Первое время на новом месте работы порой становится испытанием для человека, индивид испытывает стресс: предстоит освоить задачи, построить отношения с другими сотрудниками и привыкнуть к обстановке. Это не всем дается легко. Поэтому процесс адаптации становится серьезным этапом, который помогает сформировать базу для успеха во взаимодействии с командой в будущем.

В материале Академии социальных технологий рассказываем, как онбординг помогает новичкам влиться в коллектив и освоиться.

А если не приживется? Почему выгодно уделять внимание адаптации сотрудников

Переход на новое рабочее место бывает трудным из-за непривычных условий и незнакомого коллектива. Продолжительное привыкание сотрудника способно привести к негативным последствиям как для работника, так и для бизнеса. Это и замедление выполнения задач, и приводит к дополнительным тратам ресурсов на онбординг. Тех, кто в первый же год работы принимает решение об увольнении, отмечают, что такие мысли появились у них уже через пару недель после трудоустройства. Это указывает на трудности с адаптацией персонала в компании. Введение новичков в команду с помощью онбординга, ускоряет их вовлечение в задачи и во взаимодействие с коллегами. Эта программа важна не только для тех, кто начинает карьеру в компании, но и для работников, переходящих из одного подразделения в другое.

Главная цель программы — познакомить новых членов команды с корпоративными ценностями, правилами и технологическими решениями, которые используются в работе. Онбординг помогает ускорить включение людей в рабочие процессы, минимизировать вероятность ошибок и улучшить производительность их труда.

Для чего нужна адаптация сотрудников:

• Сокращение числа увольнений в компании

Если работник чувствует себя некомфортно в коллективе, возникают мысли, что он ошибся с выбором. Человек начинает подумывать об уходе и поиске другой работы. Онбординг в условиях дружелюбной атмосферы, напротив, помогает удержать людей надолго.

• Минимизация затрат

Работники, которые не сумели включиться, могут продолжительный период показывать низкую продуктивность. Онбординг содействует скорому росту их показателей.

• Уменьшение нагрузки на руководство

Руководитель может без труда разъяснить новичку тонкости процессов, но адаптационная программа поможет быстрее понять, как и что устроено, как наладить взаимодействие с подразделениями. В результате это уменьшает нагрузку на начальника.

• Минимизация стресса и улучшение настроения

Грамотно спланированный онбординг содействует быстрому ознакомлению с условиями, что уменьшает уровень напряжения и повышает результативность.

Главными факторами успеха во включении работника в коллектив считаются корпоративные ценности, психологическая атмосфера в коллективе, функции, мотивация и профессиональные качества. В малых компаниях онбординг применяется реже, но наличие готовых алгоритмов приобщения к команде облегчает процесс. Доброжелательные отношения между сотрудниками также важны, они помогают уменьшить уровень стресса.

Программа онбординга: что включить и как организовать

Эксперты по управлению кадрами подчеркивают значимость онбординга для вовлечения работников в коллектив. Как показывает исследование HeadHunter, организации, готовые тратить время и финансовые ресурсы на онбординг, сокращают текучесть кадров на 25%.

Выделяют первичную и вторичную адаптации. Первая необходима работникам, которые трудоустраиваются впервые: студент, выпускник вуза или молодая мама после декретного отпуска. В этой ситуации онбординг предполагает проведение работы по вовлечению новичка. Первичная адаптация часто бывает сложной, поскольку у человека нет опыта работы и навыков общения.

Вторичная требуется для новых членов коллектива, обладающих опытом, но сменивших место работы или должность внутри компании.

Виды адаптации:

• Профессиональная

Когда человек получает новые знания, требующиеся для выполнения рабочих задач, он погружается в иную сферу. Это требует профессиональной адаптации. Например, экономист решает стать флористом после окончания курсов или директор по продажам становится сомелье. Таким экспертам приходится серьезно менять подходы к работе.

• Производственная

Предусматривает вовлечение в процессы производства. Человек знакомится с внутренней документацией, регламентом, рабочими механизмами и инструментами.

• Социальная

Здесь речь идет о привыкании к коллективу и людям. Сотруднику важно познакомиться с коллегами, принять их нормы поведения и ценности, особенности принятых в коллективе взаимоотношений. Социальная адаптация содействует созданию комфортной рабочей атмосферы и повышению мотивации.

• Организационная

Включает ознакомление новичка с должностной инструкцией, разъяснения по структуре компании, чтобы он знал, к кому и с какими вопросами стоит обращаться. Это помогает быстро ориентироваться в схеме управления и наладить контакты.

Успешный процесс онбординга гарантирует, что работник останется в коллективе на продолжительный срок, что позволит избежать затрат на поиск другого человека.

Процедуры онбординга, как правило, варьируются в зависимости от специфики конкретной команды и ее потребностей.

Первое рабочее утро — в числе главных этапов приобщения работника, так как именно тогда формируются основы для дальнейшей работы в компании.

