Методы управления проектами – как выполнять задачи в срок и с меньшими потерями

Каждая команда стремится к тому, чтобы последовательнее реализовывать проекты, но часто эти начинания сопровождаются ошибками и простоями, а также чрезмерным расходованием ресурсов – вовлеченности и мотивации сотрудников, незапланированными финансовыми издержками. Структурированный подход к работе предлагают методы управления проектами, которые предполагают закрепление ролей, фиксацию жизненных циклов выполнения задач и регулярную отчетность. О методах, которые помогают наладить производственный процесс, читайте в новой статье Академии социальных технологий.

Что такое методология управления проектами 

Методология управления проектами – это структура, которая описывает подход к организации работы путем использования конкретных процедур, правил и практик. Проектное управление предполагает разбивку проекта на этапы и отдельные задачи, а также управление прогрессом исполнения и контроль хода реализации. Кроме того, в зависимости от типа выбранной методологии учитывается последовательность выполнения задач, либо процессы, которые стоит выполнять параллельно. Такой подход позволяет планировать требующиеся ресурсы и соблюдать установленные сроки. Различные варианты методов управления проектами открывают собственные инструменты, требующиеся для управления процессом и мониторинга результатов, поэтому нет универсального решения, которое подошло бы к каждой задаче и команде без исключения.

Некоторые методы управления проектами определяют основные принципы работы. Это предусматривает, например, Agile, другие же – дают методологическую основу или характеризуют ключевые процессы. 

Добавим также, что ряд известных сегодня методов управления проектами возник в технологическом бизнесе и связан с созданием IT-решений, требующих повышенной гибкости, но сегодня они применимы и в других областях. Большинство из них строится на двух организационных философиях: линейной или каскадной модели – Waterfall и Agile – итеративная, гибкая модель.

Зачем использовать методы управления проектами 

Методы управления проектами стандартизируют, структурируют и организуют работу, благодаря чему команда видит и повторяет удачный опыт прошлого, а также учится на ошибках. Таким образом, методология помогает сократить время обучения и подготовки команд. Подобная организация производственной культуры облегчает жизнь и руководителю, помогая контролировать ход работы, а также видеть проблемные вопросы производственных процессов, требующие внимания.

Использование практик, систематизирующих рабочий процесс, действует как инструмент продуктивности, но располагает и рядом других преимуществ, гарантирующих:

• соблюдение сроков сдачи проектов;
• сохранение баланса затрат и выгод;
• минимизацию рисков и управление нештатными ситуациями;
• развитие навыков команды;
• повышение деловой репутации.

Этапы управления проектом 

Прежде чем начать разговор о характеристиках и особенностях методов управления проектами, стоит разобраться с классическим подходом к проектному управлению (каскадная модель Waterfall) и жизненным циклом работы над новой задачей. Дело в том, что каждая из фаз этого цикла располагает собственными целями и конечными результатами, а некоторые из них прямо влияют на качество конечного результата. Как правило, процесс управления проектом состоит из пяти отдельных фаз:

1. Инициирование проекта – на этом этапе абстрактная идея обретает видение и бизнес-обоснование. Здесь определяются ограничения проекта, бюджет и сроки исполнения. Также назначается руководитель, в задачи которого будет входить организация работы. Кроме того, на этой фазе фиксируется набор компетенций и состав команда, а также закрепляются роли. Эта фаза не предполагает обсуждения конкретных технических деталей.
2. Планирование – руководитель проекта разрабатывает дорожную карту, учитывающую график исполнения, а также определение целей и результатов. Для постановки целей проекта, как правило используются методы SMART и CLEAR. Кроме того, предусматривается и план управления изменениями, которые не минуют ни один проект. Также на этапе планирования фиксируется масштаб проекта.
3. Реализация – выполнение командой поставленных задач, руководитель при этом обеспечивает эффективность рабочих процессов и оценивает прогресс. Для поддержания вовлеченности и сохранения мотивации сотрудников используются технологии командного менеджмента.
4. Мониторинг – иногда проводится одновременно с исполнением проекта, что гарантирует достижение целей и обозначенных результатов в требующиеся сроки. Кроме того, здесь также отслеживается расход ресурсов, в том числе и запланированного бюджета.
5. Закрытие проекта – на этом этапе команда совершает обзор сделанного и составляет отчет, охватывающий каждый аспект совместной работы. Производится ревизия успехов и неудач, результаты которой используются для совершенствования и пополнения базы знаний команды в будущем.

Отметим, что переход на следующую фазу по модели Waterfall невозможен до исполнения предшествующего этапа. Да, команда располагает четким планом действий, но работа ведется без учета факторов, которые часто остаются неизвестными на ранних этапах работы. Такой метод управления проектами подойдет тем, кто на 100% уверен в финальном видении продукта и убежден в том, что изменения не потребуются.

С учетом того, что не каждый проект поддается жесткой структуризации и появились гибкие подходы, не предполагающие фиксированной последовательности и представляющие совместную работу в виде малых подпроектов, ряд из которых способен выполняться параллельно.

