Сегодня, когда изменения происходят стремительно, управление проектами превращается в серьезную задачу. Организовать работу коллектива, как правило, непросто. То и дело возникают трудности, нарушаются процессы. И, даже когда команда трудится слаженно, не исключено, что усилия окажутся напрасными, так как требования к итоговому результату часто меняются из-за неопределенности.

В подобных обстоятельствах традиционные методы управления, построенные на жестком планировании и контроле, бесполезны. Им на смену приходят гибкие схемы управления, такие как кайдзен, Agile и холакратия, которые набирают популярность среди организаций, стремящихся к подвижности и адаптивности.

В новой статье Академии социальных технологий рассказываем, как гибкое управление поможет улучшить координацию действий команды и повысить ее производительность.

Что такое гибкое управление и в чем его преимущества

Вообразите команду, работающую без строгих планов, следующую принципу «плыть по течению». Вместо постоянного заполнения планов и подготовки отчетов люди сосредоточены на создании готового продукта, который можно сразу же продемонстрировать клиенту. Вместо страха перед переменами, они готовы к ним и адаптируются в процессе. Вот что такое гибкое управление.

Agile — это гибкая методика работы с проектами, продуктами и клиентами. Это философия и методология, которая помогает командам быть гибкими и продуктивными в условиях изменений.

У термина Эджайл есть два смысла:

• Набор идеалов, правил и моделей, которыми руководствуется командный состав проекта.
• Комплекс методов управления проектами с общими философскими корнями.

В переводе с английского слово Agile означает «гибкий», именно гибкость лежит в основе этой методики. Это подразумевает, что команда, использующая Эджайл, умеет быстро адаптироваться к изменениям в процессе работы, подстраиваться под новые требования без потери качества. Например, при выполнении заказа клиент меняет задачу или в ходе исследования аудитории выясняется, что у нее появились дополнительные запросы. Бывает и так, что конкурент чуть раньше выпускает на рынок похожий продукт, тогда с учетом этой информации вносят корректировки в собственный проект.

Методология Agile помогает оперативно действовать в ответ на изменения рынка и развитие конкурентов. Она дает возможность корректировать приоритеты и оставаться в тренде. Чаще этот подход используют при создании программного обеспечения.

В свою очередь, на производственных предприятиях популярен такой подход к управлению, как кайдзен. Этот подход основан на идеях японской философии и включает регулярные улучшения, малые шаги к лучшему и культуру открытого общения внутри команды. Кайдзен помогает созданию устойчивых изменений и улучшению качества продукции или услуг.

Как подход управления процессами, эту философию стали применять в компании Toyota. Здесь каждый сотрудник предлагает идеи для улучшения, это помогает организации непрерывно развиваться даже без внешних стимулов. В России действует кайдзен-институт, организующий курсы по бережливому производству для предприятий и организаций.

Еще одна гибкая методика — холакратия, предполагающая отказ от традиционной иерархии. Классическая структура с большим числом начальников замедляет принятие грамотных решений, поскольку руководители физически не способны охватить все вопросы. Растущий бизнес столкнется с этой проблемой. При холакратии каждый сотрудник считается экспертом и самостоятельно решает задачи в собственной зоне компетенций. Это помогает быстро реагировать на рыночные изменения без ожидания распоряжений от топ-менеджмента.

Гибкие методы управления дают ряд преимуществ, которые делают их предпочтительными для компаний:

• Адаптивность

В числе главных преимуществ — способность гибких стратегий быстро подстраиваться под изменения. В отличие от традиционных методик, где перемены приносят серьезные расходы и трудности, гибкое управление помогает реагировать быстро.

• Скорые результаты

При гибком управлении результаты труда видно сразу, команды способны презентовать пробные продукты на начальных этапах проекта. Это помогает получить отзывы от пользователей и внести необходимые правки до окончания работы.

• Минимизация рисков

Разделение задач на короткие периоды помогает устранять возникающие препятствия в короткие сроки. Этот подход уменьшает риск неудачного завершения проекта, минимизируя серьезные потери временных и материальных ресурсов.

• Распределенное управление

При гибких методах команды сами принимают решения с учетом собственной компетенции. Это повышает результаты управления и ответственность каждого члена группы.

• Высокая степень участия команды

Отказ от микроменеджмента, тесное взаимодействие с руководством и самоуправление содействуют тому, что разработчики трудятся результативнее и ощущают собственный вклад в проект. Работники чувствуют значимость, участвуя в решениях и видя результаты. Это ведет к снижению текучести кадров и повышает уровень удовлетворенности работой.

Гибкое управление — современный подход, он помогает компаниям адаптироваться к переменам на рынке и показывать результаты. Оно особенно популярно в информационных технологиях, но также применяется в других отраслях.

Как внедрить гибкие методологии в работу команды

Чтобы адаптироваться к нововведениям рынка, компаниям стоит меняться изнутри. Вот шаги, которые помогут бизнесу перейти на гибкое управление:

1. Оценка текущего состояния

Прежде чем внедрять новые методологии, предстоит оценить состояние дел в команде. Важно выявить, какие проблемы присутствуют сейчас, в чем сильные и слабые стороны. Кроме того, надо четко понять, к чему собственник бизнеса хочет прийти в результате перемен.

