Чтобы разобраться, насколько сотрудники справляются с работой и подходят ли их навыки компании, полезна матрица компетенций. Этот инструмент облегчает жизнь рекрутерам и руководителям. В новой статье Академии социальных технологий поделимся информацией, для чего бизнесу пригодится этот инструмент, и на что опираться при составлении карты.

Основы системы: что такое матрица компетенций и ее назначение 

Матрица компетенций — это таблица, где фиксируют, какими знаниями и умениями обладают сотрудники. По сути, компания создает портрет специалиста для каждой должности и проверяет, насколько действующие работники соответствуют этому образу. Такой подход полезен эйчарам: сразу видно, кого и чему стоит научить. Руководители же получают четкую картину: кому повысить зарплату, кого перевести на новую должность, а кого, возможно, сократить.

Определение матрицы: структура, оси и уровни

Матрицу оформляют разными способами: делают таблицу, рисуют схему или даже придумывают сложную древовидную структуру. Важно одно — чтобы итоговый вариант ясно показывал уровень нужных умений.

Что конкретно оценивать, решает сама компания. Готовая модель — своего рода свод качеств, которыми должен точно обладать каждый работник на определенной должности.

Выделяют три типа компетенций:

• Общие компетенции. Они одинаковы для компании и отражают ее ценности. К примеру, если главная ценность — забота о покупателе, значит, любое подразделение — от продавцов до бухгалтерии — должно проявлять внимание к клиентам.
• Жесткие профессиональные компетенции. Такие умения привязаны непосредственно к профессии.
• Мягкие личные компетенции. Эти навыки никак не зависят от специальности и касаются скорее человеческих качеств: гибкость, креативность, умение вести переговоры, публичные выступления и прочее.

Также иногда выделяют группу управленческих компетенций: это отдельный вид умений, характерный для топ-менеджмента и подразумевающий наличие лидерских качеств и способностей принимать важные стратегические решения.

Лучше включать в карту самые значимые компетенции — пять-шесть штук. Если список получится длинным, читать его станет неудобно, и пользы будет меньше.

Главное назначение матрицы — показать направление развития. Поэтому для каждой компетенции желательно установить четко обозначенные уровни, скажем, три-четыре ступени мастерства от начинающего до профи.

Для управленческой должности дополнительно вводят стратегический уровень, означающий влияние на разработку и реализацию корпоративных стратегий и участие в принятии серьезных решений.

Главная цель: прозрачность карьерного и зарплатного роста 

Задача матрицы — обеспечить прозрачность и ясность в вопросах карьерного роста и увеличения зарплаты.

Этот инструмент работает как дорожная карта: показывает, какие умения важны для должности, какие необходимы для перехода на следующий уровень и что откроет двери к более серьезным бонусам. Говоря простым языком, если хочешь расти в компании — изучай карту и работай над теми областями, где пока не дотягиваешь.

Главное преимущество в том, что карта избавляет персонал от догадок и неопределенности. Человек четко видит, какие действия принесут результат, и понимает, что вклад в профессиональное развитие заметят и достойно оценят.

Благодаря матрице сотрудники понимают, какие шаги важно предпринять, чтобы добиться успеха: подняться по карьерной лестнице, увеличить доход или заслужить поощрение. Когда путь к успеху понятен, растет интерес к работе, уменьшается желание уйти из компании и усиливается приверженность общему делу.

Преимущества для бизнеса: стандартизация, найм и обучение 

Компании используют матрицу для решения ряда задач: подбора, развития и оценки персонала.

В частности, карта показывает, насколько люди отвечают рабочим ролям и как далеко они продвинулись. Становится ясно, кто способен справляться с новыми задачами, а кто требует дополнительного внимания.

Подбирая кадры, менеджеры по персоналу опираются на матрицу, понимая, какие характеристики являются первостепенными для открытых вакансий. В результате увеличивается точность найма и экономятся ресурсы на интервью с неподходящими кандидатами.

Разработка и внедрение: пошаговый план создания рабочей матрицы компетенций

Создание модели компетенций осуществляют постепенно. Обычно это таблица, где записывают имена работников и перечисляют их профессиональные навыки. Прежде чем приступить к созданию, важно определиться с целью. Например, понадобилось подобрать команду для нового проекта, разработать программу внутреннего обучения или провести аудит команды. Далее важные для бизнеса умения делят на категории и уровни владения. Затем проводится оценка текущего состояния, устанавливаются индивидуальные цели и создаются программы развития.

Идентификация ключевых компетенций: хард- и софт-скиллы

Процесс создания схемы компетенций подразумевает идентификацию навыков и качеств сотрудников. Первым шагом станет сбор информации, что включает опрос сотрудников, анализ должностных инструкций, изучение внутренней документации фирмы и отзывов клиентов. Задачей является определение значимых навыков, оказывающих прямое воздействие на рабочие процессы.

