Как управлять удаленной командой: вызовы и решения

Управление удаленной командой представляет особенную сложность для руководителей, привыкших к традиционной модели организации рабочего процесса. Сегодня кажется, что бум «удаленки» отменяется – компании и в России, и за рубежом возвращают сотрудников в офис. Дело в том, что гибкий рабочий график и выполнение должностных обязанностей стали приводить к появлению новых бизнес-процессов, необходимости дополнительных согласований и интенсификации общения – количество совещаний, телефонных разговоров и видеоконференций стремительно возросло. Однако в условиях, когда правила все больше диктуют сотрудники, а не работодатели, удаленная работа рассматривается в качестве преимущества. В этой связи для поддержания конкурентоспособности HR-бренда компании компаниям предстоит сконцентрироваться на развитии культуры удаленной коммуникации и повышении производительности. О том, как правильно организовать работу удаленной команды и противостоять сложным вызовам, читайте в новой статье Академии социальных технологий.

Вызовы работы в удаленных командах

На первых порах работа удаленных команд показывала стремительный рост производительности – сотрудники переставали тратить время на дорогу до офиса, что позволяло направлять 100 % энергии и ресурса на выполнение задач.

Формат подобной командной деятельности вошел в привычку, чему способствовала и отладка бизнес-процессов, и включение в управленческую практику специфических стратегий взаимодействия.

Так, например, руководители удаленных команд стали:

• Уделять пристальное внимание коммуникации – проведению регулярных командных и индивидуальных встреч, сбору обратной связи и общению в неформальном ключе.
• Устанавливать четкие цели и ожидания – определять объем и наполнение задач, качество результата и сроков его предоставления.
• Использовать онлайн-инструменты для совместной удаленной работы для организации выполнения задач, отслеживания прогресса и управления проектами.
• Вкладывать больше усилий в поддержание командного духа и укрепление мотивации сотрудников, а также предоставлять ресурсы по поддержке ментального здоровья в части управления стрессом и предотвращения случаев профессионального выгорания.

Тем не менее 4 года практики работы в удаленных командах позволили собрать достаточную статистику, указывающую на основные вызовы такого формата организации труда. К ним относят:

1. Сложности с включением в работу для молодых специалистов и специалистов младших должностей – офисная работа важна для дальнейшего профессионального развития недавних выпускников и сотрудников, которые только что трудоустроились в компанию на начальные должности.
   Дело в том, что новые сотрудники работают лучше, когда находятся в офисе, лично общаются с коллегами и проходят очную адаптацию. К сожалению, сидя дома этот процесс пройти сложно. В результате сотрудники чувствуют себя недостаточно подготовленными к выполнению должностных обязанностей и дезориентированными.
2. Профессиональное выгорание сотрудников, работающих из дома. Не каждому человеку удается поддерживать баланс между работой и личной жизнью и проводить четкую грань по завершению рабочего дня. В этой связи «удаленщики» гораздо чаще испытывают проблемы с физическим и ментальным здоровьем.
3. Неправильную расстановку приоритетов. Сэкономленное время, которое могло бы быть потрачено на дорогу в офис и обратно – домой, в среднем составляющее пару часов, сотрудники очевидным образом не уделяют основной работе. Вместо этого высвободившееся время занимают новые увлечения, выполнение домашних обязанностей или дополнительная подработка, что только рассеивает внимание, снимая основной приоритет с работы.
4. Снижение перспектив развития команды. Работа из дома не всегда способствует креативу и инновационным решениям, поэтому сотрудники часто ограничиваются выполнением возложенных на них задач и отсутствием стремления к новым идеям.

Несмотря на вышеописанные сложности, факт остается фактом – компании, которые стремятся собирать сильные команды, будут и дальше практиковать удаленную работу. Этот формат помогает нанимать сотрудников вне зависимости от города проживания, что позволяет привлекать лучших профессионалов.

Кроме того, и для сотрудников с развитой самомотивацией удаленка становится важным критерием при выборе работодателя и принятии решения о продолжении сотрудничества, что является фактором снижения текучести кадров.

В этой связи руководителям предстоит сконцентрироваться на трех областях:

1. Построении эффективной коммуникации.
2. Организации совместной работы в режиме онлайн.
3. Поддержании командного духа.

Как построить эффективную коммуникацию в удаленной команде

Чтобы поднять общение в удаленных командах на новый уровень, возьмите за правило:

1. Регулярно проводить командные встречи для обсуждения текущих задач и прогресса в реализации проектов.
2. Использовать правильные каналы коммуникации – четко обозначьте, какие инструменты и в каких случаях стоит использовать. Например, вопросы, не требующие продолжительного обсуждения – поднимаются в мессенджерах; контрольные задачи – рассматриваются посредством email-переписки; проекты, в которых задействован ряд сотрудников – обсуждаются на видеоконференциях.
3. Документировать процессы – описывайте бизнес-процессы и практики работы, а также правила и методы, которыми должны руководствоваться сотрудники. Так члены команды будут четко понимать, как действовать в тех или иных ситуациях, что снизит количество недопониманий и конфликтов.
4. Укреплять горизонтальные коммуникации, в том числе на уровне межличностного взаимодействия – обеспечивайте сотрудникам условия для неформального общения и установления доверия. Вкладывайтесь в создание атмосферы, в которой сотрудники смогут свободно и безопасно высказывать мнения, задавать вопросы и делиться идеями.

Как организовать рабочие процессы в удаленном формате 

Стоит понимать, что организация работы удаленных команд потребует инвестиций, в том числе в закупку соответствующего программных решений для совместной онлайн-деятельности, а также мер по усилению информационной безопасности и сохранения конфиденциальности обсуждаемых вопросов.

Когда техническая сторона вопроса решена, приступайте к созданию условий:

1. Установите цели и показатели результативности, чтобы сотрудники понимали, что от них ожидают, и на какие показатели требуется ориентироваться.
2. Определите правила работы – создайте набор стандартов, которыми будут руководствоваться сотрудники при выполнении должностных обязанностей, например, допустимое время для ответа на сообщения в мессенджерах, политику присутствия на рабочем месте и так далее.
3. Создайте расписание – запланируйте периодичность проведения регулярных встреч с членами командами, а также установите контрольные даты по исполнению проектов, чтобы сотрудники понимали обозначенные дедлайны.
4. Обеспечьте прозрачность выполняемых процессов – вкладывайте усилия в то, чтобы сотрудники были в курсе происходящего и понимали, чем занимается каждый из коллег.

Как поддерживать командный дух и вовлеченность на расстоянии

Расстояние не повод отказываться от создания и укрепления благоприятной корпоративной культуры, в которой команда будет стремиться к большему и слаженно работать на совместный результат. Напротив, сотрудники удаленных команд требуют пристального внимания, ведь при таком формате страдает вовлеченность персонала.

Итак, чтобы укрепить командный дух:

1. Организуйте виртуальные командные мероприятия – запланируйте кофейные паузы, совместные перерывы на обед и досуговые встречи, на которых можно поиграть в викторины и онлайн-игры.
2. Признавайте вклад членов команды – регулярно отмечайте достижения и успехи подчиненных, как профессиональные, так и личные.
3. Установите командные цели – поставьте команде общие цели и убедитесь в том, что каждый сотрудник понимает значение личного вклада в прогресс.
4. Побуждайте коллег к командной работе и работе в малых группах – поощряйте взаимодействие, поручая сотрудникам совместно работать над проектами.