Термин «удаленная работа» давно вошел в повседневный обиход. Этот формат рассматривают как достижение современности. Однако если теоретически удаленка обещает гибкость и удобство, то на практике способна обернуться дезорганизацией процессов, снижением мотивации, профессиональным выгоранием и даже потерей клиентов и работников.

У каждого участника процесса присутствуют отдельные тревоги. Руководители опасаются снижения дисциплины и продуктивности, сотрудники боятся потери связи с коллективом и увеличения рабочей нагрузки.

В новом материале Академии социальных технологий проанализируем, как наладить взаимодействие удаленных команд, минимизируя риски сбоев процессов.

Чем для руководителя отличаются удаленщики от сотрудников в офисе

Управление командами на дистанте основывается на тех же принципах, что и управление традиционными коллективами, но требует адаптации под специфические условия. Это касается методов взаимодействия, организации рабочего пространства и распределения времени.

Рассмотрим, в чем заключаются различия в подходе к удаленным и офисным работникам:

• Онлайн-формат открывает перед работодателями перспективы привлекать экспертов независимо от их географического расположения. Если рядом нет нужных экспертов, можно нанять человека из другого города. Это позитивно влияет на бизнес, ведь профессионалы — драйвер роста и успеха бизнеса.
• Дистанция вынуждает искать новые форматы общения, и руководители поддерживают связь с удаленными сотрудниками через регулярные звонки даже чаще, чем с теми, кто работает в соседнем кабинете. Даже когда начало разговора носит непринужденный характер — обсуждение общих тем помогает установить доверительный контакт. Важно отметить, что сам факт звонка свидетельствует о внимании со стороны руководителя, поэтому такие беседы, как правило, оказываются конструктивными и насыщенными рабочими вопросами.
• Экономический эффект удаленного формата заключается в снижении затрат на создание и содержание рабочих мест, аренду офисов, оплату коммунальных услуг и электроэнергии. Кроме того, исключаются расходы на уборку помещений. Дополнительные вложения потребуются на приобретение ПО. Однако они несоизмеримо меньше по сравнению с содержанием традиционного офиса.

Удаленный персонал становятся частью современной рабочей силы. Следовательно, адаптация к новым условиям неизбежна. Задача состоит в том, чтобы этот процесс прошел комфортно как для компании, так и для персонала.

Выбор платформ и каналов связи: как выстроить взаимодействие

На начальном этапе внедрения дистанционного формата работы руководителю стоит сосредоточиться на выборе подходящих ИТ-решений и программ, оптимизации процессов и внутренних регламентов. Современные цифровые платформы помогают не только поддерживать высокий уровень контроля над бизнес-процессами, но и прозрачность.

В управлении удаленной командой помогут:

• Видеоконференцсвязь

Видеоконференции представляют собой онлайн-платформы, помогающие нескольким пользователям в удаленных локациях взаимодействовать друг с другом в режиме реального времени, минуя необходимость физического присутствия. Эти технологии используются для проведения совещаний, переговоров, заключения сделок и даже для интервьюирования кандидатов на вакансии. Неформальные сеансы видеосвязи часто именуются видеозвонками или видеочатами. Наиболее популярные решения — Zoom и Skype. Платформа Zoom предоставляет возможность демонстрации экрана, совместного редактирования документации и ведения коллективного чата, включая функции обмена файлами, поиска по сообщениям и архивации записей. Пользователи могут сами выбирать виртуальный фон и пользоваться функцией подавления шума. Skype, разработанный компанией Microsoft, поддерживает групповые видеозвонки с участием до 50 человек. Приложение также доступно в веб-версии, что позволяет приглашать на встречи пользователей, у которых нет установленной программы.

• Корпоративный мессенджер

Для оперативного обмена информацией между членами команды необходим специализированный сервис. Стандартные приложения, такие как Telegram не всегда удобны для рабочей переписки. Есть решения типа VK Teams, Compass или «Яндекс Мессенджер». Использование корпоративных каналов помогает избежать отвлечений на новостные ленты и личные сообщения, повышая концентрацию на работе.

• ПО для работы с базами данных

Когда сотрудники нуждаются в доступе к единой информационной базе, применяются корпоративные программы типа Microsoft Access или LibreOffice Base.

В зависимости от особенностей бизнеса могут понадобиться дополнительные специализированные программы. Полный перечень инструментов рекомендуется определить заранее, еще на стадии планирования перехода на удаленку.