Что такое Agile 

Agile – это не методология, а набор принципов, которые определены соответствующим манифестом, появившимся в ответ на жесткость waterfall-модели и с учетом скорости и гибкости методов бережливого производства (речь идет о Lean, о котором мы расскажем позднее). В манифест Agile вошли следующие принципы:

• Люди и взаимодействие значат больше, чем процесс и инструменты.
• Программное обеспечение значит больше, чем документация.
• Сотрудничество с заказчиком значит больше, чем согласование условий договора.
• Первоначальный план может изменится, если того потребуют обстоятельства.

Фокус в этом методе управления проектами ставится на сотрудничестве. Следовать Agile означает руководствоваться философией и ценностями, а не исполнять конкретные практики и решения в процессе работы. Подходит для проектов, которые состоят из серии задач, выполняемых и адаптируемых под требования ситуации, а не в соответствии с заранее запланированным процессом. Это помогает командам реагировать на непредсказуемость и сохранять стабильность. Недостаток подхода заключается в том, что для постоянных итераций остается слишком много пространства, и это способно привести к тому, что команда собьется с курса и не достигнет цели.

На базе философии Agile появились методы управления Scrum и Kanban.

Что такое Scrum 

Scrum – один из самых популярных и простых фреймворков применения Agile – представляет собой структуру для разработки и сопровождения сложных продуктов. Коллективы, следующие этому подходу, характеризует самоуправляемость, слаженность и скорость выполнения рабочих задач. Подход предполагает создание небольших функциональных команд численностью до девяти человек, которые работают под началом «владельца продукта», определяющего требования и распределяющего приоритеты.

Этот метод управления проектами фокусируется на командной работе, подотчетности и групповом прогрессе. Scrum определяет набор ролей, ритм проведения совещаний (Scrum events), некоторые из которых проходят ежедневно, и инструментов управления. Работа строится в режиме спринтов – циклов продолжительностью 2-4 недели. В конце каждого спринта проводится ретроспектива, помогающая определить, что было сделано и каких результатов удалось достичь.

Что такое Kanban

Kanban – это методология управления проектами, ориентированная на принципы бережливого производства и повышения эффективности. Для организации работы используются методы визуализации, например, доска Kanban, выделяющая категории «что нужно сделать», «выполняется», «готово». При этом обмен информацией между участниками происходит в режиме реального времени, что делает работу прозрачной и бесперебойной.

Такой подход помогает команде видеть следующие производственные циклы, расставлять приоритеты и выявлять проблемы, способные повести за собой отклонения от графика. Кроме того, использование доски визуально представляет потребности проекта в поставках, выявляет незавершенные задачи и сигнализирует о допущенных простоях.

Методология подойдет для проектов, где требуется стабильная отдача, но для ситуаций, требующих гибкости, он может оказаться излишне структурированным.

Lean 

Эта технология изначально применялась для организации производств. Lean (англ. – бережливое производство) – методология, ориентированная на рационализацию бизнес-процессов для снижения потерь, в том числе и скрытых, разработана концерном Toyota в 1950-х годах для применения в области автомобилестроения.

Согласно методологии, выделяют три типа потерь, получивших названия, заимствованные из японского языка:

• Муда – потраченное впустую время, ресурсы или усилия, которые не приносят пользы конечному потребителю.
• Мура – перепроизводство и избыточные запасы, накопленные в результате невыстроенных рабочих процессов.
• Мури – перегруженность сотрудников на этапах производства.

Метод предполагает соответствующее управление и организацию труда, направленные на повышение эффективности компании, рост качества выпускаемой продукции и увеличения прибыльности бизнеса. Организации, использующие такой подход, получают:

• сокращение сроков выполнения;
• снижение затрат на инвентаризацию и хранение;
• снижение общих затрат;
• повышение производительности;
• повышение качества;
• рост удовлетворенности клиентов.

Lean оптимизирует процессы за счет сокращения времени, затрачиваемого на задачи, не создающие дополнительной ценности. Кроме того, подход характеризует стремление предоставить коллективу наилучшие условия для работы.

Сегодня эту модель применяют и в качестве метода управления проектами. В 1996 году Джеймс Вумек и Дэниел Т. Джонс издали книгу «Бережливое мышление», в которой изложили пять ключевых принципов Lean, которые могут быть использованы для управления проектами:

1. Определение ценности проекта для заказчика.
2. Создание карты потока ценности, которая показывает весь процесс создания продукта или проекта. Карта позволяет анализировать процесс на предмет потерь – ненужных шагов, которые отнимают ресурсы или снижают качество.
3. Создание непрерывного рабочего процесса и плана улучшения, который исключит потери, выявленные картой создания потока ценности.
4. Создание идеального сценария для сокращения запасов и экономии ресурсов.
5. Постоянное совершенствование – регулярная переоценка процесса проекта для устранения потерь и максимизации производительности.