Управление временем – зачем осваивать тайм-менеджмент

Сорванные сроки выполнения рабочих задач, неспособность найти время для себя и удовлетворения собственных потребностей, отсутствие возможности уделить достаточное количество времени близким и друзьям провоцируют возникновение тревожности и беспокойства. В итоге человек лишается свободы и перестает испытывать удовлетворение, стремительно выгорая как в личном, так и в профессиональном плане. О том, зачем осваивать тайм-менеджмент и как начать выстраивать гармоничные отношения со временем, читайте в этой статье.  

Зачем учиться управлять временем 

Способность управлять временем – навык, который поможет преуспевать в учебе, профессии и личной жизни, а вместо напряженности и стресса формировать уверенность, в том, что эффективно управляешь собственным распорядком. Освоить методы управления временем гораздо проще, чем кажется – достаточно расставить правильные приоритеты и двигаться в соответствии с обозначенным планом.

Владеть тайм-менеджментом означает уметь планировать и организовывать выполнение требующихся задач разумным способом не за меньшее по продолжительности время, а в правильное время – тогда, когда они должны быть сделаны.

Искусство тайм-менеджмента учит:

• ставить четкие и реалистичные цели, которые предполагается разбивать на более мелкие задачи;
• расставлять приоритеты и определять их дальнейшую последовательность;
• сосредотачиваться на одной задаче за раз, избегать отвлекающих факторов;
• делегировать и перепоручать задачи, которые не соответствуют обозначенным приоритетам;
• отслеживать прогресс и результаты, корректировать планы по мере необходимости;
• осознавать, сколько осталось времени, и использовать его на 100%.

Правильное управление временем включает в себя следующие действия:

• составление списка дел в электронном или аналоговом виде, в любом из подходящих форматов;
• определение подходящего времени под выполнение каждого из обозначенных действий;
• планирование последовательности действий.

Следуя этой процедуре, легче придерживаться обозначенного плана и в срок выполнять ежедневные задачи, тем самым лишая себя беспокойства относительно забытых поручений и сорванных дедлайнов.

При этом к составлению плана рекомендуется подходить с точки зрения временной перспективы: на день или неделю, а также рассматривать длительные периоды – квартал, год и так далее.

Преимущества освоения техник тайм-менеджмента 

Понимание того, как правильно распоряжаться временем, улучшает качество личной жизни, благотворно сказывается на рабочей рутине. Расскажем о некоторых из преимуществ, которые с собой принесут освоение техник тайм-менеджмента:

1. Помощь в достижении целей – внимательное отношение ко времени придает мотивации перестать сидеть сложа руки и начать действовать.
2. Прокачка организованности – умение правильно распоряжаться временем, помогает сэкономить часы для занятий, которые доставляют удовольствие.
3. Достижение баланса между работой и личной жизнью – приверженность тайм-менеджменту дарит больше свободного времени, которое можно посвятить общению с близкими, хобби, отдыху и поездкам.
4. Снижение стресса и улучшение самочувствия – человек, который правильно распоряжается временем, с большей вероятностью испытывает удовлетворение по завершению дня, ведь выполнение 100% из запланированных дел окрыляет и возвращает ощущение контроля над собственной жизнью.
5. Повышение качества жизни – расстановка приоритетов поможет планировать время таким образом, чтобы посвящать себя тому, что доставляет удовольствие.

Важность управления временем для профессиональной реализации 

Часто сложно отслеживать сроки выполнения задач, что приводит к отставанию в графиках реализации проектов и переработкам. А это прямой путь к профессиональному выгоранию. Дело еще и в том, что профессиональную репутацию сотрудников, срывающих сроки, забывающих о задачах и предстоящих встречах, вряд ли назовешь безукоризненной. На таких коллег сложно положиться и быть уверенным в том, что оговоренные дела будут выполнены. Поэтому умение управлять временем становится крайне важным навыком для выстраивания доверительных отношений с клиентами, заказчиками, коллегами и руководством.

Следование тайм-менеджменту исключает приступы прокрастинации, когда человек, поддаваясь стрессу или беспокойству, не способен приступить к выполнению задачи. Фиксированный график, учитывающий продолжительность выполнения того или иного задания, выстроенный с учетом индивидуальных пиков активности и работоспособности, поможет сосредотачиваться на главном.

Идеальным вариантом тайм-менеджмента будет подход к рабочему дню не как к единому восьмичасовому (или дальше больше!) отрезку времени, а как к набору задач, которые необходимо выполнить.

Почему мы продолжаем тратить время впустую 

Прежде, чем начинать учиться техникам управления временем, стоит проанализировать из чего сегодня складываются будние и выходные дни, сколько времени уходит на выполнение дел, а какой его процент – тратится в никуда. Предлагаем также изучить, с чем связаны эти периоды, когда время тратится впустую. Среди этих причин, например:

• Отсутствие ясности, выражающейся в конкретных и измеримых целях и планах действий.
• Дефицит мотивации, связанной с отсутствием цели или стимула использовать время продуктивнее.
• Недостаток дисциплины или силы воли, чтобы противостоять искушениям или отвлекающим факторам, а также отсутствие привычек, которые помогают соблюдать распорядок дня, поддерживающий движение к целям.
• Отсутствие навыков, знаний и умений, которые требуются для выполнения задач или погружения в тот или иной вид деятельности.
• Недостаток обратной связи – отсутствие вариантов оценки прогресса и результатов, которые могли бы улучшить результаты деятельности или исправить ошибки.

