Создание стратегии развития в условиях колебаний рынка, изменений потребностей клиентов и внешних обстоятельств — серьезная задача для бизнеса. В числе инструментов ее реализации — стратегическая сессия.

По сути, это объединяющее команду мероприятие, когда сотрудники погружаются в управление компанией, совместно ищут способы достижения поставленных целей. Внешне такая сессия напоминает совещание, однако ее отличает особая организация и смысловой контекст.

Ценность такой практики в том, что она помогает по-новому взглянуть на старые вызовы, генерируя нестандартные решения. В новой статье Академии социальных технологий расскажем, как организовать стратсессию и превратить идеи в план.

Основные этапы стратегической сессии: от постановки целей до подведения итогов

Стратсессия — инструмент, который помогает детально проанализировать текущую ситуацию, установить цели и приоритеты, а затем выработать четкий план для их воплощения. Проведение конференции становится актуальным, когда у компании или команды отсутствует стратегия ввиду начала нового проекта или формирования новой структуры. Кроме того, собрание важно, если действующая стратегия требует пересмотра из-за изменений в законодательстве или рыночной среде или в случае, когда срок действия текущей стратегии подошел к концу, и требуется создание новой.

Чтобы работа над стратегией дала желаемый эффект, важно соблюдать ряд условий:

• Оптимальное число спикеров составляет до 20 человек;
• Продолжительность мероприятия варьируется от одного до трех дней;
• Желательно привлечь фасилитаторов — профессионалов, способных грамотно организовать и поддерживать конструктивный диалог в команде.

Процесс групповой работы на стратсессии структурирован и включает следующие этапы:

1. Ретроспектива — анализ пройденного пути, ошибок и результативных решений;
2. Начальный анализ — оценка текущего состояния компании или проекта;
3. Исследование тенденций — изучение текущих рыночных тенденций и прогнозирование будущих изменений;
4. Формирование видения — определение долгосрочных целей и ориентиров развития;
5. Выявление внутренних барьеров и противоречий — диагностика слабых мест и рисков;
6. Выбор приоритетных проектов — выделение инициатив на ближайшее будущее;
7. Создание проектной схемы — составление пошагового плана для достижения намеченных результатов.

Подготовка команды: кто должен участвовать и как готовиться

Состав участников важен для успеха стратегической сессии. Не стоит приглашать всех сотрудников без исключения — чрезмерное число людей превратит обсуждение в хаотичный обмен мнениями.

Оптимальным количеством участников считается группа от восьми до двадцати человек. Меньшее число ограничивает разнообразие мнений, тогда как большее затрудняет достижение консенсуса и взаимодействие.

Для успеха в проведении стратсессии предстоит собрать руководителей, инвесторов, экспертов по развитию и других значимых представителей компании.

Подготовка к мероприятию предполагает прохождение нескольких последовательных этапов:

1. Определение целей. На этом этапе собственник или топ-менеджмент формулируют задачи, которые предстоит решить;
2. Сбор и уточнение информации. В том числе проводится серия интервью с сотрудниками разного уровня;
3. Настройка на совместную работу. На этом этапе применяются модели анализа командной динамики, такие как модель процесса коммуникации Келлера (PCM) или тест 16 Personalities по Майерс-Бриггс;
4. Раскрытие тем и вопросов для обсуждения. Этап направлен на выявление факторов, препятствующих результативной работе и тормозящих развитие;
5. Подготовка к собранию. Участники получают задания по сбору необходимой информации для предстоящей сессии, формированию гипотез, подготовке вопросов и предложений.

При приглашении участников на мероприятие, важно основываться исключительно на их способности внести вклад, а не на продолжительности работы на предприятии или личных симпатиях. Главные критерии отбора — наличие полномочий для принятия серьезных решений и достаточный уровень знаний и опыта в соответствующей области.

Как провести стратегическую сессию продуктивно

Неправильная организация способна превратить сессию из действенного инструмента в пустые дискуссии.

Вот советы, которые помогут спланировать и провести мероприятие:

1. Обратите внимание на четкость структуры и повестку

Успех стратсессии напрямую зависит от наличия продуманного плана. В процессе важно придерживаться программы, избегая отклонений. Предупредите каждого участника о необходимости предварительно подготовить аналитику по своему направлению и составьте перечень вопросов, требующих обсуждения.