2. Выбор методологии

Существует ряд методологий. Помимо кайдзена и Agile есть Scrum, Kanban, Lean, Extreme Programming и другие. У каждой из методик — персональные характеристики, которые подходят для разных типов проектов и команд. Важно выбрать тот подход, что соответствует целям и потребностям команды.

3. Учеба

Для того чтобы перейти к новому типу управления безболезненно, сотрудников стоит подготовить, организовать обучающий курс. Важно, чтобы работники понимали принципы выбранной методологии, а также научились применять их на практике. В этом помогут тренинги и практические занятия.

4. Настройка инструментов и процессов

Для успеха во внедрении новых подходов стоит сформировать соответствующее рабочее пространство и инструменты для планирования, отслеживания прогресса и взаимодействия. Например, установить приложения или таск-трекеры, выбрать доски задач и пр.

5. Практическое применение

Пробовать внедрять методологию стоит на реальном проекте. Сначала применять ее на малой части проекта, чтобы команда освоила новые практики и привыкла к ним. Затем постепенно увеличивать масштаб и не забывать о мониторинге и корректировке процесса. Выявить проблемы и слабые места поможет обратная связь от сотрудников.

Команды, внедрившие гибкие методологии, пожинают плоды успеха: увеличение производительности и улучшение качества проектов. Дополнительным преимуществом станет поддержание дружественной среды в коллективе и увеличение энтузиазма сотрудников.

Управление изменениями: как адаптироваться к рыночным условиям

• Разморозка. Это подготовительный этап к преобразованиям, подобный медленной разморозке куска льда, когда тот становится податлив к изменениям. На этом этапе компания осознает потребность в переменах. Топ-менеджмент разрабатывает видение будущего и тщательно анализирует текущую ситуацию. Создается группа новаторов, которая возьмет на себя руководство трансформацией. Персоналу предоставляется подробная информация и поощрение для принятия изменений.
• Изменение. Важно не только ввести новые процедуры, но и добиться того, чтобы каждый член коллектива ощутил собственную причастность к преобразованиям. Постоянное давление и стресс усложняют задачу. Люди испытывают страх перед неизведанным, им сложно покинуть привычную зону комфорта. Следовательно, этап включает в себя переобучение работников. Им прививают новые умения и создают условия для устойчивости изменений.
• Заморозка. Фиксация новых процессов путем введения регламентов и правил и их интеграция в ежедневную работу компании за счет практики и получения обратной связи. Важно поддерживать мотивацию работников и контролировать результаты изменений, чтобы обеспечить долгосрочный эффект и адаптацию компании к изменяющимся условиям.

Достоинство модели состоит в том, что она систематизирует процесс изменений и акцентирует внимание на каждой стадии.

Для правильного введения изменений также применяют ADKAR-модель, ориентированную на людей.

Считается, что персонал при внедрении нового преодолевает пять этапов: — Понимание, что перемен не избежать и они важны;

• Стремление вовлечься в процесс, стать его полноценным участником;
• Получение новых знаний и освоение навыков, которые потребуются на новом этапе;
• Готовность к трансформации, в том числе за счет обретения новых умений и повышения уверенности;
• Укрепление новых привычек.

Следует четко объяснить сотрудникам, зачем нужны изменения, какое влияние они окажут на работу и какую пользу это принесет каждому из них. Руководителям также стоит активно участвовать в процессе, поддерживать сотрудников и создавать атмосферу доверия и уверенности.

Использование Agile и Scrum для повышения эффективности бизнеса

Agile и Scrum — две гибкие методики руководства командами, которые широко применяют в бизнес-среде. В основе лежит итеративный подход: выполнение малых задач с минимальным набором функций. Это позволяет сначала создать прототип продукта, выполняющий главные функции, а затем постепенно увеличивать функционал, дополняя опции.

Преимущества Agile:

• Отсутствие необходимости в длинном техническом задании, предусматривающем сразу все этапы. Вместо этого составляют гибкий список заданий, основанный на запросах и нуждах потребителя.
• Адаптивное бюджетирование. Если средства внезапно заканчиваются, заказчику все равно будет доступен функционирующий продукт, пусть и с меньшим набором опций.
• Упрощение бюрократии. Достаточно утверждения вопроса одним руководителем, что не замедлит разработку других проектов.

Scrum изначально предназначался для повышения гибкости и скорости разработки. Для этого придумали схему спринтов, подразумевающих разделение процесса на отрезки от одной до четырех недель.

Методика работает следующим образом: команда выбирает из списка задач определенные пункты, их разбивают на подзадачи.

По завершении каждого спринта проводится ретроспектива. Команда собирается, анализирует успехи и определяет области для совершенствования. Важно интересоваться мнением сотрудников — что поможет им работать быстрее и продуктивнее, что улучшит текущую ситуацию. Все идеи фиксируются отдельно, но в следующий спринт берутся только реалистичные.

Успех компании зависит от ее способности к адаптации и внедрению инноваций. Изменения — это не только испытание, но и новые перспективы. Шанс для компании стать конкурентоспособнее, а для ее сотрудников — развиваться и расти. Главное — воспользоваться этим шансом.