Кросс-функциональные команды – как создать коллектив-оркестр, который достигнет результата

Кросс-функциональное взаимодействие часто показывает себя куда результативнее линейно-функциональной структуры управления. Дело в том, что кросс-функциональные команды отличаются большей гибкостью и креативностью, способствуя не только запуску инновационных процессов, но и увеличивая продуктивность выполнения поставленных задач. Об особенностях этого вида групповой работы читайте в новой статье Академии социальных технологий.

Что такое кросс-функциональные команды 

Кросс-функциональные команды – это группы сотрудников, в которые входят представители разных отделов, работающие совместно для достижения проектной цели или на постоянной основе. В такие команды часто включаются сотрудники, занимающие разные ступени корпоративной лестницы, что обогащает совместную деятельность как стратегическим видением, так и пониманием непосредственного исполнения бизнес-процессов или положения вещей на местах. Последнее становится особенно актуальным для компаний с распределенной филиальной сетью. В этих условиях опыт и знания каждого члена команды работают на достижение успеха для всей компании.

Кросс-функциональные команды, как правило, наделяются дополнительными полномочиями по принятию решений. Например, планы, разработанные такими группами, минуют принятые в организации процедуры согласования, сразу попадая на стол топ-менеджмента для согласования.

Подобный подход с успехом применяется в компаниях разного калибра и специфики деятельности, при этом, если говорить о стартапах или микропредприятиях, то кросс-функциональность в виду малого количества сотрудников часто становится единственной возможной формой работы – коллектив компании автоматически работает совместно, не имея дополнительных коммуникационных барьеров: иерархии, подчиненности, сложной организационной структуры. Когда же в корпорациях создаются кросс-функциональные группы, то сотрудники ее формирующие, параллельно с выполнением основных обязанностей: проведение рекламных кампаний, верстка веб-сайтов, разработка непосредственно продуктов и услуг – объединяются для решения актуальной для бизнеса задачи, скажем, выпуска нового предложения для клиентов. Случается и так, что кросс-функциональные команды становятся частью организационной структуры компании.

Преимущества кросс-функционального подхода 

Создать команду, состоящую из сотрудников с неоднородным профессиональным опытом, мировоззрением и статусами, задача не из легких. Но результат того стоит, расскажем лишь о некоторых из преимуществ, которые подарит бизнесу такой подход.

Взаимодействие профессионалов с отличающимся бэкграундом открывает более широкую перспективу. Часто такие команды привносят в бизнес и творческие решения, и новые идеи. Происходит это из-за того, что тесный контакт с представителями других профессиональных направлений, помогает сотрудникам мыслить нестандартно и креативно. Кроме того, участие в группе, совмещающей в себе людей как с техническим, так и с гуманитарным профилем дает сильный синергетический эффект. За счет того, что взгляды таких личностей на мир отличаются, взаимодействие будет обогащающим и сработает на расширение кругозора каждого, кто входит в группу.

При этом за счет отсутствия коммуникационных барьеров работа будет продвигаться быстрее – после проработки решения и фиксации договоренностей, члены команды приступают к выполнению своих обязанностей, по ходу продвижения оперативно запрашивая и получая дополнительную информацию у коллег по группе.

Наконец, кросс-функциональные команды работают как инструмент воспитания лидеров и повышения профессиональных компетенций. Не исключено, что линейного сотрудника с уникальными знаниями и опытом назначат руководителем проекта, над которым работает группа, даже несмотря на отсутствие управленческого опыта. Это вдохнет и новую жизнь в проект, и даст сотруднику возможность испытать себя в качестве руководителя.

Кстати, иногда подключение к проекту, лежащему за рамками привычной офисной рутины, становится лекарством от профессионального выгорания – выход за пределы давно знакомых и понятных обязанностей, выполняемых ежедневно, повышает вовлеченность и возрождает угасший интерес к работе.

Кроме того, кросс-функциональность способна укрепить культуру сотрудничества – готовность сотрудников, числящихся в разных отделах компании, сплачиваться для достижения общей цели. Совместная выработка решений, использование общего и понятного языка, сокращают разрыв между подразделениями, делая сотрудничество важной составляющей корпоративной культуры компании.

Принципы построения кросс-функциональных команд

Создавая кросс-функциональную команду, используйте следующие стратегии, которые помогут сформировать сильный и конкурентоспособный коллектив.

