Лидерство в эпоху цифровой трансформации: лучшие практики

Цифровая трансформация представляет собой интеграцию IT-технологий в работу компании. Ее цель — оптимизировать бизнес-процессы и улучшить производительность предприятия.

Цифровизация охватывает ряд аспектов работы организации, начиная с управления информацией и заканчивая взаимодействием с потребителями и партнерами.

Бизнес начал активно внедрять цифровые технологии в 2020 году, когда в период пандемии COVID-19 и карантинных ограничений IT-продукты показали актуальность. Предприниматели поняли, что проще рабочие встречи и переговоры устраивать онлайн, а подписывать контракты, используя электронный документооборот. Внедрение цифровых продуктов в период карантина позволило предпринимателям не останавливать бизнес-процессы. Возникший в тот период запрос на диджитализацию, ускорил развитие IT-технологий.

Сегодня сложно представить работу бизнеса без использования цифровых технологий. Так, помощниками фирм стали программные боты, которые автоматизируют процессы, помогают бизнесу взаимодействовать с клиентами, структурируют данные и анализируют их.

Например, чат-бот для онлайн-школы предоставляет учебные материалы. Информационный бот для студии интерьеров выдает клиентам расчеты стоимости ремонтных работ и примеры дизайна. Сервисный бот в банке отвечает на частые вопросы клиентов и информирует о новостях организации.

Еще одна разработка, без которой сегодня сложно представить работу компаний — виртуальные цифровые помощники (от англ. Virtual Digital Assistant, сокращенно VDA). Их применяют для автоматизации обработки входящих звонков, технической поддержки клиентов, управления задачами и проектами.

Искусственный интеллект также стал инструментом, который сегодня применяют предприятия. Так, изображения, сгенерированные графической нейросетью Midjourney, используют для рекламных материалов и печатают на футболках. Онлайн-кинотеатр «Кинопоиск» применяет ИИ для создания персональной подборки фильмов для зрителя. Компьютерное зрение CV помогает сортировать ягоды и фрукты на консервных заводах.

Также бизнес оценил удобство электронного документооборота. Через системы ЭДО оперативно обмениваются договорами, выставляют счета. Через платформы, использующие ЭДО, например сайт ФНС, сдают отчетности.

Понимание цифровой трансформации: что это значит для лидеров

Работа по цифровизации бизнес-процессов зависит от лидера организации, ведь он определяет стратегию развития компании, принимает главные решения.

Поэтому ему важно уметь распознать признаки, указывающие на необходимость цифровизации бизнеса.

Что указывает на необходимость цифровой трансформации в компании:

• Рассинхронизация сведений в подразделениях;
• Потеря заказов на фоне медлительности внутренних процессов;
• Медленный рост главных показателей бизнеса;
• Выявление проблем, которые решаются путем автоматизации;

Для цифровой трансформации компаниям нужны лидеры, обладающие конкретными навыками и компетенциями.

• Стратегическое мышление

Важно, чтобы руководитель умел создавать стратегии управления, четко формулировать цели, а также анализировать риски и преимущества внедрения новых IT-практик.

• Умение четко выражать собственные мысли

Если руководитель умеет доносить смысл предлагаемых идей до команды, а также слышит мнения и предложения сотрудников, это сделает внедрение IT-технологий более результативным и оперативным.

• Гибкость в управлении

Предполагает готовность собственника или топ-менеджера подстраиваться под изменения в IT-сфере, изучать новинки рынка, анализировать, какую пользу тот или иной инструмент принесет компании.

• Умение принимать решения

Навык работать в условиях неопределенности, умение делать сложный выбор, основываясь на информации и анализе также важны для лидера.

• Умение мотивировать команду

Если лидер умеет вовлечь персонал в освоение новых цифровых продуктов, способен донести важность перехода на новые технологии, это поможет создать условия для цифровой трансформации.

• Сотрудничество с командой

Топ-менеджеру стоит поддерживать тесный контакт с членами коллектива, выстраивать открытый диалог с людьми и создавать условия, в которых сотрудники смогут результативно взаимодействовать.

