Ошибся не новичок, а система: как выявить проблемы в управлении
Случается, что проблемы в работе возникают не потому, что сотрудники недостаточно компетентны. Часто причина кроется глубже — в организации процессов и структурировании системы управления. Когда работа построена неэффективно, даже опытные профессионалы сталкиваются с трудностями и ошибаются. В новой статье Академии социальных технологий расскажем, как выявить ошибки в системе и исправить их.
Почему «виноват сотрудник» — удобная иллюзия
Когда возникает проблема или ошибка, часто первой реакцией становится желание быстро найти виноватого. Чаще обвинение падает на сотрудника, ведь это кажется простым решением. Но такая позиция — только удобный способ избежать анализа ситуации и причин произошедшего.
Почему удобно обвинять сотрудников:
- Быстрота решения. Обвиняя конкретного человека, можем сразу же отреагировать и принять меры: провести дисциплинарное взыскание, лишение премии или увольнение. Так организация получает видимый результат, успокаивая руководство, клиентов и коллег.
- Иллюзия быстрого исправления. Предполагается, что смена персонала автоматически решит проблему. Однако причины сбоев остаются неизменными, и новый сотрудник столкнется с теми же проблемами, что и предыдущий.
- Отказ от аналитики. Обвиняя людей, компания избегает анализа собственной структуры, методов управления рабочими процессами. Ведь выявить реальные причины гораздо сложнее и требует ресурсов и временных затрат.
За обвинением сотрудников часто стоят недостатки в структуре управления. Например, недостаточное обучение и развитие персонала или некачественное управление проектами и ресурсами. Кроме того, причиной может также быть несовершенство внутренних регламентов и процедур, а также дефицит взаимодействия и сотрудничества между работниками.
Кроме того, руководители склонны перекладывать вину за провалы на плечи персонала, маскируя этим собственную управленческую несостоятельность. Такая практика чревата серьезными последствиями, начиная от ухудшения психологического климата в коллективе и заканчивая потерей кадров.
Опасность представляет собой недооценка влияния системных недостатков на адаптацию вновь прибывших работников. Их начальные трудности обусловлены нехваткой информации относительно бизнес-процессов, установленных норм и особенностей корпоративной среды, что увеличивает риски возникновения ошибок и негативно сказывается на продуктивности новичков.
Подобные систематические промахи сигнализируют о фундаментальных проблемах, лежащих в механизмах управления организацией, требуя немедленного внимания руководства и принятия решительных мер по устранению первопричин возникших трудностей.
Как бардак в процессах снижает эффективность каждого
Медленная работа персонала, ошибки, жалобы на непонятные инструкции — знакомая картина для руководителей. Если в такой ситуации собственник уверен, что все в порядке, то это иллюзия. Хронический беспорядок в процессах пожирает прибыль, словно хищник, поедающий добычу.
К чему приводят беспорядочные процессы:
- Потеря времени. Каждый сотрудник вынужден тратить драгоценное время на поиски нужной информации, координацию действий с коллегами, многократное исправление допущенных ранее ошибок.
- Рост стресса. Постоянная неопределенность порождает тревожность и напряжение. Люди теряют уверенность в собственных силах, начинают сомневаться в правильности решений. Все это снижает вовлеченность и работоспособность.
- Невыполнение задач вовремя. Незнание приоритетов, несвоевременное получение нужных материалов приводит к регулярным просрочкам исполнения проектов.
- Повышение издержек. Бардак приводит к двойным расходам на переделывание работ, закупку ненужных товаров и услуг, штрафам за просрочку обязательств перед партнерами и клиентами.
Кроме того, когда нет понимания ролей и обязанностей, каждый тянет одеяло на себя, считая, что работает лучше остальных. Результат — снижение доверия, демотивация и разрушение здорового микроклимата в коллективе. Чтобы выйти из замкнутого круга сокращения продуктивности, важно организовать внутренние процессы рационально и грамотно.
Эксперт
Особенно остро встает вопрос о привлечении и удержании талантов из поколений Y и Z, представители которых отличаются повышенной мобильностью, творческим мышлением и стремлением к свободе самореализации. Именно поэтому крайне важно переосмыслить существующие подходы и трансформировать жесткие вертикальные структуры в более горизонтальные, децентрализованные и гибкие системы управления.
Кроме того, многозадачность и высокая скорость изменений диктуют необходимость разработки новых форматов коммуникаций и систем управления, которые позволят оперативно реагировать на возникающие вызовы и эффективно распределять ресурсы. Важнейшим фактором успеха становится способность организации своевременно адаптироваться к внешним условиям, сохраняя при этом устойчивость и целостность.
Знаки, что проблема в структуре, а не в людях
Часто руководители спешат обвинить подчиненных в низком качестве работы, постоянных ошибках и невыполнении планов. Кажется проще: наказал, уволил, заменил — и дело сделано. Но когда ситуации повторяются регулярно, приходит понимание, что корень зла не в конкретных персонах, а в самих структурах и системах компании.
Признаки проблем в устройстве бизнеса:
- Частые аварии и несоблюдение сроков. Если сбои происходят регулярно и имеют схожие сценарии, значит, процессы требуют переосмысления и коррекции.
