Кайдзен – как философия маленьких шагов меняет бизнес

Философия Кайдзен – это концепция управления, которая предполагает непрерывное совершенствование организации и предполагает участие в этом процессе 100 % сотрудников организации без исключения. Отказ от радикальных изменений применяется в различных сферах бизнеса, а также при решении личных задач. В этой статье Академия социальных технологий расскажет о принципах и отличительных чертах этого подхода.

Что такое Кайдзен

Кайдзен или kaizen (в переводе с японского kai – изменения, перемены, zen – к лучшему, хорошо, добро) – это японский принцип и философия постоянного улучшения и совершенствования, который применяется как в жизни, так и в бизнесе. Эта идея предложена 30 лет назад консультантом по менеджменту Масааки Имаи.

Согласно его подходу, требуется совершать постепенные, но постоянные улучшения в бизнес-процессах, продаваемых продуктах и услугах, а также в собственном мировоззрении, действии и мышлении с целью роста эффективности и качества. Эти действия в результате приведут к улучшениям, таким образом повышение производительности становится постепенным и методичным процессом.

Добавим также, что совершение небольших изменений на протяжении заданного периода времени не указывает на то, что эти изменения требуется совершать в медленном темпе. Речь идет о том, что даже небольшие изменения, которые происходят сегодня, способны оказать влияние на будущее.

Главная мысль, которую стоит понимать тем, кто решился использовать этот подход, легко сформулировать следующим образом – идеальной картины нет, все подвластно улучшениям. А значит, и люди, и компании должны неустанно развиваться, внедряя инновации.

Для бизнес-сред Кайдзен предполагает, что сотрудники компании на всех ее уровнях активно и сообща работают для достижения регулярных и постепенных улучшений. Речь идет об объединении талантов внутри компании, что действует как двигатель и мотиватор совершенствования. Стоит отметить, что вооружившаяся этим подходом автомобильная компания Toyota когда-то была текстильной компанией. И обретение статуса лидера мирового авторынка не стремительная революция, а результат череды постоянных, но небольших шагов.

В личной жизни эта философия означает, что безупречность невозможна, а смысл жизни заключается в том, чтобы каждый день становиться лучше. Ежедневно совершая маленькие действия, человек меняет характер и привычки, перестраиваясь и становясь гораздо лучшей версией себя.

Основные принципы Кайдзен

Философия Кайдзен предполагает уважительное отношение и соблюдение ряда принципов. Расскажем о некоторых из них, дающих широкое представление о преимуществах этого подхода:

Фокус на клиента – для достижения улучшений компании требуется понимать и учитывать потребности и ожидания клиентов. Это позволяет создавать продукты и услуги, удовлетворяющие запросы рынка, что и приводит к развитию компании.
Готовность к непрерывным изменениям – все процессы в организации должны быть гибкими и свободными от излишних ограничений, чтобы гарантировать непрерывные улучшения. Кроме того, предполагается, что в компании созданы такие условия, в которых сотрудники выступают с инициативами и предложениями, без страха осуждений.
Внедрение изменений – компания постепенно и пошагово внедряет улучшения в рабочие процессы. Это происходит за счет анализа текущих процессов и действий, выполняемых сотрудниками и подразделениями, а также изменений, предлагаемых исходя из накопленного опыта.
Системность – Кайдзен рассматривает организацию как единство, элементы которого взаимосвязаны и влияют друг на друга. Таким образом, компания вынуждена учитывать все аспекты деятельности при проведении улучшений, а не отдельные элементы.
Ориентация на процессы – этот принцип предполагает направление внимания на вопросы оптимизации бизнес-процессов: выявлению избыточных и дублирующих операций, действий, которые увеличивают затраты. В этой связи компания рассматривается как совокупность процессов, каждый из которых располагает собственными целями и параметрами эффективности. Поэтому компании, разделяющие философию Кайдзен, анализируют выполняемые сотрудниками процессы, определяют слабые места и дефициты, а также потенциал для улучшения.

Добавим также, что Кайдзен стимулирует стандартизацию процессов, что помогает снижать вероятность ошибок и повышать продуктивность. В результате чего компания разрабатывает фиксированные стандарты и процедуры для выполнения рутинных задач или операций. Этот стандарт предусматривает наличие четких инструкций, регламентов и критериев контроля качества.

