Организация совещания – советы, которые помогут сделать обсуждение результативным

Слово «совещание» в русском языке имеет негативную коннотацию и воспринимается как встреча, на которой будут обсуждаться вопросы, для решения которых хватило было бы написать пару писем. Дело в том, что никому не нравится тратить время впустую, да и случается, что на совещаниях идеи сотрудников и результаты работы подвергаются жесткой критике. Конечно, ничего кроме стресса и раздражения такое групповое обсуждение не вызывает. Академия социальных технологий рассказывает, что стоит учесть при организации совещания и как сделать такие встречи результативными.

Зачем нужны совещания 

Не все так страшно! Совещание – это рабочая встреча, в которой участвуют более 2-3 человек для группового обсуждения путей решения стоящей задачи, контроля исполнения поручений, обмена информацией, подготовки к запуску проектов и совместной работы над другими насущными для компании вопросами. Сегодня совещания проводятся и в онлайн-формате, что экономит время участников и уменьшает количество организационных усилий. Правильно организованное совещание не только определяет дальнейший порядок действий для каждого из участников, но и заряжает энергией и оптимизмом. Поэтому так важно осознанно подходить к планированию и структурированию встречи. Конечно, это верно только, если для совещания установлена четкая цель и желаемый результат. Например:

• новое решение;
• совместный поиск идей;
• отчет о проведенной работе;
• информирование об изменениях;
• определение плана действий.

Помогает придерживаться обозначенной цели повестка совещания, о специфике подготовки которой речь пойдет ниже.

Зачем организуются совещания 

Одна из главных задач совещания – вынести на обсуждение как можно больше мнений, а это значит, что потребуется вовлечь коллектив в групповое обсуждение, создать атмосферу, в которой каждый свободно выскажется и будет услышанным. Конечно, в авторитарных компаниях, где сотрудникам десятилетиями запрещалось предлагать собственные идеи, такие форматы совещания не сработают. Однако, подобные модели командной организации помогут сформировать у сотрудников чувство сопричастности к обозначенной проблематике и искреннее желание достигнуть весомого результата.

Поставить коллектив на рельсы командной работы и распределенного лидерства помогают инструменты фасилитации. Если вам часто приходится организовывать и вести совещания, но вы замечаете, что они проходят не так результативно, как того требует ситуация, рекомендуем обратить внимание на компетенции фасилитатора. Эти знания поднимут совещания на новый уровень, а коллеги не только перестанут содрогаться, ожидая очередной встречи, которая рискует затянуться и уйти в обсуждение не связанных с предметом встречи тем, но и проникнутся мотивацией к общему делу.

В контексте этой темы также важно понимать, что как только руководитель описывает ситуацию, формулирует вывод и пути решения задачи, групповое обсуждение прекращается. Никто не захочет высказывать противоположное мнение или прилагать усилия к тому, чтобы предложить более удачное решение вопроса. Сотрудники должны видеть, что их мнение имеет значение, поэтому оставьте право первых высказываний за коллективом.

Ключи к эффективной организации совещания 

Чтобы провести совещание, которое приведет к действенным результатам, спланируйте встречу заранее, объясните цель и повестку приглашенным участникам. Формирование повестки совещания, которая будет соответствовать компетенциям участников, гарантирует эффективное обсуждение.

Организатор совещания ответственен за планирование повестки, которую следует делать четкой и емкой. Кроме того, документ должен отражать цели, которых планируется достигнуть. Желательно направить повестку заранее, чтобы участники смогли предварительно продумать возможные действия для решения задачи и пришли на встречу подготовленными, собрав необходимые материалы или статистические сведения. Такой подход позволит сэкономить время и повысить эффективность группового обсуждения.

Чтобы спланировать понятную повестку, руководствуйтесь следующей последовательностью шагов:

1. Определите результаты. Если итоговые результаты встречи не удается сформулировать, возможно и нет необходимости проводить совещание.
2. Определите продолжительность совещания. Время, которое участники проведут в зале собраний, будет зависеть от цели, частоты встреч и количества участников.
3. Составьте список тем для обсуждения. Определите вопросы, которые стоит затронуть для достижения результатов. Продумайте последовательность обсуждения тем.
4. Обозначьте требующееся количество времени для обсуждения каждой темы. Будьте реалистичны, закладывая жизнеспособные интервалы времени. Если же группа не нашла решения вопроса за обозначенное время, предложите обдумать проблематику самостоятельно и поделиться наработками на следующей встрече.
5. Планируйте стратегии рассмотрения каждой темы. Наиболее эффективно организовать процесс группового обсуждения помогут технологии фасилитации, которые гарантируют включение 100% в дискуссию, даже если она проводится по видеоконференцсвязи.
6. Расставьте приоритеты – оцените оформившуюся повестку и проанализируйте все ли, что задумано, удастся сделать за отведенное время. Если функциональность повестки вызывает сомнения, стоит отложить решение менее важных вопросов на другое время.

