Как использовать технику Pomodoro для суперпродуктивного рабочего дня

Для достижения успеха и сохранения эмоционального равновесия важно научиться рационально планировать собственный день. Поможет в этом техника под названием Помодоро, или Pomodoro. Она заключается в том, чтобы разделить день на равномерные интервалы, каждый из которых включает два этапа: продуктивную работу без отвлечений и короткую паузу для восстановления сил.

В новой статье Академии социальных технологий расскажем, как функционирует метод pomodoro и для решения каких задач его стоит применять.

В чем суть метода Pomodoro и как он работает

В конце 1980-х годов студент из Италии Франческо Чирилло столкнулся с типичной для учащихся проблемой: несмотря на интенсивные занятия, он не замечал улучшения результатов и не понимал, куда тратит время. День уходил, силы тоже, а желаемого результата не было. Тогда, желая увеличить собственную продуктивность, Чирилло задумался, получится ли заниматься, не отвлекаясь на другие вопросы, хотя бы десять минут. Случайно под руку попал обычный кухонный таймер в форме помидора, который студент начал использовать для проверки собственной способности к концентрации. Так родился новый метод планирования времени, получивший название Pomodoro, предназначенный для увеличения продуктивности. Обнаружив, что сосредотачивать внимание на задачах на короткий период гораздо легче, итальянец развил этот метод в полноценный подход для повышения результатов.

Вот как применять эту технику на практике:

• Сформируйте полный перечень дел, которые важно выполнить за день, ранжируйте их, исходя из приоритетности.
• Запустите таймер и приступите к выполнению первой задачи из составленного списка.
• По завершении 25 минут отправляйтесь на перерыв. Пять минут посвятите физической нагрузке, например, разминке, или налейте себе чашку горячего чая.
• Спустя четыре таких «помидора» позвольте себе продолжительный перерыв.
• Повторяйте этот цикл, работая по 25 минут. Завершив одно задание, вычеркивайте его из списка и приступайте к следующему.

Важно помнить, что один помидор представляет собой единый временной блок, который нельзя разделять на части. Если начали работать в рамках одного «помидора», продолжайте до звукового сигнала таймера. На протяжении этих 25 минут не допускайте прерываний и отвлечений, фокусируясь на поставленном рабочем вопросе.

Если дело сделано раньше установленного срока, не спешите сразу же приступать к отдыху. Лучше используйте оставшееся время для проверки или выполнения иного задания, которое займет 5-10 минут. Когда в списке присутствует ряд сравнительно легких заданий, которые требуют менее 25 минут каждое, смело группируйте их.

Если вдруг случилось так, что задание успели выполнить в первые пять минут нового «помидора», поскольку главную работу проделали еще в предыдущем цикле, и нужды в дополнительной проверке или корректировке нет, такой «помидор» по желанию не засчитают. В этом случае на таймере нажимают кнопку стоп и перезапускают цикл с новым заданием.

Как планировать время по методу Pomodoro

Вот советы, которые помогут понять, как работать с техникой:

• Определите приоритетную задачу. В течение рабочего дня приходится сталкиваться с рядом дел, поэтому начинать стоит не с самого объемного или сложного, а с того, которое наиболее актуально. Решите, что требует внимания в первоочередном порядке, а что получится отложить.
• Сосредоточьтесь на одном вопросе. Даже если кажется заманчивым браться за два-три дела сразу, лучше замедлиться и уделить все внимание одному. Если не успеваете в отведенное время, начните следующий «помидор» с предыдущего дела. Переключайтесь на следующую задачу только после того, как завершите текущую.
• Устраните отвлекающие факторы. На время работы сконцентрируйтесь на процессе. Отключите все, что может отвлечь, например, уведомления электронной почты и телефона.
• Не пытайтесь завершить дело за конкретное время. Если установили таймер на 25 минут, целью становится полная концентрация и качество результата, а не стремление успеть до сигнала.
• Используйте перерывы. Работа без передышек также вредна. Кратковременный отдых позволит восстановить силы, не теряя при этом рабочий настрой.
• Подстройте режим под себя. Возможно, потребуется больше или меньше времени для продуктивного труда. Экспериментируйте с продолжительностью периодов работы и отдыха, чтобы найти баланс.
• Анализируйте собственные достижения. Подсчитайте, сколько «помидоров» успели вычеркнуть за день. Если остались важные дела, которые не выполнили, подумайте, почему так произошло, и скорректируйте подход.

