Прием нового сотрудника — это больше, чем просто заполнение бумаг и изучение правил. Грамотный онбординг помогает человеку освоиться, понять внутренний распорядок компании и стать ее полноценной частью. В новой статье Академии социальных технологий рассмотрим, как проходит процесс, какие шаги и инструменты позволяют новичкам успешно войти в ритм.

Что такое онбординг и почему он влияет на результаты бизнеса

Трудоустройство — всегда новый опыт. Тут нужен хороший инструктаж — именно таким процессом и является онбординг. Название пришло из английского языка и буквально означает «взойти на корабль».

Цель онбординга проста: ввести человека в рабочий ритм, рассказать о правилах, традициях и культуре организации. Для этого используются разные способы: показывают офис, проводят встречи, устраивают курсы для новичков, рассказывают о корпоративных нормах поведения и рабочих процессах.

Хороший онбординг позволяет человек быстро стать частью команды и избежать лишнего стресса, а компания экономит деньги и силы на поиски замены, ведь работник остается дольше.

Онбординг и адаптация: в чем разница

Чтобы новенькие быстро включались в работу, нужен простой и понятный адаптационный процесс. Онбординг — система, которая помогает людям легко влиться в коллектив и сразу приступить к делу.

Во время онбординга человек знакомится с особенностями компании, коллегами и распорядком. Насколько хорошо пройдет этот период, настолько быстро работник сможет принести пользу бизнесу.

Сейчас многие успешные компании воспринимают онбординг как заключительный этап подбора персонала. Вместе с непосредственным будущим руководителем отдела HR-менеджер составляет подробный план, чтобы новичок скорее начал приносить максимальную пользу.

Цели онбординга

В условиях дефицита кадров и недостатка хороших специалистов бизнесу сегодня приходится думать не только о поиске, но и о сохранении персонала. Статистика говорит, что почти каждый второй новичок решает, остаться ему в или уйти, всего спустя полгода работы.

Чтобы предотвратить уход талантов, компании и внедряют программу онбординга — специальный подход, упрощающий адаптацию, снижающий ошибки и повышающий шансы удержать хорошего работника. Главное здесь — перевести расходы на кадры в реальную пользу.

Почему каждому предприятию стоит задуматься о введении онбординга:

1. Чтобы люди оставались. Адаптация облегчает новичкам привыкание к коллективу и снижает желание уволиться.
2. Повышается производительность. Те, кто прошел качественное введение в должность, быстрее изучают обязанности и работают продуктивнее.
3. Выявляются слабые места. Руководители получают полезные отзывы от новичков, видят скрытые недостатки в работе.
4. Улучшается бренд работодателя. Компании, хорошо относящиеся к новеньким, привлекают больше желающих туда попасть.
5. Люди чувствуют привязанность. Когда работодатель проявляет заботу, работники отвечают благодарностью и желанием остаться.

Онбординг позволяет освоить процессы, уменьшает риск ошибок и дольше удерживает человека в компании. Это выгодно экономически, ведь замена специалистов обходится дорого, особенно в условиях нехватки кадров. Обычно полная адаптация занимает месяц-полтора, но в сложных профессиях может длиться три-четыре месяца.

Риски отсутствия системного онбординга

Когда в компании плохая система адаптации, проигрывают все: новичок теряется, а организация рискует утратить ценного сотрудника. Итог печален: снова надо искать и тратиться на нового кандидата. Из-за отсутствия опытных кадров страдают производственные процессы, снижается конкурентоспособность бизнеса.

Но вложения в качественный онбординг оправдываются сполна: люди дольше работают, снижаются расходы на постоянный поиск новых кадров.

Главные причины, почему люди уходят быстро:

• Непонятные или неожиданные задачи;
• Проблемы с руководством;
• Разочарование от реальных условий труда;
• Нет поддержки наставников или недостаточное обучение;
• Чувствуют себя ненужными в коллективе;
• Холодное отношение коллег;
• Недостаточно опыта для выполнения поручений.

Хорошо организованный онбординг предусматривает четкий порядок действий, ответственность конкретных лиц и контроль этапов адаптации. Наставники вводят в курс, менеджеры оценивают знания и способности.

Другое дело — неформальный онбординг. Здесь никаких строгих стандартов нет: старшие коллеги просто рассказывают правила игры и представляют новенького остальным. Чаще такая схема встречается в маленьких фирмах, где достаточно обойтись простыми объяснениями.

Метрики эффективности онбординга

Чтобы избежать потери работников и успешно развивать бизнес, проверяйте эффективность программы адаптации. Для этого внимательно следите за KPI и принимайте необходимые меры.

Основные показатели, которые стоит контролировать:

1. Текучесть кадров. Это показатель, который показывает, сколько человек покинули компанию. Его лучше анализировать заранее, сравнивая причины ухода и выявляя общие закономерности. Обратите внимание на добровольные и вынужденные увольнения.

2. Удовлетворенность сотрудников. Важно получать фидбэк от новеньких. Задавайте простые вопросы вроде: нравится ли процесс адаптации? Соответствует ли программа вашим ожиданиям? Используйте простую систему оценки, например, от 1 до 10 баллов.

