Agile-подходы в работе с командами

Семейство Agile-подходов довольно большое: Kanban, Scrum, Scrumban, XP, SaFe и другие. Член Высшего экспертного совета кафедры «Технологии командного менеджмента» рассказала о вариантах использования в командах одного из самых распространенных фреймворков – Scrum, для которого характерны гибкие каркасы структур управления, с возможностью дополнять свои правила и инструменты.

В чем заключаются преимущества Agile 

Agile – это гибкая методология разработки со своими принципами и ценностями. А Scrum – это фреймворк, который позволяет полноценно реализовать принципы и ценности Agile на практике.

Для начала разберемся с тем, какие ценности предлагает Agile:

• Люди и взаимодействие важнее процессов и инструментов. 
• Работающий продукт важнее исчерпывающей документации. 
• Сотрудничество с заказчиком важнее согласований условий контракта. 
• Готовность к изменениям важнее следования первоначальному плану. 

Первая часть каждой фразы: «Люди и взаимодействие», «Работающий продукт», «Сотрудничество», «Готовность к изменениям» усиливает ее продолжение.

Некоторые перечисленные ценности, возможно, уже близки вам? Так как же реализовать их на практике? Как слова и ощущения превратить в работающий инструмент, технологию и способ реализации проектов и создания продуктов?

Этот ответ мы сможем найти, опираясь на артефакты и инструменты Scrum.

Учитывая то, что в ускоряющемся и меняющемся мире именно ИТ-сфера является лидером в разработке новых продуктов, мы встречаем много передовых разработок, которые через ИТ-сферу внедряются дальше и в другие сферы. Опираясь на свой опыт, могу с уверенностью сказать, что философия Agile и Scrum применима в разных сферах деятельности: производство, продажи, сервис и многие другие. Меняющийся мир одинаков для всех функциональных единиц любого бизнеса.

Эти выводы я делаю на основе своего 5-летнего опыта применения инструментов Scrum в сервисе, маркетинге, продажах, команде Директоров на производственном предприятии. Постепенно я привносила в команду инструмент за инструментом, но не согласно тому, каким должен быть Scrum. Просто на каждой ретроспективе, вместе с командой находя точки роста и ближайшие зоны развития, подбирала для них подходящий артефакт из фреймворка. Ни о каком чистом Scrum и речи нет, но локальное его применение позволило повысить ряд показателей: вовлеченность, уровень доверия, скорость поставки, уровень ответственности каждого участника, финансовые показатели и их прозрачность в каждом отделе и ряд других косвенных показателей. Именно поэтому я считаю, что Scrum для всех! И предлагаю вам рассмотреть его поближе и что-то взять на заметку для своей работы.

Суть фреймворка Scrum

Если кратко говорить про Scrum, то это фреймворк, который позволяет реализовать ценности и принципы Agile. Он состоит из 5 элементов:

• Соблюдение ценностей Agile (4 ценности – перечислены выше). 
• Соблюдение принципов Agile (12 принципов). 
• Соблюдение Scrum-цикла: Планирование, Спринт, Daily-митинги, Демо продукта (обзор спринта – здесь есть варианты), Ретроспектива. 
• Использование артефактов Scrum. 
• Соблюдение закрепленных ролей и выполнение соответствующих ответственностей: Product owner (Владелец продукта), Scrum master, Команда разработки.

Если точнее:

• Помни, как единственную истину, ценности и принципы Agile и живи по ним. 
• Двигайся короткими итерациями (1-4 недели). 
• Планируй вместе с командой каждый спринт. 
• Каждый день встречайся с командой на 15 минут. 
• Каждый спринт показывай результаты клиенту и собирай у него обратную связь. 
• Организуй в конце ретроспективу, чтобы понять, что получилось круто, а над чем стоит поработать.

Здесь я намеренно ничего не буду говорить про роль Владельца продукта и отдельную науку про управление продуктом – это большой и новый дивный мир, про который стоит говорить отдельно.

Инструменты Scrum для вашего бизнеса

Какие Scrum-инструменты вы можете использовать у себя в команде (отделе) и найти это полезным для себя:

Ретроспектива

Вы слышали что-нибудь про цикл постоянных улучшений? Данная концепция пришла к нам из Toyota, а ее корни лежат в Lean и Кайдзен. Это способ всегда развиваться вместе с командой. А как нам известно из многих исследований, совместно группа развивается значительно эффективнее, чем один человек самостоятельно. Каждые 2 недели (как вариант, от 1-ой до 4-х недель) в пятницу после обеда собирайтесь на 1-2 часа, чтобы обсудить, как прошли 2 недели с точки зрения результатов, клиентов, процессов, вашего взаимодействия. Что важно сделать на ретроспективе (форматов ретроспективы сотни, это самый распространенный и простой):

• Отметьте, что получилось хорошо – это лучшие практики вашей команды, преемственность и возможность масштабировать ваши успехи.
• Отметьте, что надо улучшить – это список улучшений совершенно любого рода от каждого участника команды: взаимодействие в команде, взаимодействие со смежниками, неясность цели, снижение показателей, недовольный клиент, просто злой коллега и т.п.
• Сгруппируйте получившийся список улучшений по блокам, которые у вас получатся, простым голосованием приоритезируйте блоки (где больше «болит» у всех) и «поштурмите» возможные варианты решения. ВАЖНО: у каждого решения должна быть дата и ответственный.

