Как выявить проблемы в бизнес-процессах и что с ними делать?

Бизнес — сфера, требующая постоянного развития и решений. Предприниматели сталкиваются с рядом проблем, которые способны затруднить достижение поставленных целей.

Каждая компания и бизнес-проект имеют собственную историю и уникальную комбинацию факторов риска. Риски, как правило, преобладают, их много, и одному предпринимателю трудно результативно справиться со всеми ними.

Главные проблемы связаны с неподготовленностью предпринимателей к работе в бизнес-среде, недостаточными навыками анализа информации, умения принимать решения, формировать стратегии и тактики взаимодействия с клиентами, партнерами и персоналом. Кроме того, проблемы вызывает неумение управлять финансовыми, человеческими, материальными и интеллектуальными ресурсами с учетом их стоимости и доступности.

Среди причин проблем в бизнесе также выделяют:

• Кризис первоначальной бизнес-модели. Это ситуация, при которой компания сталкивается с конфликтом между окружающей средой (законодательством, покупателями, конкурентами, заинтересованными людьми) и внутренними процессами. В результате возникают изменения, что требует от собственника перехода на следующий этап развития компании. Кризис опасен тем, что способен привести к потере конкурентоспособности предприятия, стать причиной снижения доходов или даже закрытия бизнеса. В подобных обстоятельствах важно быстро адаптироваться к изменениям и разработать иную модель, чтобы сохранить положение на рынке и продолжить развитие.
• Неспособность справляться с конфликтами. Умение разрешать спорные ситуации играет серьезную роль в развитии и успехе бизнеса. Такой навык помогает избегать потерь, сокращать напряженность и улучшать отношения между участниками.

Так, неразрешенные конфликты способны привести к негативному имиджу компании, снижению производительности труда, ухудшению отношений с коллегами, замедлить развитие предприятия.

• Неготовность к созданию организации. Не всегда начинающие предприниматели готовы к запуску бизнеса или его масштабированию. К признакам подобной ситуации относятся: отсутствие бизнес-плана, недостаток знаний и опыта, отсутствие финансовой подушки безопасности, неумение управлять рисками. Кроме того, бизнесмен бывает не готов работать в команде, не умеет адаптироваться к изменениям и продвигать компанию.

Неготовность предпринимателя к запуску бизнеса, как правило, приводит к серьезным финансовым потерям и даже банкротству. Собственникам стоит основательно продумать все аспекты предпринимательства и подготовиться к возможным трудностям.

Часто начинающие предприниматели недооценивают эти факторы. Поэтому для успеха в развитии предприятия требуются специальные знания и опыт. Недостаточно просто владеть инструментами и технологиями, рекомендуют развивать компетенции, нужные для предпринимательства.

Как проанализировать текущие бизнес-процессы

Главные бизнес-процессы делят на три категории:

• Обеспечивающие — бухгалтерский и кадровый учет, юридическое обеспечение, IT-обслуживание и закупка расходных материалов и иных ресурсов.
• Вспомогательные —  такие этапы не добавляют прямой ценности, но поддерживают повседневную работу организации. Это и ремонт техники и оборудования, приобретение программных продуктов и улучшение офисных условий.
• Развитие — направлено на совершенствование существующего товара или услуги, например, работа над рецептурой, взаимодействие с клиентами или сокращение затрат.
• Управление — регулирует стратегические операции и корпоративное управление, устанавливает стандарты и цели для других этапов. В числе примеров таких процессов: контроль, планирование и мониторинг.

Преимущества использования бизнес-процессов заключаются в том, что это помогает экономить ресурсы, снижать риск ошибок из-за человеческого фактора, устранять зоны безответственности и пересечения ответственности, повышать показатели команды.

Кроме того, в числе положительных моментов — упрощение делегирования задач, управление без лишней головной боли, ориентация на клиента. Также среди плюсов — быстрая подготовка новых сотрудников, обнаружение и устранение проблем, масштабирование.

