Актуальные разработки в сфере управления проектами позволяют достигать большего с меньшими усилиями и временными затратами. Agile, Scrum и Kanban – триада, обеспечивающая успех любому менеджеру и управленцу, вот только часто эти термины путают или используют взаимозаменяемо. В новой статье Академия социальных технологий расскажет, что отличает каждую из этих методик и как они помогают командам достигать результатов.

Что такое Agile и его принципы

Agile – это подход к управлению проектами и созданию программного обеспечения, направленный на создание продукта через гибкость, адаптивность и тесное взаимодействие.

Подход появился как альтернатива традиционным жестким методам управления – слишком громоздким и негибким в быстро меняющихся условиях.

В основе Agile лежат конкретные принципы, получившие название Манифест Agile. К ним относят следующие ценности:

1. Люди и взаимодействие важнее процессов и инструментов.
2. Рабочий продукт важнее исчерпывающей документации.
3. Качество сотрудничества с заказчиком важнее согласования условий контракта.
4. Готовность к изменениям важнее следования первоначальному плану.

А также следующие принципы, конкретизирующие ценности:

1. Удовлетворение заказчика за счет регулярного предоставления новых версий продукта.
2. Готовность приветствовать изменения требований, даже на поздних этапах работы.
3. Регулярное предоставление промежуточного результата работы заказчику.
4. Тесное сотрудничество между бизнесом и командой на протяжении проекта.
5. Создание проектов силами мотивированных сотрудников с предоставлением им необходимой поддержки и доверия.
6. Личный контакт – самый эффективный способ передачи информации в команде.
7. Работоспособность продукта – основной показатель прогресса.
8. Поддержание устойчивого темпа – команда должна работать в комфортном ритме.
9. Постоянное внимание к техническому совершенству и дизайну.
10. Простота – процессы и подходы к организации работы подлежат минимизации.
11. Самоорганизующиеся команды работают качественнее и организованнее.
12. Регулярная оценка работы команды и корректировка процессов для повышения эффективности.

Agile – это философия ведения дел, которая включает в себя ряд методологий: Scrum, Kanban, Extreme Programming.

Благодаря гибкости и ориентации на потребности клиента Agile быстро обрел популярность и большое количество последователей, так как даже в условиях изменений и неопределенности появляется возможность успешно завершить проект.

Scrum: как работает и когда применять

Scrum – это популярная Agile-методология, которая помогает командам работать более эффективно и гибко. К основным элементам Scrum относят:

1. Установка категорий участников по ролям:

• Product Owner отвечает за видение продукта, управляет процессом работы и связывает команду с заказчиком.
• Scrum Master обеспечивает следование команды Scrum-процессам и помогает устранять препятствия.
• Команда разработки – кросс-функциональная группа сотрудников, работающих над проектом.

2. Фиксация на событиях:

• Спринт – основная единица времени в Scrum (длится 1-4 недель), во время которой команда работает над заранее прописанными задачами. Каждый Спринт тщательно планируется, имеет цели и задачи.
• Ежедневные Scrum митинги – короткие (до 15 минут) встречи, на которых каждый член команды рассказывает о проделанной работе и возникающих проблемах.
• Обзор Спринта – демонстрация результата выполненной работы участникам и заказчику.
• Ретроспектива Спринта – оценка того, что сработало, а что – требует улучшения.

3. Артефакты Scrum:

• Бэклог продукта – список необходимых функций, улучшений и исправлений.
• Бэклог Спринта – конкретные задачи из бэклога продукта, выбранные для текущего Спринта.
• Инкремент – завершенный и работающий продукт, который демонстрируется заказчику.

Scrum подходит для работы над проектами, требования к которым постоянно меняются – как ввиду неопределенности внешней обстановки, так и по желанию заказчика. Будет уместным применение этой методологии для сложных проектов, требующих привлечения кросс-функциональных команд и коллективной работы над решением сложных задач.

Scrum также предоставляет инструменты для регулярного анализа и совершенствования процессов, что позволяет команде постоянно становиться лучше. Наличие четкой структуры делает Scrum инструментом, помогающим команде стать организованной, гибкой и продуктивной.

