Эффективные методы обратной связи: как помочь сотрудникам расти
Сбор и анализ мнений и комментариев сотрудников в отношении совместной деятельности – работа с обратной связью – служит источником ценных идей, а также помогает создавать сильные команды и повышать вовлеченность персонала в выполнение поставленных задач. Читайте в новой статье Академии социальных технологий о том, как использовать обратную связь в качестве инструмента для развития персонала.
Значение обратной связи для процветания команды
Обратная связь – это комментарии в отношении производительности или продуктивности, поведения, действий и высказываний, имеющие решающее значение для роста и успешности бизнеса, развития команд, линейных сотрудников и лидеров. Как правило, компании, признающие силу этого инструмента, уважают также принципы информационной открытости и честности. Дело в том, что организации, работающие с обратной связью и стимулирующие сотрудников ее предоставлять, получают расширенное и объективное представление о протекающих в компании процессах, в том числе и о потенциально конфликтных ситуациях. Это знание помогает делать взвешенные и справедливые выборы, обогащать управленческие решения мнениями сотрудников. Но и не только! Обратная связь, отмечающая сильные и слабые стороны, помогает совершенствоваться лидерам и сотрудникам. Конечно, это происходит только когда люди готовы воспринимать комментарии других и предпринимают действия по наращиванию дефицитных областей.
Расскажем о типах обратной связи, которые используются в бизнесе:
- Положительная – такие комментарии мотивируют сотрудников на продолжение работы, воздействуя в качестве средства-закрепителя для желаемого поведения.
- Конструктивная – подобные отзывы касаются областей, которые требуют улучшения. Не стоит путать конструктивную обратную связь с критикой – эти комментарии отличает отсутствие осуждения и поддержка.
Кроме того, некоторые компании используют специальные типы обратной связи. Например, развивающую обратную связь, которая охватывает рекомендации по освоению новых навыков и улучшению качества работы. Другой вариант использования мнений персонала – опросы по методу 360 градусов, с помощью которых оцениваются профессиональные, личные и деловые качества сотрудника на предмет соответствия занимаемой должности. Информация для такого исследования собирается путем анкетирования тех, с кем человек взаимодействует – делового окружения: и руководителя, и коллег.
Компаниям, которые только начинают внедрение механизмов предоставления, получения и работы с обратной связью, рекомендуем запланировать следующие шаги:
- Разъяснить цели сбора отзывов и преимущества, которые это принесет бизнесу, а также рассказать, как планируется использовать полученную информацию.
- Взять на себя обязательства по внимательному отношению к обратной связи и серьезному рассмотрению мнению сотрудников, в том числе и в части использовании полученных комментариев для совершенствования процесса работы.
- Определить периодичность сбора мнений и действовать в соответствии с этим графиком.
- Предусмотреть разнообразные каналы предоставления обратной связи – наиболее эффективен этот процесс будет, если включить в работу сотрудников, занимающих различные ступени корпоративной лестницы – начиная с младших сотрудников до топ-менеджмента. Кроме того, потребуются и анонимные каналы связи, с помощью которых персонал сможет в безопасной среде высказывать мнения.
Для результативности этой работы также проводится подготовка управленческой команды и сотрудников компании, направленная на воспитание культуры обратной связи.
Роль обратной связи в развитии: почему обратная связь ключевой элемент для роста сотрудников
Обратная связь – это еще и инструмент для личного и профессионального развития, который помогает определить области, требующие улучшения, а также оценить уровень развития профессиональных компетенций и soft skills.
Для руководителей и HR-подразделений сбор отзывов послужит базой для составления кастомизированных программ обучения. Дело в том, что у каждого сотрудника будет собственный набор талантов и дефицитов, поэтому массовые – «коробочные программы» – обучения не всегда приводят к достижению целей и удовлетворению запросов по развитию персонала. Таким образом обратная связь помогает картировать ситуацию с подготовкой персонала, а также развивать коллектив с учетом требований времени и стоящих задач.
Речь идет не только об обратной связи, которую дают непосредственный руководитель сотрудника, а также коллеги по подразделению, в котором он работает. Ценными будут также мнения коллег и руководителей из других подразделений компании, конечно, при условии того, что стороны взаимодействуют между собой. Как правило, подобный взгляд со стороны помогает увидеть ситуацию в ином свете, рассмотреть, что действительно получается, а что требует пересмотра и дополнительных усилий.
Построение развивающей обратной связи: как создать и поддерживать атмосферу профессионального роста
Чтобы обратная связь начала работать на развитие персонала, рекомендуется выстраивать непрерывные циклы, подразумевающие не только озвучивание комментария, но и его анализ, а также создание условий для совершенствования. Подобный цикл иногда выглядит следующим образом:
- Формулирование ключевого сообщения обратной связи руководителем.
- Озвучивание мнения сотруднику.
- Предоставление сотруднику времени для осмысления озвученного.
- Разработка плана действий по улучшению.
- Отслеживание прогресса развития.
Однако такой цикл сработает, только если сообщение руководителя построено с учетом принципов конкретности и конструктивности, информация озвучивается в подходящем для этого месте и временном интервале, а сотрудник готов выслушать предложения. И, конечно, человек должен быть готов рассматривать комментарии окружающих не с позиции уязвленного самолюбия, а как информацию для самосовершенствования.