Анализ бизнес-процессов — главный элемент для развития компании. Он помогает выявить слабые стороны, определить плоскость для изменений и повысить результаты.

Вот главные шаги и методики для анализа:

1. Определение целей и задач 

Прежде чем приступить к исследованию, рекомендуют конкретизировать собственные задачи: чего хотите достичь, какие проблемы выявить. Определение этих параметров поможет сосредоточиться на самом важном и избежать излишних затрат времени и ресурсов.

2. Идентификация

Составьте список бизнес-процессов, которые применяют в компании. Разделите их на основные категории (например, производство, маркетинг, торговля, управление коллективом и т.д.). Это поможет структурировать работу.

3. Сбор сведений

Для грамотного исследования стоит собрать достаточное количество информации о каждом из этапов. Используйте такие подходы, как интервьюирование работников, наблюдение за происходящими процессами на месте работы, изучение документации и отчетов.

4. Оценка результатов

Проанализируйте собранные сведения и оцените показатели каждого этапа. Применяйте показатели KPI, чтобы измерить эффект. Выявите проблемы, узкие места и потенциальные варианты для улучшения.

5. Сравнение с лучшими практиками

Исследуйте иные подходы в отрасли и сравните их с процессами в собственной компании. Определите, что позаимствовать у успешных конкурентов или других организаций для оптимизации работы.

6. Разработка плана оптимизации

На основе проведенного исследования создайте конкретную стратегию действий для оптимизации. Установите приоритеты, определите ответственных лиц и сроки реализации улучшений.

7. Внедрение изменений и мониторинг

После разработки плана внедрите необходимые изменения. После важно регулярно мониторить результаты, чтобы убедиться в эффективности нововведений и внести корректировки при необходимости.

Для проведения анализа применяют ряд инструментов, которые становятся помощником для предприятий. Они помогают собирать, обрабатывать и анализировать данные, выявлять закономерности и тенденции, а также принимать обоснованные решения.

Вот главные методы аналитического исследования:

• Качественный анализ — метод, который применяет субъективное суждение для оценки стоимости или перспектив фирмы на основе не поддающейся количественной оценке информации. Суть подхода в фокусировке на цифрах и отчетах. Качественный анализ важен для понимания корпоративной культуры, людей и конкурентных преимуществ компании. Его инструменты включают визуальную оценку графических схем, изучение рецензий со стороны персонала и экспертов.
• Количественное исследование подразумевает анализ содержания или количественных соотношений компонентов в изучаемом образце. Он основан на применении зависимости доступных измерению физических свойств объекта от его состава. Предполагает детальный сбор сведений, просмотр показателей. Это показатели финансов (время, затраты, усилия); продукта (объем, доля брака); показатели удовлетворенности потребителей (соответствие товара ожиданиям людей).

В числе инструментов количественного анализа значатся АВС-анализ, SWOT-анализ и метод выявления проблемных моментов.

SWOT-анализ подразумевает обнаружение сильных и слабых сторон, прогнозирование вариантов изменений. Это способ оценить состояние механизма и то, как он связан с прочими этапами. SWOT-анализ применяют для того, чтобы оперативно оценить ситуацию или разработать долгосрочную стратегию развития фирмы.

Выявление проблемных областей — данный способ подразумевает составление схемы, где отображают исполнителей и главные группы функций. Затем на графике подсвечивают проблемные участки, для них назначают краткое описание. Такой способ применяют в том числе, путем опросов членов коллектива, участвующих в проекте.

Выявляем проблемы: задержки, узкие места и неэффективные решения 

Бизнес — сложная и динамическая система, которая подвержена влиянию множества факторов. В рамках функционирования компании возникают проблемы, которые способны замедлить ее развитие или даже привести к краху.

Одним из главных факторов успеха считают способность организации оперативно выявить и решить проблемы, замедляющие развитие. Рассмотрим три основных типа проблем, а также предложим методы их выявления и устранения.

