Планирование и ведение продуктивных бизнес-встреч – мастерство, требующее профессионализма и опыта. В противном случае участники не приходят к результату, а только сожалеют о зря потраченном времени. В этой статье Академия социальных технологий расскажет о стратегиях и приемах, гарантирующих вовлечение и результативность, которые поднимут уровень совещаний на новый уровень.

Как провести бизнес-встречу 

Бизнес-встречи проводятся для того, чтобы группы сотрудников и партнеров смогли совместно обсудить стоящие проблемы и найти пути их решения, а также выработать новые идеи и подходы, которые были бы уместны в контексте развития ситуации.

Правильно проведенные бизнес-встречи помогают установить глубокие связи с коллегами и улучшить деловые отношения, но сработают они таким образом только при тщательном планировании и организации.

Поэтому, назначая встречу, потратьте врем на то, чтобы сделать собрание полезным для участников.

Не редкость, когда люди тратят время на то, чтобы приехать на встречу, пару-тройку часов пытаются вслушиваться в витиеватые рассуждения, но так и уходят восвояси с пустыми головами. И это в лучшем случае – часто собрания с непроработанной повесткой и без контроля за ходом и содержанием выступлений оставляют после себя ворох вопросов, поиск ответов на которые становится задачей проблематичной.

Правила бизнес-встреч 

Деловые встречи требуют соблюдения социальных норм и обычаев, которые определяют профессиональную среду, характерную для компании или обсуждаемой темы. Соблюдение этикета проведения деловых встреч поможет создать позитивную и продуктивную атмосферу, которая будет благоприятствовать взаимному уважению и продуктивности. К подобным правилам этикета относят:

• Следование позиции профессионализма – предполагает обсуждение темы встречи в русле конструктивного диалога без эмоциональных оценок и апелляций к личным качествам собравшихся, а также соответствие содержания дискуссии поставленной задаче.
• Содействие атмосфере доверительного общения – уважительное отношение к мнениям участников бизнес-встречи приводит к тому, что люди охотнее делятся собственными затруднениями, способными повлиять на исход дела, неуверенностью в отношении действенности тех или иных мер, а также сомнениями относительно правильности выбранного пути. В конечном счете подобная открытость помогает найти лучшее решение и сформировать корректный план действий.
• Приверженность вопросам дисциплины – продуктивность встречи определяет четкая и грамотно составленная повестка, заблаговременное направление приглашений, внимание к составу участников, соблюдение тайминга обсуждений.
• Позитивная обстановка – дружелюбная атмосфера на встрече создаст нужную волну для сотрудничества и командной работы, исключит риски возникновения конфликтных ситуаций, что особенно важно, когда обсуждаются сложные вопросы с участием сторон, представляющих диаметрально-противоположные интересы.

Правила этикета, которые помогут провести результативную бизнес-встречу

Бизнес-встречи требуют соблюдения норм этикета задолго до момента самого собрания. Вот некоторые из правил, которыми стоит руководствоваться, планируя и организуя очередное собрание:

1. Тщательно изучите календарь – отправив или приняв приглашение на встречу, убедитесь, что свободны в этот день, а интервал между предыдущей и следующей встречей составляет не меньше 15 минут. Чтобы упростить планирование, используйте онлайн-инструменты, которые помогут зафиксировать подходящее для всех участников время.
2. Определите цель и повестку встречи – видение цели поможет понять, какие решения требуется принять на встрече и какую информацию – обсудить. Исходя из этого легче составить адекватный состав участников, компетенции и опыт которых будут полезны для решения рассматриваемого вопроса. Кроме того, ясная и понятная цель упростит обсуждения и гарантирует то, что они будут посвящены обозначенной теме. Направьте повестку как минимум за пару часов до встречи – это поможет участникам подготовиться к обсуждению.
3. Уделите внимание составу участников – участие в совещаниях не вызывает сильного энтузиазма, ведь в это время можно было бы заняться непосредственным решением рабочих вопросов. Поэтому, направляя приглашение, убедитесь в том, что тот или иной человек окажется на встрече не зря. Как правило, любой список приглашенных соответствует следующей типологии:

• Заинтересованные стороны – те люди, для которых результаты встречи особенно важны.
• Лица, принимающие решения – встречи, требующие фиксации договоренностей и предполагающие формулирование поручений, будут результативнее при участии в них сотрудников, обладающих полномочиями.
• Носители опыта и компетенций – если встреча требует специфических знаний, пригласите экспертов, знания которых позволят прояснить заблуждения, уточнить спорные моменты и внести коррективы в общее видение или план действий.
• Фасилитаторы – если встреча сложная или требует участия нейтральной стороны, которая могла бы направить обсуждение в нужное русло, организаторы прибегают к помощи профессиональных фасилитаторов. 

4. Подготовьте необходимое оборудование, инвентарь, раздаточные и расходные материалы. Ничто так не бьет по результативности обсуждения как технические проблемы: слабый интернет, неработающий проектор, шум в помещении. Такие помехи разрушат атмосферу профессионализма и к желаемому результату не приведут. Чтобы избежать разочарования и неловкостей, удостоверьтесь заранее, что оборудование настроено и исправно функционирует, а помещение подходит для комфортного размещения участников.

