются двумя-тремя участниками, тогда как остальные впустую тратят собственное рабочее время.
• Созвоны там, где достаточно сообщения. Ряд вопросов решается через переписку, что помогает избегать ненужных звонков.
• Отсутствие структуры. Встречи без четких целей и временных рамок становятся затянутыми и непродуктивными.
• Неподготовленность. Отсутствие предварительной информации делает собрание менее результативным, ведь участникам приходится тратить усилия и время на погружение в тему.
• Технические сбои. Проблемы с подключением или пропадающая связь раздражают и мешают продуктивной работе.

Эти факторы превращают созвоны в источник стресса и «пожирателя времени», вместо того чтобы помогать решать рабочие задачи.

Как повысить продуктивность онлайн-встреч?

Полностью отказаться от созвонов, особенно в условиях удаленной работы, практически невозможно. Поэтому главная задача заключается в оптимизации и правильной организации коммуникаций таким образом, чтобы звонки способствовали достижению целей, а не становились препятствием.

Как не тратить время коллег напрасно:

1. Контролируйте состав участников

Приглашайте на встречу только тех, кто непосредственно участвует в обсуждении. Остальных можно проинформировать письмом с итогами. Определите, кому нужна вся встреча, а кому — только отдельные моменты, и отпустите последних сразу после обсуждения их вопросов. Не забывайте оценивать стоимость созвона: если затраты на него превышают ценность, уменьшайте число участников.

2. Готовьтесь к встречам

Перед созвоном сформулируйте ожидаемые результаты и подготовьте план обсуждения. Уведомляйте коллег о времени встречи, предоставляя необходимую информацию и материалы. Фиксируйте итоги встречи и отправляйте их всем участникам вместе с дальнейшими шагами и ответственными лицами. Все договоренности храните в одном месте для удобства доступа.

3. Следите за таймингом

Используйте техники тайм-менеджмента для управления временем на созвоне. Ограничивайтесь кратким вступлением, а затем переходите к делу. Применяйте таймеры для выступлений участников. Если обсуждение затягивается, назначайте дополнительный созвон.

4. Отменяйте и сокращайте

Регулярно пересматривайте график созвонов, отменяя ненужные встречи и сокращая их продолжительность. Пробуйте проводить встречи за 50 или 20 минут вместо стандартных часа и получаса соответственно.

5. Соблюдайте этикет

Созвон — это такая же официальная встреча, как и личное общение лицом к лицу. Приходите вовремя, включайте камеру, обеспечьте качественное соединение и устраните возможные источники шума.

6. Экспериментируйте

Попробуйте ввести дни без созвонов. Один день в неделю сотрудник может закрыть календарь и посвятить время задачам, требующим полной концентрации. Также исследуйте разные форматы общения, чтобы найти иные способы взаимодействия.

Отказ от лишних созвонов приносит ощутимые выгоды практически мгновенно. Этот шаг позитивно сказывается на деятельности: повышает производительность и укрепляет психологическое состояние сотрудников.