Задачи руководителя по предоставлению обратной связи для роста сотрудников
Характер взаимодействия руководителя с подчиненными – залог успеха команды. При правильно выстроенных взаимоотношениях в коллективе устанавливается атмосфера доверия, в которой сотрудники готовы слаженно работать для достижения миссии и целей компании. В этой связи руководителям рекомендуется регулярно предоставлять сотрудникам обратную связь, которая поможет подчиненным не только расти, но и осознавать грани своего потенциала.
Как правильно давать обратную связь
Помимо того, что обратная связь должна быть регулярной, своевременной и корректной, рекомендуем руководствоваться следующими стратегиями, которые помогут преобразить корпоративную культуру. Постарайтесь использовать время, которое предназначено для обменена мнениями, не только для монолога о назревшей потребности изменений. На таких встречах также предложите обсудить вопросы, которые вызывают напряжение и сомнения, интересуйтесь, какие ресурсы и поддержка требуются сотруднику, чтобы преуспеть. Подобные обстоятельные беседы помогут укрепить доверие между руководителем и командой.
Кроме того, для обсуждения некоторых вопросов потребуется соблюдение конфиденциальности – получение обратной связи иногда вызывает неловкость и смущение, а если это происходит на глазах у других – возникают и риски ущерба авторитету сотрудника среди коллег. Поэтому не превращайте обратную связь в акты публичного порицания! Это и пользы не принесет, и пошатнет отношения в коллективе.
Старайтесь высказываться конкретно и избегать размытых формулировок, чтобы сотрудник на 100% понял смысл сказанного. Не будет лишним подготовить ряд примеров, иллюстрирующих ключевое сообщение и поддерживающих обратную связь.
Не допускайте переключения с темы на тему во время общения. Решив посвятить общение одному вопросу, воздержитесь от упоминания других, сходных тем. Если речь идет о негативных моментах, то сотрудник, вероятнее всего, почувствует себя крайне дискомфортно, получив в свой адрес подобный объем критики. Не приукрашайте действительности, сообщая с одной плохой новостью как минимум две хорошие. Вместо этого выберите противоположную стратегию: конструктивно выскажитесь и предложите подчиненному совместно подумать о том, как исправить ситуацию.
Возможно, это расширит представление о происходящем и даст ценную информацию для последующих выводов.
Впрочем, развитый эмоциональный интеллект и способность управлять эмоциями потребуются и самому лидеру в момент предоставления обратной связи. Такие доверительные разговоры не предполагают шквала негодования, возмущения и гнева, поэтому даже если ошибка сотрудника вызывает яркие эмоции, лучше предварительно успокоиться и придерживаться позиции профессионализма – без перехода на личности и субъективных оценок.
Чтобы озвучить действительно полезную обратную связь, руководствуйтесь желанием помочь человеку и демонстрируйте поддержку – не только вербальными, но и невербальными средствами: мимикой, жестами, тоном голоса и темпом речи.
Стоит также сказать, что обратная связь не ограничивается фразой в стиле: «Вы отлично справляетесь! Так держать» – это комплимент, но не источник дополнительной информации, которую можно было бы использовать в качестве руководства к действию. Вместо этого давайте развернутые комментарии относительного удачных и неудачных действий сотрудника, оценку того, насколько хорошо он справляется, и какие ресурсы требуется подключить, чтобы преуспеть. Задавайте и дополнительные вопросы: «Как вы думаете, почему дела идут не так быстро, как планировалось?», «Какие дополнительные действия, на ваш взгляд, стоило бы предусмотреть?», «На какие из вопросов, относящихся к делу, вы способны повлиять, но еще не делали этого?».
Развитие навыков лидерства через обратную связь
Обратная связь – это дорога с двусторонним движением. Не только руководителям предстоит делиться мнениями с подчиненными, но и сотрудники компании должны быть включены в этот процесс и высказываться о состоянии рабочей среды и атмосфере в коллективе, действующих политиках и бизнес-процессах. Кроме того, допускается озвучивание мнений в отношении лидерского стиля управленца, а также отдельных сомнений, касающихся ситуации в коллективе. Такая информация помогает руководителю собирать отзывы, которые показывают, что в компании требует изменения, а также определять собственные зоны роста.
Да, именно так! И лидер нуждается в постоянном совершенствовании, например, развитии коммуникативных способной, навыков решения проблем или эмоционального интеллекта. Сотрудники, высказывая руководителю собственное мнение, могут и осознанно, и неосознанно указать на области, с которыми лидеру требуется поработать, чтобы стать лучше.
Наконец, без обратной связи общение с подчиненными теряет витальность – возникают риски не только сорванных сроков, невыполненных задач и ослабления командного духа, но и утраты доверия.
Поэтому не бойтесь обратной связи, наоборот – побуждайте сотрудников высказываться! Показывайте коллегам пример, предоставляя корректные и конструктивные отзывы. Размышляйте над тем, о чем высказываются сотрудники, и старайтесь выносить из этого пользу, определяя личные планы развития.
