Тайм-менеджмент в условиях удаленной работы

Правильно организовать рабочее время, находясь на удаленке, не всегда легко: домашняя атмосфера побуждает к прокрастинации или занятию бытовыми вопросами. Не способствует соблюдению режима дня и то, что дома, как правило, у человека нет комфортного и эргономичного пространства для работы. А когда взаимодействие с коллегами и встречи с руководством уступают место членам семьи, с которыми вы живете под одной крышей, то сохранение продуктивности становится задачей со звездочкой. О правилах управления временем для тех, кто работает из дома, читайте в новой статье Академии социальных технологий.

Преимущества и вызовы удаленной работы

Удаленная работа открывает ряд возможностей и преимуществ – в таком формате отпадает необходимость тратить часы на дорогу до офиса, либо уделять время социальному взаимодействию, которое часто выражается в бессмысленных минутах общения с коллегами у кофемашины. Однако домашний офис часто становится опасным испытанием для тех, кто не способен контролировать рабочее время и отстраивать личные границы, а также в случаях, когда сложно мотивировать себя и сесть за рабочий стол, а не предаваться лени и другим болезненным отговоркам.

Правда заключается в том, что удаленная работа при правильной организации и планировании открывает огромные преимущества. Надо только суметь освоить соответствующие техники и стратегии.

Эффективное планирование дня: лучшие практики

Планирование дня открывает ряд преимуществ для тех, кто работает на удаленке. Например, наличие грамотно составленного графика помогает:

• Соблюдать баланс между работой и личной жизнью – благодаря графику человек понимает, когда начинать и заканчивать рабочий день, а личная жизнь четко отделяется от профессиональной.
• Понимать собственные возможности – составление графика и отслеживание прогресса показывает достижимость и адекватность сроков и учит правильно оценивать время, которое понадобится для выполнения той или иной задачи.
• Сохранять нормальный уровень продуктивности – список дел мотивирует не отвлекаться на внешние факторы, а целенаправленно работать, фокусируясь на приоритетных задачах.

Однако подходы к планированию при работе в офисе и на удаленке не будут одинаковыми. Чтобы преуспеть, работая дома, учитывайте следующие факторы:

1. Необходимость синхронизации собственного рабочего графика с графиком команды – уточните у работодателя, какие часы в компании признаются рабочими – в это время предстоит быть на связи и выполнять должностные обязанности, также уточните, кто из членов команды живет в других часовых поясах, и учитывайте это, планируя взаимодействие с ними. Отдельного подхода требуют случаи, когда работодателю важен результат, но не время, которое уделялось работе. Дело в том, что наличие установленных часов работы предстает в качестве источника мотивации, побуждая садиться за компьютер и трудиться. А вот нацеленность на результат требует внутренней самомотивации, дисциплинированности и самоорганизации – в ваших интересах выполнить поручение, а еще лучше, если оно будет вдохновлять работать засучив рукава.
2. Особенности рабочего пространства – некоторые люди предпочитают работать только из дома, а другие периодически направляются в коворкинги, библиотеки и кафе, чтобы сменить обстановку и получить лучшие возможности для концентрации внимания. Поэтому, например, при планировании встреч или совещаний стоит предусматривать также и место, из которого вы будете выходить на связь. Учитывайте, что в кафе разговору с коллегами будут мешать посторонние шумы, а также громкая музыка, а в библиотеках и других общественных местах иногда устанавливают ограничения на скорость интернет-соединения, что также не даст сосредоточиться на работе.
3. Личные обязательства и потребности – не стоит планировать рабочие дела на семь утра, если в это время вы возите детей в школу или на спортивные секции, учитывайте и другие дела, которые ранее выполнялись до или после работы: посещение врача, прогулка с собакой, занятия спортом. Теперь даже личные дела требуют включения в график, а иначе велики риски, что утро будет начинаться до рассвета за составлением отчетов, а вечера будут посвящены отслеживанию прогресса в исполнении проектов.

Итак, вооружившись этими принципами, приступайте к составлению графика удаленной работы. Сделать это можно, следуя нижеприведенным шагам:

