Для построения взаимодействия команд и снижения уровня стресса во время совещаний используется такой инструмент, как фасилитация — профессионально организованная поддержка обсуждения вопросов и выработки решений.

Задача фасилитации заключается в том, чтобы стимулировать участников самостоятельно вырабатывать путь достижения цели, основываясь исключительно на профессиональном опыте и компетенциях. Цель модератора собрания — фасилитатора — создание условий, помогающих участникам мыслить ясно и результативно.

В новой статье Академии социальных технологий расскажем, как организовывать продуктивные онлайн-встречи.

Основные проблемы виртуальных встреч и их решение

Часто сбои и помехи, сопровождающие видеоконференции, приводят к снижению результатов делового общения и срыву запланированных мероприятий, ставя под угрозу взаимодействие.

Проблемы онлайн-конференций:

• Усиление влияния внешних раздражителей и отвлекающих факторов. Наверняка знакома ситуация, когда громкий стук клавишей компьютера, разговоры посторонних лиц или фоновые звуки улицы, животных или ремонта мешают сосредоточиться и воспринимаются негативно.
• Сложность управления аудиторией. Психологически осознавая возможность мгновенного выхода из беседы под предлогом технических проблем, люди склонны менее внимательно относиться к обсуждению.
• Технические неисправности, приводящие к выпадению отдельных участников из эфира. Нестабильное соединение способно превратить презентацию в набор замерших кадров и оставить слушателей беспомощными перед неразборчивостью речи.

Исходя из перечисленных особенностей, главный принцип успеха онлайн-взаимодействия сводится к детальному планированию мероприятий. Заблаговременная подготовка сценария, формулировка четких вопросов и проработка возможных возражений помогают повысить результаты обсуждения.

Как подготовить эффективную онлайн-фасилитацию

Методы фасилитации, применяемые в онлайн-коммуникациях, идентичны техникам, используемым при очных мероприятиях, однако особенности дистанционного формата предъявляют повышенные требования к подготовке. Рассмотрим нюансы, характерные для виртуальных сессий, заслуживающие внимания.

• Технические препятствия

В числе главных сложностей — потребность учитывать специфику онлайн-платформ: разрывы соединения, искажения звука и картинки. Поэтому онлайн-фасилитацию стоит начинать с ознакомительных инструкций и демонстрационных материалов, разъясняющих порядок работы с платформой. В онлайне роль самого фасилитатора возрастает, ведь он обязан владеть функционалом выбранных сервисов.

• Постановка цели

Онлайн-встречи требуют такого же уровня контроля и планирования, как и традиционные форматы. Если команда не понимает, ради какой цели собирается, ожидать вовлеченности бессмысленно. До начала встречи важно подробно проинформировать присутствующих о целях, повестке и ожидаемых результатах.

• Регулирование процесса

Предусмотрите жестко лимитированное время для высказываний участников, контролируйте переходы между блоками обсуждения и следите за соблюдением порядка. Важно исключить ситуацию, когда отдельный сотрудник монополизирует эфир.

• Эмоциональная вовлеченность

Особое значение приобретает способность удерживать внимание участников, мотивируя их погружаться в обсуждение и прилагать усилия для нахождения решения поставленной задачи. Важно наблюдение реакций, выражений лиц, поэтому рекомендуется информировать участников о важности включения видеокамер.

Эти рекомендации помогут повысить продуктивность онлайн-встреч.

Инструменты и платформы для удаленных брейнштормов

Проведение мозгового штурма в режиме офлайн традиционно ассоциируется с простым набором базовых инструментов: маркеры и стикеры. Иной сценарий разворачивается в онлайне. К счастью, современные технологии предлагают инструменты и методы, помогающие провести брейншторм независимо от местоположения членов команды.

Так, в онлайн-пространстве участники могут временно объединяться в мини-группы численностью 3–5 человек, работая автономно внутри специально созданных виртуальных комнат или рабочих пространств, предусмотренных платформами вроде Zoom, Microsoft Teams, KTALK.

Что касается методов фиксации идей, традиционный метод размещения записей на физических картах легко адаптируется к цифровой среде благодаря специализированным сервисам электронной доски. Платформы Jamboard, Stormz, Miro и Mural, предоставляют удобный интерфейс для записи и систематизации предложений.

Грамотно используя потенциал технологий, приглашенные на собрание получают возможность сохранить креативность и продуктивность.

Техники вовлечения участников на онлайн-встречах

Ощущение одиночества и изоляции часто сопровождает выступления в онлайн-формате. Столкнувшись с отсутствием отклика, выступающий может ощущать себя погруженным в пустоту.