В этот день целесообразно организовать встречу с представителем отдела кадров и руководителем для составления плана действий и ответов на вопросы. Важно провести экскурсию по офису, показать рабочее место, общественные зоны, познакомить новичка с коллективом и пригласить членов коллектива поделиться информацией о себе — это поможет снизить напряжение и создать дружественную обстановку.

После этого стоит приступать к изучению главных рабочих инструментов, используемых в компании, и убедиться, что у новичка есть доступ к необходимой документации и программному обеспечению.

В первый день обсуждают краткосрочные цели и задачи, которые ставят новичку на предстоящую неделю. В планы включают в том числе, тренинги, ознакомление с текущими проектами, выполнение первых самостоятельных заданий. В конце первого дня стоит побеседовать с человеком, узнать о его впечатлениях, а также дать ответы на возникшие вопросы. Это даст чувство поддержки и уверенности, человека не оставят один на один с задачами.

Программа онбординга предполагает четыре этапа:

• Создание адаптационной программы для конкретного работника. Ее формируют, учитывая опыт эксперт. Но, даже опытный профессионал, попадая в новую среду, сталкивается с необходимостью осваивать другие методы и подходы. Поэтому важно понять, на каких моментах сделать акцент и какие направления отработать в первую очередь.
• Ознакомление. Включает анализ специфики организации, ее целей, задач, корпоративной культуры и коллектива.
• Приспособление. Чтобы привыкнуть и влиться в команду, человеку требуется время. Этот период длится от одного месяца до года. От этапа приспособления зависит, насколько успешно человек впишется в коллектив и задержится в компании. В это время как никогда важна поддержка.
• Ассимиляция. Предполагает завершение адаптационных процессов и полное участие сотрудника во всех производственных процессах. Работник начинает трудиться наравне с другими и показывать серьезные результаты. На этом этапе сотрудник понимает собственную роль в структуре, сам определяет приоритетность выполняемых задач. Важно помнить, что онбординг и прохождение испытательного срока — разные вещи. Грамотно составленный адаптационный план помогает привыканию сотрудника к рабочим условиям.

Роль наставничества и поддержки на начальном этапе

Предпочтительнее, чтобы наставником выступал коллега, а не руководитель. Это создает более комфортные условия для обеих сторон и помогает вести общение на равных. Кроме того, полезно назначить наставником ветерана организации, который расскажет о рабочих задачах и взаимодействии с другими отделами, что ускорит включение в дела.

Новичок может сразу обращаться к наставнику с вопросами о внутренней жизни офиса, корпоративной культуре и взаимоотношениях с коллегами. Наставник представляет подопечного остальным работника, устраивает экскурсию по офису и знакомит с корпоративными традициями. Также он помогает новичку наладить межличностные взаимоотношения с другими членами команды.

Как встроить наставничество в онбординг

• Проработайте матрицу компетенций наставника, критерии отбора кандидатов. Определите зоны ответственности в онбординге менторов и непосредственных руководителей.
• Учитывайте личные симпатии и планируйте знакомство новичка и ментора для установления контакта.
• Обеспечьте наставников четкими инструкциями по обучению подопечных, включая конкретные задачи и временные рамки. Это поможет избежать необходимости импровизации.
• Сделайте онлайн-платформу для упрощения процесса адаптации и доступа к программе онбординга.
• Мониторьте процесс и результаты наставничества, чтобы вовремя корректировать недостатки и предотвращать возможные проблемы, такие как потеря связи ментора с процессом.

Результативная программа наставничества содействует не только оперативному включению новичка в дела, но и повышению общей производительности, что в итоге ведет к успеху всей компании.

Инструменты для отслеживания и оценки прогресса адаптации

Успех адаптации сотрудников имеет критическое значение для их удовлетворенности работой, способности начать быстро вносить персональный вклад в коллективные результаты. Если же влиться в команду не получается,работник задумывается об увольнении еще в первые полгода.

Как определить, что адаптация дает желаемые результаты? Для этого есть метрики, которые указывают, как процесс влияет на вовлеченность команды, текучесть кадров и иные показатели.

Во-первых, исследуют сроки достижения продуктивности. Это количество дней с момента приема на работу, которое требуется сотруднику для достижения необходимого уровня продуктивности. Для оценки результатов онбординга также применяют ключевые показатели эффективности. Статистика помогает выявить сильные и слабые стороны программы адаптации.

Во-вторых, оценивают уровень текучести среди новичков. То есть смотрят число людей, покинувших команду в течение первого года или иного установленного компанией периода. Показатель рассчитывают, разделив число уволившихся новичков на количество принятых за этот период. При высоком показателе текучести стоит пересмотреть программу онбординга.

В-третьих, изучают уровень удовлетворенности новичков, их оценку графика работы, зарплаты, условий труда. Собирать обратную связь у персонала можно через анонимные опросы или личные интервью.

Каждая компания сама решает, какие метрики изучать и анализировать, такие сведения помогают выявить области для улучшения HR-процессов, привлекать и удерживать нужных экспертов.