Делегирование не только высвобождает время руководителя для значимых и творческих проектов, но и развивает команду. Грамотное распределение поручений позволяет сотрудникам проявлять себя и получать новый опыт, чтобы в будущем принести бизнесу еще большую пользу. О том, как вдохновлять команду, делегируя полномочия, читайте в новой статье Академии социальных технологий.

Что такое делегирование и почему оно важно для руководителя

Случается, что некоторые руководители большую часть рабочего дня занимаются задачами, которые можно было бы перепоручить подчиненным. Однако стремление закрывать 100 % рабочих дел самостоятельно рискует обернуться серьезными проблемами. Во-первых, возрастают шансы развития профессионального выгорания и острого переживания стресса. Во-вторых, при таких условиях организации труда работники лишаются ценной возможности развития и совершенствования навыков.

Поэтому, как правило, руководители, которые заинтересованы в достижении высоких профессиональных вершин, делегируют задачи и полномочия сотрудникам.

Итак, делегирование заключается в передаче определенных функций и вытекающих из них зон ответственности подчиненным. В таких условиях сотрудники принимают решения в рамках собственных компетенций, а руководитель высвобождает время для сосредоточения на стратегических вопросах.

Делегирование может быть как разовой акцией, например, поручение ряда действий сотрудникам на период, когда руководитель особенно занят, находится на больничном или в отпуске, так и постоянным. Во втором случае сотрудник на постоянной основе выполняет те или иные действия, которые за ним закрепил начальник.

И вот почему это важно: сосредоточение всех задач на одном человеке может быть опасным для компании – в период, когда он не сможет работать, пострадает и команда, и показатели бизнеса.

Делегирование же позволяет:

• Высвободить время для того, чтобы начальник занялся вопросами, которые не способны решить другие сотрудники.
• Повысить уровень квалификации сотрудников – выполнение более сложных задач позволяет научиться новому.
• Улучшить атмосферу в коллективе – сотрудники, примеряют на себя роль руководителя (в некоторых ее аспектах), а значит уважительнее относятся к решениям, которые он принимает.
• Оценить способности и уровень профессионального мастерства сотрудников.
• Повысить командную производительность.

Правила делегирования

Руководствуйтесь следующими принципами делегирования полномочий, чтобы раскрыть пользу этого инструмента на 100 %:

1. Соблюдайте иерархию – не стоит прыгать через голову и ставить поручения сотрудникам более низкого звена – они должны получать задачи от непосредственного руководителя. Кроме того, делегировать задачу можно только подчиненному, а не сотрудникам другого, даже смежного по функционалу, отдела.
2. Оценивайте уровень владения компетенциями прежде, чем ставить сотруднику задачу, а также руководствуйтесь должностными инструкциями сотрудника, выбирая конкретное поручение. Ставя задачу другому, важно быть уверенным в том, что человек сможет ее выполнить.
3. Не снимайте с себя ответственности в случае, если сотрудник не достигнет требуемого результата.

И конечно вам предстоит: устанавливать сроки и контролировать этапы выполнения задач; выбирать подходящих исполнителей; учитывать загрузку сотрудников.

Как правильно выбирать задачи для делегирования и определять исполнителей

Начнем с того, что задачи, связанные с ключевыми аспектами деятельности подразделения, важные процессы, рискованные проекты, решение стратегических и административных вопросов, всегда остаются за руководителем.

Поэтому смело делегируйте сотрудникам следующие типы поручений:

1. Подготовительная работа: сбор информации, предварительный анализ.
2. Регулярные и часто повторяющиеся задачи.
3. Задачи, не влияющие на работу компании.
4. Специфические задачи, для выполнения которых сотрудник располагает необходимыми навыками (дизайн презентаций, монтаж видеороликов, копирайтинг).
5. Координация: организация встреч, согласование, контроль сроков исполнения.
6. Проверка гипотез – если планируется новый проект или внедрение нового подхода, сотрудники смогут протестировать идею.

Чтобы выбрать подходящего исполнителя, обращайте внимание на следующие аспекты:

1. Уровень компетенций и навыков.
2. Степень нагрузки.
3. Сильные стороны, таланты и предпочтения.
4. Опыт выполнения аналогичных задач.
5. Мотивация на развитие.
6. Опыт работы в команде.
7. Ответственное отношение к работе.

