Некоторые бизнес-процессы требуют особого внимания и редко обходятся без сложностей. Например, закупки, внедрение новых сотрудников, управление доступами к конфиденциальной информации и учет данных, как правило, сопровождаются неразберихой и ошибками. Подобные трудности способны притормозить развитие компании и серьезно осложнить путь к намеченным вершинам. В новой статье Академии социальных технологий рассмотрим, как тщательный аудит бизнес-процессов поможет найти уязвимости и «тонкие места» в работе организации.

Зачем бизнесу нужен аудит процессов

Бизнес — это сложная сеть взаимодействий и операций. Образцовая картина выглядит так: процессы открыты и понятны, каждый сотрудник действует по четкому плану, а руководство уверено, что стандарты выполняются неукоснительно. Однако чаще все складывается иначе. Со временем даже испытанные схемы начинают видоизменяться. Руководство может не замечать, как разворачиваются события внизу, где рабочие механизмы сталкиваются с неожиданными трудностями и препятствиями.

Аудит бизнес-процессов – это инструмент для поддержки результативности и устойчивости компании; это тщательное исследование главных метрик, определяющих успех функционирования. Аудит помогает объективно взглянуть на внутренние механизмы компании, выявить ошибки, которые мешают бизнесу удерживать клиентов и приносить прибыль. Профессионально выполненная проверка наглядно демонстрирует, как работают производственные схемы на практике.

Вот почему бизнесу полезен аудит:

1. Выявление слабых мест. Ревизия помогает обнаружить проблемные места в деятельности, такие как непродуктивные действия, дублирование функций или потери ресурсов. Это важно для устранения проблем до того, как они приведут к серьезным последствиям.
2. Оптимизация затрат. Аудит покажет, какие процессы требуют неоправданно много времени или ресурсов. Оптимизация этих действий поможет сократить затраты и повысить рентабельность.
3. Повышение качества обслуживания. Анализируя работу компании изнутри, можно улучшить качество предоставляемых услуг или товаров, что положительно сказывается на удовлетворенности клиентов.

Основные этапы аудита

Чаще всего аудит выполняется силами компании или же привлекается независимая команда опытных консультантов извне. В последнем варианте важен вклад представителей фирмы-заказчика, знакомых с внутренней кухней и тонкостями работы. Их помощь ускоряет ориентацию внешнего эксперта, помогая быстро выявить уязвимые участки. К слову, приглашенные эксперты часто проявляют куда большую заинтересованность в результатах аудита.

На основе анализа выделяют зоны для развития, главные области, в которых виден потенциал для улучшений. Стоит акцентировать внимание на тех рабочих процедурах, которые нуждаются в модернизации: автоматизация рутины, ускорение исполнения задач, сокращение расходов или улучшение качества.

Осознавая текущие реалии и находя неиспользуемые резервы для совершенствования, компания получает шанс уверенно двигаться вперед, разрабатывая планы расширения и роста, подкрепленные надежными цифрами и фактами.

Для успешного аудита требуется пройти ряд этапов:

1. Определение цели

Перед началом работы определитесь с целями ревизии. Это может быть увеличение продуктивности, снижение издержек, улучшение клиентского сервиса или подготовка к масштабированию бизнеса. Четкое понимание целей поможет сосредоточиться на центральных аспектах.

2. Сбор сведений

На этом этапе важно собрать полную информацию о процессах. Главное условие — это точность и надежность данных, поэтому критически важным становится использование ряда источников информации для получения целостной и достоверной картины происходящего.

3. Анализ собранных сведений

После сбора информации приступайте к их анализу. Проверьте, насколько результативны текущие процессы, найдите «болевые точки», мешающие движению вперед, и выясните, откуда берутся проблемы. 

Обнаружив расхождения или сбои в ходе анализа, важно оперативно обратиться к непосредственным участникам рабочих процессов: разобраться, в чем причина возникших отклонений, осведомлены ли сами сотрудники о проблемах, предпринимают ли они какие-то усилия для исправления ситуаций, какова частота повторяемости подобных случаев и какую реакцию демонстрируют руководство и коллектив в ответ на подобные инциденты.

