Работа в кросс-функциональных командах способна повысить эффективность компании. Однако организация такой команды потребует ясности целей и четкой структурированности – в противном случае вместо результата бизнес ждет только хаос. О преимуществах кросс-функциональных команд и тонкостях их построения читайте в новой статье Академии социальных технологий.

Понятие и особенности работы кросс-функциональных команд

Кросс-функциональные команды, состоящие из сотрудников с разными профессиональными специализациями, навыками, компетенциями и опытом, становятся все более распространенными. Востребован этот инструмент для быстрого решения задач, например, при проектной работе, внедрении инноваций или разработке нового продукта, а также в случаях возникновения кризисных ситуаций.

Дело в том, что традиционная организационная структура создает дополнительные функциональные и бюрократические препоны, замедляющие обмен информацией и идеями. Кросс-функциональные же команды создают условия для качественной и быстрой работы.

Среди основных особенностей кросс-функциональных команд:

• Разнообразие навыков и компетенций позволяет расширить возможности команды для достижения лучших результатов.
• Члены команды фокусируются на результате, поэтому больше и интенсивнее взаимодействуют с друг другом для выработки единого решения.
• Члены команды часто говорят на разных «профессиональных языках», поэтому важно наладить эффективное взаимодействие и информационный обмен.
• Достижение результата возможно только при условии того, что сотрудники уважают друг друга, испытывают доверие к коллегам и процессу, а также придерживаются принципов командной работы.

Как сформировать кросс-функциональную команду

До начала подбора кандидатов тщательно проанализируйте проект или задачу, под которую создается кросс-функциональная команда. В частности, определите:

• Каких результатов требуется достигнуть.
• Какие навыки и компетенции потребуются для выполнения поставленных задач.
• Какова продолжительность работы кросс-функциональной команды.

Далее подберите сотрудников из разных подразделений компании, которые владели бы необходимыми компетенциями и опытом. Обратите при этом внимание на личные качества. Идеальные кандидаты признают ценность сотрудничества, уверенно владеют коммуникационными навыками, открыты к новым знаниям и подходам. Желательно также, чтобы команда объединяла сотрудников как с доминирующим стратегическим мышлением, так и сильных тактиков.

Как управлять кросс-функциональной командой

Несмотря на преимущества, кросс-функциональные команды сталкиваются и с рядом ограничений. Среди них, например:

1. Коммуникационные проблемы, связанные с недостаточной открытостью сотрудника опыту и знаниям коллег из других подразделений.
2. Повышенная ответственность сотрудников за привычный функционал и нежелание модернизировать его за счет видения специалистов других направлений.
3. Различия в стилях и темпе работы у сотрудников.
4. Приоритизация основной работы над задачей, которую решает кросс-функциональная команда.

Чтобы избежать этих и других трудностей, руководствуйтесь следующими стратегиями при построении и организации работы кросс-функциональных команд:

1. Четко определите роли и цели – определите масштаб проекта и цели, а также задачи, которые требуется выполнить. Распределите задачи и функциональные обязанности с учетом специализации сотрудников. Важно изучить опыт и послужной список каждого из членов команды, узнать об их талантах и слабостях, чтобы выбрать правильных кандидатов для делегирования.
2. Установите правила общения и взаимодействия – определите, как члены команды будут информировать друг друга о ходе работы, с помощью каких средств коммуникации и как часто. Назначьте также периодичность проведения командных встреч.
3. Вкладывайтесь в создание внутренней культуры кросс-функциональной команды – скорее всего, до того не работавшие друг с другом сотрудники будут чувствовать скованность при контактах, а также в ситуациях, когда надо будет делиться идеями и мнениями, решать проблемы. Поощряйте открытое и доверительное общение в команде – создавайте безопасное пространство, в котором сотрудники готовы слушать и слышать друг друга без критики и осуждений.

Демонстрируйте такое принятие собственным примером: выслушивайте предложения и не спешите оспаривать сказанное, отстаивать собственную позицию, вместо этого постарайтесь развить беседу, вовлекая в нее и других членов команды.

