Как оценить работу персонала: методы и инструменты для эффективного анализа

В бизнесе оценка сотрудников служит своеобразным компасом, который указывает на сильные и слабые стороны команды. Если требуется проверить текущее состояние внутренних процессов компании, то оценка персонала окажется самым результативным способом.

Этот метод поможет обнаружить проблемные области в процессах и выбрать оптимальные пути развития сотрудников и трансформации бизнеса. В новой публикации Академии социальных технологий объясняем, почему так важно внедрять оценку компетенций сотрудников.

Проверка результативности труда работников — задача отдела кадров, она основывается на четких критериях, помогающих изучить продуктивность людей и соответствие их занимаемым должностям.

Исследование предполагает анализ ряда показателей. Для того чтобы учесть все аспекты, компании создают собственные подходы к оценке качества работы персонала. При формировании собственных метрик смотрят на особенности процессов конкретного бизнеса, социальные и экономические условия, а также персональные характеристики команды.

Также смотрят, какие навыки и компетенции важны для бизнеса, какие личностные качества имеют значение, какой требуется уровень профессиональной подготовки работников относительно их позиций. Например, руководитель не просто устанавливает, соответствует ли сотрудник занимаемой позиции, но и прогнозирует потенциал его развития.

Методика оценки компетенций исключает влияние эмоционального восприятия и личных предпочтений, выявляя скрытые проблемы. Это помогает получить объективные сведения о качестве работы коллектива.

Работу по оценке выполняют планово, например, раз в полгода. Если же существуют весомые основания, устраивают внеплановые оценки. Причины таких проверок могут быть следующими:

• наблюдается высокая текучесть кадров;
• фиксируют падение показателей, характеризующих производительность;
• поступает серьезное число жалоб со стороны персонала на созданные в компании условия труда;
• выявлены проблемы с координацией внутренних бизнес-процессов;
• произошли кадровые перестановки на уровне руководящего состава;
• требуется внедрение новых правил, изменение руководства и так далее.

Такие ситуации могут внезапно возникнуть в любой компании, которая работает на рынке два года и более. Для того чтобы своевременно реагировать на нововведения, стоит выполнять оценку периодически — раз в полугодие.

Почему оценка работы персонала важна для развития бизнеса?

Участие в процессе оценки выгодно как для компании, так и для самих сотрудников. Работники получают возможность узнать собственный уровень компетентности, контролировать мотивацию, предотвратить профессиональное выгорание и создать персональный план развития.

Компании оценка сотрудников предоставляет возможность:

• Определить необходимость дополнительной учебы или поддержки работников со стороны руководства;
• Принимать правильные кадровые решения. Методы оценки помогают выявить тех сотрудников, кто готов к карьерному росту, и тех, кто способен стать бременем для компании;
• Усиливать мотивацию сотрудников благодаря материальному или нематериальному вознаграждению за достижения и успехи;
• Сокращать текучесть кадров. Технологии оценки помогают понять, что устраивает или не устраивает сотрудников, почему они принимают решение уйти;
• Формировать проектные команды, учитывая вклад каждого участника.

Часто оценка сотрудников применяется для установления связи с работниками, при найме и для оптимизации бизнес-процессов. Это делается для повышения производительности, снижения текучести кадров, улучшения условий труда.

Система оценки при найме решает ряд вопросов:

1. Помогает найти кандидатов, подходящих под требования открытой вакансии. Кроме того, за счет изучения навыков претендентов на должность формируется кадровый резерв.
2. Снижает расходы на поиск и подбор новых работников. Число собеседований уменьшается, сокращается объем работы по подбору людей, поскольку сразу отсеиваются кандидаты, чьи умения не соответствуют запросу.
3. Определяет критерии для принятия кадровых решений (например, для повышения зарплаты, применения штрафных санкций, отправки людей на учебные тренинги).
4. Устанавливает показатели, показывающие ценность того или иного работника для бизнеса.
5. Снижает затраты на учебу и тренинги. Руководители четко понимают, какие курсы требуются в каждой конкретной ситуации.

В частности, используют следующие методики, техники и инструменты:

• Интервью по компетенциям

Этот метод предоставляет объективную информацию о когнитивных возможностях сотрудника, его профессиональных навыках и подходах к труду. Полученные результаты сравнивают с картой компетенций, которая выступает в роли путеводителя, показывающего, какие компоненты составляют данную профессию — знания, умения, навыки, их взаимосвязь. Эта карта задает координаты и отображает реалии, помогает ориентироваться в профессиональной области.

• Проективные методики

Это техники, которые помогают диагностировать особенности личности посредством анализа ассоциаций, возникающих в подсознании. Методика направлена на то, чтобы раскрыть внутренний мир работника, его мысли, переживания и ожидания. Техника показывает результат при изучении личностных особенностей, профессиональных и поведенческих характеристик. Выполняя предложенные задания, человек неосознанно проецируют пережитый личный опыт, что сокращает вероятность выбора им социально приемлемых ответов.

• Прохождение бизнес-кейсов

Сотруднику поручают найти решение для реальной или смоделированной проблемы. Метод помогает изучить как профессиональные знания, так и личные качества сотрудника. Преимущество такой проверки заключается в решении конкретных заданий.

