Агрессивный поток информации, множество обязательств и отвлекающих факторов приводят к тому, что современные люди чувствуют себя перегруженными. Несмотря на усилия, списки дел не уменьшаются, а каждый день заканчивается стрессом и разочарованием в себе. Поможет исправить ситуацию метод GTD, предлагающий новый подход по организации дел и управлению временем. В новой статье Академия социальных технологий расскажет о том, как решить проблему чрезмерной нагрузки с помощью метода GTD, перестать откладывать дела и достигнуть большего.

Что такое GTD и почему этот метод работает

GTD (Getting Things Done) – это метод, разработанный экспертом и консультантом по вопросам тайм-менеджмента и личной продуктивности Дэвидом Алленом, помогающий управлять задачами, проектами и повседневными делами.

Метод освобождает человека от необходимости держать в голове нерешенные вопросы и помогает создать четкую и ясную систему контроля.

И вот почему GTD работает:

• Использование метода снижает стресс от лишних размышлений и помогает сконцентрироваться на текущих делах.
• Разделение задач на категории и контексты упрощает работу над ними, не давая погрузиться в хаос и беспокойство.
• Метод предлагает выполнять конкретные шаги, а не заниматься обдумыванием или предаваться прокрастинации.
• Метод помогает учитывать имеющиеся время, энергию и запас сил.

Таким образом, использование GTD сделает вас продуктивнее и организованнее, и главное: вы будете испытывать меньше стресса, ведь контроль над жизнью вернется в ваши руки.

Основные этапы метода

GTD базируется на следующих пяти этапах:

1. Сбор – фиксируйте все, что требует внимания в блокноте, приложении мобильного телефона или таблице Excel. Важно не держать мысли и задачи в голове, так как это создает излишнюю когнитивную нагрузку.
2. Обработка – решите, что делать с каждой выписанной задачей или делом. Если дело можно выполнить за 2 минуты, то возьмитесь за него сразу же. Если дело требует большего количества времени, запланируйте под него требующееся время. Невыполнимые или незначительные дела выделите пометками «Корзина» или «Архив».
3. Организация – распределите задачи по категориям, например, контексту, важности и приоритетности. Составьте также отдельные списки для рабочих вопросов, личных дел и других категорий задач.
4. Рефлексия – регулярно пересматривайте списки задач, чтобы поддерживать актуальную картины дня. Возьмите за правило делать такую ревизию, например, раз в неделю.
5. Действие – следуйте выработанной системе, выполняя задачи в зависимости от контекста, времени и имеющихся ресурсов.

Как правильно вести списки задач и выбирать приоритеты

Чтобы использовать метод GTD предстоит освоить процедуру правильного ведения списков дел и распределения приоритетов.

Например, рекомендуется создавать отдельные списки для различных жизненных контекстов: работы, заботы о себе и близких, личных дел, занятий хобби и саморазвитием. Так вы сосредоточитесь на задачах, учитывая имеющиеся ресурсы. Например, находясь на работе, вы полностью погрузитесь в рабочие задачи, не отвлекаясь на составление списков покупок или размышление о других делах, не относящихся к профессиональным вопросам. Кроме того, вы будете эффективнее учитывать временной фактор: занятия спортом – планировать на утренние часы, пока вы еще полны сил и энергии; а серьезные вопросы, требующие скрупулезной проработки, ставить на дообеденное время, чтобы погрузиться в них со 100 % вниманием.

Для расстановки приоритетов используйте метод ABCD, где:

• A – самые важные и срочные задачи.
• B – важные, но не срочные.
• C – несрочные и менее важные.
• D – задачи, которые стоит делегировать или отложить.

Чтобы не позволить прокрастинации взять над собой верх, составляйте дорожную карту под каждую задачу, описывающую все шаги, которые требуется сделать. Так вы будете понимать все, что требуется сделать, и не теряться в волнах неопределенности.

Составляя списки дел, старайтесь не перегружать их задачами. Вместо этого сосредотачивайтесь на том, что действительно важно и выполнимо в ближайшее время.

Как бороться с перегруженностью и откладыванием задач

Современный человек часто перегружает себя задачами и списками дел, поддаваясь воздействию внешних факторов и следуя за собственными внутренними установками.

Мы требуем от себя высочайшей эффективности и продуктивности, а общество диктует непостижимые стандарты успеха! В результате многие из нас склонны брать на себя больше, чем способны выполнить – мы переоцениваем силы, недооцениваем время, которое потребуется для выполнения задач, или боимся упустить возможности, соглашаясь на дополнительные проекты или обязательства.

Поэтому первый шаг на пути борьбы с перегруженностью – освоение навыков приоритизации. Когда весь список дел кажется важным, сложно сосредоточиться на действительно значимых вещах. Проблема усугубляется чувством вины за отказ. Мы боимся подвести других или выглядеть некомпетентными, поэтому говорим «да» даже тогда, когда знаем, что нагрузка будет избыточной.

В этой статье мы уже говорили о действенном и простом методе расстановки приоритетов, который стоит начать практиковать. Начните уже сегодня, чтобы скоро увидеть первые подтверждения прогресса.

Однако не всегда проблема заключается в отсутствии навыков владения инструментами управления временем – важную роль играют и психологические установки, в том числе перфекционизм. Желание сделать все идеально часто заставляет брать на себя слишком много, даже когда этого не требуется.

Наконец, не путайте занятость с продуктивностью, перегружая график делами в ущерб отдыху и удовлетворению личных потребностей.

Как избежать ошибок при внедрении GTD

Хотя метод GTD и повышает эффективность управления задачами и временем, не исключены ошибки, мешающие достичь желаемого результата. Так потенциально полезный метод становится полным разочарованием!

Правда заключается в том, что даже с таким технологичным инструментом без дисциплины не сдвинуться с места. Придерживайтесь основных этапов работы в рамках метода, проводя регулярные еженедельные обзоры и выписывая все задачи. Попытки продолжить удерживать во внимании повестку дня нарушают главный принцип GTD – «освобождай разум».

Кроме того, не стоит брать этот метод и брать его в работу вслепую, адаптируйте GTD под себя, собственные потребности и ситуацию. В противном случае попытки использовать этот инструмент добавят жизни стресса.

И конечно, постарайтесь чрезмерно не увлекаться созданием списков и структур, подменяя этим реальное выполнение задач. Помните, что цель здесь не отточить использование метода до идеала, а достигнуть результативности. К тому же, большое количество папок, проектов и контекстов создаст дополнительную путаницу, усложнив процесс обработки задач.

Минимизировать ошибки при использовании GTD поможет понимание основ метода, и его адаптация. Не гонитесь за идеальностью списка задач или организационных инструментов, а вместо этого сосредоточьтесь на удобстве.

Использование GTD в цифровых инструментах

Сегодня доступно множество программных решений, облегчающих работу по методу GTD – мобильные приложения упорядочивают задачи и способствуют управлению ими. Использование цифровых инструментов вместо привычной бумаги и блокнота отличают следующие преимущества:

1. Вы будете получать напоминания, чтобы не забывать о сроках выполнения той или иной задачи. Уведомления можно также настроить и для тех дней, когда требуется провести ревизию задач.
2. Вы сможете наглядным способом разделить задачи на категории, контексты и проекты.
3. Благодаря минимализму и простоте приложений вам удастся легко ранжировать задачи по приоритету и важности.