Излишний контроль над сотрудниками приводит к снижению производительности и застою в коллективе. Этот управленческий подход, при котором руководитель вмешивается в каждую мелочь, известен как микроменеджмент. Он характерен для тех лидеров, кто либо не обладает достаточным опытом и навыками управления, либо не готов передать часть полномочий другим.

В новой статье Академии социальных технологий расскажем, как руководителю найти баланс между контролем и доверием, обеспечивая результативную работу команды.

Плюсы и минусы микроменеджмента и делегирования

Главная миссия лидера — привести работников к достижению результатов и поддерживать мотивацию в команде, гарантируя эффективное и скоординированное движение к единым целям.

В рамках подхода микроменеджмента начальник детально планирует, тщательно контролирует и внимательно следит за этапами работы персонала, предоставляя четкие инструкции и непрерывно отслеживая их исполнение. Жесткий контроль негативно воздействует на компанию, вызывая спектр нежелательных последствий для бизнеса.

В их числе:

• Снижение уровня доверия и мотивации в коллективе, что автоматически снижает общую результативность;
• Потеря времени на контроль и оформление отчетов;
• Возрастающий риск ошибок, ведь ответственность за решения лежит на одном человеке;
• Утрата стремления проявлять инициативу, что подрывает у работников чувство личной ответственности за достигнутые результаты;
• Отсутствие креативности и возможное игнорирование новаторских предложений;
• Избыточное внимание к повседневным операциям в ущерб стратегическому планированию;
• Отток экспертов, разочарованных всесторонним контролем.

Тем не менее этот стиль лидерства имеет плюсы. Если нужно постоянно отслеживать и контролировать прогресс команды, микроменеджмент предоставляет такую возможность. Помогая работникам преодолевать трудности, руководитель содействует развитию их навыков, что в перспективе способно привести к росту производительности.

Противоположность микроменеджменту — делегирование. Оно предполагает передачу части дел и ответственности подчиненным. Делегирование отличается от стандартного распределения обязанностей, поскольку включает в себя передачу задач, которые раньше были исключительно в ведении самого руководителя.

Преимущества метода заключаются в следующем:

Руководитель избавляется от части рутинных операций, высвобождая время для решения стратегических вопросов: создания планов развития компании, анализа отчетностей, ведения переговоров с партнерами;

Передача полномочий помогает избежать просрочек, что увеличивает продуктивность;

Открывает перед сотрудниками пространство для самовыражения, демонстрации их потенциала, приобретения новых знаний и повышения профессионализма. Помимо этого, делегирование укрепляет взаимоотношения между руководителем и командой;

Перенося часть собственных задач на подчиненных, руководитель дает им шанс освоить требуемые навыки, что помогает людям уверенно принимать серьезные решения. Такое развитие команды ускоряет рабочие процессы и страхует коллектив в непредвиденных обстоятельствах. Подчиненные будут готовы взять на себя инициативу, если топ-менеджер временно отсутствует по болезни или ушел в отпуск.

Среди недостатков делегирования отмечают опасения начальника потерять контроль, авторитет, власть, статус, а также риск появления внутренних конкурентов. Сотрудникам же мешает отсутствие готовности брать на себя ответственность, нехватка соответствующих знаний.

Бывает ли микроменеджмент полезен. Когда?

Среди методов управления коллективом есть немало спорных, однако практика постоянного вмешательства руководителя в работу подчиненных вызывает недовольство практически у всех без исключения.

Во-первых, проблема кроется в том, что руководитель часто плохо ориентируется в специфике чужой работы, а во-вторых, даже конструктивная критика мешает, когда чувствуешь постоянное давление. Тайм-трекеры раздражают, а избыточная отчетность попросту поглощает драгоценное рабочее время.

Чаще всего микроменеджмент избыточен и неудобен для всех. Однако в ряде случаев он дает положительный результат:

1. В кризисной ситуации, когда руководителю предстоит мобилизовать команду. В таком случае краткосрочный микроменеджмент помогает не только получить сведения о результативности подразделения, но и подтолкивает коллектив к концентрации и собранности.
2. В работе с новичками. Микроуправление поможет обучить человека и передать корпоративные стандарты. При этом стоит заранее договориться о временном усиленном контроле со стороны начальства.
3. Если трудоустроился сотрудник без опыта, микроменеджмент поможет ему быстрее адаптироваться и освоить профессию. Например, в течение первой недели человек работает вместе с начальником или коллегами, наблюдает за выполнением задач. Ежедневно он предоставляет отчет о проделанной работе. На второй месяц сотрудник начинает решать простые задачи, имея право на ошибки и эксперименты. Спустя три месяца он обретает уверенность и способность работать независимо, без необходимости в постоянном контроле и поддержке.