1. Задержки в процессах — временные промежутки между возникновением проблемы и ее решением. В основном они вызваны такими причинами, как недостаточная квалификация персонала, отсутствие ресурсов или безграмотное управление.

Задержки способны привести к потере времени, ресурсов и денег. Используйте методы сбора данных, такие как наблюдение за процессами, интервью с сотрудниками и анализ отчетов. Чтобы выявить задержки, стоит регулярно анализировать время выполнения задач и сравнивать его с нормативными показателями. Также советуют применять инструменты мониторинга и анализа. Например, тайм-трекеры и системы управления проектами.

После выявления проблемных мест составьте план действий, определите исполнителей и контролируйте выполнение плана.

2. Узкие места — проблемные участки, которые замедляют выполнение задач и снижают результаты работы компании. Как правило, они связаны с недостаточной автоматизацией, отсутствием стандартизации или нерезультативным использованием ресурсов.

Узкие места способны привести к перегрузке конкретных участков работы и снижению производительности. Для того чтобы выявить проблему, рекомендуют провести анализ всех действий, определить участки, где наблюдается наибольшая загруженность. После стоит рассмотреть возможность перераспределения ресурсов, автоматизации определенных задач или внедрения новых технологий для оптимизации работы узких мест.

3. Неэффективные решения — решения, которые не приносят ожидаемого результата или приводят к негативным последствиям для предприятия. Они связаны с неправильным выбором стратегии развития, ошибками в управлении персоналом или недостаточной адаптацией к изменениям внешней среды.

Принятие подобных решений негативно сказывается на результативности компании и ее конкурентоспособности. Для выявления таких моментов исследуйте принятые решения и их последствия. Оцените, привели ли они к ожидаемым результатам или к нежелательным последствиям. Обсудите с командой альтернативные варианты и составьте стратегию для принятия более обоснованных планов в будущем.

Выявление проблем в бизнесе — важный этап на пути к его успешному развитию. За счет систематического анализа и обнаружения недочетов организация способна повысить показатели, оптимизировать работу и достичь новых высот в деятельности.

Собираем обратную связь у сотрудников. Их замечания могут помочь!

Обратная связь от коллектива — ценный ресурс и источник инсайтов для компании, поскольку фидбэк помогает выявить проблемы, улучшить рабочие процессы и создать более благоприятную рабочую среду.

Почему важно получать фидбэк у сотрудников:

1. Идентификация проблем. Члены команды, работающие на переднем крае, способны быстро выявить проблемы в проектах или внутренней культуре компании. Их отзывы помогут руководству оперативно реагировать на трудности и внедрять новое.
2. Повышение мотивации. Зная, что их мнение ценится, работники чувствуют себя более мотивированными. Это содействует повышению настроения в коллективе и росту производительности.
3. Развитие лидерства. Сбор отзывов содействует развитию лидерских качеств в руководителях компании. Умение слушать и учитывать мнение других — важный навык для результативного управления.

Виды фидбэка:

Публичный — комментарии и оценки, сделанные перед всей командой или на общем собрании.

Личный — общение руководителя с сотрудником тет-а-тет.

Отрицательный — критика недостатков подчиненного или работы команды.

Положительный — признание успехов и достижений работника или коллектива.

Устный — комментарии, высказанные при общении.

Письменный — отзывы, зафиксированные в документации или электронных письмах.

Развивающая обратная связь направлена на улучшение результатов работы сотрудника и команды. Она должна быть конструктивной, конкретной и своевременной. Руководителю стоит объяснить человеку, в чем он хорош или плох, как это влияет на команду.

Разовая связь используется для оценки отдельных задач или проектов. Она бывает краткой и лаконичной, без подробного анализа и рекомендаций.

Агрессивные отзывы — токсичный вид фидбэка, способный навредить отношениям между руководителем и сотрудником. Он характеризуется критикой, обвинениями и переходом на личности. Такой вид контакта рекомендуют избегать, так как он способен вызвать обиду и недоверие у работника.

