Как подготовиться к переговорам и встречам

Умение проводить успешные переговоры и встречи имеют критическое значение для развития бизнеса, так как в результате такого общения налаживаются доверительные отношения с партнерами, клиентами и другими заинтересованными сторонами. Однако при наличии разницы в интересах и позициях участников желаемого достигнуть не всегда легко. О том, как управлять переговорами, правильно готовиться к ним и действовать за переговорным столом, читайте в новой статье Академии социальных технологий.

С чего начать подготовку к переговорам

Тем, кто планирует участвовать в переговорах – как по собственной инициативе, так и в качестве приглашенной стороны – крайне важно не игнорировать этап подготовки. Погружение в обсуждаемую тему, изучение позиции визави и других значимых обстоятельств повышает уверенность за переговорным столом, помогает чувствовать себя комфортно и спокойно контролировать взаимодействие.

Кроме того, на этом этапе, как правило, уточняются предпочтительные цели, допустимый результат обсуждений и приоритеты, а также зона компромисса – область, в которой вы готовы пойти на уступки.

Также важно изучить интересы, потребности и предшествующий опыт другой стороны, собрать информацию – аналитику и статистику по рынку, требования законодательства и другие сведения, благодаря которым позиция будет звучать убедительной и обоснованной.

В этой же связи требуется заранее выдвинуть гипотезы в отношении возможных возражений оппонентов, а также подготовить на них ответные аргументы.

В результате такой подготовки переговорная команда садится за стол, понимая наилучшую стратегию ведения переговоров, включая предпочтительную тактику, стиль, приемы, которые окажут воздействие на визави.

«Предварительные тренировки» усилят способность владеть эмоциями, а значит, что и возможные провокации, и нежелательное развитие сценария переговоров, не дадут допустить непоправимых ошибок!

Анализ интересов другой стороны и поиск точек соприкосновения

Итак, чтобы начать подготовку к переговорам, выполните следующие действия:

1.    Определите цели – совместно с переговорной командой сформулируйте желаемый исход обсуждения, определите и приоритеты – важные критерии успешности и вопросы, в которых допустимо проявить гибкость. Рекомендуется также предусмотреть ряд альтернативных решений, которые смогут удовлетворить другую сторону переговоров. Составьте перечень аргументов, усиливающих вашу позицию, но и контраргументов, к которым, возможно, будут прибегать визави. Используйте факты и объективные данные, но не эмоциональные оценки, страхи и домыслы, чтобы лучше подкрепить точку зрения.

2.    Изучите информацию об оппонентах – проанализируйте и контекст компании, и личности переговорной команды визави. Это поможет определить аспекты, которые представляют значение для оппонентов, а также выбрать подходящий стиль ведения переговоров.

Соберите информацию с помощью открытых источников, бесед с партнерами и клиентами компании. В ходе такого общения внимательно отслеживайте поведение собеседников, чтобы уловить интонации и тон, которые продемонстрируют истинное отношение.

Затем найдите области, в которых ваши цели и цели команды визави пересекаются.

3.    Проанализируйте рыночную ситуацию – оцените условия и события, на фоне которых будут проходить переговоры, а также возможные экономические, политические и конкурентные факторы, определяющие линию поведения визави.

4.    Отработайте сценарий переговоров на практике – отрепетируйте предстоящую встречу с коллегами, чтобы проследить, какие еще могут возникнуть сюжетные линии обсуждения, а также обрести уверенность.

Как четко сформулировать цели и интересы перед встречей

Логика определения ожиданий к результатам переговоров будет зависеть от роли в них – являетесь ли вы приглашенной стороной или инициатором встречи.

Например, инициатор переговоров по умолчанию должен располагать очевидной целью проведения такой встречи, а также пониманием стратегии обсуждения. Оппоненты же отстаивают интересы и ожидания, но не всегда управляют процессом. В этой же связи приглашенные участники иногда могут действовать более гибко, ограничиваясь выслушиванием предложений и аргументов, а также адаптируясь к ним.

Учитывая эти обстоятельства, среди целей приглашенной стороны, как правило:

• Установление отношений и сбор информации – если встреча проводится до начала сотрудничества, то переговоры помогают собрать информацию о позиции оппонентов, их потребностях и приоритетах. Кроме того, такие первые встречи крайне важны для налаживания контактов и создания позитивных деловых отношений.
• Защита бизнес-интересов – если переговоры проводятся в связи с проблемными аспектами сотрудничества (срыв сроков поставки, падение качества поставляемой продукции и т.д.), то предстоит отстаивать интересы компании, а также находить варианты обеспечения ранее согласованных обязательств и условий. Здесь же предстоит утвердить дальнейшие действия и сроки выполнения обязательств. Часто переговоры в таком ключе потребуют урегулирования споров и разногласий.
• Расширение возможностей – обсуждение новых вариантов сотрудничества: контрактов, совместных проектов и инициатив.