• Командные задания и игры

Работа в группе помогает провести всестороннюю оценку работника и как эксперта, и как командного игрока. Параллельно анализируются и компетенции, и личностные характеристики. Это выявляет лидеров и определяет лиц, которых стоит включить в кадровый резерв на позиции руководителей.

• Тесты

Тестирование, как правило, используется в качестве дополнения к предыдущим методам. Применяют ряд тестов как для проверки уровня квалификации, так и психологические.

Методики оценки команды и критерии мониторинга персонала выбирают, опираясь на задачи, стоящие в конкретной ситуации.

Ключевые показатели эффективности (KPI) и как их определить

Результаты компании, подразделений, отдельных членов команды оцениваются при помощи KPI. Это главные метрики эффективности, они выражаются в цифровых показателях или процентах и используются для контроля прогресса в различных аспектах работы.

Часто KPI рассматриваются как инструмент мотивации персонала. Однако это лишь одна из их функций. Главная задача KPI — демонстрация того, приближается ли компания к желаемому результату. Метрики применяются для оценки работы бизнеса с учетом его стратегических задач. Они помогают проверять, насколько успешно проектные группы, подразделения или отдельные сотрудники достигают бизнес-целей.

KPI подразделяются на два главных типа:

• Показатели производительности. Они выражаются числовыми значениями. Например, выпуск трех новых продуктов, запуск двух рекламных кампаний, обработка 50 заказов.
• Результативные показатели. Измеряют конкретную выгоду для бизнеса. Например, увеличение выручки на 20%, рост числа клиентов за последний квартал на 10%, рост числа поступивших за месяц заказов на 15%.

Благодаря KPI руководители компании могут:

• видеть прогресс в работе;
• обнаруживать проблемные места, требующие улучшений;
• отслеживать динамику уровня качества выпускаемых продуктов и предоставляемых услуг;
• создавать понятную программу мотивации персонала;
• регулировать бизнес-процессы на всех этапах;
• оперативно выявлять ошибки и проблематичные решения, работать над их устранением;
• предсказывать выполнение планов по направлениям работы, которые можно отслеживать.

Однако KPI бывают вредны, их минусы следующие:

• сложность объяснения решения о внедрении. Если люди не поймут, в чем польза нововведений, то решат, что начальство за счет KPI намерено сократить расходы на зарплаты или найти причины для сокращения штата;
• есть вероятность, что возникнет соблазн манипуляций. Работники могут, например, искажать итоговые показатели, чтобы претендовать на дополнительные выплаты;
• из-за исследования только количественных, а не качественных характеристик, работники в погоне за бонусами станут игнорировать другие аспекты. Например, чтобы нарастить число обработанных заказов, работники станут меньше внимания уделять качеству и глубине взаимодействия с клиентами.

Самое сложное при создании KPI — оценка качества самой работы. Поэтому при внедрении оценки по ключевым показателям важно найти баланс между строгим регламентом и основной целью компании.

Как предоставлять конструктивную обратную связь сотрудникам

Умение грамотно давать обратную связь подчиненным — важный навык для руководителя. Своевременное определение недочетов и корректное информирование о них значительно снижают вероятность их повторения, экономят силы и время.

Обратная связь, или фидбэк (в переводе с английского feedback — отзыв), представляет собой метод общения, когда люди делятся собственными взглядами с другими для внесения изменений. Через отзывы руководитель стимулирует подчиненного к действиям.

В компании фидбэк важен для настройки процессов, устранения ошибок и содействия профессиональному развитию.

Советы, как давать обратную связь:

• Давайте отзыв оперативно, по «горячим следам». Разговор о ситуациях, случившихся месяц назад, теряет смысл, особенно если нужно быстро внести коррективы в работу. Важно проводить разбор недочетов сразу после инцидента или окончания проекта.
• Как правило, фидбэк дают лично, но иногда целесообразно публичное обсуждение. Если ошибка незначительна и ее способны совершить другие работники, стоит обсудить ситуацию коллективно. Например, если работник неверно обработал заказ, стоит обозначить всем, как избежать такого промаха в будущем. Кроме того, давая публично позитивный фидбэк, за счет похвалы можно даже создать здоровую конкуренцию. Однако важно отмечать каждого работника поочередно, чтобы никого не обидеть.
• Важно говорить о поступке, а не о личных качествах человека. Не давайте оценку и не обсуждайте качества работника, чтобы не обидеть. Лучше сосредоточиться на его поступках и их результатах.
• Обсуждайте реакцию человека на фидбэк. Некоторые воспринимают критику слишком лично. Стоит формировать понимание в коллективе, что замечания — нормальная часть работы, а не намек на то, что человек некомпетентен.
• Воздержитесь от предположений. Не делайте предположения о причинах ошибки, если не знаете точно. Предполагая недостаток знаний или внимательности, можно случайно обидеть человека. Просто опишите факты.
• Хвалите сотрудников. Даже в тех случаях, когда собираетесь внести коррективы, отмечайте сильные стороны человека, подчеркивайте, что он сделал хорошо. Постоянная критика может серьезно демотивировать.

Фидбэк будет эффективным, если он соответствует трем критериям. Во-первых, отзыв надо давать конкретный, избегая общих утверждений и фокусируя внимание на конкретных фактах и поступках. Во-вторых, фидбэк надо давать своевременно. Наконец, важно давать фидбэк бережно, создавая доверительную атмосферу, чтобы люди не воспринимали критику как нечто негативное, а видели в ней помощь для личного роста.