3. Скорость выхода на полную продуктивность. Важно знать, сколько времени потребуется новичку, чтобы начать полноценно работать. Это поможет точнее планировать проекты и равномерно распределять задачи среди работников.

Компании поняли, что внимание к новеньким в первый месяц полезнее, чем повышение зарплаты. Когда человек ощущает поддержку и ясно видит свои задачи, он быстрее становится полноценным членом команды.

Этапы и методы адаптации сотрудников

Первые дни на новой работе важны для каждого, они могут быть тревожными, волнующими или приятными — это зависит от того, как будет проходить начальный период, какую поддержку получит человек.

Кто представляет новичка команде, часто зависит от размера компании. Например, в небольших фирмах, как правило,лично руководитель рассказывает обо всем важном. А в крупных организациях вопросами адаптации занимаются специалисты отдела кадров вместе с руководством подразделения.Такой подход помогает быстрее разобраться в рабочих обязанностях и комфортно встроиться в коллектив. Благодаря поддержке опытного наставника человек успешнее входит в роль и получает шанс надолго закрепиться в команде.

Подготовка до первого рабочего дня

Работодатель готовит встречу новенького еще до его прихода на работу. Примерно за три-пять дней начинается подготовка, которую называют пребордингом. Цель — снизить напряжение новичка и показать, как он важен для компании.

Основные шаги, которые проходят в рамках подготовки:

• Оформление документов: получают согласие на обработку личных данных, проводят инструктаж по технике безопасности и прочие необходимые формальности.
• Подготовка рабочего пространства: выделяют стол, кресло, компьютер, дают комплект канцтоваров. Удаленным работникам присылают ноутбук и наушники.
• Настройка доступов: открывают доступы к нужным сервисам и рабочим инструментам.
• Определение кураторов: назначают опытных коллег-наставников, которые поддержат новичка первые дни.

Также хорошо отправить будущему сотруднику приветственное письмо, в котором указано, когда приступить к работе, что запланировано на первый день, как связаться с кадровиком и руководителем.

Часто к письму прикладывают небольшую презентацию о компании. Она включает важную информацию: историю организации, структуру отделов, цели и принципы работы. Благодаря этому вступительному курсу человек быстрее поймет, как устроены процессы и куда обращаться по разным вопросам.

Первый день и первая неделя

Первое впечатление сильно влияет на отношение новичка к компании. Нужно встречать его тепло и доброжелательно: провести небольшую экскурсию по офису, представить коллегам и начальству. Если работа удаленная, устроить онлайн-встречу.

В первый день лучше обойтись без серьезных задач. Стоит объяснить, как будет проходить неделя и как оцениваются результаты. Так сотрудник поймет, чего от него ожидают.

Первым дело человек узнает подробнее о своей роли, продуктах компании и выполняет небольшие задания. Разговоры с наставником помогают получить советы и чувствовать поддержку. Чем больше внимания уделяется новичку вначале, тем быстрее он осваивается и показывает хорошие результаты.

Первый месяц: закрепление роли

Чтобы новенький почувствовал себя уверенно, важно продемонстрировать ему реальную ценность его вклада. Во вторую неделю он углубляется в процессы. Начинается его знакомство с небольшими проектами, где он сразу видит результат собственного труда.

В этот период:

• Ставят новичку конкретные задачи, позволяющие проявить инициативу и увидеть плоды своего труда;
• Проводят регулярные встречи с руководителем для обсуждения успехов и проблем;
• Активно включают сотрудника в жизнь коллектива: приглашают на совещания, внутренние мероприятия и корпоративные праздники.

Консультации с наставником устраивают каждую неделю, где обсуждают достижения и дальнейшие шаги.

Итог первой фазы — встреча с HR. Здесь обсуждается общий ход адаптации и перспективы работы.

Адаптация схожа с переездом в чужой город. Человеку сложно ориентироваться в правилах и обычаях компании, но он хочет поскорее освоиться и приносить пользу. Задача HR-менеджера — стать проводником, рассказать о внутренних законах и помочь новенькому ощутить себя нужным и принятым.

Период до завершения испытательного срока 

Когда срок испытания подходит к концу, человек берет на себя стандартные обязанности и пробует решать трудные задачи. Его больше никто специально не контролирует — наставник лишь проверяет выполнение планов.

Перед аттестацией проводится важное мероприятие — собеседование с наставником, руководителем и представителем HR-службы. Там подводят итоги, отмечают сильные и слабые стороны, ставят новые цели и планируют дальнейшее развитие сотрудника.

Важно также спросить мнение самого работника: его отзывы помогают улучшать систему онбординга.

Далее идет сама аттестация, где оцениваются знания и умения работника. Если все хорошо, человек остается в штате и дальше работает над новыми задачами самостоятельно, регулярно отчитываясь руководству.

Главные принципы адаптации:

• Постоянная поддержка и общение;
• Фидбэк по результатам работы;
• Обеспечение безопасности и комфорта новичка.

Нужно регулярно проверять, насколько качественно проходят подбор и адаптация людей. Собирайте мнение подчиненных и контролируйте ключевые показатели, это поможет вовремя заметить проблемы и повысить результативность всей системы.