Как вдумчиво применять микроуправление

Руководителю стоит уметь доверять команде задачи, направленные на достижение поставленных им целей. Чтобы отказаться от чрезмерного контроля, предстоит овладеть рядом навыков.

Четкое определение целей и задач — основа успеха в управлении. Коллективу важно ясно представлять конечный результат, а не детализировать каждый шаг на пути к нему. Начальнику стоит удостовериться, что сотрудники осознают значимость задачи и видят цель, к которой стремятся. Для этого можно провести краткий опрос, чтобы проверить понимание. Во время собраний полезно напоминать команде о миссии, которую она выполняет, подчеркнув, что выбор средств для достижения цели остается за людьми.

Формирование «коллективного сознания — важный шаг к эффективной командной работе. Каждому представителю коллектива необходимо трезво оценивать сильные и слабые стороны коллег, чтобы совместно компенсировать недостатки и усиливать преимущества в процессе реализации общего проекта. Здесь главную роль играет система поощрений, направленная на успех всей команды, а не отдельных личностей.

Обеспечение прозрачности в коллективе — залог успешного взаимодействия. Коллектив должен понимать, что для результативного управления важны полнота и точность информации о текущем состоянии дел, чтобы принимать обоснованные решения. Лидеру следует регулярно разъяснять, почему запрашиваемая информация важна и как она повлияет на дальнейшие шаги. Каждый сотрудник должен чувствовать свободу в выражении мнений и уверенность в том, что его голос услышан. Важно, чтобы люди ощущали себя свободно при общении, не боясь обращаться с вопросами.

Наладить процесс взаимодействия. У подчиненных должна быть возможность открыто общаться с руководством в безопасной обстановке. Менеджеру следует поддерживать такое общение и демонстрировать качественную обратную связь. Также стоит развивать умение распознавать моменты, когда допустимо делегировать человеку больше полномочий для решений.

Вдумчивый микроменеджмент содействует формированию атмосферы доверия в команде, если начальник применяет персонализированный подход к каждому подчиненному.

Как делегировать задачи

Если работа стала поглощать все время и личные ресурсы руководителя, вторгаясь даже в выходные дни, пришло время пересмотреть распределение нагрузки.

Для делегирования подходят:

Рутинные задачи, которые требуют времени и мешают сосредоточиться на стратегических вопросах: подготовка докладов к мероприятиям, бронирование билетов.

Те дела, которые получится передать коллеге после соответствующего обучения, чтобы освободить время: подготовка писем, сбор данных о клиентах или конкурентах.

Задачи, требующие специализированных навыков, которыми руководитель может не обладать: ведение рабочего аккаунта в социальных сетях, создание одностраничного сайта, проведение анализа данных.

Обязанности, которые приходится выполнять параллельно с другими делами, но которые нельзя игнорировать: представительские функции компании в периоды отсутствия топ-менеджера, поддержание контактов с подрядчиками.

Чтобы делегирование прошло успешно, передавать дела стоит незамедлительно, как только возникает необходимость. Так исполнитель сумеет эффективнее планировать работу и уложится в установленные сроки.

Также прежде чем передать поручение, важно оценить, обладают ли работники нужными знаниями для его выполнения, соответствует ли это задание их карьерным устремлениям и целям, учесть степень загруженности людей. Оптимальным решением будет делегировать тем, кто ближе всего к оперативной работе: именно они владеют всеми тонкостями текущих процессов.

При передаче задания четко разъясните, что и когда необходимо выполнить, а для крупных проектов установите промежуточные этапы, чтобы контролировать ход работы.

Топ-менеджеры порой считают, что зря расходуют время на разъяснения, тогда как могли бы заняться делами. Однако без четкой постановки задач работник не приобретет нужных навыков и не сумеет разгрузить начальника. Чем яснее и понятнее изложены ожидания, тем выше шансы на успешное ее завершение.

Помимо прочего, разумно предусматривать временной запас для маневрирования. К примеру, если итоговый результат ожидается через неделю, отведите помощнику на задание пять дней.

Страх утратить контроль и стремление к совершенству заставляют топ-менеджеров вмешиваться в работу и возвращать себе задачи, произнося: «Я сделаю сам». Помните, что сотрудники, берущиеся за новое дело, могут выполнять его медленнее, чем хотелось бы. Но это естественно — это часть их образовательного процесса.

Обязательно давайте отзывы по результатам работы. Если принимаете некачественно выполненные задачи, сотрудник не сможет понять, как правильно подходить к их решению в дальнейшем.