• Развитие цифровых навыков

Важно, чтобы лидер на постоянной основе совершенствовал собственные знания о цифровизации и осваивал новые технологии. Так он будет в курсе появления на рынке новейших IT-разработок и сумеет применить их в собственной компании.

Цифровая трансформация — сложный и многогранный процесс, но тот лидер, который справится с возникающими на этапе внедрения IT-продуктов вызовами, сможет успешно вести организацию к успеху в условиях цифровой экономики.

Стратегии управления изменениями в цифровую эпоху

Цифровизация требует четкой стратегии, вовлечения участников коллектива, применения больших данных для результативных решений, гибкости и тесного взаимодействия с партнерами.

Вот инструменты, которые помогут управлять изменениями в цифровую эпоху:

• Технология интернета вещей (IoT) создает сеть, объединяющую ряд устройств, которые способны собирать, анализировать, обрабатывать и передавать информацию другим объектам с использованием ПО, приложений или специализированных приборов.
• Стратегическая сессия топ-менеджмента. Это собрание руководителей, в ходе которого принимают решения относительно работы компании, ее развития, определяют цели и задачи на ближайшие 5–10 лет.
• Анализ работы предприятия и выявление тенденций рынка помогут определить точки роста бизнеса.
• Исследование технологических и управленческих трендов поможет при выборе инструментов для цифровой трансформации.

В условиях цифровой экономики традиционные подходы к управлению изменениями не всегда справляются с возникающими перед компанией вызовами. Поэтому необходимы новые инструменты, которые помогут организациям оперативно реагировать на изменения внешней среды. Компании, которые сумеют приспособиться к цифровым технологиям, получат преимущество перед конкурентами.

Как вдохновить команду на инновации и изменения

Вдохновить коллектив на запуск инновационных разработок бывает сложной задачей. Порой у сотрудников возникает сопротивление новому, начальники сталкиваются с проблемой низкой мотивации у людей.

Рассмотрим способы, которые помогут вдохновить персонал на работу с IT-инструментами.

• Сформулируйте четкую и понятную цель, которая объединит членов команды. Это поможет людям осознать важность изменений для достижения общей цели.
• Создайте сотрудникам условия для изучения цифровых инструментов. Организуйте тренинги, мастер-классы, дополнительные курсы. Предложите премии или бонусы для тех, кто будет показывать высокие результаты в освоении IT-продуктов
• Создайте в компании атмосферу доверия, поддержки, уважительного отношения. Это поможет людям чувствовать себя комфортно и уверенно в условиях цифровой трансформации бизнеса.
• Дайте сотрудникам возможность участвовать в принятии решений, связанных с технологическими изменениями. Это создаст у них ощущение причастности к процессу и повысит уровень мотивации.
• Ставьте перед коллективом реалистичные и достижимые цели по цифровизации. Так сотрудники будут чувствовать себя увереннее и не станут опасаться провала.
• Регулярно отмечайте достижения людей в области технологических изменений. Тогда персонал будет чувствовать собственную значимость и получит стимул продолжать развитие в данном направлении.
• Предоставьте людям поле для экспериментов с новыми подходами к решению задач. Так сотрудники быстрее адаптируются и научатся находить оптимальные решения.
• Формируйте корпоративную культуру, нацеленную на поддержку новаторских разработок. Например, проводите корпоративные мероприятия, направленные на развитие креативности и взаимодействия в команде.
• Внедрите практику обратной связи, чтобы персонал делился собственными идеями и предложениями по улучшению процессов.
• На собственном примере демонстрируйте готовность к новаторским подходам, подавая пример подчиненным. Это подтвердит людям, что изменения возможны и необходимы для успеха компании.

Управление удаленными и гибридными командами в цифровую эпоху

Сегодня в условиях развития IT-сервисов все больше компаний переходят на удаленные и гибридные формы работы. Так они оптимизируют рабочие процессы, экономят ресурсы и улучшают взаимодействие между персоналом.

