Сценарий сессии – как разработать стратегию, которая будет реализована

Методы фасилитации помогают поднимать результативность групповых обсуждений. И это крайне важно в свете стратегического планирования, когда речь идет о формулировании нового видения и планов действий, способных повлиять на развитие бизнеса и финансовые показатели компании. На таких встречах фасилитаторы, руководствуясь принципом непредвзятости и мягко организуя совместную работу даже самых сложных участников, помогают командам совместно находить жизнеспособные решения, которые будут реализованы на 100%. О том, как профессионалы направляют ход таких встреч, зачем нужен сценарий сессии и в какой мере стоит следовать первоначальному плану, рассказала член Высшего экспертного совета кафедры «Фасилитация и модерация» Ольга Клепцова.

Зачем проводятся стратегические сессии 

Стратегическая сессия – это коллективная работа управленческого звена компании, во время которой вырабатывается стратегия развития бизнеса. Важно отметить, что финальное решение формируется с учетом мнений собравшихся, даже если до того фиксировались разногласия по тем или иным вопросам. Кроме того, такие встречи посвящаются достижению договоренностей о претворении намеченных планов в жизнь. В сессиях участвует руководящий состав компании: топ-менеджеры, собственники. В небольших компаниях сценарий сессии предусматривает приглашение ключевых сотрудников. Периодичность определяется особенностями бизнеса компании, как правило: один раз в год – в конце календарного года или в начале следующего. В таком случае за одно мероприятие удается и подвести итоги года, и обсудить стратегию на предстоящий период.

Помимо этого, необходимость в срочном проведении такой сессии возникает в следующих случаях:

• неожиданных событий в мире или отрасли, коренным образом влияющих на бизнес компании. Происходящие изменения требуют пересмотра текущей стратегии в виду того, что появляются новые вызовы, требующие ответа, и открываются новые возможности, которые желательно использовать по максимуму.
• приход в топ-команду новых людей. Стратегическая сессия – это не только работа с сухими цифрами, отчетами и графиками, но также творческий и эмоциональный процесс, который стоит использовать для того, чтобы быстро и безболезненно интегрировать новых сотрудников команду. Совместное творчество помогает людям лучше узнать и понять друг друга, а также исключает коммуникативные барьеры, которые возникают у малознакомых друг с другом людей. По завершению грамотно проведенной сессии, коллектив трансформируется в сильную команду, заряженную на достижение общих целей.
• появление у топ-менеджеров новых идей по развитию компании, которые важно реализовать как можно быстрее. В этом случае сессия нужна, чтобы детально «прокачать» эти идеи командой: досконально изучить и проанализировать предложение на предмет возможных выгод и рисков; оценить требующиеся ресурсы; договориться о целесообразности проекта в текущих условиях; определить, как встроить новое видение в текущую повестку.

Но на практике такие обсуждения часто завершаются ничем – встреча превращается в хаос и попросту «съедает» время. Дело в том, что иногда трудно самостоятельно, без участия эксперта, договориться и прийти к консенсусу – и в таких условиях уже не до соблюдения сценария встречи. Причины кроются в несовпадениях по ряду параметров: целям, функционалу внутри организации, психотипам и точкам зрения. Групповое обсуждение только тогда будет на 100% продуктивным и упорядоченным, когда будет управляемым. Для этого и работают фасилитаторы – эксперты, которые управляют обсуждением, помогают сделать процесс продуктивным и легким (фасилитация – англ. facilitate – помогать, облегчать, способствовать; лат. facile – легко).

Парадоксально, но в условиях, когда бизнес стремительно обзаводится штатными профессиональными фасилитаторами, спрос на сторонних экспертов по-прежнему не угасает. Расскажу о ряде причин, объясняющих почему это происходит.

Первая ситуация. Внутренний профессионал-фасилитатор входит в число участников и поэтому не способен провести сессию. Он нужен группе как носитель ценного опыта и знаний, способный озвучить мнение и сформулировать предложения, которые станут определяющими для команды и исхода дела. Задача этого сотрудника – участвовать в обсуждении, а не фасилитировать. Совмещать обе роли трудно и крайне сложно без потери качества. Человек не может, например, одновременно генерировать идеи и управлять работой группы. Кроме того, наличие собственного мнения по теме обсуждения автоматически выводит человека из роли фасилитатора. Стоит понимать, что ценность здесь в сохранении нейтральности, а не «проталкивании» чьих-то конкретных предложений и поддержки той или иной стороны в спорах.

Вторая ситуация заключается в риске того, что участники сессии группового обсуждения не будут воспринимать коллегу как нейтральную и непредвзятую персону. Например, сессия проводится для обсуждения и урегулирования разногласий между двумя подразделениями, при этом ведущий встречи работает в одном из них. И здесь ни профессионализм, ни умелые действия не помогут – коллегу будут явно или подсознательно подозревать в предвзятости, симпатии к личностям и отдельным предложениям. Это разрушит доверие, а встреча не будет продуктивной.