1. Определите рабочее и нерабочее время – рассчитайте, сколько часов в день вы планируете уделять работе, если, конечно, это не оговорено с работодателем. Далее впишите в график обязательные личные дела – гигиенические процедуры, приготовление и прием пищи, короткие паузы, занятия спортом, прогулки с собакой. Укажите предпочтительное время и продолжительность выполнения этих дел. Оставшееся время остается для работы. Далее оцените объем задач и предварительные временные затраты. Посмотрите и на сроки, когда требуется представить результат. Исходя из этого соотнесите свободное от личной рутины время и время, которое надлежит уделить работе. Не исключено, что на этом этапе предстоит рассмотреть ряд компромиссов и пересмотреть объем личных дел с тем, чтобы выполнить профессиональные обязательства.
2. Предусмотрите в графике время на выполнение ритуала, который будет указывать на начало рабочего дня – в офисе такие «разминки» в виде кофе с коллегами, ухода за растениями или разбора корреспонденции помогают настроиться на рабочий лад, а также создают позитивный настрой.
   Дома начинайте рабочий день с выполнения простых задач, либо сверки с графиком дел, которые запланированы на сегодня.
3. Блокируйте временные слоты для особенно важных задач – установите часы, которые потребуются для сосредоточения на выполнении приоритетных дел или поручений с истекающим сроком. При определении подходящего слота учитывайте собственные внутренние часы и пиковые часы активности, в которые вы особенно производительны.
4. Учитывайте периоды сниженной работоспособности – утрачивать способность к концентрации в течении дня – это нормально, поэтому постарайтесь предусмотреть для таких временных периодов легкие задачи, либо занятия личными делами. Кроме того, в моменты сниженной работоспособности попробуйте оценить объем уже выполненной работы или спланировать предстоящий период.
5. Не игнорируйте потребность в перерывах – даже работа из дома требует отдыха, поэтому предусмотрите такие перерывы, в которые сможете на 100 % сменить вид деятельности, расслабиться и зарядиться энергией. Восполнение сил позволит вернуться к запланированным задачам с большей работоспособностью и уверенностью в собственных силах.
6. Обозначьте в графике перерыв на обед – как правило, работодатели учитывают обеденное время при нормировании, ведь домашняя среда не повод игнорировать приемы пищи, поэтому запланируйте под них обязательные временные слоты в собственном графике.

Организация рабочего пространства дома

Конечно, известно, что рабочее место должно быть эргономичным и комфортным – удобная мебель, достаточный уровень освещенности, современная оргтехника – эти и другие подобные факторы повлияют на качество работы и способность поддерживать концентрацию.

Однако не менее важен и другой аспект – чистота, опрятность и эстетика. Пусть стол будет не только пространством для сосредоточенной работы над важными задачами, но и местом, созерцание которого доставляет удовольствие.

Используйте только вызывающие приятные эмоции и наслаждение канцелярские и другие принадлежности, а также аксессуары для работы. Так выполнение служебных обязанностей будет похожим на праздник, а не на печальную рутину.

Инструменты и приложения для организации удаленной работы и управления временем

Тем, кто стремится изумить руководство высокой работоспособностью на удаленке, рекомендуем использовать специальные инструменты, которые помогут управлять временем и задачами, но и заботиться о себе.

Среди них, например, цифровые рабочие места или офисы, которые для сотрудников организуют работодатели. Подобные решения помогают продуктивно работать в командах, даже не находясь в одном офисе: одновременно редактировать документы, презентации и другие совместные материалы, а также размещать файлы, требующиеся и другим коллегам. Наличие таких цифровых решений облегчает совместную удаленную работу и позволит выполнить в срок поставленные задачи.

Каждому профессионалу, который только начинает осваивать для себя удаленку, рекомендуем использовать календари и другие планировщики, благодаря которым будет легче отслеживать расписание. Кроме того, ведение календаря – способ визуально представить наиболее приоритетные задачи, согласно которым составляется график, помогающий достигнуть максимального успеха.

Поддержание баланса между работой и личной жизнью

Способность найти время для себя – балансировать между работой и личной жизнью – указывает на умение человека распределяет время между профессиональными и личными обязательствами. Такие личности, как правило, способны распределять время таким образом, чтобы избегать переработок и переутомления, а сосредотачиваться на других аспектах жизни: занятиях спортом и хобби, встречам и общению с друзьями и близкими людьми, а также заботе о себе, здоровье, внешнем виде и удовлетворения других потребностей.

Для поддержания этого баланса, введите в рутину следующие стратегии:

1. Составьте график и придерживайтесь его, объясните другим людям – друзьям и коллегам, насколько для вас важно соблюдать это расписание: не тратить рабочее время на личную болтовню, но и не уделять профессиональным вопросам вечернее время.
2. Укажите рабочее время в мессенджерах, календарях и других инструментах для удаленной работы – публикация часов, когда вы доступны для взаимодействия, поможет коллегам более внимательно относиться к вашему личному времени, а нарушаться этот распорядок будет только в крайних случаях.
3. Планируйте мероприятия, в которых будете участвовать в нерабочее время – после работы из дома крайне важно переключить активность и заняться чем-то, что поможет восполнить запас сил по итогам рабочего дня. К сожалению, пассивное пребывание дома не поможет переключиться с рабочего на нерабочее время, поэтому предусмотрите другие варианты занятий.

Коммуникация с командой при удаленной работе

Наконец, выстраивая график продуктивной работы, где режим дня расписан по секундам и не оставляет пространства для передышки, не забывайте о необходимости поддерживать контакт с коллегами. Найдите возможность справиться о самочувствии, личных делах, их мнении о важных и громких недавних событиях.

Онлайн-формат взаимодействия также требует выстраивания крепких межличностных связей, которые служат в качестве основы для эффективного и слаженного командного труда.