Расстановка приоритетов помогает выявлять и обозначать важные задачи, чтобы достигать большего – быть успешнее и продуктивнее. Благодаря этому инструменту удается разумно использовать имеющиеся ресурсы и принимать взвешенные решения относительно необходимости того или иного действия. Но, как в случае и с другими инструментами продуктивности, расстановка приоритетов требует грамотного подхода и следования ряду правил. О том, как правильно расставлять приоритеты и зачем это делать, читайте в новой статье Академии социальных технологий.

Почему важно расставлять приоритеты

Умение расставлять приоритеты и делать это грамотно потребуется и в работе, и в личной жизни. Благодаря этому – подготовительному – этапу человек понимает наиболее важные для себя и для дела задачи, а также получает возможность сосредотачиваться на них, эффективнее используя время и другие ресурсы.

Расстановка приоритетов предполагает определение порядка выполнения задач в зависимости от степени важности и срочности. Речь идет о принятии осознанного решения в отношении того, что требует немедленного сосредоточения, и определения задач, которые стоило бы отложить на потом.

Важно это потому, что ресурсы ограничены – времени, энергии и внимания не хватает на 100 % дел сразу. В результате же расстановки приоритетов удается избегать перегруженности, а также получать уверенность в том, что двигаешься в верном направлении.

Благодаря пониманию списка первоочередных дел удается и достигать баланса между работой и личной жизнью, и избегать выгорания и упадка сил.

Вот что происходит, когда берешься за дела, предварительно не расставив приоритеты. Все кажется важным, поэтому человек вынужден переключаться с одной задачи на другую, не добившись прогресса ни в одном из начинаний. Наверняка, каждому знакомо это чувство разочарования и невероятной усталости по возвращению домой – казалось бы, с утра до вечера решал вопросы, а результативность – нулевая. Сосредоточение внимания и энергии на отдельных задачах, получение ощутимых сподвижек оставляют после себя чувство удовлетворения и заряжают мотивацией двигаться вперед.

Кроме того, повседневное использование этого инструмента помогает избежать ряда рисков. Например, размышление над списком задач – средство для выявления препятствий и сложностей, которые встанут на пути к успеху, а также определения требующихся для их преодоления ресурсов.

Как определить дела и задачи, представляющие значение

Безоговорочный приоритет получают задачи, достижение которых сильнее влияет на стратегические цели человека и бизнеса. Кроме того, определяя главные темы дня, недели или месяца, стоит пользоваться двумя критериями: важность и срочность.

Расскажем подробнее о каждом из них:

1. Срочные задачи – требуют немедленного внимания ввиду приближающегося дедлайна.
2. Важные задачи – работают на долгосрочные цели.

И вот почему это важно: не каждая срочная задача будет важной, равно как и наоборот. Иногда задачи, требующие оперативных действий, возникают из-за непредвиденных обстоятельства, внешних и даже личных факторов. Как часто вы забывали о сроках или откладывали на потом какое-то мелкое поручение? Как правило, такие вопросы настойчиво напоминают о себе, принудительно попадая в список приоритетов. Случается и что срочные задачи, требующие немедленного участия в моменте, не приносят ожидаемого эффекта в долгосрочной перспективе.

Чтобы правильно расставить приоритеты, следуйте нижеописанным шагам:

1. Определите краткосрочные и долгосрочные цели – видение стратегии поможет понять, какие задачи требуется решить.
2. Составьте список задач – выпишите все дела, требующие внимания.
3. Оцените дела по критериям срочности и важности, исходя из этого присвойте уровень приоритета.
4. Определите задачи, выполнение которых влияет друг на друга, учитывайте эти связи при расстановке приоритетов.
5. Регулярно – по мере появления новых задач или обстоятельств – пересматривайте список приоритетов.

Такой деловой подход не обозначает того, что расстановка приоритетов требуется только в рабочих делах. Чтобы уделять достаточно внимания любимым занятиям и людям, а также жить полноценной и наполненной жизнью, включайте в списки задачи, связанные с заботой о себе, отношениями и хобби.