И третья ситуация – работа с топ-командой. Должность штатного фасилитатора, как правило, ниже, чем у участников. А для сессий группового обсуждения важно, чтобы фасилитатор удерживал равную и партнерскую позицию – то есть проблема заключается в том, что руководители топ уровня вряд ли примут подчиненного – человека ниже рангом и статусом. Такая сессия не будет продуктивной и ничего кроме временных издержек, которые для топ-менеджмента обходятся дорого, не принесет. Итог такой работы – зря потраченное время! Поэтому приглашение внешнего профессионала – единственный вариант достигнуть результата.

Сценарии стратегических сессий 

Говоря о том, какими бывают сценарии сессий, отмечу, что каждый случай уникален, поэтому и нет готового шаблона – план работы выстраивается с учетом ряда параметров: контекста, приоритетных целей и особенностей команды. Однако, как правило, сценарий сессии включает в себя три главных содержательных части, посвященных обсуждению следующих вопросов:

• Где бизнес находится сегодня – анализ текущего положения компании.
• Куда требуется идти – формирование целей и видения будущего.
• Как мы туда пойдем – проработка стратегических планов.

И здесь фасилитатору требуется создать подходящие условия для того, чтобы участники сумели прийти к согласованной позиции. В противном случае, не исключено, что реплики будут посвящены деталям, а главное – потеряется в дискуссии. Весомой категорией становится соблюдение баланса результатов и действий, которые помогут достичь видения или цели, что также предусматривается сценарием сессии. При зашкаливающем количестве действий команда будет занята выполнением множества задач, но, возможно, работать не в правильном направлении. Если же стратегия не будет содержать действий, то команда начнет буксовать на этапе: «что делать дальше», а воплощение плана займет гораздо больше времени или, что еще хуже, не будет начато в принципе.

Кроме того, разрабатывая сценарий сессии, важно уделить достаточное внимание анализу рисков. Здесь предлагается обсудить следующие темы:

• Что может пойти не так при реализации стратегии, и как от этого застраховаться.
• Что будет при наступлении риска.
• Как минимизировать влияние риска.

К сожалению, иногда царящая на сессиях творческая атмосфера приводит к тому, что участники без устали генерируют идеи, забывая оставить время и энергию на оценку, а также анализ этих идей. И в итоге получают стратегию, которой не суждено быть реализованной.

Поэтому в задачи фасилитатора сходит работа по созданию правильного баланса между процессами генерации идей, оценки и стратегического выбора.

Что делать, если сессия пошла не по плану 

Подготовленный заранее план стратегической сессии – это ориентир, а не догма! На сессиях часто открываются новые обстоятельства, которые требуют корректировки первоначального плана. И это нормально. Ставить во главу угла строгое следование исходному плану – заведомо ошибочный подход. Кстати, именно это гласит и одна из четырех ценностей известного agile-манифеста: «гибкая реакция на изменения важнее следования первоначальному плану». Конечно, оперативная адаптация плана сессии под изменившиеся обстоятельства требует от фасилитатора определенной сноровки и опыта. К счастью, в арсенале современного фасилитатора среди нескольких сотен инструментов есть немало таких, которые позволяют эффективно запустить групповое обсуждение без предварительной подготовки и на любую тему. То есть по сути – работать без детально расписанного плана! Среди моих любимых инструментов – Метаплан, Групповое исследование, Мировое кафе, Открытое пространство. Конечно, эти названия ничего не скажут участникам обсуждений, но профессионалам в фасилитации эти инструменты – известны.

Какое поведение участников нежелательно для стратегической сессии 

Действительно, успех стратегической сессии зависит далеко не только от фасилитатора, но и в первую очередь от участников: опыта, понимания специфики своей компании и рынка, на котором она работает, готовности к интенсивной командной работе на сессии. Что касается поведения, то к нежелательному можно отнести только один вариант развития событий: нарушение участниками правил работы на сессии, принятых ими же в начале встречи. Например, не задерживаться на перерывах (а кто-то позволяет себе опаздывать) или выслушивать мнения, не перебивая (и вдруг все заговорили хором!). Такие ситуации неудобны, но поправимы: фасилитатор доброжелательно, но твердо призовет собравшихся к порядку. Любое другое поведение, не нарушающее правила и не доставляющее дискомфорта никому собравшихся на встрече, является допустимым. И я бы сюда еще добавила отдельный тезис, связанный с первым лицом компании. Конечно, атмосферу встречи задает, в первую очередь, фасилитатор (это часть его работы!), но влияние руководителя компании велико. На него смотрят и ориентируются другие участники. Подумайте сами: если генеральный директор будет, например, опаздывать на полчаса после каждого перерыва, можно ли ожидать, что другие будут приходить вовремя... К счастью, такое происходит крайне редко, все-таки топы – ответственные люди, отлично понимающие свою лидерскую роль.