Кроме того, установите значимые вехи в реализации проекта и празднуйте их достижение – это повысит командный дух и сформирует чувство причастности к общим результатам.

Наконец, важная задача руководителя кросс-функциональной команды, как, впрочем, и любого другого коллектива – создать комфортные условия для совместной работы. Такая среда помогает сосредоточиться на результате, а не тратить время на соперничество и споры над проблемными вопросами.

Ошибки при управлении кросс-функциональными командами

Построение и организация работы кросс-функциональной команды сопряжено с рисками.

Расскажем о частых ошибках, которые не дают раскрыть потенциал этого инструмента:

1. Отсутствие четких целей и задач – если сотрудники не понимают, зачем их собрали вместе и на что требуется направить время и усилия, эффективность работы резко снижается.
2. Строгая иерархия внутри команды – участники успешных кросс-функциональных команд руководствуются принципами равенства, в то время как жесткая иерархия ведет к нарушению коммуникационных процессов и конкуренции.
3. Игнорирование различий – сотрудники должны осознавать, что сила кросс-функциональной команды заключается в неоднородном опыте и компетенциях ее членов, поэтому различия стоит поощрять, а не порицать.
4. Несбалансированное количество участников – слишком большое количество сотрудников приводит к хаосу, а дефицит рабочей силы – к перегрузкам и нарушению дедлайнов. Размер команды определяется с учетом объема и специфики задач проекта. Кроме того, можно подключать дополнительных исполнителей на отдельных этапах работы под конкретные задачи. При этом, вводя временного исполнителя в кросс-функциональную команду, потребуется также позаботиться о его интеграции в уже сложившийся коллектив.
5. Недостаточно сильный лидер – отсутствие необходимых управленческих компетенций у руководителя команды приводит к постоянным проблемам в коммуникации, а иногда и к анархии, когда участники не способны договориться друг с другом и ведут проект в разных направлениях.

Когда к работе не стоит привлекать кросс-функциональную команду

Не для каждой задачи будет уместно формирование кросс-функциональной команды. Это касается, например:

• Рутинных или узкоспециализированных вопросов – такие поручения проще и эффективнее доверить одному профильному подразделению или сотруднику.
• Проектов, в которых результат работы зависит только от одного подразделения. Привлечение к нему других исполнителей замедлит процесс и увеличит затраты.
• Срочных проектов – работа кросс-функциональной команды потребует настройки и дополнительных организационных усилий. Поэтому для реагирования на кризисные ситуации, как правило, такая команда собирается заранее, поэтому при наступлении события участники уже знают роли и функционал, который за ними закреплен.
• Конфиденциальных вопросов – задействование специалистов из разных подразделений увеличивает риски утечек информации, поэтому задачи по созданию стратегии или реорганизации бизнеса решаются в узком составе участников.

Компетенции руководителя кросс-функциональной команды

Управление кросс-функциональной командой не самая легкая задача для руководителя. Помимо основных управленческих навыков, потребуется координировать работу неоднородного по своей сути коллектива.

Берясь за такое дело, убедитесь в том, что вы:

1. Способны понимать чувства и потребности других, чтобы нивелировать недопонимания, укреплять доверие и строить гармоничные деловые отношения внутри команды.
2. Умеете вдохновлять других людей, знаете, как объединять команду и поддерживать ее во время работы.
3. Способны доносить информацию ясно, конструктивно и понятным образом.
4. Владеете навыками управления конфликтами, способны налаживать конструктивный диалог и способствовать в нахождении сотрудниками компромиссных решений.
5. Обладаете стратегическим видением, чтобы понимать, как работают разные подразделения компании и как их объединить для достижения цели.
6. Умеете делегировать полномочия, понимаете, какие задачи могут быть поручены сотрудникам, а также способны распределять нагрузку равномерно.
7. Владеете инструментами и технологиями, которые потребуются для организации совместной работы: мессенджеры, системы проведения видеоконференций, облачные хранилища.

Конечно, успех кросс-функциональной команды во многом зависит от личности лидера. Он должен быть не только экспертом в предметной области, но и мастером коммуникации, интегратором, способным сделать так, чтобы сотрудники не только понимали друг друга, но и профессионально дополняли.