Затем следует переход к категоризации:

• Технические, или хард-скиллс включают в себя специализированные умения, выработанные многолетним трудом и подтвержденные дипломами, сертификатами и личным опытом.
• Мягкие, или софт-скиллс характеризуются особенностями поведения и характера, важными для продуктивного сотрудничества и комфортного взаимодействия. Это может быть способность лидера вдохновлять команду, профессионализм переговорщика, умеющего разрешить любую проблему, или активное слушание, способствующее комфортному общению с клиентами.

Заключительным этапом является распределение навыков по степени значимости и создание иерархической структуры. Необходимо определить, какие умения окажут наибольший эффект на развитие бизнеса, принимая во внимание отраслевую специфику и масштаб деятельности.

Перед утверждением окончательного списка рекомендуется провести тестовые испытания и пилотные запуски на отдельных группах для подтверждения точности принятых решений.

Определение уровней: от «Новичка» до «Эксперта»

Одним из центральных элементов матрицы является разделение компетенций на разные уровни начиная от самого низкого до самого высокого.

1. Новичок

Означает отсутствие практических навыков или минимальный опыт в конкретной области. Сотрудники на данном этапе нуждаются в интенсивном обучении и наставничестве. Задача компании — предоставить базовые знания и развить минимальные компетенции, достаточные для начала самостоятельной работы.

2. Опытный пользователь

Сотрудники на этом уровне уже владеют основными навыками и способны самостоятельно выполнять стандартные задачи. Они нуждаются в расширении кругозора и углублении теоретических знаний, чтобы перейти на следующий уровень.

3. Продвинутый профессионал

Работники на этом этапе уверенно выполняют большинство задач и готовы заниматься сложными, комплексными задания. Им присущи самостоятельность, инициатива и стремление к постоянному совершенствованию своих навыков. Компания ожидает от таких сотрудников самостоятельного поиска решений и поддержки младших коллег.

4. Эксперт

Высшая ступень в матрице, на которой находятся высококвалифицированные профессионалы, обладающие глубокими знаниями и обширным опытом. Эксперты выступают консультантами и наставниками для остальных членов команды, решают сложные задачи и вносят значительный вклад в развитие компании.

Разграничение компетенций помогает создавать прозрачные и понятные пути развития сотрудников, выстраивать систему непрерывного обучения и планирования карьеры.

Вовлечение и обратная связь: как сделать матрицу понятной для сотрудников

Создание понятной и доступной матрицы — залог успешного внедрения инноваций в управлении персоналом.

Для начала избегайте сложного технического описания и бюрократических оборотов речи. Названия компетенций и их описание должны быть короткими, простыми и интуитивно понятными. Лучше говорить о конкретных действиях, а не абстрактных характеристиках.

Графическое оформление играет большую роль. Используйте яркие цвета, выделяйте уровни яркими маркерами и создавайте интерактивные элементы, чтобы привлечь внимание и облегчить восприятие информации.

Также важно давать отзывы по результатам оценки компетенций. Объясните, почему некоторые компетенции получили низкий балл, и предложите варианты их улучшения. Можно устраивать сессии, где люди задают вопросы и высказывают мнение.

Рассказывайте истории успеха, используя реальные примеры из компании. Например, покажите, как конкретный работник прошел путь от рядового спеца до эксперта, развив компетенции.

Интеграция в HR-процессы: обучение, оценка и индивидуальные планы развития

Когда в компании внедряют матрицу, она превращается в результативный инструмент для управления людьми.

Во-первых, с ее помощью легче организовать качественное обучение персонала. По карте компетенций сразу видно, какие навыки еще предстоит подтянуть людям. После этого появляется возможность ввести в график курсы, семинары и тренинги, направленные именно на развитие тех сфер, где у работников нехватка знаний.

Проводя регулярные проверки по матрице, работодатель получает точную картину, кто справляется отлично, кто нуждается в поддержке, а кому срочно нужно обновление знаний. Подобные проверки помогают вовремя заметить проблемы и принять меры, предотвращающие кризисы.

Также матрица помогает персонализировать подход к обучению. Не бывает двух абсолютно одинаковых людей, значит, и подход к каждому должен быть персональным. Карта позволяет построить личный маршрут для каждого. Вместо общих рекомендаций появляются советы по улучшению конкретных навыков.

Внедрение карты делает HR-процессы намного точнее и результативнее. Сотрудники начинают осознанно стремиться к новым высотам, компания поддерживает правильный баланс сил и сохраняет высокую производительность коллектива.