При управлении проектами руководитель играет стратегическую, организационную и лидерскую роль. Он несет ответственность и за успех проекта, и за организацию совместной работы на каждом из этапов. Такие задачи требуют от руководителя уверенного владения рядом навыков и компетенций. О том, какие качества помогают руководителям организовывать управление проектами, читайте в новой статье Академии социальных технологий.

Основы проектного управления: от планирования до контроля выполнения и ретроспективы

В процессе управления проектами на плечи руководителя ложится ряд задач, в том числе формулирование и доведение до сотрудников цели, достижение которой будет указывать на завершение проекта. Кроме того, перед началом работы также создается детальный план проекта, включающий в себя сроки, этапы исполнения и имеющиеся у команды ресурсы. Согласно зафиксированных этапов, определяются реперные точки, служащие для оценки прогресса и контроля.

Также руководитель берет на себя следующую ответственность:

• Организация работы – подбор сотрудников, назначение ролей, определение обязанностей и ответственности, создание и поддержание условий для комфортной и продуктивной совместной работы. К этому аспекту также относится мотивация сотрудников и поддержка вовлеченности.
• Управление ресурсами – обеспечение сотрудников всем необходимым, в том числе наделение полномочиями, требующимися для сдачи проекта.
• Контроль выполнения – руководитель отслеживает исполнение по проекту, руководствуясь графиком и бюджетом.
• Содействие в решении возникающих проблем – руководитель действует предупреждающе в отношении возможных рисков, а также предпринимает меры по минимизации негативных последствий для проекта в случае возникновения трудностей.
• Контроль качества результата – на руководителе лежит ответственность за финал совместной работы, поэтому в управлении проектами большое внимание уделяется соответствию промежуточных результатов установленным стандартам.
• Приемка финального результата – руководитель документирует полученный результат и предоставляет его для дальнейшего рассмотрения вышестоящему руководству или заказчику, а также оценивает опыт совместной работы, проводя ретроспективу для извлечения уроков, определения удачных и неудачных практик.

В этой связи руководитель должен обладать рядом качеств и навыков, которые помогают организовывать совместную работу и обеспечивать качественное управление проектами. Среди них, например:

1. Организаторские навыки – умение планировать работу и управлять ресурсами для достижения поставленных целей.
2. Навыки тайм-менеджмента – руководителю предстоит грамотно распределять приоритеты, планировать рабочее время сотрудников и гарантировать соблюдение установленных сроков.
3. Решение проблем – для руководителя важно обладать развитым критическим мышлением и аналитическими способностями, помогающими собирать и обрабатывать информацию, а также принимать взвешенные решения.
4. Коммуникационные навыки и навыки ведения переговоров – чтобы завершить проект в срок и с высоким качеством потребуется много и эффективно общаться – с подчиненными, партнерами, вышестоящим руководством и другими заинтересованными сторонами. Кроме того, при командной работе не исключены конфликтные ситуации и недопонимания, которые также предстоит уметь разрешать.
5. Стратегическое мышление – хороший руководитель смотрит в перспективу и совершает действия, работающие на достижение стратегических целей.

Наконец, сильный руководитель способен вдохновлять и вести за собой коллектив, поэтому лидерство – критический навык для руководителей в управлении проектами.

Лидерство и умение мотивировать команду

Кроме того, рекомендуется также учитывать личные интересы и мотивы сотрудников при постановке задач. Обязанности, вызывающие искреннюю страсть, стимулируют выкладываться для общего дела на 100 %.

И не стоит забывать о командной атмосфере – позитивные взаимоотношения с коллегами и благоприятная среда в коллективе стимулирует производительность. Поэтому настройтесь на укреплении благожелательных связей между коллегами, стимулируя взаимодействие как по профессиональным, так и по личным темам.

Управление временем и приоритетами

Эффективное использование времени, а также правильная расстановка приоритетов помогают команде достигать целей в установленные сроки, не привлекая дополнительных ресурсов и финансов.

Как уже отмечалось выше, в начале работы над проектом, составляется подробный план, включающий этапы, требующиеся для выполнения задачи и сроки.

Чтобы не допускать срыва сроков, рекомендуется подробнейшим образом оценивать каждую задачу, предусматривая возможные риски и негативные сценарии.

Сделать процесс управления проектами наглядным помогает использование различных визуальных инструментов. Например, диаграммы Ганта позволяют отслеживать своевременность исполнения сроков, а такой инструмент как матрица Эйзенхауэра – определить приоритетные задачи.

Скажем отдельно о правильной расстановке приоритетов – ключевом аспекте успешного управления проектами. Классифицируя задачи по важности, не забывайте о связях между ними и стратегическими целями проекта, выделяя из них те, что будут критичными для достижения успеха.

Как эффективно управлять рисками и неопределенностью

Непредвиденные сложности и внезапное изменение внешней обстановки способны нарушить сроки исполнения проекта и повлечь за собой дополнительные расходы, поэтому на этапе планирования тщательно просчитываются возможные риски.

Для идентификации возможных рисков на командном уровне используются мозговые штурмы и техника SWOT-анализа. Ценную информацию дают ретроспективы и анализ хода работы над прошлыми проектами. Кроме того, составить карту рисков помогают обзоры тенденций рынка и опросы экспертов.

Затем каждый риск анализируется на предмет вероятности наступления и степени влияния на проект.

В условиях высокой неопределенности и возникновения непредвиденных рисков отлично работают гибкие методологии управления проектами, например, Agile, располагающий инструментами для быстрой адаптации к изменениям.

Коммуникационные навыки и разрешение конфликтов

Развитые коммуникационные навыки руководителя позволяет повысить эффективность управления проектами. Это важно по причине того, что для работы над проектами часто привлекаются представители разных отделов и подразделений с неоднородным опытом, знаниями и стилями взаимодействия.

В таких условиях, особенно усугубляющимися сжатыми сроками сдачи результата, конфликты неизбежны.

Умение же руководителя выстраивать связи в команде, отслеживать настроения в коллективе и предотвращать недопонимания, помогает поддерживать продуктивность совместной работы.

Кроме того, пригодятся развитые коммуникационные навыки и в случае наступления рисков и нештатных ситуаций. Способность ясно и конструктивно излагать мысли, а также уведомлять об изменениях каждую из заинтересованных сторон повышает действенность управления проектами.

Инструменты для мониторинга и контроля проектов

Для повышения эффективности совместной работы, отслеживания прогресса в режиме реального времени, оценки рисков и предоставления результатов в заданные сроки, стоит использовать программные средства, многие из которых автоматизируют этот процесс. Среди таких инструментов, например: Jira, Asana и Trello.

Благодаря подобным решениям, удается без труда получать регулярные отчеты, в том числе и путем изучения визуальных дашбордов.

Также предлагается использовать инструменты для командного взаимодействия, к которым относится и российская разработка для совместной работы Битрикс24, предполагающая возможность обмена файлами, прямой коммуникации и отслеживания затраченного времени на выполнение той или иной задачи.