Асинхронный подход к организации совместной работы часто практикуется в распределенных коллективах. Вот только, чтобы такой подход повышал продуктивность и не приводил к хаосу, важно правильно выстроить процессы коммуникации, определить правило совместной деятельности и контроля задач. В новой статье Академия социальных технологий расскажет о том, как поддерживать интенсивный темп работы и вовлеченность сотрудников без постоянных встреч и телефонных разговоров.

Что такое асинхронная работа в команде

Асинхронная работа в команде – это стиль совместной деятельности, при котором члены команды не работают одновременно. Каждый сотрудник выполняет задачи в удобное для себя время, часто используя онлайн-инструменты и цифровые сервисы.

К примерам такой организации труда относят следующие типовые производственные ситуации:

• Один сотрудник работает над текстом отчета днем, а другой – вносит в него сведения в части собственной компетенции вечером или на следующий день.
• Сотрудники, которые живут и работают в разных часовых поясах, вносят правки в общий документ, когда им удобно.
• Постановка и отслеживание исполнения задач в системах для совместной удаленной работы Trello, Notion, Bitrix24, которые позволяют сотрудникам продвигаться вперед, не завися друг от друга.

Почему у команд возникает потребность в асинхронной работе

Сегодня распространена ситуация, при которой сотрудники одной компании живут в разных городах и странах, поэтому работать в одни и те же часы неудобно или невозможно.

К тому же, работодатели теперь часто предлагают трудиться по гибкому графику – сотрудники самостоятельно выбирают время работы и определяют часы, когда они наиболее эффективны, а не руководствуются фиксированным графиком и расписанием.

Иными словами, потребность в асинхронной работе появляется в компаниях, которые стремятся к гибкости и допускают географическую распределенность команды.

Преимущества асинхронной работы

Стоит отметить, что для отдельных видов бизнеса и типов организации совместной деятельности, асинхронная работа – единственный возможный вариант достижения командных целей. Согласитесь, что, если команда работает удаленно и рассеяна по миру, легче вести дела письменно и не ждать, пока 100 % коллектива соберется онлайн.

Однако такой подход имеет и ряд преимуществ для самих сотрудников:

• Постоянные совещания, собрания, звонки и видеоконференции мешают фокусироваться на работе. Асинхронная работа сокращает их количество и оставляет больше времени на решение конкретных задач.
• Увеличение продуктивности – работа в собственном темпе позволяет глубже погружаться в суть вопроса и быстрее находить верные решения.
• Поддержка work-life balance – асинхронная работа помогает совмещать личную жизнь и работу, уменьшает стресс и выгорание.

Как не допустить превращения асинхронной работы в параллельную деятельность

Обратите внимание на то, что асинхронная работа требует четкого планирования, прозрачной коммуникации и наличия инструментария для отслеживания хода исполнения задач и передачи информации.

Руководители, которые возглавляют асинхронные команды:

1. Четко определяют приоритеты – составляют списки задач, ранжируя их по важности и срочности, чтобы сотрудники не распылялись между несколькими задачами одновременно.
2. Детально планируют работу – выделяют в календаре время под каждую задачу и придерживаются этого плана, чтобы не переключаться между задачами без необходимости.

Сотрудники, работающие в асинхронных командах:

1. Используют техники фокусировки, например, Метод Pomodoro или блокировку времени, чтобы работать над одной задачей без отвлечений.
2. Информируют коллег, объявляя команде, над чем работают сегодня, чтобы избежать лишних запросов и одновременного вовлечения в несколько активностей.
3. Регулярно оценивают собственную продуктивность, так как асинхронная работа, предоставляя повышенную гибкость и самостоятельность, требует и повышенной ответственности.

Стандарты и правила асинхронной работы

Главное правило асинхронной работы – задачи, ход реализации проектов, договоренности должны быть понятны без лишних уточнений, информация прозрачна и доступна, а связь – своевременна, но не мгновенна.

При этом, особое значение принимают три кита этого типа организации деятельности: договоренности, сроки и обратная связь.

Разберем каждый из них:

Договоренности. Все рабочие договоренности фиксируются письменно – в таск-трекере, общем канале или документе. Каждый участник подтверждает понимание задачи или внесенных изменений коротким ответом либо реакцией. Свод договоренностей всегда доступен для команды и регулярно актуализируется.

Сроки. Сроки выполнения задач устанавливаются сразу при постановке. Ответственный за задачу самостоятельно обновляет прогноз сроков при возникновении изменений. Просроченные задачи разбираются на общих встречах или в асинхронном формате – с фиксацией причин и плана исправления.

