Для успеха в бизнесе критически важно регулярно анализировать работу команды. Такой подход помогает выявить уязвимости в процессах, улучшить взаимодействие между сотрудниками и минимизировать риски возникновения конфликтов. В числе действенных инструментов анализа — командная ретроспектива, используемая в гибких методологиях.

В новой статье Академия социальных технологий рассказываем, как проведение ретроспективных сессий помогает развитию бизнеса и повышению качества управления проектами.

Как ретроспективы помогают избежать ошибок в будущем

При помощи ретроспективного анализа подводят итоги проекта или годичного цикла, этот инструмент помогает не только зафиксировать успехи и неудачи, но и извлечь уроки для дальнейшего совершенствования, оценивая результаты и оптимизируя рабочие процессы.

Ретроспективная встреча представляет собой собрание участников проекта, где детально разбирают главные этапы выполнения задач, выявляют ошибки и удачные решения. Главная цель мероприятия — выработка рекомендаций для повышения результатов командной работы. Ретро носит внутренний характер: на такие встречи не приглашают партнеров компании или клиентов.

В зависимости от целей и акцентов обсуждения выделяют следующие виды ретроспектив:

1. Общее ретро. Ориентировано на выявление и анализ внутренних проблем команды, поиск путей их разрешения и повышение результативности.
2. Ретро по качеству. Фокусируется на рассмотрении выявленных недостатков и анализе причин, которые привели к их появлению.
3. Ретро, посвященное вопросам взаимодействия с заказчиком или владельцем продукта. Нацелено на оценку того, насколько достигнутые результаты соответствуют ожиданиям клиента, и разработку мер для достижения требуемого уровня удовлетворенности.
4. Тематическая ретроспектива проводится в случаях, когда предстоит тщательно изучить проблему и разработать действенные методы ее устранения.

Шаги проведения ретроспективы

Формат ретро не закреплен жесткими рамками, каждая команда настраивает его под собственные требования. Тем не менее, как правило, встречи предполагают три базовых этапа: сбор информации, ее последующий анализ и подготовка плана.

Как провести ретро:

1. Обустройте площадку для встречи. Этот момент важен для успеха при проведении ретро в офлайне. Потребуется помещение для переговоров, оснащенное доской для наглядного отображения идей. Также обеспечьте наличие блокнотов и ручек для участников, чтобы они могли сразу делать личные заметки. В случае онлайн-формата понадобятся сервисы для видеоконференцсвязи, а также виртуальные инструменты для совместного ведения заметок и протоколов. Например, файлы в облачных хранилищах или доски в программах управления задачами типа канбан.
2. Подберите модератора. Ведение мероприятия часто поручают фасилитатору — эксперту, обладающему необходимыми навыками для создания комфортной атмосферы и ведения конструктивного диалога. Он владеет специальными техниками и методами, позволяющими организовать продуктивное обсуждение. Иногда роль модератора берет на себя руководитель отдела, команды или менеджер проекта.
3. Сбор сведений. На этапе сбора участники делятся впечатлениями о работе, выполненной за месяц, квартал или иной период. Модератор фиксирует озвученные мнения, выделяя значимые вопросы и определяя эмоциональный фон в команде — положительный или негативный. Эта информация станет отправной точкой для дальнейшей конструктивной дискуссии.
4. Этап анализа предусматривает обсуждение выявленных проблем. Участники выражают мнение относительно того, что прошло успешно, а что могло бы быть выполнено иначе, объясняя причины оценок. Модератор обеспечивает участие всех представителей команды в дискуссии, задавая уточняющие вопросы и стимулируя обсуждение, помогающее раскрыть вопрос.
5. Финальный этап — подведение итогов. Участники обсуждают, какие изменения предстоит внедрить в будущем. Они определяют, какие решения оказались действенными, а от каких стоит отказаться.

Методы «Start, Stop, Continue» и «Рыбья кость» 

Метод Start-Stop-Continue, или Начать-Прекратить-Продолжить в переводе с англ. языка — это инструмент для пересмотра используемых подходов и внедрения новых практик. Его первоначальное применение было связано с техническими стартапами, но сегодня его используют в различных сферах — от образования до спортивных тренировок.

Суть метода заключается в регулярном обращении к трем главным вопросам:

• Что стоит включить в стратегию для достижения целей;
• Какие подходы предстоит оставить в прошлом, поскольку они больше не работают;
• Какие методы стоит оставить неизменными, поскольку они показывают результат.