Найм удаленных сотрудников становится нормой, все больше компаний предпочитают отпускать персонал на дистантный формат работы, и руководителям приходится адаптироваться к новым условиям.

Вот что поможет лидеру управлять удаленными сотрудниками:

• Организация рабочего пространства

Для получения должного эффекта от работы удаленной команды рекомендуют организовать соответствующую цифровую среду. Т.е. важно обеспечить людей необходимыми инструментами для работы, такими как программы для видеоконференций, почтовые сервисы, облачные хранилища и т. д.

Вот инструменты, которые могут пригодиться:

Microsoft OneNote — создание заметок, списков дел.

Evernote — создание заметок и организация их в блокноты.

Trello — управление проектами, создание списков задач и карточек.

Asana — управление проектами и задачами, планирование и общение.

Экосистема Яндекс и приложения «Телемост», «Диск» — видеоконференции и облачное хранилище данных для совместной работы и синхронизации файлов между устройствами.

Выбирайте инструменты в зависимости от ваших потребностей и предпочтений.

• Взаимодействие и координация

Работа на дистанте требует особого подхода к взаимодействию и координации действий работников. Для поддержания контакта применяют сервисы видеоконференций, мессенджеры и другие IT-продукты, помогающие поддерживать общение на постоянной основе.

В числе таких программ:

TeamViewer — ПО для удаленного доступа, управления и обслуживания компьютеров и других конечных устройств.

Trello — программа для отслеживания и организации проектов.

Telegram — мессенджер для оперативного решения рабочих вопросов.

Zoom — программа для видеоконференций, вебинаров и онлайн-встреч. Она также позволяет организовывать групповые чаты, аудиозвонки и обмениваться файлами.

Dropbox — файловый хостинг и облачное хранилище.

Hangouts — сервис для видеоконференций и общения, который интегрирован с другими продуктами Google, такими как Gmail и Google Chat. С его помощью совершают видеозвонки, устраивают онлайн-встречи.

Checkiant — трекер времени, который помогает руководителям контролировать время, потраченное персоналом на проекты. С его помощью устанавливают цели и задачи, отслеживают действия сотрудников и анализируют продуктивность работы.

• Управление проектами

Управление проектами при удаленном графике работы сотрудников возможно с использованием CRM, которая предоставляет инструменты для дистанционной работы, такие как таск-менеджер, командные чаты, видео- и аудиозвонки, отчеты и моментальный обмен информацией.

Сегодня компании используют такие CRM, как Мегаплан, AmoCRM, Битрикс24. Они помогают выстраивать работу отделов продаж, контролировать сделки, оценивать результаты менеджеров, получать финансовые и маркетинговые отчеты.

• Мотивация и развитие сотрудников

Удаленная занятость способна снизить мотивацию людей. В условиях работы дома вероятны проблемы с концентрацией внимания и переключением между рабочими и личными задачами. Также у ряда сотрудников возникают сложности в управлении временем и поддержании рабочей дисциплины. Есть риск потери контакта с остальными участниками коллектива, отсутствия ощущения принадлежности к команде и корпоративной культуре.

Поэтому стоит устраивать регулярные встречи с командой. Для укрепления командного духа полезны совместные активности типа онлайн-викторин, квизов, zoom-вечеринок. Такие мероприятия помогают сотрудникам лучше узнать друг друга, весело провести время и улучшить навыки работы в команде.

• Безопасность и конфиденциальность

В условиях удаленной работы сотрудников важно уделить внимание вопросам безопасности и конфиденциальности. Используйте VPN (виртуальная частная сеть) для шифрования трафика между устройствами и серверами и защиты передаваемых сведений.

Применяйте двухэтапную аутентификацию для усиления защиты аккаунтов сотрудников, требуя дополнительный код или подтверждение через sms или приложение.

Регулярно делайте резервные копии файлов сотрудников на внешних носителях или в облачных сервисах. Обеспечьте компьютеры удаленных сотрудников антивирусным ПО для обнаружения и удаления вредоносных программ.

Перечисленные выше советы и указанные инструменты помогут управлять удаленными и гибридными командами.