Ежедневные встречи

Встречи 15-минутки каждое утро. Зачем? Чтобы быстро выявлять любые изменения на пути к цели и оперативно на них реагировать, чтобы информационное поле в команде было более прозрачным. Самая большая сложность – проводить эти встречи действительно по 15 минут. Что важно:

• На встрече каждый отвечает только на 3 вопроса: Что я сделал вчера? Что я буду делать сегодня? Что мне может помешать?
• Всесторонние обсуждения, особенно о том, что «может помешать», пресекаются и решаются отдельно, не в эти 15 минут.
• Это не отчет руководителю, а обмен информацией, старайтесь держать этот формат. Здесь еще часто используются Канбан-доски – возьмите на заметку, очень полезная история.
• Встреча проводится обязательно СТОЯ. Особо зрелые команды уже начинают играться с такими встречами, проводя встречу в планке или еще каким-либо интересным способом.

Демонстрация продукта

Даже если вы просто начнете чаще общаться с внешним или внутренним клиентом компании «то ли вы для него делаете, что ему нравится?», «а что можно по-другому?», то вы уже получите отличные результаты. И будет еще круче, если вы научитесь делать продукт, сервис, услугу короткими итерациями (например, в 2 недели), и каждые 2 недели какой-то функционал или часть продукта сможете демонстрировать клиенту, чтобы он его потестировал, попробовал, почувствовал и дал вам обратную связь. Так вы будете на волне изменений и готовы ко всему!

Планирование

Большинство команд к этому действию приходят в последнюю очередь. На него не хотят тратить время – «все же и так понятно», но система планирования может очень облегчить жизнь команде в ходе работы. Планирование проводится в начале вашего спринта, раз в 1-4 недели: обычно в начале каждых двух недель (советую) либо в начале месяца (не советую – детализация слабая, эффективность для целого месяца низкая). Этот инструмент необходим для того, чтобы при движении команды к цели в ходе работе возникало как можно меньше вопросов, чтобы все детали, сомнения, вопросы, риски обсуждались на планировании, и каждый участник после него уходил с конкретными и понятными для себя задачами.

Вовлеченность или «светофор настроения», шкала здоровья команды

Это любой готовый или придуманный внутри компании опросник, который помогает держать руку на пульсе, как в команде, так и во всей компании. Для команды рекомендую раз в месяц проводить опрос.

Что важно:

• После проведения опроса показать результаты в общей диаграмме, цифрами – как угодно. Рассказать всем, что планируете улучшать в связи с результатами опросника. Здесь ОЧЕНЬ ВАЖНО после опроса дать всем обратную связь, чтобы показать, что это не пустышка, что вы слышите людей и действительно будете работать с их болями. Даже если вы не берете какую-то тему в работу, скажите об этом и объясните почему.
• ДЕЙСТВИТЕЛЬНО работать с результатами опроса. Если низкий процент понимания цели команды или компании, значит в ближайший месяц проведите встречи, расскажите еще раз, придумайте креативное и простое решение их боли.

Вот 5 простых инструментов, которые помогут вам быть на волне изменений и повысить эффективность работы команды. Инструменты приведены в порядке их включения в работу одной команды – на основе нашего 5-летнего сотрудничества.

Обычно я провожу сначала только ретроспективы. Даже этого достаточно для получения хороших результатов, команда будто начинает дышать, когда появляется возможность разговаривать в таком формате. А потом список улучшений начинает пополняться запросами на планирование, синхронизацию, четкие цели и т.д. самой командой.

После того, как этот этап будет пройден, рекомендую обращаться к таким инструментам, как относительные оценки трудозатрат, измерение продуктивности и далее с учетом особенностей команды.

В результате внедрения Scrum повышается не только результативность команды, но и новое видение сотрудничества как внутри компании, так и за ее пределами – все они становятся Владельцами продукта, услуги или сервиса. Это придает деятельности понимание четких целей, приносит конкретные успехи, выраженные в виде финансовых показателей.

И, главное, перечисленные инструменты применимы для любого типа команд. Хотите создавать мощные команды и получать контрастные результаты – буду рада быть вам полезной.