При этом инициатор переговоров проводит встречу для того, чтобы:

• Установить сотрудничество – закрепить новые партнерские отношения или укрепить существующие связи с целью реализации совместных проектов, которые будут взаимовыгодными для обеих сторон.
• Разрешить конфликты – урегулирование разногласий и споров, а также поиск компромиссов и взаимоприемлемых решений.
• Пересмотреть условия сотрудничества – обсуждение выгодных условий и сроков поставок, цен, а также заключение сделок и контрактов, которые будут приносить большую прибыль.
• Адаптировать логику работы в связи с произошедшими изменениями – обсуждение изменений в законодательстве и экономике, которые могут потребовать адаптации условий сотрудничества, использования новых технологий и методов работы.
• Улучшить качество коммуникации – создание условий для открытого диалога, в котором стороны найдут более эффективные методы взаимодействия между собой.
• Изучить новые возможности – стороны встречаются для выявления потенциальных вариантов расширения деятельности, выхода на новые рынки, а также исследования вариантов для совместного роста.

И, конечно, помните, что инициировать переговоры стоит только, когда собственные цели и интересы предельно ясны, а также проведен анализ потребностей и ожиданий визави. Такой подход поможет достигнуть максимальной действенности обсуждений и гарантирует взаимовыгодный результат.

Как подготовить сценарии развития переговоров и быть готовым к неожиданным поворотам

Перед переговорами составьте три сценария развития ситуации:

1. Оптимистичный сценарий – переговоры происходят по плану.
2. Негативный сценарий – на встрече возможны трудности, требующие ответа.
3. Неожиданное развитие – сторона изменяет позицию и предлагает неожиданные условия.

Составив подобные сценарии, проведите с командой мозговой штурм, чтобы обсудить другие возможные варианты, определить неочевидные стратегии и подходы.

Кроме того, разработайте четкий план действий на случай, если переговоры будут развиваться не так, как планировалось. Однако всегда придерживайтесь позиции гибкости, сохраняя открытость изменяющимся обстоятельствам.

Определение ключевых тактик: уступки, компромиссы и альтернативы

Расскажем о тактиках, которые помогут достигнуть желаемого результата переговоров:

• Уступки – сторона соглашается на неидеальные условия, чтобы прийти к соглашению. Такой подход помогает сохранить отношения с другой стороной.
• Компромисс – стороны идут на взаимные уступки, сокращая объем требований. Компромисса удается достигнуть при сильном желании участников получить результат на фоне других факторов, например, ограничений по времени.
• Альтернативы – озвучиваются запасные варианты и предложения, когда одна из сторон не достигает желаемого результата.

Правильное сочетание этих тактик повысит шансы успешного исхода переговоров.

Как правильно реагировать на возражения и манипуляции со стороны оппонента

Реакция на возражения визави потребует умения контролировать эмоции, взвешенности и осторожности.

Во-первых, позвольте стороне выговориться и внимательно выслушайте позицию оппонентов, чтобы лучше понять их позицию и принять правильное решение о дальнейших действиях. При этом старайтесь понять, что на самом деле скрывается за репликами – какие обстоятельства определяют сказанное.

Далее задавайте уточняющие вопросы, чтобы прояснить ситуацию, получить больше информации и продемонстрировать заинтересованность в нахождении взаимовыгодного решения.

Столкнувшись с возражениями, крайне важно не агрессировать в ответ – придерживайтесь позиции профессионализма, даже если происходящее приобретает черты провокации. Если же ситуация накаляется, избегайте разрастания конфликта, например, предложив продолжить обсуждение в спокойной обстановке. Кроме того, будет уместным воспользоваться «я-сообщениями», которые помогут избежать обвинительных реплик.

Не спешите бомбардировать собеседника контраргументами, а вместо этого предлагайте альтернативные решения, которые заинтересуют собеседника. Задача здесь – фокусировать обсуждение на общих интересах и установление конструктивного диалога, что потребует готовности к компромиссам и уступкам.

Расскажем также и о некоторых видах манипулятивных техник, к которым иногда прибегают переговорщики, чтобы достигнуть желаемого:

1. Установление завышенных ожиданий – оппонент выдвигает завышенные требования, на фоне которых минимальные уступки выглядят в качестве полноценного компромисса.
2. Психологическое давление – часто переговорщики используют фактор времени, чтобы подчеркнуть ограниченность действия предложения. Кроме того, иногда оппонент начинает ссылаться на негативные последствия, излишне негативизирует другие варианты выбора, чтобы гарантировать согласие. Другое проявление подобного подхода – создание условий дефицита.
3. Упоминание авторитетных персон – в обсуждениях приводятся мнения или слова авторитетных личностей, которые не всегда обоснованы и достоверны. Также оппонент может ссылаться на законодательство, неверно или упрощенно его трактуя. Впрочем, иногда стороны допускают и целенаправленную дезинформацию, намеренно предоставляя ложные сведения и вводя в заблуждение, чтобы повлиять на решение.

Чтобы противостоять таким уловкам со стороны оппонентов, прежде всего осознайте осуществляемые действия и сохраняйте хладнокровие. Не поддавайтесь эмоциям, так вы сможете рационально оценивать ситуацию и принимать правильные решения. Запросите дополнительную информацию, чтобы проверить факты, и с учетом ответов собеседника возвращайтесь к теме дискуссии. В ходе обсуждения опирайтесь на объективную картину, не поддаваясь манипуляциям.

Если давление становится чрезмерным, возьмите паузу, чтобы обдумать следующие шаги. А в случаях, когда поведение собеседников становится вопиющим и очевидным, открыто сообщите об этом.

Наконец, даже если в ходе переговоров не удалось прийти к окончательному решению, завершайте встречу конструктивно, подводя итоги и намечая следующие шаги для продолжения взаимодействия или улаживания ситуации.