Степени делегирования

Ставя задачу сотруднику, выстраивайте рабочий процесс, исходя из степени ответственности исполнителя за финальный результат:

1. Первый уровень – сотрудник самостоятельно собирает информацию, относящуюся к задаче, и предлагает решение.
2. Второй уровень – сотрудник принимает решения в отношении исполняемой задачи и согласовывает их с руководителем.
3. Третий уровень – сотрудник самостоятельно работает над задачей, руководитель при этом не вмешивается в процесс.
4. Четвертый уровень – сотрудник представляет руководителю результаты работы, а руководитель оценивает их и дает комментарии по возможным улучшения.
5. Пятый уровень – сотрудник самостоятельно работает над задачей без какого бы то ни было участия руководителя.

Как ставить четкие цели и ожидания перед командой

Лучший вариант для постановки целей – метод SMART, обеспечивающий конкретику и ясность. Использование этого подхода поможет сформулировать конкретные, измеримые, достижимые, актуальные и ограниченные по времени задачи.

Кроме того, потребуется четко сформулировать ожидания к результату и срокам. Убедитесь в том, что сотрудник четко понимает, что от него требуется, прежде чем отправлять его за дело.

Как контролировать выполнение задач и поддерживать сотрудников

Регулярно проводите встречи и общайтесь с сотрудниками один на один, чтобы контролировать прогресс, обсуждать трудности и корректировать планы.

Будьте доступны, оказывая подчиненным необходимую помощь при необходимости. Кроме того, придется быть готовым к тому, что сотруднику потребуются дополнительные ресурсы: перенос срока предоставления результата, административная поддержка и другое участие. Не оставляйте подчиненного наедине с этими проблемами.

Как развивать навыки делегирования и повышать эффективность команды

К сожалению, не каждому управленцу делегирование дается легко. Виной тому, в том числе и ряд личностных блоков:

1. Стремление руководителя проявить себя как незаменимого специалиста широко профиля. Да, вы должны понимать механизм осуществления тех или иных бизнес-процессов, однако каждый должен заниматься собственным делом. Когда профессионал в конкретной области берется за работу, приемлемый по качеству результат достигается в кратчайшие сроки.
2. Опасения относительно того, что сотрудник не справится с задачей, нанесет ущерб компании и ее репутации, а исправление ошибок займет слишком много времени или ресурсов. Такой риск имеет место, но он действителен и в отношении руководителя. Постарайтесь свести к минимуму подобное развитие событий, выбрав такого исполнителя, который оправдает возложенные на него надежды.
3. Страх потери контроля – руководители опасаются, что, делегируя, потеряют контроль над рабочими процессами. Здесь же возникает проблема недоверия и опасений в том, что подчиненный не обладает достаточным уровнем профессионализма, чтобы справиться с задачей.
4. Перфекционизм – руководитель убежден в том, что никто другой не сможет выполнить задачу также идеально, как и он. Итоговый результат день за днем совершенствуется до идеала, а в результате руководитель перегружает себя работой, да и скорость бизнес-процессов начинает страдать.
5. Страх того, что сотрудник превзойдет руководителя – такое случается при острой конкуренции в коллективе и неуверенности руководителя в собственном положении. В таком случае успехи подчиненного повлияют на то, что коллегами и вышестоящим руководством он будет восприниматься более компетентным.

Чтобы преодолеть эти блоки и совершенствовать умение делегировать, введите в повседневную рабочую практику следующие стратегии:

1. Начинайте с малого – делегируйте простые, элементарные задачи, чтобы научиться доверять сотрудникам.
2. Продумайте методы поддержки и обучения, которые помогут подготовить команду к выполнению сложных задач.
3. Включайте в свой график больше стратегических задач, чтобы перефокусировать внимание с операционной деятельности.

Наконец, постарайтесь поверить в то, что делегирование – это не слабость, а важнейший управленческий инструмент. Положитесь на команду и начните доверять людям, с которыми работаете. Да, в одиночку можно сделать многое, но только при командной работе результат этих трудов будет блистательным.