Фасилитация в бизнесе: эффективные инструменты для достижения целей и управления командой

продуктивностьпродуктивность фасилитацияфасилитация советы управленцамсоветы управленцам Управление командамиУправление командами

Фасилитация – это технология, которая помогает командам, представителям разных подразделений и партнерам договариваться, приходя к общему решению, которое устроит каждую из сторон. Однако, чтобы использовать фасилитацию необязательно постоянно прибегать к помощи сторонних экспертов. Конечно, участие профессионала будет крайне уместным, когда у компании нет собственных фасилитаторов, руководители не владеют инструментами фасилитации, либо если предстоит обсуждение принципиальных вопросов: стратегии, миссии или плана выхода из кризиса. Фасилитация может и должна использоваться руководителями для управления командами и продуктивной совместной работы. В новой статье Академии социальных технологий читайте об использовании фасилитации для достижения целей бизнеса.

Инструменты фасилитации для бизнеса и управления командной

Управляя командой, руководитель, помимо достижения поставленных целей, ежедневно прикладывает усилия к тому, чтобы мотивировать и вовлекать подчиненных в работу, подталкивая коллектив к развитию и раскрытию потенциала.

Львиная доля рабочего дня руководителя складывается из общения: проведения встреч и совещаний, постановки задач, контроля исполнения, либо определения хода реализации проектов. В этой связи фасилитация в бизнесе становится обязательным условием для лидеров, которые стремятся преуспеть и достигнуть солидных результатов. Кроме того, фасилитацию можно также рассматривать в качестве руководства людьми для достижения совместного решения, что, впрочем, легко переносится на большинство бизнес-процессов, осуществляемых руководителем в отношении команды.

Таким образом, не только развитый эмоциональный интеллект и сильные soft skills: стратегическое мышление, креативность, владение техниками разрешения конфликтов, но и умение приводить людей к достижению договоренностей и целям – обязательное качество управленца. Управленцы, умеющие использовать этот инструмент:

помогают командам находить и обсуждать новые идеи, а также определять, какие из них стоят того, чтобы быть воплощенными в жизнь;
создают безопасное пространство, в котором каждый сотрудник вправе высказаться и быть услышанным;
вовлекают в обсуждения сотрудников, которые, как правило, не стремятся делиться мнениями и высказывать идеи;
приводят коллектив к единому видению, что помогает работать слаженнее;
устанавливают и укрепляют прочные взаимоотношения между сотрудниками.

В итоге руководитель, использующий фасилитацию в бизнесе, раскрывает командный потенциал, где один сотрудник дополняет другого, а проекты реализуются при участии каждого без исключения.

Кроме того, владение техниками фасилитации трудно переоценить для коллективов, работающих в удаленном формате – в онлайн-среде гораздо сложнее договариваться, поддерживать продуктивную коммуникацию и поддерживать 100% вовлеченность сотрудников. Благодаря развитию технологий и проактивности сообщества фасилитаторов, техники уже перенесены в виртуальное пространство и помогают организовывать групповые обсуждения.

В этой связи для лидера становится крайне важным осваивать соответствующие инструменты, проходя курсы у профессионалов или в формате встреч один на один.

Управление командой через фасилитацию

Известно, что умелые лидеры органично переключаются между стилями управления с учетом сложившейся ситуации, стоящей задачи, типа корпоративной культуры и команды, с которой работают. В случаях, когда требуется подключить к процессу разработки решений 100% коллектива, используется фасилитационное лидерство. Лидер в таком варианте управления направляет команду к результату, для чего используются мозговые штурмы, ретроспективы проектов и техники, раскрывающие креативный потенциал.

Секрет использования фасилитации в бизнесе заключается в предоставлении автономии сотрудникам, с которой они могут совместно искать и находить подходящие решения. Этот недирективный метод управления предполагает, что начальник не предоставляет пошаговую инструкцию по исполнению рабочей задачи, а создает среду, в которой сотрудник сделает это самостоятельно.

Фасилитация в бизнесе: стратегии достижения целей

Чтобы начать использовать фасилитацию в бизнесе, вооружитесь следующими стратегиями:

Стимулируйте участие сотрудников в совещаниях. Побуждайте коллег делиться обратной связью в отношении уже принятых решений и на этапе обсуждения. Выделяйте на совещаниях отдельное время, чтобы каждый высказался и представил собственное мнение по рассматриваемому вопросу. Конечно, здесь также важно показывать, что мнение сотрудников принимается к сведению и влияет на положение вещей, а возможность высказаться – не свидетельство соблюдения норм приличия, но необходимое условие для поиска рационального выхода. Создайте необходимые условия, чтобы коллеги чувствовали это. Например, направляйте сотрудникам повестку предстоящего совещания, чтобы каждый обдумал задачи, которые требуется решить, и выступил с проработанной позицией. Поощряйте активность сотрудников, давая конструктивную обратную связь на высказываемые предложения и идеи.
Предоставляйте необходимые ресурсы. Вкладывайтесь в укрепление доверия и рост лояльности сотрудников, предоставляя им возможность наслаждаться благами самостоятельности на рабочем месте и новыми полномочиями. Ставьте новые и интересные задачи, которые становятся профессиональным вызовом, предлагайте самостоятельно находить удачные решения той или иной задачи. Добавим, что руководителю, который настроен использовать фасилитацию в бизнесе предстоит начать доверять членам команды, а не заниматься микроменеджментом, контролируя каждый шаг и выполненное действие.
Укрепляйте отношения с коллегами. Находите время знакомиться с подчиненными, стараясь понять, что их мотивирует и вдохновляет на работу, каковы их профессиональные цели. В поле зрения рекомендуем включать не только деловую часть жизни, но и личную – интересуйтесь увлечениями и хобби, положением дел в семье и дома. Понимание сильных сторон и талантов сотрудников поможет наилучшим образом раскрывать их потенциал и приходить к большим результатам, а внимание к личности – позволит чувствовать происходящее с человеком и не допускать стрессовых ситуаций, истощения и профессионального выгорания.
Предотвращайте возникновение конфликтов и разногласий. Члены команды часто расходятся во мнениях относительно определения лучшего способа для разрешения той или иной ситуации, что приводит к конфликтным ситуациям, затрудняющим дальнейшую работу. Задача руководителя в моменты, когда коллеги утрачивают способность договариваться, выступать беспристрастным посредником, который через вопросы и предоставление возможности высказаться, помогает сторонам найти точки соприкосновения и познакомиться с целями друг друга.
Будьте щедры на советы и профессиональные рекомендации, когда сотрудник нуждается в поддержке. В ситуациях, когда подчиненный попадает в тупик и затрудняется найти самостоятельное решение, не спешите давать готовый ответ и предложение. Вместо этого создавайте условия, в которых человек найдет правильный ответ. Способствуют этому правильные вопросы, благодаря которым ситуация предстает в ином свете, а также рассказ о собственном опыте, который помог достигнуть результата в похожих условиях. И, конечно, делитесь советами, когда сотрудник обращается за ними! Предлагайте не одну, но авторитетную и безапелляционную идею, а пару вариантов, знакомство с которыми расширит перспективу подопечного и, возможно, позволит найти собственный выход.

Методы фасилитации – проведение совещаний

Фасилитация в бизнесе требует внимания к порядку планирования и проведения групповых совещаний и встреч. Чтобы такая форма работы принесла ожидаемый результат, воспользуйтесь следующими рекомендациями. Тщательно готовьте предстоящую встречу: составьте повестку, в которую стоит включить наболевшие вопросы, а также предложения сотрудников, которые, на их взгляд, нуждаются в групповом обсуждении; назначьте дату, место и время; пригласите участников и направьте им список вопросов, которые планируется поднять. Позаботьтесь о техническом обеспечении мероприятия, предусмотрев помещение, которое вместит всех действующих лиц, а также необходимое оборудование: микрофоны, динамики, экран и компьютер для трансляции совещаний. Кроме того, пригодятся инструменты для фиксации идей, которые будут озвучиваться в процессе совместной работы: флипчарт, либо возможность вывода набранной на компьютере информации на экран.

Переходим к непосредственному началу совещания. Сделайте короткое вступительное слово и ознакомьте собравшихся с порядком работы. Предусмотрите возможность ведения протокола или записи совещания для того, чтобы обсуждения сохранились в зафиксированном формате. Приступайте к установленным повесткой вопросам, тщательно соблюдая регламентированный тайминг. Предлагайте участникам подключаться к обсуждению и делить идеями относительно рассматриваемого вопроса. Однако следите и за тем, чтобы спикеры не переходили на другие темы, затрагивая смежные вопросы или вдаваясь в детали, которые требуют работы в малых группах. Комментируйте высказывания, побуждая других развить мысль и изучить возможное развитие событий при принятии того или иного решения. Зафиксируйте договоренности, определив ответственных за те или иные задачи, а также сроки исполнения.

По итогам встречи направьте участникам материалы совещания: протокол, follow-up письмо или запись встречи, предоставьте дополнительные ресурсы для решения новых задач, например, презентации или докладные записки, имеющие отношение к теме работы. Периодически контролируйте ход продвижения проектов, проводя групповые и индивидуальные встречи, чтобы отслеживать прогресс, выявлять задержки и возникающие сложности.