Как проводить эффективные собрания: лучшие практики

Давно известно, что совещания рискуют обернуться пустой тратой времени – участники начинают вдаваться в излишние детали, обсуждая частные подробности основной темы, либо переходят на темы, не относящиеся к повестке. Другая крайность – неподготовленность собравшихся в зале. Согласитесь, что вряд ли удастся достигнуть результата, если спикеры не владеют данными и статистикой, не способны высказать экспертную точку по тому или иному вопросу. Таким образом, невнимание к этапу подготовки и неумение проводить командные собрания лишило многие коллективы эффективного инструмента для совместной работы. О том, как не попасть в ловушку и провести результативную встречу, читайте в новой статье Академии социальных технологий.

Почему важно готовиться к совещаниям

Даже если речь идет о регулярной встрече, например, еженедельном совещании с командой, на котором рассматривается прогресс выполнения ранее поставленных задач и обсуждаются планы на краткосрочную перспективу, и руководителю, и участникам потребуется подготовка.

Конечно, в фокусе внимания этих сторон будут разные аспекты командной деятельности. Для управленца важно убедиться, что подчиненные двигаются в правильном направлении и с верной скоростью, а также распределить новые задачи. Линейным сотрудникам требуется представить результаты работы за отчетный период, поделиться возможными сомнениями и наблюдениями о рисках. Кроме того, на таких командных встречах сотрудники часто запрашивают дополнительную помощь – обращаются за необходимыми компетенциями или опытом к коллегам, просят согласовать выделение дополнительных ресурсов, перенести срок исполнения и так далее.

К другим форматам взаимодействия в рамках совещаний относят:

1. Координацию совместных усилий – обсуждение хода реализации проектов, согласование действий и зон ответственности между коллегами.
2. Предоставление оперативной информации о ходе реализации проекта, важных внешних событиях и тенденциях, способных повлиять на дальнейшую работу.
3. Обсуждение вариантов решений – на совещании участники делятся взглядами и предлагают варианты действий в тех или иных ситуаций. Неоднородный состав участников по профессии, опыту и образованию расширяют горизонт и перспективу, позволяя приходить к обоснованным, но не тривиальным решениям. Это же верно и для ситуаций, в которых команда собирается на совещание, чтобы обсудить варианты разрешения проблем.
4. Генерация идей – использование техники мозгового штурма и других инструментов фасилитации позволяет направить обсуждение таким образом, чтоб участники включились в работу по формулированию новых решений.

Добавим также, что совещания не всегда проводятся в узком кругу и ограничиваются приглашением только сотрудников компании. Часто на такие встречи приходят клиенты, поставщики, партнеры и другие заинтересованные стороны.

Стоит также отличать понятия «совещание» и «переговоры». Если первый формат встреч проводится с координационными, информационными и тактическими целями, то переговоры требуются для достижения взаимовыгодных договоренностей, обсуждения и согласования условий, урегулирования спорных вопросов. Наконец, совещания отличает структурированность и следование четко обозначенному плану – повестке, а исход переговоров не всегда контролируем – их участники находятся в диалоге, стремятся убедить друг друга, устраивая битву аргументов, поэтому действия визави и предугадать гораздо сложнее.

Подготовка к собранию: ключевые шаги

Прежде чем заходить в зал для совещаний проделайте следующие обязательные действия:

1. Уделите время постановке цели встречи и созданию повестки, содержащим обязательные для обсуждения темы с указанием докладчиков по ним или перечислением ответственных лиц. В отдельных случаях допускается проставить продолжительность выступления, чтобы участник понимал, какое количество времени планируется уделить рассмотрению его вопроса. Ранжируйте темы в списке согласно приоритету – от наиболее главных к второстепенным.
2. Направьте приглашения участникам заблаговременно. При этом включите в состав только тех сотрудников, участие которых будет работать на результат, либо оправдано тематикой обсуждаемых вопросов. Приглашение сопроводите повесткой и другими необходимыми материалами для ознакомления. Например, если планируется обсудить новую маркетинговую стратегию, стоит приложить ее концепцию к письму. Предложите участникам внести собственные темы и вопросы для обсуждения.
3. Подготовьте зал для совещаний – забронируйте помещение и убедитесь в его доступности в назначенные дату и время, проверьте наличие необходимого оборудования: проектора, микрофонов, устройства для видеоконференцсвязи.
4. Подготовьте раздаточные материалы – распечатайте повестку и состав участников, а также необходимые материалы, в том числе и предоставленные участниками. Сделайте требующееся количество копий, исходя из количества участников встречи.