Итак, первый шаг в предотвращении пустой траты времени – определить, какие из факторов наносят ущерб управлению временем. После этого начинайте работу по коррекции этих дефицитов и постепенно внедряйте в жизнь техники тайм-менеджмента.

С чего начать осваивать мастерство управления временем 

Победа над привычкой тратить время впустую приводит к желанию двигаться по жизни осознанно. Таким образом трансформируется жизненная стратегия, предполагающая направление внимания вопросам целеполагания и планирования. К таким стратегиям можно отнести:

1. Определение целей – пока вы не будете знать, чего хотите достичь, то и не сможете спланировать шаги, которые приведут к достижению целей. Если ранее вы не ставили себе конкретных целей, начните с фиксации мыслей и желаний. Посмотрите на получившийся список и постарайтесь переформулировать изложенное в цели – так желания обретают форму и траекторию, что гарантирует их исполнение.
2. Разработайте план – понятная последовательность действий снижает шансы того, что вы собьетесь с пути и потерпите неудачу. Оцените цели, а затем перечислите задачи и действия, которые помогут их достичь. Маленький лайфхак: оставляйте пространство для непредвиденных ситуаций и старайтесь не перегружать график, чтобы оставлять за разработанным планом реалистичность.
3. Принимайте решения – следование цели требует ответственности за сделанные выборы. Помните, что большие цели достигаются с помощью маленьких решений, которые предстоит принимать ежедневно.
4. Сосредоточьтесь на главном – после того, как вы расставили приоритеты и организовали то, что действительно важно, следующий шаг – сосредоточиться на приоритетах. Если позволить мыслям отвлекаться на другие, менее важные действия, вряд ли то, что было начато, будет закончено. Попробуйте уделять внимание высокоприоритетным задачам в самом начале дня, а менее значимыми вопросами заниматься, когда остаются время и ресурсы.
5. Сведите к минимуму отвлекающие факторы – отключите уведомления на телефоне, работайте с письмами в электронной почте несколько раз в день в фиксированное время, подумайте, что еще мешает сконцентрироваться и заместите эти проблемы.
6. Используйте подходящую технику тайм-менеджмента. Сегодня доступно большое количество вариантов инструментов, среди которых, например: матрица Эйзенхауэра, которая помогает отличать важное от срочного; техника Помодоро – для эффективного использования пиков продуктивности и предоставления себе короткого, но необходимого отдыха во время выполнения задач; принцип Парето, предполагающий, что 80% результатов достигаются за счет 20% усилий, и помогающий зафиксировать те задачи, которые принесут наибольшую пользу или окажут влияние на достижение целей.
7. Отслеживайте время, которое тратите на выполнение задач – управление временем предполагает его оптимизацию. Зафиксировав чрезмерный расход времени, подумайте над путями изменения ситуации. Здесь будет уместно рассматривать время, как финансовую инвестицию, понимая, что «расход времени» должен соответствовать «прибыли», которую вы получите по итогам.

Наконец, отдыхайте – никакие инструменты управления временем не помогут, если вы не восстановили силы и не восполнили уровень энергии. Делайте регулярные перерывы во время рабочего дня, высыпайтесь и посвящайте себя интересному, наполняющему досугу. Вы будете гораздо продуктивнее, когда отдохнете. Попробуйте устанавливать личные границы и находить время, в которой на мысли о работе и решение профессиональных вопросов накладывается запрет. Да, современное положение вещей смывает границы рабочего и личного времени, что с одной стороны работает как плюс, а с другой стороны – лишает человека ресурса. Конечно, возможность спокойно поработать в выходные или обсудить новые проекты за дружеским ужином – подкупает, но удостоверьтесь, что даете себе время побыть с самим собой, не отключаясь на дела.

Кроме того, подумайте над ритуалами завершения рабочего дня, которые помогут переключиться из функционального режима в режим восстановления. Например, тренировка в зале, прогулка по лесу с собакой, чтение любимой книги сработают как когнитивная отсечка, которая перестроит психику на расслабление.

Что делать если отношения со временем не удается обуздать 

Освоение навыка управления временем потребует усилий и коренного пересмотра привычек, что иногда сложно сделать без профессиональной поддержки. Начать гармоничные отношения со временем трудно, как и выстроить глубокие отношения с окружающими, поэтому, почувствовав, что самостоятельная работа не приносит качественного результата, задумайтесь об обращении к экспертам.

Совместная работа с коучем, специализирующемся на тайм-менеджменте, научит увидеть в этом ценном и невосполнимом ресурсе друга и покажет, как избежать выгорания – частого спутника болезненных отношений со временем.