- Текучка кадров. Люди покидают компанию, несмотря на конкурентоспособную зарплату и привлекательные условия. Вероятно, причиной служит чрезмерная нагрузка, нехватка поддержки или нездоровая атмосфера в коллективе.
- Постоянные претензии от клиентов. Они недовольны сервисом, сроками доставки или качеством продукции. За этими жалобами скрыта несогласованность подразделений, отсутствие налаженной обратной связи.
- Игры в догонялки. Вместо спокойной, последовательной работы команда мечется, лихорадочно пытается закрыть возникающие пробелы, тушит локальные кризисы. Причина всему — отсутствие планирования и координации деятельности.
- Перегруженность людей. Многочисленные совещания, бесконечные согласования, отсутствие свободного времени на важные дела указывают на бюрократизацию.
Эти сигналы свидетельствуют о серьезных дефектах в структурах, которые нельзя решить заменой отдельных людей. Для выхода из сложившейся ситуации нужны комплексные изменения.
Как руководитель сам создает хаос
Организация пространства и порядка считается залогом успеха в функционировании компании. Тем не менее встречаются случаи, когда отдельные работники осознанно культивируют состояние хаоса, формируя иллюзию управляемого беспорядка.
Например, некоторые руководители сознательно используют хаотичность в качестве инструмента укрепления собственного положения. Распределенная бессистемно информация затрудняет самостоятельный поиск необходимых сведений, делая начальника единственным источником истины. Эта роль усиливает его значимость и влияние, создает ощущение незаменимости, которое помогает удерживать власть и контролировать коллектив.
Кроме того, окруженный хаосом менеджер приобретает еще одно преимущество — возможность управлять вниманием. Коллеги вынуждены постоянно обращаться к нему за консультациями и разъяснением возникающих вопросов, усиливая зависимость коллектива от личного участия руководителя. Этот феномен ярко проявляется в профессиональных средах, где владение информацией и умение ею распоряжаться определяют карьерный успех и профессиональный статус.
Подобные механизмы представляют собой тонкие форматы манипуляции, помогающие отдельным лицам извлекать выгоду из создаваемого ими хаоса. Важно учитывать наличие таких тенденций при оценке продуктивности управления и формировании здоровых деловых практик.
Примеры типовых системных ошибок в организации
Система руководства компанией должна точно обеспечивать стабильную работу всех структур. Однако на практике часто наблюдаются типовые ошибки, приводящие к снижению продуктивности.
Наиболее распространенные из них:
1. Непрозрачность процессов
Информация о текущих проектах, статусах заказов, выполнении заданий распределяется хаотично. Людям приходится тратить много времени на поиск информации, согласование. Это приводит к снижению скорости реакции на запросы клиентов и ухудшению качества обслуживания.
2. Отсутствие регламентов и стандартов
Это ведет к постоянному возникновению однотипных ситуаций и повторению одних и тех же ошибок. Компании теряется способность накапливать опыт и применять лучшие практики.
3. Иерархические барьеры
Строгая вертикальная структура ограничивает свободный поток информации и препятствует инициативам снизу вверх. Решения принимаются долго, а сотрудникам трудно оперативно реагировать на изменения рынка.
4. Информационная перегрузка
Большое количество отчетов, писем, совещаний заставляет сотрудников тратить значительную часть времени на обработку второстепенных задач. Решения откладываются, упускаются рыночные возможности.
5. Слабость внутреннего контроля
Проверки и аудиты организованы формально, отклонения остаются незамеченными. Финансовые убытки, мошенничество, несоблюдение законов приводят к серьезным проблемам для компании.
Такие ошибки носят системный характер и оказывают комплексное воздействие на бизнес. Их устранение способно трансформировать компанию, повысив операционную эффективность и финансовую устойчивость.
С чего реально начать исправление
Правильная организационная структура — важнейшая составляющая управления предприятием, служащая инструментом точного целеполагания и расстановки ресурсов.
По сути, речь идет о рычаге воздействия, целенаправленно направляющем компанию к выполнению намеченных стратегических задач и созданию условий для роста.
При возникновении признаков системных нарушений разумно изначально обратиться к разработке либо ревизии структуры.
Как правило, система состоит из перечня взаимосвязанных аспектов:
- Формулировка исчерпывающего перечня функциональных областей, покрывающих все необходимые направления деятельности без избыточности и недостатка компетенции.
- Детализация распределения зон ответственности и выполняемых функций по подразделениям и должностям, предотвращающая возникновение дублирующих функций и вакуумных участков.
- Организация строгой иерархической структуры власти и субординации, гарантирующей обоснованность принимаемых решений и поддержание дисциплины исполнения.
- Утвержденный документально регламент, подписанный руководством высшего звена и доступный каждому сотруднику, формирующий единый стандарт трактовки поручаемых задач и исполняемый неукоснительно всеми членами коллектива.
Корректно созданная и тщательно проработанная система регламентов упрощает ежедневную работу, снимает стресс и формирует комфортную рабочую среду.
Четко обозначенные процедуры избавляют персонал от беспокойства, связанного с непредсказуемостью реакций начальства из-за случайных упущений. В условиях правильно организованной системы работники заранее осведомлены о предстоящих обязанностях, сроках их выполнения и используемых инструментах. Деятельность обретает осмысленность и последовательность, позволяя каждому сконцентрироваться на достижении общих результатов.
