Стратегические сессии по планированию – как заставить бизнес работать на 100%

Бизнес-гиганты, да и преуспевающие люди отличаются исключительным видением будущего – иногда создается впечатление, что они знают как в дальнейшем будут разворачиваться события. Нет, секрет знаний о будущем кроется не в ясновидении или паранормальных способностях, а в грамотном планировании и, конечно, ритмичном преследовании поставленных целей и контроле исполнения. Однако, то, что в мире большого бизнеса давно стало понятным рабочим инструментом, не слишком распространено среди представителей малого и среднего предпринимательства. О пользе практики периодического планирования, собственном авторском методе проведения стратегических сессий по планированию, которые будут уместны для небольших компаний и индивидуальных предпринимателей, рассказала Ольга Тукунова, эксперт кафедры «Коучинг».

Что такое стратегическая сессия по планированию 

Грамотное планирование гарантирует ритмичный рост и поступательное развитие. В крупных компаниях планированию уделяется отдельное время: как правило, ежегодно в декабре-январе выделяется пара дней на то, чтобы ключевые сотрудники, топ-менеджеры продумали, как будет вестись деятельность в следующем году, а также видение и стратегию. Руководитель, генеральный директор или собственник обозначает фокусы внимания, векторы движения и глобальные перспективы на следующий год. С учетом этих вводных участники стратегической сессии развивают обозначенное направление, определяют шаги, которые требуется совершить. Таким образом глобальные цели декомпозируются до структурных подразделений, каждое из которых намечает собственные плановые показатели, созвучные главной идее. К этой работе приглашается бизнес-тренер или фасилитатор – эксперт, который помогает организовать продуктивное обсуждение.

Успешные предприниматели ставят цели, последовательно двигаются к ним, регулярно проверяя и анализируя ключевые показатели. И, если дела идут не так, как планировалось, узнают об этом не в конце года, а гораздо раньше, что оставляет место для маневра – коррекции действий или цели.

Среди моих клиентов – индивидуальные предприниматели или самозанятые, представители малого бизнеса или команды до десяти человек, которые, если и верстают план на следующий год, то в некоторой степени хаотичный. Для такой категории клиентов я и разработала методологию стратегической сессии по планированию, которая построена по тому же принципу, что используется большим бизнесом, но адаптирована под меньшие масштабы. Для удобства работы используется специальный шаблон, учитывающий и особенности, и специфику ведения дел малым бизнесом.

К сожалению, не каждый предприниматель уделяет время планированию: «Пока объем работы не тот…». Но даже, когда бизнес не поражает масштабом, важно понимать, к чему двигаться в следующем году, к каким показателям стремиться.

На сессии по стратегическому планированию определяются цели по всем направлениям бизнеса:

• маркетинг и продвижение;
• продажи и работа с клиентами;
• финансы и бухгалтерия;
• развитие, обучение, организационные процессы;
• продуктовая линейка, ассортимент услуг.

Шаблон также отражает:

• глобальное видение;
• шаги по воплощению видения по сферам и направлениям деятельности;
• декомпозицию задач по кварталам.

Клиенты после таких встреч получают четкий порядок действий на следующий год – дорожную карту, учитывающую согласованные усилия всех направлений: маркетинга, продаж, финансов и так далее. По каждой из этих сфер определяются показатели, направленные на достижение глобальной цели бизнеса на год.

Так появляется наглядность: в какой период времени и чему стоит уделять внимание, требующаяся для выполнения годового плана ежеквартальная прибыль и так далее.

Точечные установки, например, нанять личного ассистента, не декомпозируются в масштабах года, а выполняются разово в конкретный период. С планированием подобные вопросы распределяются равномерно, что исключает перегрузки в отдельные месяцы или кварталы. Такой подход формирует целостную картину, которая помогает увязывать рабочие планы с личными: поездками, отпусками, лечением.

При этом, первый квартал года рассматривается подробно: прописываются конкретные мероприятия со сроками, требующимися ресурсами, ответственными (если речь идет о команде, а не одном человеке). Заполненный шаблон становится наглядным руководством к действию – из такого подробного, детального планирования по задачам и возникают действия, приближающие к достижениям – выполни обозначенное и придешь к желаемому результату.

Конечно, некоторым привычнее планировать самостоятельно, без наставника – коуча – работа так выстраивается продуктивнее. Разработанный мной шаблон прост и удобен и для таких клиентов. Скажу только, что в совместной работе с коучем рождаются новые идеи – общение с единомышленником помогает расширить границы мышления и видения ситуации. Кроме того, сторонний эксперт с незамыленным взглядом способен посмотреть на картину со стороны, подметить упущенные детали и высказать объективные рекомендации.