Модели фидбэка

Существует ряд моделей обратной связи, которые помогают структурировать процесс и сделать его результативным.

«Бутерброд» — состоит из трех элементов: похвала, критика и похвала. Сначала руководитель хвалит сотрудника за хорошую работу, затем указывает на недостатки и предлагает способы их исправления, а в конце снова хвалит сотрудника за показатели.

BOFF — модель, состоящая из четырех элементов: поведение, результат, влияние и будущее. Начальник обсуждает с работником его поведение, показатели, влияние этого поведения на команду и предлагает пути изменений в будущем.

SOR — модель, состоящая из трех элементов: стандарт, наблюдение и результат. Лидер устанавливает стандарты, наблюдает за выполнением задач и обсуждает результаты с сотрудником, предлагая варианты обновлений.

Методы сбора отзывов у персонала:

1. Анонимные опросы. Сбор анонимного фидбэка помогает персоналу честно высказаться без опасения негативных последствий. Это действенный способ получить широкий спектр мнений.
2. Интервью и фокус-группы. Данный способ позволяет получить глубокое понимание мнений и предложений. Метод особенно полезен для выявления конкретных сложностей и поиска решений.
3. Электронные платформы для фидбэка. Использование специальных онлайн-платформ упрощает сбор отзывов и обеспечивает конфиденциальность ответов.

Полученную обратную связь стоит тщательно проанализировать, чтобы выделить основные тенденции и проблемные моменты. На основе этого рекомендуют разработать план действий по устранению затруднений и внедрению нововведений. Важно информировать сотрудников о результатах анализа и предпринятых действиях, чтобы продемонстрировать, что их мнение имеет значение.

Как запланировать улучшения на основе выявленных проблем?

Выявление проблем в бизнесе — первый шаг к их решению и оптимизации рабочих процессов. Однако для того, чтобы добиться реальных изменений, стоит составить план действий на основе выявленных проблем.

Вот главные шаги планирования нововведений в бизнесе и способы их успешной реализации.

1. Анализ выявленных трудностей

Перед тем как приступить к формированию плана оптимизации, советуют провести тщательный анализ выявленных проблем. Это включает идентификацию главных причин проблем, оценку их влияния на бизнес и формулировку приоритетности для дальнейших действий.

2. Установление конкретных целевых показателей

По итогам исследования проблемных моментов стоит сформулировать конкретные цели изменений, которых предприятие рассчитывает достичь. Контрольные точки важно ставить измеримые, достижимые и соответствующие общему плану развития предприятия.

3. Формирование стратегии

Создание стратегического плана оптимизации предполагает установку конкретных шагов и организацию мероприятий, нужных для достижения целей установленных задач. Это включает изменения в рабочих процессах, обучение персонала, запуск новационных технологий и другие меры.

4. Выделение ресурсов

Для грамотной реализации плана важно выделить ресурсы как финансовые, так и человеческие. Убедитесь, что у вас хватит средств и персонала для проведения изменений.

5. Определение ответственных лиц

Для каждого этапа воплощения стратегии в жизнь советуют назначить исполнителя, который будет отвечать за проект. Четкое распределение обязанностей поможет выполнить план.

6. Мониторинг и оценка результатов

После внедрения улучшений советуют на регулярной основе выполнять мониторинг и оценивать результаты. Это позволит оценить эффект от перемен и в случае такой потребности корректировать стратегию.

7. Отзывы и корректировка плана

Важно собирать и учитывать в работе отзывы сотрудников и клиентов по результатам внедрения улучшений.

Планирование улучшений в бизнесе на основе выявленных сложностей требует системного подхода, четкости целей и стратегии, а также готовности к адаптации на этапе воплощения. Следуя указанным шагам, компании способны добиться улучшений в работе и повысить конкурентоспособность на рынке.