Обратная связь. Комментарии предоставляются регулярно – как в ходе работы (к отдельным задачам), так и на специальных сессиях – командных встречах, ретроспективах, индивидуальном общении руководителя с конкретными сотрудниками. Важно и качество обратной связи – она должна быть конструктивной и своевременной, с обозначением фактов, контекста проблемы и предложений по улучшениям.

Типы коммуникации в асинхронной работе

Асинхронность трансформирует привычный подход к обмену информацией. Так, в таких командах часто практикуются:

1. Документирование и инструкции – передача знаний через регламенты и подробные инструкции к задачам и процессам.
2. Постановка и отслеживание задач в таск-трекерах. При этом, задача содержит расширенное описание с критериями, вспомогательными файлами и чек-листами. Для обновления ситуации по ходу исполнения сотрудники оставляют комментарии и изменяют статусы задачи.
3. Рабочие обсуждения и дискуссии протекают в таск-трекерах в рамках конкретных задач, а также в чатах и e-mail рассылках.
4. Документирование решений и договоренностей происходит путем подготовки и публикации итоговых сообщений после завершения обсуждения.
5. Обратная связь предоставляется путем обмена сообщениями в мессенджерах и по почте.
6. Для объявлений и новостных сообщений задействуются почтовые рассылки, отдельный чат в мессенджере или корпоративный портал.
7. Опросы и принятие коллективных решений реализуется через сервисы для организации асинхронных голосований.

Как видно, в асинхронной работе упор делается на письменную коммуникацию, поэтому она должна быть структурированной и понятной для каждого сотрудника.

Как заменить текстом устную коммуникацию

Используя переписку в качестве основного средства связи с подчиненными и коллегами, важно уметь раскрывать мысль так, чтобы контекст был ясен любому, кто прочитает сообщение даже через неделю. Первая практическая рекомендация для этого – избегать однозначных фраз в формате «сделайте, как договаривались», а вместо этого уточняйте детали: что именно сделать, почему и как.

Поделимся еще несколькими советами, которые помогут доносить мысли без искажений:

1. Структурируйте текст, используя пункты, списки, подзаголовки, а также разделяйте сообщения на смысловые блоки – это облегчает восприятие.
2. Обозначайте ожидания, ясно указывая на то, что заинтересованы в обратной связи, соблюдении конкретных сроков или совершении определенных действий.
3. Делись контекстом, добавляя ссылки на протоколы, приказы и распоряжения, поставленные задачи и состоявшиеся обсуждения. Если ссылаетесь на историю вопроса, кратко напомните суть.
4. Прочитайте сообщение глазами того, кому оно адресовано, особенно, если сотрудник не участвовал в звонке, не видел переписки и не владеет нюансами ситуации.

Пишите так, чтобы читателю не надо было ничего уточнять в устном порядке, и тогда асинхронная работа порадует результатами.

Комбинированный подход: когда требуется командная встреча, а когда – хватит сообщения

Не ограничивайте командную работу только взаимодействием в заочном режиме, вместо этого начните сочетать письменные сообщения и встречи. Такой комбинированный подход поддержит эффективность совместной деятельности, позволит закрывать задачи в оперативном режиме, но и не перегрузит членов команды постоянными встречами и звонками.

Поделимся несколькими рекомендациями, которые помогут решить, когда действительно нужна встреча, а когда стоит ограничиться сообщением.

Когда хватит сообщения:

• Вопрос не требует немедленного ответа.
• Решается задача протоколирования договоренностей, передачи информации, отчетов. 
• Обсуждаются детали задачи, на которые допустимо ответить по мере свободного времени.
• Требуется передать новость, объявление или инструкцию.
• Передаются уточнения, не влияющие на протекающий прямо сейчас производственный процесс.

Когда требуется командная встреча:

• Принимается важное или принципиальное решение, которое достигается совместными усилиями. 
• Решаются сложные или спорные вопросы, требующие дискуссии для поиска компромисса. 
• Рассматриваются ситуации, не получившие разрешения в переписке. 
• В случае кризиса, требующего быстрого согласования действий. 
• При необходимости синхронизации членов команды, посвящения новых или отсутствовавших сотрудников в командные процессы.

Наконец, руководствуйтесь простым фильтром: если вопрос критический и требует живого обсуждения – назначается встреча, если возможно четко и понятно изложить мысль письменно – подготовьте сообщение.