1. Установите цели и определите ресурсы, которыми будет располагать команда.
2. Определите роли и выберите правильных сотрудников. Составив представление о том, к чему будет стремиться кросс-функциональная команда, проанализируйте, какие технические навыки и в каком соотношении потребуются для того, чтобы достигнуть цели. Не игнорируйте значение soft skills – членам группы предстоит уравновешивать друг друга. Крайне уместными для такой команды станут продвинутые коммуникативные навыки, открытость к новому и гибкость, умение работать в режиме многозадачности.
3. Наладьте контакт с членами команды и убедитесь, что каждый понимает поставленную задачу и располагает необходимыми компетенциями. В процессе работы периодически синхронизируйтесь с командой, убеждаясь, что сотрудники работают над достижением одних и тех же целей.
4. Определите порядок взаимодействия. Согласуйте с сотрудниками и озвучьте правила работы кросс-функциональной группы: частоту и место проведения собраний, предпочтительные каналы связи – email-переписка (обсудите также формат общения – будет ли проводиться рассылка писем с копией всем членам команды или достаточно ограничиться частной перепиской) или чаты в мессенджерах, доступность членов команды, особенности процесса принятия решений и другие организационные вопросы.

Отдельно скажем о предпочтительных характеристиках кандидатов для вступления в кросс-функциональную группу:

• уверенное владение требующимися для решения задачи техническими навыками;
• развитые soft skills;
• сильная мотивация к работе;
• разделение целей команды;
• стремление к росту;
• способность принимать ответственность за достижение целей;
• умение расставлять приоритеты;
• развитые коммуникативные навыки и отсутствие субъективных причин, не позволяющих взаимодействовать с отдельными членами группы, среди которых, например, конфликты, имевшие место в прошлом или продолжающиеся по сей день.

Таким образом, закрепляя роли за сотрудниками в рамках кросс-функциональной команды, лидерам стоит оценить сильные и слабые стороны, мотивы и опыт кандидатов. Сосредоточьтесь на разнообразии, включив в команду представителей из разных отделов. Чем разнообразнее по составу, опыту, возрасту и образованию будет группа, тем перспективнее она будет.

Важно также не упустить момент формирования командной идентичности – кросс-функциональная команда устроена по тем же принципам, что и обычная. Поэтому до начала совместной работы проведите стартовое мероприятие или собрание, на котором сотрудники познакомятся друг с другом и установят связи.

Управление кросс-функциональными командами 

Конечно, кросс-функциональнсть усложняет задачу для лидера, нередко подвергая испытаниям управленческие навыки. Дело в том, что руководство сотрудниками с отличающимися опытом и стилем работы, потребует большей гибкости и внимания к коллективу.

Стоит понимать, что в неоднородной команде неизбежно возникнут противоречивые мнения. В силах лидера сделать так, чтобы разногласия остановились на продуктивном уровне здорового спора, а не вырастали в конфликты и противостояние идей. В подобных опасных ситуациях руководителю требуется обернуть происходящее в преимущество, предложив подробно изучить противоположные идеи, найти в каждой из них здравое зерно, либо на основе предложенных вариантов сформулировать принципиально новое решение.

Кроме того, кросс-функциональность требует доверия, поэтому и команде, и лидеру придется инвестировать время и усилия, чтобы эта культура стала естественной. Задача усложнится, если все же в группу вошли конфликтующие между собой сотрудники или представители подразделений, между которым давно сложились напряженные отношения. Иногда это способно серьезно угрожать продуктивности кросс-функциональной команды, поэтому на этапе формирования оцените риски и изучите пласт информации, скрывающейся под толщами формального делового общения.

На первых этапах жизненного цикла кросс-функциональной команды не пренебрегайте коммуникацией – определите ритм и периодичность встреч, руководствуясь необходимостью формирования единого понятийного аппарата и сонастройки сотрудников. Важное правило такого взаимодействия – сохранение баланса между избыточной и достаточной коммуникацией, поэтому назначая встречи, составляйте подробную повестку предстоящего обсуждения. Такие документы рекомендуется заблаговременно направлять участникам, чтобы каждый успел подготовиться и провести проработку отдельных вопросов, если того требуют обстоятельства.

Стоит также быть готовым к тому, что перегруженные «основной» работой сотрудники будут неохотно включаться в кросс-функциональное взаимодействие, не желая брать на себя дополнительную работу и вкладываться в новый проект. В этой связи лидеру предстоит решать задачи мотивации, управления производительностью членов команды.

Как правило, первые опыты кросс-функциональности даются тяжело – сотрудники по привычке будут стремиться работать соло, полагаясь только на собственную экспертизу, и не стремясь согласовывать действия и решения с другими. В таких условиях деятельность кросс-функциональной команды протекает хаотично, со срывом сроков и сниженной продуктивностью. Что только повышает требования к лидеру, в задачи которого входит создание необходимой атмосферы, поддержки – как прямой, направленной непосредственно на сотрудников, так и групповой, помогающей укрепить командный дух.