Деловое общение – это не только навык, но и искусство, требующее гибкости, внимания к деталям, чуткого понимания контекста и состояния собеседника. Благодаря такому уровню владения этим мастерством заключаются выгодные сделки и строятся долгосрочные партнерства. Кроме того, блестящие коммуникаторы заслуженно пользуются авторитетом и репутацией в деловых кругах. О тонкостях делового общения читайте в новой статье Академии социальных технологий.

Основы эффективной коммуникации в деловой среде

Способность эффективно коммуницировать в деловой среде обеспечивает долгосрочные деловые отношения. Такая коммуникация предполагает:

• Четкое и ясное изложение мыслей, исключающее возникновение недопониманий.
• Применение эмпатии и техник активного слушания, подразумевающее искренний интерес к словам собеседника и желание понять его точку зрения.
• 100 % включенность в разговор, а также внимание к невербалике – жесты, мимика, позы способны сказать больше, чем слова.
• Открытость и честность, помогающие построить доверительную связь.
• Уважение – принятие того факта, что у собеседника могут быть иная точка зрения и желания, чем у слушателя.

Однако деловая среда требует от говорящего большего внимания к контексту и иерархии. От того, где и при каких обстоятельствах происходит общение, зависит выбор стиля разговора и тема. То, что будет принято в одной среде, может быть абсолютно неприменимо в другой. Например, разговор с начальником в неформальной обстановке будет отличаться от обсуждения на совещании или формальной встрече. Кроме того, важно держать в уме цели диалога, чтобы выбрать правильные акценты.

Деловой мир также предполагает специфическую структуру общения. Важно учитывать иерархическое положение собеседника для соблюдения формальностей и выбора правильной тональности.

Отдельные направления деятельности и типы корпоративной культуры предполагают соблюдение норм протокола.

Чтобы вести себя приемлемо в любой деловой коммуникации, руководствуйтесь следующими принципами:

1. Гибкость – будьте готовы адаптироваться к изменяющимся условия и учитывать различные аспекты контекста ситуации.
2. Признание равенства и уважительного отношения ко всем участникам делового процесса независимо от должности и положения.
3. Стремление достигнуть взаимовыгодного решения – понимание мотивации и потребностей собеседника помогает построить авторитет в деловой среде.

Техники активного слушания и работы с возражениями

Активное слушание предполагает заинтересованное участие в разговоре несмотря на то, что в некоторые моменты будет казаться, что говорит только собеседник. Во-первых, техника сработает только, если вы действительно заинтересованы в разговоре – неискренность быстро считается визави. Во-вторых, для направления такой беседы используются специальные техники, помогающие лучше понять точку зрения говорящего и уточнить большее количество деталей. Кстати, не исключено, что они потребуются для дальнейшего взаимодействия.

Среди таких инструментов, например:

• Отражение услышанного – перефразируйте слова собеседника, чтобы убедиться в том, что вы все правильно поняли.
• Уточняющие вопросы – используются для углубления в тему беседы.
• Вербальные сигналы – кивок головы, зрительный контакт, поза и язык тела способны продемонстрировать открытость и внимание.
• Паузы – предоставление возможности довести мысль до конца, без прерываний и перебивания. Кроме того, рекомендуется и самому брать паузы, чтобы обдумать следующую реплику и дать взвешенный ответ.

Использование активного слушания и особенно перечисленных выше техник поможет управлять возражениями клиентов и партнеров.

Вот как это работает. Часто возражения – вершина айсберга, в основании которого лежат опасения или недопонимание. Активное слушание помогает выявить эти причины. Перефразирование устраняет недоразумения и разногласия, которые могли возникнуть на ранних этапах обсуждения.

Кроме того, когда собеседник видит и чувствует готовность другого человека разобраться в его ситуации, он становится более открытым к принятию другого взгляда на ситуацию. Искреннее внимание и эмпатия также приглушают эмоциональный накал, делая общения конструктивным.

Так, активное слушание переводит ситуацию противостояния в фазу сотрудничества, что делает возможным поиск взаимовыгодного решения, которое удовлетворит обе стороны.

Применение этой техники сделает из вчерашнего оппонента надежного партнера!

Эффективный small talk: как начать беседу

В деловых коммуникациях крайне важно первое впечатление, которое оставит после себя маленький разговор в начале встречи или обстоятельной беседы. Особенно рекомендуется не игнорировать small talk на ранних этапах взаимодействия, когда стороны только знакомятся друг с другом и начинают сотрудничество. Это поможет сонастроиться на визави, подобрать подходящую тональность и манеру ведения деловой беседы. 