2. Значение модератора

Модератор определяет успех собрания. Важно, чтобы он понимал все аспекты бизнеса и умел удерживать обсуждение в рамках заданных вопросов. Дискуссии способны отклоняться от главного направления, поэтому модератор отвечает за то, чтобы вернуть разговор в нужное команде русло.

3. Двухдневный формат

Продуктивным станет разделение мероприятия на два этапа. Первый день посвящают обсуждению главных моментов и постановке задач, второй — осмыслению вопросов и проработке плана. Поразмыслив над услышанным, на следующий день люди вернутся с обновленными идеями. Такой подход предотвращает информационную перегрузку и помогает приходить к обоснованным решениям.

4. Рабочий план: от слов к делу

Завершив стратегическую сессию, стоит не только зафиксировать достигнутые договоренности, но и разработать конкретный план. Этот документ включает четко очерченные задачи, закрепленные за конкретными исполнителями.

Для продуктивного проведения встречи важно не только осознание стоящих задач, но и умение аккумулировать актуальные сведения, проектировать структуру мероприятия и вести группу через серию целенаправленных обсуждений. Помимо этого, предстоит проанализировать полученные результаты, а также запланировать последующие шаги по внедрению разработанной стратегии.

Индивидуальные и командные задачи: распределение ролей и ответственности

Среднестатистическая стратегическая сессия собирает от 15 до 30 участников. Для управления такой группой и достижения желаемого результата потребуется как минимум команда из четырех человек:

Спонсор. Им выступает владелец компании или руководитель, который берет на себя инициативу проведения собрания. Он формулирует цели мероприятия, обеспечивает необходимыми ресурсами, контролирует процесс.

Куратор — участник команды, отвечающий за организацию процесса, начиная с подготовки и заканчивая анализом ситуации. Его роль напоминает дирижера симфонического оркестра: он собирает идеи, вовлекает необходимых экспертов и разрабатывает концепцию мероприятия.

Технический организатор — сотрудник, который отвечает за обеспечение необходимой инфраструктурой и ресурсами. Он занимается выбором подходящего помещения, подготовкой технического оснащения, а также заботится о наличии канцелярии и организации кофе-брейков.

Модератор — мастер ведения дискуссий, обладающий навыком управления групповыми обсуждениями. Его миссия — следить за ходом беседы, предупреждать возникновение конфликтов и отклонений от намеченной повестки.

Совмещение нескольких ролей крайне нежелательно. Особенно это касается владельцев бизнеса или топ-менеджеров, которые могут в роли модераторов столкнуться с трудностями. В этой роли их внимание будет направлено на поддержание порядка и создание конструктивной атмосферы, что помешает полноценному участию в обсуждении решений.

Инструменты для фиксации идей: важность записей и протоколов

После стратсессии важно сформировать документ, содержащий сделанные выводы. Это гарантирует, что они не будут забыты, и позволит периодически возвращаться к ним для оценки результативности решений.

Сохранить и оцифровать идеи, высказанные участниками, не утратив при этом ни одного смысла — одна из сложнейших задач. Поскольку при обсуждении одновременно затрагивается ряд аспектов, далеко не все удается зафиксировать дословно. Поэтому важно организовать процесс таким образом, чтобы самые значимые мысли были записаны. Впоследствии собранный материал аккуратно систематизируется и оформляется в виде презентации, отражающей ход мероприятия и его итоги.

Выработка плана действий: как перевести идеи в конкретные шаги

Формирование подходов к ведению бизнеса продолжается и после завершения стратсессии. Вот что стоит предпринять дальше:

• Создайте дорожную карту. Основываясь на принятых решениях, конкретных целях и направлениях, создайте программу действий. На этом этапе проекты делят на конкретные задачи.
• Презентуйте результаты команде. Сотрудникам, которые не участвовали в сессии, важно представить итоги встречи. Предварительно обработайте и адаптируйте результаты для удобного восприятия, а затем проведите собрание, предоставив участникам шанс задать вопросы.
• Привлеките коллег. Предложите оценить плюсы и минусы стратегии, выявить возможности и риски. Они также могут участвовать в доработке плана. Это поможет руководству учесть нюансы, которые могли остаться незамеченными при разработке.

Итоги стратегической сессии целесообразно оформить в двух документах: текстовом отчете и подробной таблице, содержащей все выводы. Такой подход обеспечит прозрачность процесса: каждый новый участник проекта сможет быстро понять исходные позиции, задачи и распределение ответственности.