Помните, что повестка – это ориентир для беседы, который позволит вернуть ее в нужное русло, если вдруг участники начнут обмениваться мнениями, которые не касаются решения озвученной задачи.

Случается и так, что участники встречи, с учетом компетенции и профессионального видения ситуации, добавляют в повестку важные пункты, которые требуют рассмотрения, или исключат утратившие актуальность положения.

Кроме того, повестка фиксирует дату и время, а также место проведения совещания. С учетом количества участников, предусмотрите необходимое количество стульев или кресел, продолжительность встречи определит необходимость предоставления участникам воды, перекуса или организации кофе-брейка.

Что еще имеет значение при организации совещания 

Начинайте и завершайте встречу в обозначенное время. Конечно, многое зависит от негласных правил, которые действуют в компании: где-то планируют время гибко, а в других коллективах живут по принципам пунктуальности. Вне зависимости от того, как устроена жизнь в компании, придерживайтесь обозначенного в повестке времени начала совещания – это и знак уважения к собравшимся, и подчеркнет целесообразность обсуждения. Тем более это важно, если совещание проводите вы, а, значит, и ответственность за его результативность лежит на вас.

Обозначьте задачи, которые возлагаете на участников совещания. Из этого сложится формат совещания, а также какой из них будет выбран для решения задачи. Среди таких форматов: мозговой штурм, обсуждение плана действий, выработка решений, фиксация поручений или контроль исполнения раннее назначенных задач. Кроме того, стоит определиться и с порядком принятия решений: исключительно руководитель (при этом обсуждение решения другими участниками не допускается), участники предлагают решения, а руководитель выбирает из них наиболее предпочтительное или групповое решение с задействованием элементов командного лидерства.

Приглашайте только тех, кому действительно важно присоединиться к обсуждению. Это же относится и к количеству участников. Если позиция отдела кадров требуется для формирования полной картины обсуждения, ограничьтесь приглашением одного представителя подразделения. С задачей информирования других сотрудников, которым может понадобиться информация, обсуждавшаяся на встрече, поможет справиться письменный протокол. Кроме того, предусмотрите напоминания о предстоящем совещании накануне, чтобы участники сверились и, при необходимости, откорректировали собственные планы.

Назначьте ответственного за ведение протокола совещания или оставьте эту задачу за собой. По итогам совещания фиксируйте договоренности – кто, что и в какие сроки выполняет. Важно подвести итог совещания и детально изложить решения, отдельно проговорив те моменты, которые вызывают сомнения или непонимание.

Проблематика совещания – собирайте команду только, когда назрела необходимость группового обсуждения. Не растягивайте список встреч, отнимая время у непосредственного решения производственных вопросов. Оцените список встреч, которые проводите за месяц или в которых учавствуете. Все ли они значимы, от какой их них стоит отказаться. Может быть потребуется изменить ритм совещаний, пересмотрев устоявшийся график.

Используйте технологии, как цифровые, так и социальные. Некоторые вопросы требуют демонстрации и наглядного отображения информации и дополнительных материалов, тогда понадобится проектор. Если планируете провести мозговой штурм, предусмотрите наличие чатборда, фломастеров и стикеров для структурирования идей. Уделите время тестированию устройств и необходимого оборудования.

Как организовать обсуждение на совещании 

Позвольте высказаться каждому и, если видите, что кто-то доминирует в обсуждении, задайте уточняющие вопросы тем, кто еще не успел поделиться мнением. По итогам обсуждения каждого из пунктов повестки, резюмируйте сказанное и согласовывайте достоверность позиций с участниками. Не забывайте отмечать то, что требует дополнительного обсуждения. Будет верным также на совещании предложить участникам, в чьих компетенциях лежат обозначенные вопросы, встретиться для обсуждения в малой группе, чтобы не отвлекать времени и внимания других собравшихся. 

Это поможет исполнителям беспроблемно приступить к выполнению задач.

Работа над ошибками 

По окончании совещания уделите некоторое время личному подведению итогов – определите, что с организационной точки прошло хорошо, а что – нет, какие моменты стоит предусмотреть в будущем. Оцените эффективность совещания с точки зрения результативности – достигнуты ли желаемые цели. Такая самостоятельная работа поможет совершенствоваться в процессе организации и проведения совещаний.

Не будет лишним запросить обратную связь у участников совещания – спросите у коллег, насколько качественным было обсуждение. Это можно сделать как очно, так и направив запрос по электронной почте. В последнем случае работники вероятнее дадут объективную оценку. Полученная информация пригодится при планировании последующих групповых собраний.

Наконец, не игнорируйте тщательную подготовку к совещанию – чем больше времени на это будет потрачено, тем продуктивнее пройдет встреча.