Эффективные методы обратной связи: как помочь сотрудникам расти

Сбор и анализ мнений и комментариев сотрудников в отношении совместной деятельности – работа с обратной связью – служит источником ценных идей, а также помогает создавать сильные команды и повышать вовлеченность персонала в выполнение поставленных задач. Читайте в новой статье Академии социальных технологий о том, как использовать обратную связь в качестве инструмента для развития персонала.

Значение обратной связи для процветания команды

Обратная связь – это комментарии в отношении производительности или продуктивности, поведения, действий и высказываний, имеющие решающее значение для роста и успешности бизнеса, развития команд, линейных сотрудников и лидеров. Как правило, компании, признающие силу этого инструмента, уважают также принципы информационной открытости и честности. Дело в том, что организации, работающие с обратной связью и стимулирующие сотрудников ее предоставлять, получают расширенное и объективное представление о протекающих в компании процессах, в том числе и о потенциально конфликтных ситуациях. Это знание помогает делать взвешенные и справедливые выборы, обогащать управленческие решения мнениями сотрудников. Но и не только! Обратная связь, отмечающая сильные и слабые стороны, помогает совершенствоваться лидерам и сотрудникам. Конечно, это происходит только когда люди готовы воспринимать комментарии других и предпринимают действия по наращиванию дефицитных областей.

Расскажем о типах обратной связи, которые используются в бизнесе:

• Положительная – такие комментарии мотивируют сотрудников на продолжение работы, воздействуя в качестве средства-закрепителя для желаемого поведения.
• Конструктивная – подобные отзывы касаются областей, которые требуют улучшения. Не стоит путать конструктивную обратную связь с критикой – эти комментарии отличает отсутствие осуждения и поддержка.

Кроме того, некоторые компании используют специальные типы обратной связи. Например, развивающую обратную связь, которая охватывает рекомендации по освоению новых навыков и улучшению качества работы. Другой вариант использования мнений персонала – опросы по методу 360 градусов, с помощью которых оцениваются профессиональные, личные и деловые качества сотрудника на предмет соответствия занимаемой должности. Информация для такого исследования собирается путем анкетирования тех, с кем человек взаимодействует – делового окружения: и руководителя, и коллег.

Компаниям, которые только начинают внедрение механизмов предоставления, получения и работы с обратной связью, рекомендуем запланировать следующие шаги:

1. Разъяснить цели сбора отзывов и преимущества, которые это принесет бизнесу, а также рассказать, как планируется использовать полученную информацию.
2. Взять на себя обязательства по внимательному отношению к обратной связи и серьезному рассмотрению мнению сотрудников, в том числе и в части использовании полученных комментариев для совершенствования процесса работы.
3. Определить периодичность сбора мнений и действовать в соответствии с этим графиком.
4. Предусмотреть разнообразные каналы предоставления обратной связи – наиболее эффективен этот процесс будет, если включить в работу сотрудников, занимающих различные ступени корпоративной лестницы – начиная с младших сотрудников до топ-менеджмента. Кроме того, потребуются и анонимные каналы связи, с помощью которых персонал сможет в безопасной среде высказывать мнения.

Для результативности этой работы также проводится подготовка управленческой команды и сотрудников компании, направленная на воспитание культуры обратной связи.

Роль обратной связи в развитии: почему обратная связь ключевой элемент для роста сотрудников

Обратная связь – это еще и инструмент для личного и профессионального развития, который помогает определить области, требующие улучшения, а также оценить уровень развития профессиональных компетенций и soft skills.

Для руководителей и HR-подразделений сбор отзывов послужит базой для составления кастомизированных программ обучения. Дело в том, что у каждого сотрудника будет собственный набор талантов и дефицитов, поэтому массовые – «коробочные программы» – обучения не всегда приводят к достижению целей и удовлетворению запросов по развитию персонала. Таким образом обратная связь помогает картировать ситуацию с подготовкой персонала, а также развивать коллектив с учетом требований времени и стоящих задач.

Речь идет не только об обратной связи, которую дают непосредственный руководитель сотрудника, а также коллеги по подразделению, в котором он работает. Ценными будут также мнения коллег и руководителей из других подразделений компании, конечно, при условии того, что стороны взаимодействуют между собой. Как правило, подобный взгляд со стороны помогает увидеть ситуацию в ином свете, рассмотреть, что действительно получается, а что требует пересмотра и дополнительных усилий.

Построение развивающей обратной связи: как создать и поддерживать атмосферу профессионального роста

Чтобы обратная связь начала работать на развитие персонала, рекомендуется выстраивать непрерывные циклы, подразумевающие не только озвучивание комментария, но и его анализ, а также создание условий для совершенствования. Подобный цикл иногда выглядит следующим образом:

1. Формулирование ключевого сообщения обратной связи руководителем.
2. Озвучивание мнения сотруднику.
3. Предоставление сотруднику времени для осмысления озвученного.
4. Разработка плана действий по улучшению.
5. Отслеживание прогресса развития.

Однако такой цикл сработает, только если сообщение руководителя построено с учетом принципов конкретности и конструктивности, информация озвучивается в подходящем для этого месте и временном интервале, а сотрудник готов выслушать предложения. И, конечно, человек должен быть готов рассматривать комментарии окружающих не с позиции уязвленного самолюбия, а как информацию для самосовершенствования.