Далее пойдет речь о принципах, которые стоит неукоснительно соблюдать, непосредственно во время бизнес-встречи.

1. Соблюдайте пунктуальность. Приходите вовремя или за 5-10 минут до назначенного времени. Опоздания будут восприняты как знак неуважения и только подчеркнут неорганизованность и безответственность, наплевательское отношение к обсуждаемому вопросу.
2. Подбирайте одежду с учетом ситуации – внешний вид влияет на то, как другие будут воспринимать ваш уровень профессионализма, поэтому учитывайте культуру организации, тип встречи и состав участников.
3. Выключите электронные устройства – звуки уведомлений смартфона будут отвлекать и нарушать ход обсуждения.
4. Будьте восприимчивым слушателем – относитесь с вниманием к тому, что говорят другие, это усилит атмосферу сотрудничества, поможет принять взвешенные и обоснованные решения, а также выявить недоразумения на ранних стадиях.

Наконец, после встречи закрепите впечатления, поблагодарив участников, направив итоговое резюме или follow-up письмо. Не будет лишним отметить вклад собравшихся, отдельно упомянув наиболее ценные из звучавших мыслей.

Помните, что основная цель проведения бизнес-встреч – мотивация и вдохновение участников, поэтому, завершив очередное собрание, становитесь примером для окружающих и немедленно приступайте к претворению в жизнь новых идей и планов.

Секреты проведения вовлекающих бизнес-встреч 

Воспользуйтесь следующими советами, которые помогут поднять бизнес-встречи на новый уровень.

1. Придерживайтесь принципов честности и прозрачности. Лидерам команд часто приходится делиться удручающими новостями или сталкиваться со сложными ситуациями, когда сотрудникам требуется дополнительная поддержка. Важно оставаться верным избранным ценностям и предоставлять команде необходимый ресурс для решения возникающих проблем. Информируйте членов команды о каждом этапе процесса или проекта, рассказывайте о целях компании, возможностях и проблемах. Предлагайте искреннюю обратную связь и поощряйте членов команды делать то же самое.
2. Предоставьте каждому право выражать свои мысли – ищите способы, которые помогут вовлечь в разговор даже главных интровертов и убежденных скромняг. Используйте фасилитационные техники: разминки и разогревы в начале встречи, опросы, письменные форматы сбора идей, работу в малых группах.
3. Делайте заметки по ходу обсуждения – если встреча проводится для обсуждения реакции на новые вызовы, запуска продукта или формулирования коммерческого предложения, вероятнее всего, участники будут высказывать идеи, каждая из которых должна найти отражение в резюме совещания. В идеале – параллельно обсуждению записывать озвучиваемые мысли на флипчарте или стикерах, что впоследствии поможет выработать консолидированное решение или организовать голосование за предпочтительный вариант действий. Другой вариант – провести на встрече мозговой штурм, техники которых объясняют, как и когда оценивать идеи.

Как оценить результаты бизнес-встречи 

Оценка результативности встречи проводится не только на интуитивном уровне – сбор информации об итогах собрания поможет оценить, насколько усилия по подготовке повестки и сбору участников были результативны и к каким результатам они привели. Стоит собрать следующие объективные данные, которые помогут оценить, насколько удалось добиться поставленной цели:

1. Своевременность – началась ли бизнес-встреча вовремя, удалось ли завершить обсуждение к обозначенному сроку. Эта область покажет соблюдался ли тайминг и не отходили ли участники от темы собрания.
2. Посещаемость – отслеживайте, кто из участников присоединился к бизнес-встрече, а кто – проигнорировал. Эти сведения покажут, насколько верным был выбор состава участников. Конечно, же пропуск собрания или опоздания на него иногда говорят о дефиците культуры пунктуальности, что также будет ценной информацией для организационного совершенствования.
3. Исполнительность – посмотрите статистику выполнения поручений и задач, переходящих с прошлых совещаний, и прогресс в развитии проектов. Здесь стоит учитывать приоритетность задач, а также систематически игнорируемые задачи. Подобное положение вещей, вероятно, говорит о том, что сотрудник встречается с сложностями при их выполнении, решить которые самостоятельно не удается.
4. Зафиксированное решение – бизнес-встречу, посвященную решению актуальной для компании проблемы, но закончившуюся ничем, результативной не назовешь. Поэтому оценить результаты собрания можно и по количеству решений, при этом ранжировав их по значимости.
5. Участие и вовлеченность – здесь оцениваются такие категории, как: активность обсуждений, уважительность и продуктивность, готовность подключиться к решению вопроса, несмотря на загруженность, и стремление оказывать дополнительные консультации по ходу исполнения проекта.

Другой вариант оценки результативности бизнес-встречи – проведение опроса среди участников по ее итогам. Такие опросы могут содержать вопросы, ответы на которые покажут, насколько была подготовлена встреча, а ее тема – своевременна и актуальна для участников.

Работа с результатами оценки поможет улучшить навыки проведения бизнес-встреч и гарантировать достижение намеченных целей. Кроме того, если вы часто организуете совещания, рекомендуем задуматься об освоении фасилитации – технологии, которая поможет сделать рутинные обсуждения полезными и для бизнеса, и для участников.