Привычка выполнять работу по таймеру поможет осознать ценность времени, повысить продуктивность, укрепить силу воли и избежать профессионального и эмоционального выгорания.

Какие задачи подходят для Pomodoro

Есть варианты адаптировать технику почти под любую работу, где требуется управление временем и увеличение результативности.

Для Помодоро подойдут:

• Дела, требующие концентрации. Сюда относятся написание текстов, программирование и другой интеллектуальный труд.
• Работа над креативными проектами. Если задачи связаны с генерированием идей, созданием продуктов или дизайном, техника станет полезным инструментом для организации творческого процесса, разбивая его на управляемые временные сегменты.
• Аналитика. Если дело связано с изучением больших объемов информации, подготовкой отчетов, Pomodoro будет полезен.
• Повседневная рутина. Даже обыденные дела, такие как заполнение документации, отправка электронных писем или ответы на сообщения, станут более упорядоченными и результативными с Pomodoro.
• Выполнение учебных заданий. Использование метода при чтении лекций, просмотре обучающих видео или прохождении курсов поможет структурировать учебное время.

Преимущества кратковременных перерывов для концентрации

Современные научные исследования подчеркивают значимость регулярных перерывов для рабочего процесса как для сотрудников, так и для компаний. Еще в 2016 году ученые из Мельбурнского университета провели эксперимент, доказавший, что даже краткосрочный отдых помогает восполнить запас энергии. Исследование также показало, что просмотр фотографий природных ландшафтов помогает повысить результативность, так как природа ассоциируется у людей с отдыхом и расслаблением.

Научные труды подтверждают, что через каждые 90 минут работы важно делать 15-минутный перерыв, чтобы усилить когнитивные способности и внимание.

Короткие перерывы помогают:

• Стимулировать креативность. Переключение между делами и временное отвлечение от работы активизируют дивергентное мышление, являющееся фундаментальным компонентом креативности. Когда сотрудники временно перестают фокусироваться на текущей задаче и переключают внимание на что-то другое, их мозг начинает искать нестандартные способы решения проблем.
• Улучшить концентрацию. Исследование, которое в 2011 году провели представители Университета Иллинойса, показало, что способность фиксировать внимание снижается при выполнении однообразных задач в течение длительного времени. Однако даже маленький перерыв восстанавливает уровень концентрации, что в итоге ведет к повышению общей продуктивности.
• Минимизировать стресс. Исследователи из Университета штата Нью-Йорк обнаружили, что перерывы способствуют снижению уровня стресса и улучшают общее самочувствие работников. Снижение стресса помогает предотвратить риск эмоционального выгорания, утраты мотивации и конфликтов на рабочем месте.
• Сохранять здоровье. Исследования ученых демонстрируют, что небольшие перерывы, включающие физическую активность, способствуют улучшению кровообращения, снижают риск развития сердечно-сосудистых болезней и позитивно влияют на психическое состояние.

Во время перерыва рекомендуется избегать занятий, которые требуют умственных усилий. Не стоит писать важные письма или совершать сложные телефонные звонки. Если чувствуете, что концентрация снижается, пятиминутный перерыв с чашкой чая поможет взбодриться.

Если работаете за компьютером, в перерыв выполните упражнения для глаз. Это поможет улучшить зрение и снизить усталость.

Перерыв можно использовать и для общения с коллегами. Беседа на нейтральные темы укрепит командный дух и улучшит атмосферу в офисе. Легкая зарядка, массаж рук и ладоней, лимфодренажные упражнения или короткая прогулка также помогут почувствовать себя бодрее.

Если работаете из дома, за пять минут можно выполнить небольшие домашние дела, например, загрузить стиральную машину или развесить белье.

В перерыв важно полностью отстранится от работы. Исследования показывают, что если отказаться от рабочих вопросов во время паузы, это помогает результативнее трудиться после перерыва.