Воспользуйтесь следующими стратегиями выстраивания ненавязчивого small talk, которые позволят быстро найти общий язык:

• Начните с дружелюбного приветствия, улыбнитесь и поздоровайтесь, установив зрительный контакт.
• Будьте позитивны, избегайте негативных и сложных тем. Сделайте выбор в пользу нейтральной темы: погода, дорога до офиса, впечатление от окружающей обстановки. Важно поднять безопасную тему, которая подойдет каждому участнику разговора. Темы религии, политики и личные вопросы лучше отложить до близкого знакомства.
• Создавайте пространство для обсуждения, задавая открытые вопросы и позволяя собеседнику поделиться мыслями.
• Поддерживайте разговор, давая развернутый ответ и вовлекаясь в беседу.
• Корректно заканчивайте разговор, подводя итог и выражая заинтересованность в продолжении начатой беседы.

Наконец, постарайтесь немного узнать о личности и интересах визави перед началом беседы, чтобы подготовить пару тем и легче войти в общение.

Смело пользуйтесь этим инструментом в любых деловых коммуникациях – он позволяет исследовать общие интересы и точки соприкосновения, открывая новые возможности и полезные знакомства.

Методы убеждения и ведения переговоров

Умение убеждать потребуется в самых разных сценариях деловых ситуаций: переговоры с клиентами, презентации руководству нового проекта, выступление перед аудиторией. Убедить человека или аудиторию невозможно без:

1. Понимания аудитории – знание целей, потребностей и интересов поможет адаптировать сообщение так, чтобы оно было значимым.
2. Развитого эмоционального интеллекта – способность развивать и понимать эмоции других дает возможность гибко реагировать на собеседника.
3. Четкой и логичной аргументации – оперируйте фактами, конкретными примерами и статистикой, чтобы звучать убедительно.
4. Принятия точки зрения оппонента – демонстрируйте, что понимаете идею оппонента, чтобы установить доверие и предотвратить оборонительную реакцию.
5. Уверенного владения невербальным языком – будьте убедительны не только на словах, но и в том, как вы проявляете себя, делая выступление запоминающимся и цепляющим.

В основе способности убеждать – сочетание глубоких знаний в предметной области, понимание позиции собеседника, эмпатия и коммуникативные навыки. Никакой магии! Поэтому развиваясь и прикладывая усилия к подготовке к переговорам, вы сможете достигнуть значительного прогресса и эффективнее доносить свои идеи.

Выявление источников напряжения и способов их нейтрализации

Деловые коммуникации и обсуждение спорных, высокорисковых вопросов часто сопровождается напряжением и нервозностью. И опять же без развитого эмоционального интеллекта и эмпатии здесь далеко не продвинуться.

Во-первых, проведите личную работу:

1. Идентифицируйте причину стресса и напряжения.
2. Назовите состояние, которое вы проживаете, чтобы совладать с ним.
3. Выполните короткую дыхательную технику и подумайте о чем-то приятном. Если требуется больше времени, попросите взять паузу. В деловом общении крайне важно придерживаться профессионализма, поэтому проявление личных эмоций и импульсивные реакции здесь недопустимы.

Во-вторых, обратите внимание на собеседника:

1. Постарайтесь определить его эмоциональное состояние и сделать гипотезу, конечно не озвучивая ее, о том, что могло бы его беспокоить.
2. Ненавязчиво продемонстрируйте эмпатичное и теплое отношение, чтобы снять напряжение.
3. Покажите собеседнику, что заинтересованы во взаимовыгодных решениях, докажите это, предложив подходящие варианты и запросив комментарии об ожиданиях стороны.

Советы по поддержанию долгосрочных деловых отношений

Стабильные деловые отношения – залог успеха в долгосрочной перспективе. И вот почему это важно: партнерство помогает сократить административные и операционные издержки, делая взаимодействие эффективным и экономичным. И кроме того, в бизнесе сегодня выигрывают союзы – наличие надежных и стабильных связей с партнерами часто становится конкурентным преимуществом. Работает это не только на уровне публичного партнерства двух брендов, но и в части обеспечении процесса регулярных поставок, своевременного оказания услуг и гарантий их качества.

Такие отношения выстраиваются на регулярных контактах, последовательности, выражении знаков признательности и благодарности за сотрудничество.

Вот какие шаги помогут построить стабильное партнерство:

1. Уважение к мнениям и интересам партнеров, а также готовность к компромиссам.
2. Надежность в соблюдении сроков и обязательств.
3. Проявление инициативы в отношении возможности новых взаимовыгодных проектов, расширяющих сотрудничество.
4. Открытое и прозрачное общение, внимание к деталям и мелочам.
5. Периодическая ревизия проделанного совместного пути и прогресса.
6. Персонализированное общение, не ограничивающееся только формальными аспектами взаимодействия.
7. Возможность предоставления поддержки организации-партеру в трудные времена. Кстати, речь идет не только о финансовой поддержке, даже публикация в социальных сетях о новой услуге компании-партнера, продемонстрирует вашу приверженность.