Почему стоит попробовать шаблон стратегической сессии по планированию 

Расскажу об этапах стратегической сессии, которые предусматривает этот авторский шаблон:

Анализ прошедшего года: достижения, выполненные задачи, количественные результаты. Собранные показатели станут основой для плана на следующий год, точкой сборки и развития.

Определение глобального видения, миссии, стратегии на следующий год: то, чего бизнесмен, индивидуальный предприниматель желает достигнуть по состоянию на конец года. Фиксируется желаемый целевой образ бизнеса.

Глобальное видение и масштабная цель разбиваются по направлениям бизнеса. Здесь фиксируем, что требуется выполнить по всем функциональным направлениям компании: проекты по продвижению по линии маркетинга и рекламы, показатели продаж, финансовые результаты – для бухгалтерии, организационные и структурные изменения – те действия, которые приведут к достижению Большой цели.

Задачи раскладываются по кварталам, при этом учитывается: сезонность бизнеса, личные планы. Кроме того, этот план составляется таким образом, чтобы не допускать перегрузок и затянувшегося затишься.

Детализация плана действий и, в частности, первого квартала. Указываются сроки, ответственные, требующиеся ресурсы – мелкая декомпозиция на конкретные задачи, гарантирующие выполнение цели в первом квартале.

Необходимо регулярно (например, ежемесячно) обращаться к заполненному шаблону, целям и, если требуется, вносить коррективы. Как минимум раз в три месяца (по завершению квартала) производится анализ.

Добавлю планирование с привлечением коуча поможет сделать больше, это гарантирует соблюдение структуры и алгоритма сессии, подразумевающей и проведение ретроспективы, и корректировку целей.

Планирование как ориентир для удержания выбранного курса 

Важно держать получившийся в результате стратегической сессии план перед глазами, по мере необходимости и развития ситуации дополнять возникшими идеями, прослеживая согласованность новых вводных с уже обозначенными сценариями. Таким образом формируется единая картина связанных между собой целей и задач. Но и не только! Работа с заполненным шаблоном, показывает, будут ли новые задачи содействовать достижению глобальных целей или только отвлекать ресурс.

Наша жизнь полна всевозможных событий и явлений, но не каждое из них требует реакции и обратных действий. Поэтому так важно фокусироваться на главном – основах годового плана, периодически уточняя в том ли направлении движешься. Регулярная сверка исключает неверные решения, бездумное расходование ресурсов. Дело в том, что некоторые идеи только тратят время, но не приближают к громким результатам. Планирование же помогает следовать избранному пути, а выводы, полученные на стратегических сессиях, выступают ориентиром для поступательного движения вперед и фильтром против желаний, которые, возможно, и не являются истинными.

Дополнительное сопровождение по исполнению планов 

Часто клиенты, прошедшие сессии по стратегическому планированию, обращаются за поддержкой в процессе исполнения планов – такое сопровождение помогает держаться в тонусе и фокусироваться на главном. Регулярные встречи с коучем становятся стимулом для достижения больших результатов: представляя достигнутые результаты другим, человек подводит личный итог, испытывает и гордость, и растущую убежденность в правильности избранного пути.

Рекомендую назначать такие контрольные встречи по прошествии квартала с тем, чтобы:

1. Подвести итоги периода.
2. Посмотреть, что сделано относительно запланированного.
3. Проанализировать, что получилось, а что – не удалось и почему.
4. Уделить внимание позитивным аспектам деятельности.
5. Обсудить с коучем возникшие сложности и причины затруднений, скорректировать действия, а иногда и цели.
6. Изучить, какие цели перестали быть рациональными.
7. Обновить (если требуется) и определить цели на следующий квартал, учитывая результаты предыдущих трех месяцев.

Жизнь вносит ежедневные коррективы и, конечно, с учетом этих изменений стоит уточнять и планы. Такие встречи помогают сохранять продуктивность, сверяться с компасом и продолжать двигаться по заданному курсу.

Задача коуча – структурировать полученную информацию, выявить слепые зоны и поддержать в преодолении препятствий, занимая при этом позитивную позицию. Неуспехи тщательно изучаются, но как источник ценнейшей информации для анализа произошедшего, без негативных эмоций, переживаний и раскаяний. Да, не получилось, но и в жизни, и в бизнесе не все происходит так, как хочется. Главное – извлечь опыт, сделать выводы и понять, что в будущем требуется делать иначе. В первую очередь это касается того, что утратило актуальность, не стоит «упираться» в план, отпускайте то, что больше не работает на вас.

