Сегодня грамотная адаптация новых сотрудников играет ключевую роль в достижении стратегических целей компании. Введение в должность и компанию – фундамент, на котором строится дальнейшая продуктивность. В новой статье Академия социальных технологий расскажет об обязательных шагах и стратегиях, которые помогут разработать действенную программу адаптации для роста и развития коллектива.

Почему onboarding влияет на удержание

Onboarding или введение в должность или компанию, адаптация или интеграция – это процесс, помогающий новому сотруднику адаптироваться к работе в команде и быстрее освоить новые обязанности. С продуманной программой адаптации сотрудники начинают быстрее приносить реальную пользу команде, что снижает стресс для самого сотрудника и неудовлетворенность непосредственного руководителя.

Кроме того, onboarding:

1. Повышает вовлеченность и мотивацию – когда сотрудники чувствуют себя частью команды с первых дней, они с большей отдачей вкладываются в дело.
2. Проявляет для сотрудника ценности компании – новые сотрудники лучше понимают миссию и ценности компании, что способствует большей лояльности к работодателю с первых дней трудоустройства.
3. Уменьшает количество ошибок – комплексный подход к адаптации снижает вероятность ошибок, негативно влияющих на продуктивность и будущее сотрудника в компании.
4. Создает базу для долгосрочного сотрудничества сотрудника и работодателя – систематический подход к onboarding увеличивает вероятность того, что сотрудник надолго останется в компании.

Таким образом, этот инструмент является не только средством адаптации, но и элементом стратегии удержания сотрудников.

Разница между onboaring и обучением

Несмотря на сходство этих понятий, разберемся, почему не стоит путать onboarding и обучение.

Цель onboarding – помочь новому сотруднику интегрироваться в компанию, что включает в себя знакомство с корпоративной культурой, правилами и принятыми процессами. Обучение же сфокусировано на развитии конкретных навыков и знаний, необходимых для выполнения рабочих обязанностей.

Onboarding продолжается от пары недель до нескольких месяцев, в зависимости от компании и должности. Некоторые компании поддерживают элементы onboarding на протяжении первого года. Под обучением понимаются как разовые мероприятия, так и постоянные программы, направленные на повышение квалификации.

Onboarding включает в себя знакомство с миссией компании, стратегическими целями, организационной структурой, а также ряд административных задач (оформление документов, получение доступа к системам и пр.). Обучение включает в себя конкретные методики и техники работы, изучение инструментов и программ, необходимых для выполнения задач.

Onboarding ориентирован на все аспекты работы в компании и взаимодействие с другими подразделениями, обучение – специализированный, сосредоточенный на технических аспектах или специфических компетенциях процесс.

В процесс onboarding вовлечена HR-служба, линейные руководители, наставники и даже коллеги из других отделов, обучение же проводится тренерами или другими опытными сотрудниками, часто с привлечением внешних экспертов.

Конечно, onboarding и обучение пересекаются, дополняя друг друга: первый вариант помогает создать понимание о компании и рабочих процессах, в то время как второй – углубляет знания по специфическим аспектам работы. Обе этих программы крайне важны для адаптации и долгосрочного развития сотрудников.

Как выглядит эффективная система адаптации

Эффективная система адаптации должна быть тщательно продуманной и структурированной, чтобы новый сотрудник быстро и комфортно интегрировался в рабочую среду.

Расскажем о некоторых элементах действенного onboarding:

1. Подготовка до первого рабочего дня – персонализированное приветствие (отправка приветственного письма с информацией и расписанием первого дня), организация рабочего места и необходимого оборудования; предоставление документов для ознакомления и подписания.
2. Введение в культуру и ценности – ознакомление с корпоративной культурой (миссией, ценностями и традициями компании), изучение истории и ключевых достижений компании.
3. Ознакомление с обязанностями и целями – четкое разъяснение ожидаемых задач и обязанностей; обсуждение краткосрочных и долгосрочных целей с непосредственным руководителем.
4. Поддержка и наставничество – предоставление опытного наставника для помощи в адаптации; проведение регулярных встреч с руководителем для обсуждения прогресса.
5. Обучение и развитие навыков – организация обучения для развития необходимых навыков; предоставление доступа к обучающим онлайн-материалам и платформам.
6. Обратная связь и корректировка – регулярный сбор отзывов от нового сотрудника о процессе адаптации; внесение изменений в процесс адаптации на основе полученной обратной связи.

Такой подход к организации onboarding помогает новому сотруднику быстрее адаптироваться, почувствовать себя частью команды и приступить к продуктивной работе.

Роль руководителя и HR в подготовке новичков

При адаптации новых сотрудников роли руководителя и HR тесно переплетаются и взаимодополняются.

Так, например, роль руководителя заключается в постановке задач: руководитель разъясняет должностные обязанности, ожидаемые результаты и цели, формирующие у новичка четкое понимание его роли в команде. Начальник также дает новому сотруднику необходимые ресурсы и инструменты. Кроме того, иногда он выступает в роли наставника, предоставляя советы и делясь опытом.

HR-менеджер же разрабатывает и сопровождает программу адаптации; оформляет административные процедуры; организует тренинги и семинары, направленные на развитие профессиональных и мягких навыков, а также предоставляет доступ к обучающим ресурсам.

Обе роли дополняют друг друга: руководитель, ориентируясь на практическую и операционную сторону, а HR – на административную и образовательную поддержку. 

Онлайн и оффлайн-форматы onboarding

Адаптация осуществляется как в онлайн, так и в оффлайн-формате. У каждого из этих подходов – собственные особенности и преимущества.

Благодаря онлайн-формату сотрудники могут проходить обучение из любой точки земного шара, что удобно для удаленной или распределенной команды. Кроме того, этот формат позволяет изучать материалы в удобное для сотрудника время, а интерактивная составляющая повышает вовлеченность и усвоение материала.

Также цифровая подача учебных материалов снижает затраты на изготовление печатных материалов и организацию пространства для встреч для onboarding.

Между тем, личное общение способствует лучшему взаимопониманию, построению отношений и укреплению корпоративной культуры. Участие в тренингах, воркшопах и тимбилдингах позволяет быстрее интегрироваться в коллектив.

Оба формата могут комбинироваться для комплексной адаптации. Например, важные сессии и тренинги проводятся очно, а доступ к методическим материалам организуется в онлайне – такой подход обеспечит максимальную результативность программы адаптации.

Как Академия социальных технологий помогает организовать onboarding

Академия социальных технологий, объединяющая опытнейших экспертов в области корпоративной культуры и технологий командного менеджмента, предлагает комплексный подход к организации onboarding.

Эксперты Академии проанализируют потребности компании и разработают программы адаптации, соответствующие требованиям разных должностей. Кроме того, по желанию заказчика, возможно изучение отзывов уволившихся из компании сотрудников и мнений людей, не справившихся с испытательным сроком. Это поможет создать результативную программу. 

Сотрудничество не ограничится только этим подготовительным этапом, эксперты Академии готовы оказывать постоянную поддержку в ходе имплементации программы, а также выступать в качестве менторов и коучей для новых сотрудников.

Выбирая в качестве партнера по этой задаче Академию социальных технологий, компания получают возможность организовать onboarding эффективно и с минимальными затратами, обеспечивая новые кадры всем необходимым для успешной интеграции и последующей работы.