Задачи руководителя по предоставлению обратной связи для роста сотрудников

Характер взаимодействия руководителя с подчиненными – залог успеха команды. При правильно выстроенных взаимоотношениях в коллективе устанавливается атмосфера доверия, в которой сотрудники готовы слаженно работать для достижения миссии и целей компании. В этой связи руководителям рекомендуется регулярно предоставлять сотрудникам обратную связь, которая поможет подчиненным не только расти, но и осознавать грани своего потенциала.

Как правильно давать обратную связь

Помимо того, что обратная связь должна быть регулярной, своевременной и корректной, рекомендуем руководствоваться следующими стратегиями, которые помогут преобразить корпоративную культуру. Постарайтесь использовать время, которое предназначено для обменена мнениями, не только для монолога о назревшей потребности изменений. На таких встречах также предложите обсудить вопросы, которые вызывают напряжение и сомнения, интересуйтесь, какие ресурсы и поддержка требуются сотруднику, чтобы преуспеть. Подобные обстоятельные беседы помогут укрепить доверие между руководителем и командой.

Кроме того, для обсуждения некоторых вопросов потребуется соблюдение конфиденциальности – получение обратной связи иногда вызывает неловкость и смущение, а если это происходит на глазах у других – возникают и риски ущерба авторитету сотрудника среди коллег. Поэтому не превращайте обратную связь в акты публичного порицания! Это и пользы не принесет, и пошатнет отношения в коллективе.

Старайтесь высказываться конкретно и избегать размытых формулировок, чтобы сотрудник на 100% понял смысл сказанного. Не будет лишним подготовить ряд примеров, иллюстрирующих ключевое сообщение и поддерживающих обратную связь.

Не допускайте переключения с темы на тему во время общения. Решив посвятить общение одному вопросу, воздержитесь от упоминания других, сходных тем. Если речь идет о негативных моментах, то сотрудник, вероятнее всего, почувствует себя крайне дискомфортно, получив в свой адрес подобный объем критики. Не приукрашайте действительности, сообщая с одной плохой новостью как минимум две хорошие. Вместо этого выберите противоположную стратегию: конструктивно выскажитесь и предложите подчиненному совместно подумать о том, как исправить ситуацию.

Возможно, это расширит представление о происходящем и даст ценную информацию для последующих выводов.

Впрочем, развитый эмоциональный интеллект и способность управлять эмоциями потребуются и самому лидеру в момент предоставления обратной связи. Такие доверительные разговоры не предполагают шквала негодования, возмущения и гнева, поэтому даже если ошибка сотрудника вызывает яркие эмоции, лучше предварительно успокоиться и придерживаться позиции профессионализма – без перехода на личности и субъективных оценок.

Чтобы озвучить действительно полезную обратную связь, руководствуйтесь желанием помочь человеку и демонстрируйте поддержку – не только вербальными, но и невербальными средствами: мимикой, жестами, тоном голоса и темпом речи.

Стоит также сказать, что обратная связь не ограничивается фразой в стиле: «Вы отлично справляетесь! Так держать» – это комплимент, но не источник дополнительной информации, которую можно было бы использовать в качестве руководства к действию. Вместо этого давайте развернутые комментарии относительного удачных и неудачных действий сотрудника, оценку того, насколько хорошо он справляется, и какие ресурсы требуется подключить, чтобы преуспеть. Задавайте и дополнительные вопросы: «Как вы думаете, почему дела идут не так быстро, как планировалось?», «Какие дополнительные действия, на ваш взгляд, стоило бы предусмотреть?», «На какие из вопросов, относящихся к делу, вы способны повлиять, но еще не делали этого?».

Развитие навыков лидерства через обратную связь

Обратная связь – это дорога с двусторонним движением. Не только руководителям предстоит делиться мнениями с подчиненными, но и сотрудники компании должны быть включены в этот процесс и высказываться о состоянии рабочей среды и атмосфере в коллективе, действующих политиках и бизнес-процессах. Кроме того, допускается озвучивание мнений в отношении лидерского стиля управленца, а также отдельных сомнений, касающихся ситуации в коллективе. Такая информация помогает руководителю собирать отзывы, которые показывают, что в компании требует изменения, а также определять собственные зоны роста.

Да, именно так! И лидер нуждается в постоянном совершенствовании, например, развитии коммуникативных способной, навыков решения проблем или эмоционального интеллекта. Сотрудники, высказывая руководителю собственное мнение, могут и осознанно, и неосознанно указать на области, с которыми лидеру требуется поработать, чтобы стать лучше.

Наконец, без обратной связи общение с подчиненными теряет витальность – возникают риски не только сорванных сроков, невыполненных задач и ослабления командного духа, но и утраты доверия.

Поэтому не бойтесь обратной связи, наоборот – побуждайте сотрудников высказываться! Показывайте коллегам пример, предоставляя корректные и конструктивные отзывы. Размышляйте над тем, о чем высказываются сотрудники, и старайтесь выносить из этого пользу, определяя личные планы развития.