Kanban: принципы и отличия от Scrum

Kanban – это методология управления проектами, которая также относится к Agile, но в отличии от Scrum располагает следующими особенностями:

1. Визуализация работы над задачами по стадиям («Запланировано», «В процессе», «Готово» и другие).
2. Ограничение объема незавершенной работы путем установки лимита на количество задач, которые команда выполняет одновременно. Это помогает оптимизировать деятельность и предотвратить перегрузку сотрудников.
3. Постоянный мониторинг и измерение производительности.
4. Ясные правила организации работы и последовательности выполнения задач, которые знают и понимают члены команды.
5. Использование обратной связи для улучшения процессов и продуктивности команды.

Вместе с тем Kanban не требует фиксированных спринтов – основной временной отрезок Kanban – работа над задачей и предоставление результата. В Kanban также нет строгих ролей, вплоть до того, что у команды может и не быть формального лидера. Изменение в процессе работы вносятся на любом отрезке времени, в Scrum же – только после завершения спринта или при планировании следующего.

Таким образом, Kanban подходит для команд, которые хотят добиться гибкости и прозрачности, в то время как Scrum лучше использовать для проектного подхода со структурированными итерациями и ролевыми обязанностями. Выбор подходящей методологии зависит от характера проекта и предпочтений команды.

Как выбрать подходящую методологию для команды

Выбор подходящей методологии управления проектами зависит от типа проекта, зрелости команды, требований к гибкости и конкретных бизнес-целей.

Учитывайте следующие факторы:

• Для длительных и непрерывных процессов, например, техподдержки или работы с постоянно поступающими задачами, Kanban будет предпочтительнее благодаря гибкости. Для проектов с четкими этапами и дедлайнами рекомендуется Scrum, так как он помогает планировать итерации.
• Если требуется регулярно менять приоритеты задач в процессе работы, выбирайте Kanban, если же изменения требуют контроля и постепенных изменений (например, раз в Спринт), выбирайте Scrum.
• Kanban подходит для небольших команд или команд, в которых люди выполняют разноплановые роли, Scrum – для структурированных команд, отличающихся четким распределением ролей.
• Для команд с высоким уровнем самоорганизации используйте Kanban, если же команде требуется больше дисциплины или она только начинает переход на Agile, лучше выбрать Scrum, задающий четкие рамки работы.
• Kanban акцентируется на непрерывной оптимизации процессов и потока задач, предоставляя свободную среду, в то время как Scrum стремится к достижению конкретных целей в пределах каждой итерации (спринта).
• Если возможен риск перегрузки команды, то Kanban с ограничением по количеству выполняемых задач поможет управлять объемом работы, если нужны четкие временные рамки, Scrum поможет заранее определить сколько задач можно решить за итерацию.

Проделайте следующие шаги, чтобы выбрать методологию:

1. Проведите анализ потребностей команды и проекта.
2. Обсудите с командой, какие процессы им ближе – итеративные с дедлайнами или свободные и адаптивные.
3. Попробуйте методологию в режиме тестирования.
4. Соберите обратную связь, чтобы узнать у команды и клиентов: что работает, а что нет. 
5. Если что-то не устраивает, возможно, нужен гибридный подход или переход на другую методологию.

Ошибки при внедрении и как их избежать

Внедрение методологии управления проектами будет сложным процессом, особенно если у команды нет подобного опыта работы.

Вот почему это происходит:

1. Сопротивление изменениям – команда не готова переходить на новый стандарт из-за привычки работать по-старому. Чтобы разрешить подобную проблему, опишите преимущества новой методологии и обеспечьте поддержку в обучении.
2. Несоответствие целей и методологии. Проведите анализ потребностей и целей перед выбором методологии.
3. Нехватка знаний – недостаточная подготовленность команды к работе в новых условиях снижает результативность. Организуйте обучающие сессии и предоставьте ресурсы для изучения методологии.

Понимание возможных ошибок и работа над их предотвращением поможет команде адаптировать методологию, улучшить процессы и добиться лучших результатов в проектной деятельности.