Методы анализа: от карт процессов до интервью с сотрудниками

При проведении аудита бизнес-процессов используются многообразные методы, помогающие всесторонне оценить текущее состояние дел и выявить зоны для улучшений. Вот некоторые из методов, применяемых на практике:

1. Карты процессов

Процессная карта — это визуальное представление последовательности шагов, выполняемых в рамках конкретного рабочего этапа. Она помогает структурировать информацию и наглядно продемонстрировать взаимосвязь между операциями. Этапы создания карты включают:

• Определение границ процесса (начало и конец);
• Идентификацию участников (кто вовлечен в выполнение каждого этапа);
• Описания действий, необходимых для достижения конечного результата.

Карты окажутся полезны для визуализации процессов производства, продаж, обслуживания клиентов и других сфер.

2. SWOT-анализ

Этот метод выступает инструментом диагностики: оценивая сильные и слабые стороны, открывающиеся перспективы и внешние угрозы, он помогает выявить главные факторы, определяющие судьбу проекта. Используя SWOT-анализ, можно выстроить стратегию укрепления преимуществ и нейтрализации негативных воздействий, гарантирующую прогресс.

3. Метод пяти вопросов

Этот простой, но продуктивный метод основан на многократном задавании вопроса «Почему?» для выявления коренной причины проблемы. Вопрос задается пять раз подряд, чтобы докопаться до сути ситуации.

4. Интерактивные интервью с работниками

Интервьюирование работников — отличный способ получить информацию о действительном положении вещей. Сотрудники непосредственно участвуют в процессе и могут поделиться наблюдениями, проблемами и предложениями по улучшению.

5. Бенчмаркинг

Это сравнение процессов с практиками конкурентов. Бенчмаркинг помогает понять, где отстаете, и перенять передовые решения.

6. Сравнительный анализ данных

Сбор и сопоставление информации (например, отчетов, статистики, результатов мониторинга) дает возможность увидеть тенденции и отклонения. Это помогает принимать обоснованные управленческие решения.

Как выявить неэффективности и узкие места

Результативность аудита определяется не только профессионализмом команды экспертов, но и активностью самого руководства компании. Чтобы обнаружить проблемы, важно быть готовым принять конструктивную критику, прислушиваться к мнению сотрудников и сотрудничать с командой аудиторов.

Каждая проверка, как правило, вскрывает новые пробелы. Постоянство усилий помогает подсветить слабые звенья цепочки управления, повысить продуктивность рабочих операций и предотвратить будущие проблемы.

По завершении аудита предприятие получит подробную карту препятствий и руководство по преодолению трудностей. Грамотно использовав полученный материал, получится вывести дела на новый уровень, устранив неэффективности и ликвидировав пробелы.

Что делать с результатами: приоритизация изменений

После получения результатов проверки определите приоритетный порядок изменений и составьте детальный план мероприятий по улучшению. В этом плане должны быть ясные задачи, точные временные рамки и имена назначенных исполнителей. Убедитесь, что разработанный план жизнеспособен и учитывает имеющиеся материальные и человеческие ресурсы.

Далее наступает этап внедрения предложенных нововведений. Крайне важно привлечь самих сотрудников к трансформации. Постоянный мониторинг промежуточных успехов и оперативная коррекция планов помогут избежать сюрпризов и гарантировать переход к новым горизонтам.

Как Академия может помочь разобраться с процессами в вашей компании

АСТ собрала вокруг себя профессионалов отрасли — наши эксперты применяют новейшие техники, способные решить самые амбициозные задачи бизнеса, предлагая клиентам оригинальные и высокоэффективные решения.

Задача Академии — делиться полезными практиками и инновационными решениями, которые обеспечивают процветание компании.

Эксперт Академии скрупулезно исследует бизнес, вооружившись специализированными инструментами и методами, а затем составляет обстоятельные отчеты, содержащие советы по оптимизации деятельности, совершенствованию корпоративной культуры и укреплению позиций компании на рынке.

Аудит бизнес-процессов — это непрерывный процесс. Ведь завершение очередного этапа проверки лишь открывает дверь к следующему витку улучшений. Компании, стремящиеся удерживать лидирующие позиции, понимают простую истину: важно двигаться дальше. Мониторинг и оптимизация внутренних процессов становятся постоянной практикой, гарантирующей рост производительности и укрепление конкурентоспособности.

В условиях нынешней экономики выживает тот, кто способен адаптироваться быстрее конкурентов. Для компаний разных отраслей регулярный внутренний контроль становится важнейшим инструментом поддержания высокого уровня продуктивности и готовности встретить любые рыночные изменения.