Каждый участник команды отвечает на эти вопросы, затем полученные ответы сопоставляются, выделяются лидеры в каждой категории, и на основании этого формируют план на предстоящий квартал или год.

Для выявления скрытых причин проблемных моментов предприниматели и руководители компаний часто обращаются к методу Исикавы, также известному как кость рыбы. Этот инструмент предназначен для выявления факторов, негативно влияющих на итоговый результат.

Диаграмма Исикавы, схожая с рыбьим скелетом, включает три главных элемента:

1. Рыбья голова. Представляет собой формулировку проблемы, которая требует решения.
2. Хребет с крупными костями. На них указывают, какие факторы влияют на обозначенную проблему.
3. Мелкие кости, которые ответвляются от более крупных. Это второстепенные причины, воздействующие на главные факторы.

Количество уровней причин варьируется в зависимости от сложности рассматриваемого случая: их бывает два-четыре.

Метод полезен тем, что помогает быстро установить главную причину проблемы посредством визуального представления информации. Проблемы часто возникают под воздействием ряда факторов, одни из которых имеют большее значение, чем другие. Структурная схема помогает распознать причину, а также выявить неожиданные события, способные привести к возникновению проблемы.

План действий по итогам ретроспективы

Составление плана мероприятий по итогам обсуждения — главный момент ретроспективы, на этом этапе определяются шаги, которые предпримут в ближайшее время. Этап заслуживает особого внимания, так как без четко составленного плана велика вероятность того, что все идеи так и останутся на стадии задумок.

После того, как определены требующие улучшения моменты, важно подобрать исполнителя для каждой задачи и установить сроки. Не стоит перегружать команду: начните с двух-трех инициатив, чтобы сконцентрироваться на их реализации. Удостоверьтесь, что цели реалистичны и достижимы в отведенные сроки, а также избегайте неопределенностей в формулировании задач. Стоит представить план таким образом, чтобы он был ясен и доступен каждому сотруднику. Крайне важно убедиться, что коллектив поддерживает обозначенное направление движения.

Типичные ошибки при проведении ретроспектив и как их избежать

Иногда ретроспектива теряет ценность и становится источником разочарования. Вот пять распространенных ошибок, способных свести на нет пользу от встречи и демотивировать команду.

1. Отсутствие подготовки

Попытка провести ретроспективу экспромтом, полагаясь на спонтанные мысли, может показаться экономией времени, но на деле приводит к потере часа продуктивности. Модератор должен заранее продумать повестку, методы ведения дискуссии и способы получения полезных выводов.

2. Сосредоточение исключительно на негативе

Часто собрания превращаются в сеансы критики, где доминирует обсуждение того, что пошло не так. Вопрос «Какие были ошибки?» оборачивается длинным перечнем жалоб, тогда как успехам и полезным идеям уделяется мало внимания. Помните, что ретроспектива должна быть сбалансированной. Фиксируйте не только промахи, но и достижения, чтобы у команды не создавалось впечатление, будто все идет плохо. Этот принцип действует и в обратную сторону: чрезмерное акцентирование на позитиве может привести к тому, что важные проблемы и недостатки окажутся незамеченными, что чревато упущением действительно значимых моментов.

3. Собрание ради формальности

Если встреча превращается в формальную презентацию, где участники лишь бегло оглашают результаты и расходятся, это уже не настоящая ретроспектива. Суть заключается в активном взаимодействии и открытом обмене мыслями, что стимулирует коллективное обсуждение и выработку ценных предложений. Отчеты оставьте для иных собраний — здесь важнее живой диалог. 

4. Игнорирование результатов обсуждения

Проводить ретроспективу исключительно ради соблюдения формальностей — это подобно сдаче экзамена лишь для галочки. Если принятые решения так и остаются на бумаге, вся встреча становится пустой тратой времени. Какой смысл обсуждать проблемы, если впоследствии никто не собирается их решать. Согласованные меры должны незамедлительно переходить в действия.

Неудачи на первых встречах — явление нормальное. Для того чтобы результаты ретроспективы трансформировались в практический план, необходимо предусмотреть конкретные шаги и установить четкие сроки. Эти параметры следует зафиксировать до следующей встречи, чтобы затем оценить, насколько успешно были выполнены задачи и соблюдены временные рамки.