Поэтому внимание стоит уделить использованию функций онлайн-платформ для получения обратной связи. Мессенджеры и программы для конференций часто оснащены опциями отображения реакции зрителей, например, смайлики или «поднятие руки» в сервисе Zoom. Интегрируйте подобные элементы, периодически предлагая аудитории выразить согласие или несогласие с утверждением посредством соответствующих символов или знаков одобрения. Если смайлы не предусмотрены, пусть зрители ставят плюсики в окне чата, демонстрируя отсутствие вопросов или полное понимание материала.

Постоянно проверяя отклик аудитории, задавайте уточняющие вопросы: «Все понятно?», «Можно продолжать?». Это поддержит двустороннюю связь и предотвратит ощущения собственной изолированности.

Примеры играют серьезную роль в восприятии информации, усиливая ее усвоение. Привлекайте самих участников делиться примерами из личного опыта.

Отвечайте на каждое сообщение, появляющееся в чате, комментируйте вклад участников, давая им понять, насколько ценится их мнение. Такой подход повышает уверенность и усиливает желание аудитории вступать в диалог.

Завершая встречу, не забудьте организовать сбор отзывов. Полезно предложить каждому человеку коротко охарактеризовать впечатления тремя словами. Это придаст встрече завершенный характер и даст сведения для анализа и улучшения будущих мероприятий.

Управление вниманием и удержание фокуса команды

Удаленные коммуникации несут в себе дополнительные нагрузки и риски для концентрации участников. Люди вынуждены долгое время смотреть в экран монитора, что быстро утомляет и снижает производительность.

Однако применяют ряд проверенных техник фасилитации, которые компенсируют недостатки онлайн-пространства.

1. Используйте технику Check-In. Для старта встречи полезно применить практику настроечной проверки, начав мероприятие с вопроса каждому участнику. Вопросы типа «Какие главные ожидания от сегодняшнего события?» помогают установлению контакта и формированию атмосферы доверия.
2. Четко определяйте цель и структуру встречи. Дайте ясное представление о содержании собрания.
3. Активизируйте участие аудитории. Люди любят чувствовать собственную значимость и вовлеченность в процесс, поэтому позаботьтесь о включении активных элементов во встречу. Это могут быть опросы, голосование или задания.
4. Создавайте доверительную и уважительную атмосферу. Поскольку критика и негативные комментарии звучат в цифровом пространстве особенно остро, важно создание безопасной площадки для открытого общения. Запрещайте резкие выпады и критику, поощряйте уважение к мнению каждого.
5. Контролируйте состояние группы. Динамика и ритм онлайн-встречи задают тон мероприятию. Быстрая смена активности, введение коротких игровых моментов и регулярное переключение фокуса повышают энергию и снижают усталость.

Помните, идеальные условия для онлайн-встреч — редкость. Будьте готовы к возможным техническим сбоям, внезапным перебоям связи или неудачным презентациям. Главное — сохранять позитив, шутливо относиться к неприятностям и стремиться поддерживать теплую атмосферу сотрудничества. Чем больше экспериментируете и вовлекаете окружающих, тем качественнее проходят встречи.

Ошибки фасилитаторов и как их избежать

Даже мастера своего дела порой допускают промахи, способные перечеркнуть всю проделанную работу. Вот распространенные ошибки опытных фасилитаторов:

• Жесткое соблюдение сценария

Фасилитация — динамический процесс, чутко реагирующий на изменения в поведении группы. Новые идеи или неожиданная реакция аудитории требуют немедленного реагирования и корректировки первоначального плана. Забывая об этом, эксперт рискует потерять контакт с командой и ухудшить качество результатов.

• Отсутствие регулярных перерывов

Непрерывное собрание ведет к переутомлению и потере концентрации. Рекомендуем включать в программу полноценный отдых продолжительностью не менее 15 минут.

• Недостаточный брифинг участников

Отсутствие предварительного разъяснения целей и формата мероприятия порождает тревогу и дискомфорт среди собравшихся, резко снижая их работоспособность. Проведите подробный вводный брифинг, осветив цели, структуру и ожидаемые итоги сессии.

• Игнорирование межличностных разногласий

Конфликтные ситуации на совещании неизбежны и закономерны. Уклонение от их разрешения чревато утратой авторитета фасилитатора и замедлением общего прогресса. Следует открыто признать наличие противоречий и инициировать процедуры их урегулирования, применяя отработанные методики разрешения споров.

Итак, фасилитация — многогранный и творческий процесс, успех которого пропорционален уровню профессиональной осознанности и гибкости фасилитатора. Применяйте полученные знания на практике, регулярно проводите ретроспективный анализ проведенных собраний, выявляя зоны роста и совершенствуя мастерство.