Планирование в эпоху перемен

Важно воспринимать план, как опору, а не как ограничитель свободы действий, тем более что для бизнеса год – не долгосрочное планирование. Если человек не знает к какой пристани плывет, то ни один ветер не будет попутным! Вспомните статьи и интервью предпринимателей, миллионеров, миллиардеров – людей, поражающих масштабом видения. Такие звезды планируют на 5-20 лет вперед и это то, чему стоит учиться и перенимать. Спросите себя: «Кем я хочу себя видеть через N лет? Чем заниматься, где жить?». Не спешите формализировать поднимающуюся информацию до плана действий, сохраняйте желания, как возможную перспективу развития событий.

Поделюсь случаем из собственной жизни: до начала карьеры в коучинге, у меня был небольшой бизнес – интернет-магазин вязаных игрушек. Сама я не вязала, но организовывала этот процесс: искала и нанимала вязальщиц, изучала и расширяла ассортимент, участвовала в ярмарках, занималась продвижением. Во время декрета, когда ребенок только родился, лучше дела было и не придумать. Да и мне – молодой маме – это было близко. Спустя два года, когда задор, энергия и интерес начали иссякать, спросила себя: «Оля, видишь ли ты, что занимаешься этим через 10 лет?». И мое присутствие в рядах экспертов Академии социальных технологий – ответ на тот вопрос.

Возвращаясь к краткосрочной – годовой перспективе, рекомендую этот план расписывать детально, при этом регулярно сверяться с собой, командой, окружающим миром. Оцените, насколько сильно влияние происходящих во внешнем мире событий, что требуется скорректировать с учетом этих факторов. В шторм без четкого понимания ситуации выжить сложно. Пугает не непогода, а свободное плавание, отсутствие ориентиров и мерцающего маяка, приближающегося порта или пристани. План – база для стабильности даже в период турбулентности! Просто в таких условиях карте действий требуются регулярная сверка и корректировка. И, наконец, даже всеобщий хаос не должен отменять глобального и масштабного мышления.

Роль коуча в процессе постановки целей 

Мне близка позиция веры в клиентов. Да, иногда озвученные клиентами цели бывают излишне амбициозными и неправдоподобными, либо не подкрепляться ресурсами, навыками или не учитывать текущего положения дел – исходной точки. Работу в таких случаем начинаем с оценки ресурсов, которые помогут преуспеть. А дальше взращиваем осознанность и развиваем размышления в контексте: «Чтобы достигнуть этого, нужно пойти туда и сделать это», «Я в точке А, а хочу прийти в точку Б. Как я буду туда идти?». Клиенты часто сталкиваются с проблемой: «Хочу это, но не понимаю, как это получить». Например, нужно набрать команду единомышленников, но не понимаю, кого и с какими должностными обязанностями нанимать, где искать и как интервьюировать кандидатов. Вопросы тянутся вереницей, усиливая туманность и расплывчатость обстановки. В работе с коучем такие ситуации разбираются на кирпичики.

Найти правильные цели

Ставя цели, спрашивайте себя: «Мое ли это желание? Правда ли я хочу этого?». Не каждая высота принадлежит вам и будет вашей! Коуч поможет и в целеполагании, определении верного вектора. Сделал шаг, проверил: «Нравится или нет», «Откликается или нет». Сверки с внутренним ощущением важны – движение к желаемому разжигает энергию интереса, усиливающего и катализирующего процессы. Да, конечно, сопротивления не избежать, но интерес поможет двигаться дальше.

Зачем предпринимателям строить планы

Мне нравится работать с малым бизнесом. Предприниматели – люди с особым взглядом на жизнь, готовые взять на себя ответственность и за любимое дело, и за людей, с которыми трудятся плечо к плечу. Неутолимая жажда личного развития, стремление вырастить собственный бизнес и дать больше окружающим – восхищают. Но даже личностям с сильным предпринимательским мышлением требуется наставник, который будет калибровать фокусировку, поддерживать и направлять в достижении целей.

Повторюсь, не каждый предприниматель и бизнесмен задумывается о планировании, уделяет этой подготовительной, но такой нужной работе, должное время. Это характерно для микропредпринимателей, которые не слишком преуспели и в личном планировании. Между тем, роль планирования в темпах развития бизнеса сложно переоценить, а время, уделенное расстановке приоритетов и определению высот, которые предстоит покорить, окупается сполна. Как правило, рост начинается с того, что предприниматель начинает думать о расширении команды, устав исполнять роль человека-оркестра, заинтересован в масштабировании бизнеса и увеличении дохода. Стратегические сессии по планированию помогают придать этой ситуации объема: понять каких людей стоит нанимать, какие действия совершить, чтобы увеличить доход, например, в пять раз. Хотите роста, планируйте, нуждаетесь в пошаговом, комплексном и детализированном плане – обращайтесь к стратегическим сессиям.