Принципы расстановки приоритетов

Расскажем о нюансах, которые стоит учитывать, расставляя приоритеты:

• Приступайте к определению важных задач, только получив полное и ясное представление о целях и ценностях.
• Фокусируйтесь на том, что приближает вас и команду к достижению целей.
• Разбивайте крупные проекты и задачи на подэтапы.
• Используйте методы постановки задач, которые помогут их классифицировать.
• Оценивайте последствия выполнения или невыполнения той или иной задачи.
• Реалистично оценивайте собственные ресурсы и силы.
• Определяйте, какие из задач стоит делегировать, чтобы в срок справиться с приоритетными задачами.
• Используйте технологии.
• Назначайте временные рамки для выполнения конкретных задач и выделяйте необходимое для этого время из расписания.

Методики определения приоритетных задач

Поделимся некоторыми из популярных методик определения приоритетности задач, которые помогут успевать больше и экономить силы.

Матрица Эйзенхауэра – предполагает разделение задач на четыре категории «Важные и срочные», «Важные, но не срочные», «Срочные, но неважные» и «Неважные и несрочные».

Метод GTD (Getting Things Done) – подход к управлению задачами и временем, согласно которому требуется: выписать все дела в один список и рассмотреть каждое из них; распределить задачи по категориям с учетом сроков, важности и срочности; регулярно пересматривать список дел, чтобы корректировать планы по мере необходимости; концентрироваться на выполнении наиболее приоритетных дел. Этот метод помогает разгрузить ум от лишней информации, ведь люди регулярно прокручивают в голове списки дел, а также сосредоточиться на конкретных действиях.

Метод гиперфокуса – это подход предполагает сосредоточение внимания на одной задаче в течение определенного времени, благодаря чему человек погружается в работу и игнорирует другие отвлекающие факторы. По завершению периода гиперфокуса рекомендуется делать перерыв, чтобы перезагрузиться и подготовиться к следующей сессии интенсивной работы.

Этот метод более гибок в отличии от, например, техники Pomodoro, которая определяет для работы 25-минутный интервал и перерыв в строгие 5 минут. Кроме того, Pomodoro структурирует и цикличность работы – после полных четырех циклов работы и отдыха требуется сделать продолжительный перерыв (до 30 минут).

Если Метод гиперфокуса нацелен на достижение почти медитативного уровня концентрации, то главное в Pomodoro – соблюдение тайминга и управление продуктивностью, в том числе путем предотвращения усталости.

Правило «Три большие задачи» – каждый день выбирайте три главных дела и концентрируйте на них 100 % внимания.

Для поддержания мотивации используйте «метод лягушки», выполняя наиболее сложные и неприятные задачи в начале дня.

Как понять, что приоритеты расставлены неправильно

Часто происходит так, что, стремясь упорядочить жизнь, человек перегружает график или оценивает в качестве приоритетных подавляющее большинство задач.

Такой контрпродуктивный подход приводит к излишнему стрессу и недовольству по поводу собственной эффективности. Поэтому так важно реалистично оценивать возможности и временные ресурсы, а также разумно планировать рабочую нагрузку и отдых.

Кроме того, не все и не всегда идет так как бы того хотелось. Здесь требуется быть гибким, отслеживать появляющуюся новую информацию и меняющиеся обстоятельства, чтобы успевать адаптироваться и иметь шансы пользоваться открывающимися возможностями.

Наконец, помните, что расстановка приоритетов требует и установления границ. Если вы хотите управлять собственным временем и преуспевать в выполнении требующихся дел, учитесь говорить нет тому, что не соответствует этим начинаниям. Запланировав погрузиться в работу над отчетом, проинформируйте об этом коллег и подчиненных, например, закрыв временной слот в календаре – так, чтобы лишнее внимание не отвлекало.

В завершении этой статьи только и остается напомнить о Методе Парето, указывающем на то, что 80 % результатов приносят только 20 % усилий, а это значит, что главное правило расстановки приоритетов – определить самое важное и сосредоточить на этом максимум сил.