Как применить Кайдзен на практике

Внедрение Кайдзен в компании приносит выгоду бизнесу, например, в виде улучшения и оптимизации процессов, снижения издержек, улучшения клиентского опыта и роста финансовых показателей. Однако осмысление и переход на новую философию потребует времени и усилий. Возможны на этом пути и сложности, среди которых:

сопротивление изменениям со стороны персонала – сотрудники, чьи повседневные рабочие процессы требуется трансформировать, при недостаточной информированности и подготовленности, иногда становятся лидерами сил сопротивления, саботируя изменения и побуждая других сотрудников к аналогичному поведению;
отсутствие мотивации к постоянному улучшению – организации предстоит создать и начать культивировать культуру непрерывного улучшения, которая будет поддерживаться и высшим руководством – топ-менеджментом и собственниками компании;
нехватка ресурсов: времени, финансов, подготовленного персонала – переход на новую философию потребует времени и усилий сотрудников, обновления используемых в работе инструментов и других вложений.

Чтобы внедрить подход на предприятии, руководствуйтесь следующими стратегиями:

определитесь с целями – сформулируйте задачи, которые стоят перед бизнесом в долгосрочной перспективе. Если компании требуется улучшить процессы, снизить затраты, повысить вовлеченность сотрудников, увеличить количество инноваций или занять проактивную позицию по отношению к вызовам внешней среды, то переход к Kaizen принесет плоды;
обратитесь к профессиональному консультанту в области менеджмента и развития бизнеса, тренеру или коучу – участие эксперта с опытом управления процессами и организационного развития поможет разработать методологию перехода, которая будет уместна для вашего бизнеса, а также запланировать мероприятия по внедрению методологии на практике;
разработайте и запустите программы обучения сотрудников, которые помогут не только понять принципы и ценности новой философии, но и осознать необходимость постоянных изменений. Кроме того, в такие программы также включаются навыки и компетенции, которые потребуются для повышения производительности и качества работы;
проанализируйте текущие бизнес-процессы – выявите проблемные и узкие места, которые уже не работают и не приносят бизнесу желаемого результата, либо станут таковыми в ожидаемом будущем;
разработайте план действий – на основе проведенного анализа продумайте конкретные шаги, которые требуется совершить, чтобы улучшить дефицитные процессы, зафиксируйте сроки, а также ответственность за исполнение;
отслеживайте и сопровождайте изменения – после внедрения улучшений в процессы, контролируйте результаты, чтобы убедиться, что они приносят желаемое;
не останавливайте улучшений – стимулируйте сотрудников к совершенствованию: показывайте личный пример, публикуйте обзоры уже произведенных действий и результаты, ищите новые возможности для оптимизации.

Важно отметить, что Кайдзен предполагает совместную работу топ-менеджмента и линейных сотрудников разных подразделений. Управленческая команда, во главе с директором компании или собственником бизнеса, выступает спонсором перемен, создавая благоприятную атмосферу и поддерживая широкое участие сотрудников. При этом 100 % персонала компании вправе активно включаться в эту работу, выступая с инициативами улучшений и совместно работая над оптимизацией. Таким образом, и управленцы, и менеджеры становятся солидарно важными членами команды, способствуя развитию и совершенствованию.

Как Кайдзен помогает развивать корпоративную культуру

Адаптация и имплементация философии Кайдзен помогает выстраивать новые по качеству корпоративные культуры. Речь идет о культуре постоянных улучшений, где каждый сотрудник стремится к инновациям и развитию – как в личном контуре, так и во внешнем. Такой подход требует от компании готовности к поощрению инициатив и их принятию.

Кроме того, с учетом того, что эта концепция менеджмента предусматривает использование эмпирического подхода – варианты улучшения и развития определяются по итогам экспериментов и проверки гипотез, компания приобретает терпимость к ошибкам. Оплошности и затруднения становятся источником опыта, который ложится в основу совершенствования.

Наконец, сотрудники компаний, исповедующих Кайдзен, прокачивают ответственность и инициативность – каждый понимает, что и на его уровне есть процессы, требующие развития, и выступает с соответствующими предложениями.

В итоге компания становится более открытой и отзывчивой к изменениям, быстрее адаптируясь к требованиям рынка и внешней среды.