Структура и регламент собрания: как обеспечить порядок

Тон совещанию задают его первые минуты – пунктуальность прибытия участников и ведущего встречи, готовность технических средств и доступность материалов. При этом транслируйте не только профессионализм и настроенность на деловой тон, но и теплоту, доброжелательность, уважение. О важности подобной тональности обстановки речь в этой статье пойдет позднее.

Открывая встречу, поприветствуйте и поблагодарите участников за прибытие, озвучьте тему совещания и порядок обсуждения, оговорите цель и призовите участников придерживаться ее. Кроме того, крайне важно озвучить желательную продолжительность встречи и периодически обращать внимание собравшихся на ход времени.

В процессе обсуждения контролируйте тайминг, например, с помощью таймера на телефоне, останавливая докладчиков по истечению времени или напоминая им о его приближении.

Также в задачи ведущего входит установка и контроль соблюдения правил общения. Не допускайте того, чтобы участники перебивали друг друга или прибегали к оскорблениям – как результатов работы, так и личностным.

Внимательно слушайте ход обсуждений, направляя его в правильное, соответствующее повестке русло.

Зафиксировать все детали поможет ведение протокола, в который вносятся ключевые моменты обсуждений, решения, поручения, сроки и ответственные за их исполнение.

По завершению резюмируйте итоги и убедитесь, что участникам понятны результаты беседы, озвученные поручения и другие договоренности.

Не позднее чем через день после совещания направьте протокол участникам, а впоследствии организуйте контроль за исполнением этих поручений.

Подведение итогов и документирование результатов

В менее формальных структурах практикуется рассылка фолоу-ап писем, по итогам которых составляются дорожные карты необходимых действий и предпринимаются другие требующиеся меры.

Другой формат документирования результатов – аудиозапись встречи, которая затем предоставляется и участникам, и тем сотрудникам, которые присоединиться к мероприятию не смогли.

Не менее важно взять за правило архивировать все протоколы, фолоу-ап письма и аудиоматериалы, располагать их в доступном для участников сетевом пространстве, чтобы каждый желающий время от времени мог поднимать их и получать информацию по спорным вопросам.

Методы вовлечения участников в процесс обсуждения

Не всегда участники готовы высказываться собственными профессиональными мнениями по существу рассматриваемых вопросов. Причин тому множество: от скромности до нежелания вызываться на помощь коллеге или обращать на себя внимание руководителя.

Однако в силах лидера побудить участников совещания к плодотворной совместной работе. Достигается это, например, за счет создания безопасной и поддерживающей атмосферы, в которой каждый человек сможет без страха высказываться и рассчитывать на то, чтобы быть услышанным.

Роль модератора в проведении собрания

В отдельных случаях компания приглашает для проведения совещаний модератора. Это будет уместно, например, когда члены управленческой команды еще не сработались друг с другом или стилем работы нового генерального директора, а обсуждения буксуют. Другая крайность – излишняя субъективность отношений участников совещания или наличие давних конфликтов. Привлечение модератора или фасилитатора поможет сторонам договориться, услышать мнения других и найти пути развития взаимопонимания.

Наконец, не обойдется без профессионального эксперта, когда совещание планируется посвятить важным стратегическим вопросам. В таких случаях модератор поможет структурировать информацию, провести ее первичный анализ и отсеять неподходящие варианты. Использование же специальных техник приведет к тому, что участники будут солидарны с принятым решением, а значит с большей вероятностью подключатся к его воплощению в жизнь.