Расстановка задач и планирование с удаленной командой

Постановка задач и их распределение — в числе главных обязанностей руководителя, когда речь идет о дистанционном взаимодействии.

В этом помогут таск-трекеры. Этот инструмент подойдет для отправки заданий и мониторинга их выполнения. В этих платформах создаются задачи и подзадачи, назначаются приоритетные метки, добавляются комментарии. Компании используют программы типа «Канбан», такие как Kaiten или Trello. Кроме того, подойдут ПланФикс, Мегаплан, Todoist, Битрикс24.

Внимание стоит уделить наличию мобильной версии или приложения для установки на устройства подчиненных. Это поможет работникам оперативно реагировать на обновления, комментарии и уведомления, а также соблюдать дедлайны, даже находясь вдали от офиса.

Внутренними правилами компании стоит предусмотреть, что все общение между коллегами ведется через согласованные каналы. Главным инструментом для обсуждения задач и координации действий, как правило, выступает таск-трекер, где исполнители могут вести диалог в комментариях к заданиям.

Резервный способ связи требуется на случай непредвиденных ситуаций, таких как сбой доступа к корпоративной системе управления проектами. В подобных обстоятельствах допускается использование телефонных номеров сотрудников или стандартных мессенджеров.

Автоматизация и инструменты мониторинга прогресса

Если владельцы бизнеса обеспокоены тем, что продуктивность удаленного персонала сократится, им стоит обратить внимание на программы для мониторинга активности работников.

Какие есть варианты:

• Инсайдер. Представляет собой инструмент, помогающий руководству отслеживать активность персонала, будь то персональные компьютеры или мобильные устройства. Этот сервис востребован компаниями, стремящимися повысить продуктивность команды. Инсайдер окажется полезным для руководителей, HR-службы, менеджеров, представителей служб безопасности и юристов. Программа дает возможность оценить результаты работы как всего коллектива, так и проанализировать вклад отдельных работников или подразделений.
• ActivTrak — это программное решение, которое не только отслеживает действия команды, но и глубоко анализирует ее продуктивность. С его помощью есть вариант заблокировать конкретные интернет-ресурсы для сотрудников в рабочие часы, оценить результативность поставленных задач, записывать видео с экранов компьютеров и автоматически уведомлять руководителей о нарушениях.
• Kickidler — это облачное решение для учета времени, которое автоматически собирает сведения об активности сотрудников и генерирует подробные аналитические отчеты. Применение этого инструмента повышает уровень концентрации и производительности труда в дистанционных командах.

Команда на расстоянии: как создать ощущение единой команды

Дистант нередко приводит к ощущению социальной изоляции, и онлайн-встречи не всегда способны компенсировать этот дефицит живого общения. Сотрудникам важно иметь возможность общаться неформально.

Для поддержания здоровой психологической атмосферы в команде, работающей дистанционно, полезно создать отдельный чат для неформального общения. Такой канал позволит коллегам делиться мыслями и эмоциями, не перегружая рабочие платформы лишней информацией.

Как объединить коллег на удаленке:

1. Групповые онлайн-игры. Обычно включают короткие занятные задания, требующие, например, дорисовки персонажа, отгадывания предметов или участия в викторинах.
2. Онлайн-посиделки с командой по видеосвязи. Достаточно организовать встречу в Zoom, и пригласить команду присоединиться. Каждый участник возьмет собственные закуски или закажет пиццу. На таком мероприятии можно обсудить свежие новости, поделиться смешными мемами или поговорить о новинках кинематографа — словом, создать атмосферу настоящей вечеринки.
3. Спортивные состязания. Любителям спорта и здорового образа жизни предложите принять участие в онлайн-тренировках или челленджах. Например, поставьте цель пробежать пять километров за неделю. Также хороший вариант собрать группу для совместных онлайн-занятий йогой.
4. Собрание книголюбов. Для работников, которые любят читать или слушать аудиокниги, можно создать онлайн-книжный клуб. Люди могут созваниваться и обсуждать книгу, которую все прочитали.

Формирование сплоченного коллектива в условиях дистанционной работы — задача непростая, требующая свежих идей и искреннего стремления к успеху. Однако она принесет пользу: снижение риска эмоционального выгорания сотрудников, улучшение финансовых результатов компании, укрепление имиджа работодателя.